Anwesenheits-Management

Aktivierung des Moduls für das Anwesenheits-Management

Sie können zistemo so einstellen, dass Sie nur die Module nutzen, die relevant für Sie sind. So bleibt die Oberfläche für Sie schlank und übersichtlich.

Aktivieren Sie also nur das Modul zum Anwesenheits-Management, wenn Sie zistemo hauptsächlich dafür nutzen, die Anwesenheiten Ihrer Mitarbeiter zu managen.

Neue Anwesenheits-Zeit-Templates erstellen

zistemo ist so flexibel wie Ihr Unternehmen selbst: Kreieren Sie eigene Anwesenheits-Zeit-Vorlagen, so dass sie ganz genau zu Ihrem Bedarf passen:

• Vollzeit
• Teilzeit
• Vorlagen für einzelne Abteilungen, wie Marketing, Sales und Produktion
• Gleitzeitmodelle

Auch die Pausen können in den Vorlagen individuell gesetzt werden.

Wechsel zwischen Anwesenheits-Management-Vorlagen

Apropos flexibel: Natürlich können Sie zwischen verschiedenen Vorlagen des Arbeitszeit-Managements wechseln und diese an Ihren Bedarf anpassen.

Richten Sie Ihre Anwesenheits-Zeit-Templates ein

Justieren Sie jede wichtige Stellschraube eines Anwesenheits-Zeitplans:

• Steuern Sie die Arbeitszeitpläne
• Fügen Sie Pausen-Regeln hinzu
• Konfigurieren Sie die Einstellungen für flexible Arbeitszeiten

Legen Sie die Regeln fest

• zum Einchecken
• für Urlaube
• und vieles mehr.

So vielfältige Möglichkeiten dürften Sie bei kaum einer anderen Software finden.

Wählen Sie ein Modell flexibler Arbeitszeiten aus

5 verschiedene Gleitzeitmodelle stehen Ihnen zur Auswahl. Wählen Sie das aus, das am besten zu Ihrem Bedarf passt.

Richten Sie mit dem Schema Ihrer Wahl einen Gleitzeit-Plan für Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ein.

Managen Sie die Gleitzeit-Eskalations-Regeln

Legen Sie fest, wann Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Benachrichtigungen bekommen sollen: Bei wie vielen Über- oder Fehlstunden sollen sie auf welchen Wegen benachrichtigt werden?

Einmal eingerichtet, läuft dieses Warnsystem ganz automatisch – Sie brauchen sich nicht mehr darum zu kümmern.

Legen Sie die Regeln für das Einchecken fest

Ihr Team arbeitet auch außerhalb des Büros? Kein Problem, auch dann können sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins zistemo-System einchecken und ihre Arbeitszeit tracken lassen.

Das funktioniert natürlich auch von mobilen Geräten aus.

Sie legen fest, welche IP-Adressen das System akzeptiert und von welchen Geolokationen aus das Team einchecken darf.

Richten Sie die Regeln für Essenspausen ein

Isst das gesamte Team zur gleichen Zeit? Hat das gesamte Unternehmen zu bestimmten Zeiten Mittagspause? Oder isst jeder in einem bestimmten Zeitfenster zu Mittag, wann er möchte?

Die Gebräuche sind in jedem Land, in jedem Unternehmen anders.

Das macht aber nichts. Mit zistemo können Sie alle Regeln für die Essenspausen ganz nach Ihrem Bedarf einstellen.

Steuern Sie Regeln der täglichen Arbeitszeiten

Richten Sie Regeln ein für die Kernzeiten und die Gleitzeiten in Ihrem Unternehmen. Diese können auch von Wochentag zu Wochentag differieren.

Ganz so, wie Sie das in Ihrem Unternehmen brauchen und wie es in Ihrem Land üblich ist.

Immer auf dem Laufenden über Ferienzeiten

Einmal zentral eingerichtet, erscheinen alle allgemeinen oder regional-spezifischen Ferienzeiten in Pink im Kalender jedes Ihrer Team-Mitglieder.

So können Sie sich für Ihre Geschäftstermine und Urlaubsplanungen immer auch an Ferienterminen orientieren.

Betriebsferien

Ihr Unternehmen macht Betriebsferien und schließt komplett innerhalb bestimmter Zeiträume?

Richten Sie diese Zeiten in zistemo ein, dann weiß jedes Teammitglied frühzeitig Bescheid.

Urlaubsregelungen immer im Griff

Wie viel Urlaub darf jedes Teammitglied nehmen? Wie viele noch offene Urlaubstage dürfen ins nächste Jahr „mitgenommen“ werden und wie lange? Dieses Regelwerk können Sie ebenfalls in zistemo einpflegen.

Abwesenheits-Typen

Richten Sie die verschiedenen Typen von Abwesenheiten ein und legen Sie fest, ob und wie diese bezahlte und unbezahlte Arbeitszeiten beeinflussen. Zum Beispiel:

• Krankheit
• Geschäftstreffen
• Bildungsurlaub
• Weiterbildung
• Geburt eines Kindes
• Umzug

Anwesenheits-Vorlagen Team-Mitgliedern zuweisen

Die fertig eingerichteten Vorlagen können Sie dann ganzen Teams oder einzelnen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zuweisen.

Der Anwesenheits-Monitor

Ein Blick und Sie wissen sofort, welche Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen anwesