Kapazitätsplanung

Die wichtigsten Begriffe im Zeitmanagement

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Kapazitätsplanung ist eine Standardaufgabe im Projektmanagement. Der Einsatz von Ressourcen kann hier sehr unmittelbar über den Erfolg oder das Scheitern des Projekts entscheiden. Daneben ist Kapazitätsplanung für Unternehmen mit starken Schwankungen ihrer Auftragslage ein wichtiger Erfolgsfaktor. Generell sorgt Kapazitätsplanung dafür, dass Ressourcen wirtschaftlich verwendet werden und erhöht so die Produktivität von Unternehmen.

Was ist Kapazitätsplanung?

Der Begriff der Kapazitätsplanung oder Ressourcenplanung bezieht sich auf die Einteilung der verfügbaren Kapazitäten und damit aller für die Erfüllung von Arbeitsaufgaben notwendigen Ressourcen auf der Grundlage des zu erwartenden Kapazitätsbedarfs. Bei diesen Ressourcen kann es sich um Arbeitszeit, Personal, Budgets, Maschinen und andere Sachmittel, Räumlichkeiten oder Qualifikationsressourcen handeln. Das Ziel der Kapazitätsplanung ist innerhalb eines definierten Zeitraums alle vorhandenen Ressourcen in optimaler Weise auszulasten und hierdurch möglichst hohe Gewinne zu erzielen oder den Erfolg von Projekten nachhaltig abzusichern. Von zentraler Bedeutung ist hier der wirtschaftliche und bedarfsgerechte Einsatz von Ressourcen. Zudem ermöglicht Kapazitätsplanung, flexibel auf Veränderungen der Auftragslage und andere unvorhergesehene Planungsabweichungen zu reagieren. Die Grundlage der Kapazitätsplanung bildet ein Soll-Ist-Vergleich zwischen den im Unternehmen vorhandenen Kapazitäten und dem Kapazitätsbedarf für Auftragsbearbeitung oder Projektdurchführung.

Vor allem im Projektmanagement, aber auch in anderen Bereichen, steht die Kapazitätsplanung  also der Mitarbeiter sehr stark im Fokus. Sie zielt in diesem Kontext darauf ab, zu jedem Zeitpunkt die erforderliche Anzahl von Mitarbeitern mit den passenden Qualifikationen zur Erfüllung von Aufträge oder zur Durchführung von Projekten zur Verfügung zu haben. Hier sind – ebenso wie im Hinblick auf die Bereitstellung anderer Ressourcen – drei unterschiedliche Dimensionen der Kapazitätsplanung zu unterscheiden:

  • Strategische Kapazitätsplanung bezieht sich auf die langfristige Planung von Kapazitäten und Ressourcen. Den Rahmen dafür bilden die strategische Ausrichtung und die strategischen Ziele des Unternehmens. Eine langfristige, strategisch ausgerichtete Personalplanung und Personalentwicklung sind hier eingeschlossen und eine zentrale Anforderung der strategischen Ressourcenplanung.
  • Taktische Kapazitätsplanung dient dazu, die materiellen und personellen Ressourcen so zu planen, dass der mittelfristige Bedarf danach ohne Einschränkungen erfüllt wird. Auch hier geht es nicht nur um eine quantitative Planung, sondern auch um die Qualifikationen der erforderlichen Mitarbeiter.
  • Operative Kapazitätsplanung stellt die Verfügbarkeit von Ressourcen im Tagesgeschäft sicher. Sie bezieht sich auf die fortlaufende detaillierte Planung von Aufgaben und Ressourcen in den einzelnen Abteilungen und Projekten, um kurzfristige Engpässe auszuschließen.

Was versteht man unter Ressourcenmanagement?

Managementwissenschaftlicher und die Praktiker in den Unternehmen unterscheiden heute zwischen Kapazitätsplanung und klassischem Ressourcenmanagement. Klassisches Ressourcen- oder Kapazitätsmanagement basiert auf konventionellem Risiko- und Renditedenken und damit fast ausschließlich auf einer wertbasierten Analyse. Es entspricht den Anforderungen der Industriegesellschaft. In der Wissens- und Dienstleistungsgesellschaft ist dieses Konzept für viele Unternehmen jedoch nicht mehr praktikabel. Wissensarbeiter und auch Fachkräfte in der Produktion sind nicht beliebig austauschbar. Zudem haben die Firmen angesichts des Fachkräftemangels zur begrenzten Zugang zu neuen Personalressourcen. Kapazitätsplanung fokussiert sich nicht zuletzt auch diesem Grund  heute vor allem auf die Mitarbeiter. Sie orientiert sich an einem Kapazitäts-Marktreife-Modell, das eine optimale Erfüllung von Kundenbedürfnissen zum Ziel hat.

Das herkömmliche Ressourcenmanagement setzt bei der Planung von personellen Kapazitäten bei den Rollen und Funktionen der einzelnen Personen sowie den Anforderungen von Teams und Abteilungen an. Optimal ist aus seiner Perspektive eine maximale Auslastung der vorhandenen Ressourcen. Moderne Kapazitätsplanung soll dagegen vor allem sicherstellen, das Unternehmen schnell und flexibel auf sich verändernde Anforderungen ihrer Kunden sowie ihres Markt- und Wettbewerbsumfelds reagieren können. In vielen Unternehmen erfolgt die Kapazitätsplanung heute kunden- oder projektbezogen. Im Vordergrund steht die optimale Auslastung der Personalressourcen.

Wie macht man Kapazitätsplanung?

Der Ablauf einer Kapazitätsplanung hängt davon ab, ob sie auf strategischer, taktischer oder operativer Ebene erfolgen soll. Für strategische Planungen werden die vorhanden und erforderlichen Ressourcen meist ist stark aggregierter Form betrachtet.

Die strategische Kapazitätsplanung wird in produzierenden Unternehmen meist in jährlichen, halbjährlichen oder quartalsbezogenen Intervallen vorgenommen. Abhängig vom Geschäftsfeld können, beispielsweise im Dienstleistungssektor, auch ein kürzerer Planungszeitraum nötig sein. Typischerweise geht eine projektorientierte Kapazitätsplanung in vier Schritten vor sich:

1. Etablierung notwendiger Prozesse mit den richtigen Personen

Die Unternehmensleitung definiert die strategischen Vorgaben für die Planung. Team-, Abteilungs- und Projektleiter stellen Ressourceninformationen bereit. Portfoliomanager oder das Project Management Office (PMO) des Unternehmens steuert den Gesamtprozess und arbeitet neue Projekte auf.

2. Vollständige und aktuelle Zusammenstellung aller relevanten Projektdaten

Dieser Planungsschritt dient dazu, den Ressourcenstatus, zukünftige Ressourcenanforderungen sowie deren zeitliche Verteilung zu identifizieren. Falls erforderlich, wird eine Priorisierung zwischen verschiedenen Projekten vorgenommen.

3. Bestimmung der tatsächlich zur Verfügung stehenden Kapazitäten

Die Bestimmung der vorhandenen Kapazitäten erfolgt in der Regel auf der Grundlage von Skills, die für die Durchführung eines Projektes nötig sind. Einige Unternehmen stellen ihre Projektteams auch nach Skills zusammen. Außerdem wird die tatsächliche Verfügbarkeit der Mitarbeiter für die Projektdurchführung ermittelt. Hierfür gibt es zwei Methoden. Entweder wird die Grundauslastung der Projektmitarbeiter (Abwesenheitszeiten und Linientätigkeiten) von der Gesamtkapazität aller Mitarbeiter subtrahiert. Alternativ wird ein Kapazitätsabgleich zwischen der Grundlasten und des projektbezogenen Kapazitätsbedarf mit der Gesamtkapazität vorgenommen.

4. Zusammenführen von Anforderungen und Kapazität

Im letzten Planungsschritt wird untersucht, inwiefern die Anforderungen und die auf der Grundlage von Skills ermittelten Kapazitäten zusammenpassen. Für die Kapazitätsplanung und die Projektsteuerung ist wichtig, dass die Planer alle Skills und deren Auslastung sowie die Auswirkung von Veränderungen auf sämtliche Skills vollständig überblicken können. Neue Projekte werden auf der Grundlage von Priorisierungen und der verfügbaren Restkapazitäten in das Projektportfolio des Unternehmens integriert. Wenn in dieser Planungsphase Überkapazitäten sichtbar werden, stehen als langfristige Lösungsmöglichen beispielsweise Versetzungen oder Personalentwicklungsmaßnahmen zur Debatte. Bei Unterkapazitäten muss das Unternehmen entweder für weitere personelle Ressourcen sorgen oder laufende und neue Projekte anders priorisieren.

Bei taktischen oder operativen Kapazitätsplanungen spielen dagegen die konkrete Prozessgestaltung und Termine eine wesentliche Rolle. Außerdem ist hier zwischen Durchlaufterminierung und Kapazitätsterminierung zu unterscheiden: Die Durchlaufterminierung erfolgt im Rahmen der Produktionsplanung, um Auftragstermine ohne Berücksichtigung von Kapazitätsgrenzen zu berechnen – die Berechnung übernimmt heute in der Regel das ERP-System des Unternehmens. Sie orientiert sich an der reinen Durchlaufzeit für einen Auftrag – also an der Zeit, die für seine Fertigstellung nötig ist. Im nächsten Schritt erfolgt die Kapazitätsterminierung, indem für einen bestimmten Zeitraum die Kapazitätsbedarfe aller Aufträge addiert und mit den tatsächlich vorhandenen Kapazitäten abgeglichen werden. Ein zu erwartender Engpass kann hierdurch in detaillierter Weise zeitlich eingeordnet werden. Die Kompensation von Unterkapazitäten kann durch eine Anpassung der verfügbaren Ressourcen (beispielsweise Überstunden) oder des Kapazitätsbedarfes (beispielsweise Terminverschiebungen für Aufträge vorgenommen werden.

Was ist Soll-Kapazität?

Die Soll-Kapazität beschreibt den Kapazitätsbedarf eines Unternehmens, einer Abteilung, eines Projektes oder eines Teams. Im Rahmen der Kapazitätsplanung wird sie mit der Ist-Kapazität – also den jeweils vorhandenen personellen Kapazitäten – abgeglichen. Ermittelt und mit dem vorhandenen Kapazitätsangebot verglichen werden kann sie unter qualitativen ebenso wie unter quantitativen Aspekten – für eine valide Kapazitätsplanung und daraus abgeleitete personalwirtschaftliche Maßnahmen (Personaleinsatzplanung, Personalplanung, Personalentwicklung) sind grundsätzlich beide Seiten von Bedeutung.

Die qualitative Erfassung der Soll-Kapazität erfolgt in der strategischen Kapazitätsplanung meist anhand von Skills und somit an die Qualifikationsanforderungen der Mitarbeiter.

Für die Ermittlung der quantitativen Soll-Kapazität werden sämtliche für die Leistungserbringung relevanten Prozesse in sogenannte Arbeitspakete aufgeteilt. In die Planung fließen der Zeitaufwand für die Erledigung der Pakete, aber auch Faktoren wie Terminvorgaben oder die zeitliche Verteilung der Leistungserbringung durch die ausführenden Personen ein.

Die Differenz zwischen der Soll-Kapazität und dem Ist-Kapazitätsbestand gibt Aufschluss darüber, ob in einem bestimmten Zeitraum Kapazitätsüberhänge existieren oder ob zusätzliches Personal benötigt wird. Bei der Ermittlung des Ist-Bestandes müssen auch nicht vorhersehbare Abwesenheitszeiten – also insbesondere Fehlzeiten wegen Krankheit – berücksichtigt werden. Entsprechende Prognosen stützen sich auf im Unternehmen vorhandene Daten sowie auf Erfahrungswerte.

Was ist ein Ressourcenplan?

Ein Ressourcenplan ermöglicht, den Ressourcenbedarf für einen bestimmten Zeitraum visuell darzustellen. Projektverantwortliche verschaffen sich damit einen unkomplizierten Überblick über die Kapazitätsplanung und die aktuellen Kapazitätsanforderungen in Projekten. Erstellt werden kann ein Ressourcenplan beispielsweise als Gantt-Diagramm in Excel oder mittels einer Projektmanagement-Software. Visualisiert werden in einem solchen Plan die Zuweisung von Ressourcen nach Aufgaben und Zeit sowie mögliche Konflikte bei der Ressourcennutzung.

Gleichzeitig ist ein Ressourcenplan ein wichtiges Instrument für das Projekt-Controlling, das notwendige Kapazitätsanpassungen sicherstellen soll und außerdem zur Kostenüberwachung dient. Ein digital erstellter Ressourcenplan erweist sich hier als besonders leistungsfähig. Mit Projektmanagement-Software lassen sich die für ein Projekt erforderlichen Kapazitäten umfassend analysieren und entsprechend planen. Die Systeme verfügen in der Regel über Schnittstellen zur Zeiterfassung und zum ERP-System des Unternehmens. Neben kapazitätsbezogenen Soll-Ist-Abgleichen sind auch betriebswirtschaftliche Analysen oder das Erfassen von materiellen Restriktionen für die Projektdurchführung möglich.

Warum ist Kapazitätsplanung wichtig?

Unzureichende Kapazitätsplanung bewirkt im Unternehmen unter anderem den Anstieg der sogenannten Leerkosten, da Überkapazitäten dann als Kostenfaktor zu Buche schlagen. Beispielsweise muss Personal bezahlt werden, das zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht benötigt wird. Auch durch den Stillstand von Maschinen und Anlagen können Leerkosten entstehen. In der Produktion treibt eine geringe Mitarbeiterauslastung die Stückkosten aufgrund des hohen Anteils fixer Gemeinkosten in die Höhe. Bei hoher Auslastung verteilen sich die fixen Kosten dagegen auf eine höhere Stückzahl, so dass sich der Anteil der Leerkosten reduziert. Dieser Ansatz kann auch auf andere Bereiche – beispielsweise den Dienstleistungssektor oder Projekte – übertragen werden: Überkapazitäten sind immer kostenrelevant. Das Gleiche gilt für Unterkapazitäten, die den gesamten Prozess der Leistungserbringung ins Stocken bringen können. Viele Unternehmen nehmen jedoch Überkapazitäten bewusst in Kauf, um ihre Flexibilität bei neuen Aufträgen zu erhalten.

Kapazitätsplanung ermöglicht, die benötigten Kapazitäten und Ressourcen in exakter Weise zu erfassen und für unterschiedliche Zeiträume zu planen. Die Ressourcenplanung im Unternehmen ist damit eine wesentliche Grundlage einer wirtschaftlichen Unternehmensführung. Sie ermöglicht, die Produktivität eines Unternehmens zu erhöhen und damit seine Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten oder weiter auszubauen.  

Wichtige Vorteile einer fortlaufenden Kapazitätsplanung bestehen in den folgenden Punkten:

  • Planungsabweichungen und Engpässe werden durch die Ressourcenplanung auf strategischer, taktischer und operativer Ebene abgefangen. Hierdurch stellen Unternehmen sicher, dass für alle Aktivitäten ausreichende Ressourcen zur Verfügung stehen.
  • Eine fortlaufende Kapazitätsplanung sichert die Flexibilität von Unternehmen besser ab als das automatische Vorhalten von Überkapazitäten. Ressourcenbedarf und Ressourcenangebot sind – inklusive eines Puffers für unvorhergesehene Ereignisse – aufeinander abgestimmt.
  • Zu den Ergebnissen einer funktionierenden Ressourcenplanung zählt auch eine valide und ständig aktualisierte Datenbasis. Die dabei generierten Daten leisten einen wichtigen Beitrag  für Prognosen, bei der Optimierung von Prozessen, für die Planung und Umsetzung neuer Projekte oder als Grundlage für das Change-Management im Unternehmen.
  • Die Auslastung der Mitarbeiter erfolgt in balancierter Form. Überforderungen und Unterforderungen einzelner Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen wird hierdurch wirksam vorgebeugt. Unternehmen schaffen durch ihre personalwirtschaftliche Kapazitätsplanung wichtige Voraussetzungen für hohes Engagement, Motivation und Mitarbeiterzufriedenheit. Auch in dieser Dimension ist die Kapazitätsplanung ein wichtiger Produktivitätsfaktor im Unternehmen.

Wie kann Kapazität eingeschränkt werden?

Kapazitätsplanung zielt nicht zwangsläufig darauf ab, dauerhaft Kapazitäten einzuschränken – vielmehr geht es darum, personelle Kapazitäten so zu planen, dass Einschränkungen ebenso wie Kapazitätserhöhungen möglich sind.

Als ein Beispiel: Die Produktionsplanung eines Industriebetriebes sieht vor, dass ein Team in einer bestimmten Arbeitswoche 250 Arbeitsstunden zu erbringen hat, um die vorhanden Aufträge in einer bestimmten Arbeitswoche termingerecht zu erledigen. Im Rahmen seiner Kapazitätsplanung stellt der Leiter dieses Teams fest, dass das Team in dieser Woche über eine Kapazität von 290 Stunden verfügt. Um Kapazitätsüberhänge zu vermeiden, kann beispielsweise die Abwesenheitsquote angehoben werden. Da das Unternehmen über ein flexibles Arbeitszeitmodell verfügt, gleichen einige Mitarbeiter angesparte Überstunden aus. In der darauffolgenden Woche muss der Teamleiter dagegen mit 380 Arbeitsstunden kalkulieren. Urlaub oder zusätzliche Freizeit kann er seinen Mitarbeitern daher nur in Notfällen gewähren. Außerdem hat er die Möglichkeit, aus einer anderen Abteilung zusätzliche Personalressourcen anzufordern, in der in dieser Woche ein Kapazitätsüberhang besteht.

Die personelle Ressourcenplanung eines Unternehmens schafft die Grundlagen dafür, um Kapazität bedarfsgerecht einzuschränken oder zu erhöhen und ermöglicht somit einen fortlaufenden internen Kapazitätsausgleich. Ein weiterer wichtiger Baustein hierfür sind in vielen Unternehmen flexible Arbeitszeitmodelle.

Wo findet Kapazitätsplanung statt?

Im Projektmanagement ist Kapazitätsplanung ein etablierter Standard und ein Bestandteil der Projektplanung. Sinnvoll ist sie jedoch auch in vielen anderen Firmen, die nicht primär in Projekten tätig sind. Den Ausschlag dafür, eine konsistente Ressourcenplanung einzuführen, gibt dann oft die Unternehmensgröße. Im Hinblick auf die Gestaltung der Ressourcenplanung lassen sich vier Phasen der Unternehmensentwicklung unterscheiden:

Gründer und kleine Unternehmen:
Bei Gründern und in  Unternehmen steht Kapazitätsplanung in der Regel nicht zur Diskussion. Die Zahl der Projekte oder Aufträge ist hier noch überschaubar. Die Mitarbeiter planen ihre Arbeitszeit und andere Ressourcen eigenständig, in Projekten übernehmen sie oft mehrere Fachbereiche.

Unternehmen in der Standardisierungsphase:
Wachsende Unternehmen stehen früher oder später vor der Aufgabe, standardisierte Prozesse einzuführen – die Abgrenzung von Tätigkeiten und Zuständigkeiten der einzelnen Mitarbeiter ist hier eingeschlossen. In der Regel wird sie noch nicht nach Abteilungen, sondern nach Funktionen vorgenommen. Das Unternehmen ist jetzt zunehmend darauf angewiesen, seine Kapazität zu planen, um die Anforderungen seiner Kunden zu erfüllen. Verantwortlich für die Ressourcenplanung ist in dieser Phase meist eine Gruppe von Projektmanagern, die alle vorhandenen Projekte und Aufträge überwachen. Üblich ist, dass diese Planung wöchentlich erfolgt. Im Fokus steht dabei ein guter Überblick über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter.  

Unternehmen in der Professionalisierungsphase:
Innerhalb des Unternehmens erfolgt nicht nur eine Differenzierung nach Funktionen, sondern auch nach Abteilungen und Teams, deren Leiter auch die Ressourcenplanung für ihre Arbeitsgruppen übernehmen. Gleichzeitig hat sich die Rolle der Projektmanager verändert und auch professionalisiert. In die Organisation und Planung interner Prozesse sind sie in deutlich geringerem Maße eingebunden. Ihre Hauptaufgabe besteht in der Erfüllung von Kundenanforderungen und der Abstimmung mit den Kunden. Die Kapazitätsplanung wird in dieser Phase zu einer eigenständigen und vollwertigen Funktion. Ausgefüllt wird sie beispielsweise durch eine Ressourcenmanager, der den Kapazitäts- und Ressourcenbedarf der einzelnen Projekte und Teams für das gesamte Unternehmen koordiniert und oft an die Personalabteilung angebunden ist. Zu seinen zentralen Aufgaben gehört, den quantitativen und qualitativen (qualifikationsbezogenen) Personalbedarf der Abteilungen und Teams zu erfassen, für die bedarfsgerechte Verfügbarkeit von Personal zu sorgen sowie Personalentwicklungsmaßnahmen vorzunehmen.

Größere Unternehmen mit stark differenzierten Strukturen:
In großen Firmen setzt sich die Entwicklung aus der dritten Phase weiter fort. Sie verfügen über zahlreiche Mitarbeiter mit stark differenzierten Zuständigkeiten, Funktionen und Strukturen. Kapazitätsplanung übernehmen darauf spezialisierte Portfoliomanager, die sich vor allem der  strategischen Kapazitätsplanung widmen. Projekt- und Teammanager stimmen sich mit ihnen zu strategischen Fragen ab, die taktische und operative Ressourcenplanung verbleibt in ihrer Zuständigkeit. In sehr großen Firmen wird die Kapazitätsplanung zum Teil nicht für das gesamte Unternehmen, sondern innerhalb der einzelnen Unternehmensbereiche vorgenommen.

Durch die immer stärker ausgeprägte Volatilität des wirtschaftlichen Umfelds haben sich auch in größeren Unternehmen (Phase 3 und 4) die Anforderungen an die Kapazitätsplanung verändert. Im Kern geht es dabei darum, agile Strukturen zu etablieren. Hierfür brauchen auch diese Firmen für ihre Kapazitätsplanung neue Konzepte, die beispielsweise dezentrale Entscheidungsfindungen bei möglichst hoher Stabilität von Teams, schnelle Feedbackschleifen und insgesamt maximale Flexibilität des Ressourceneinsatzes unterstützen.

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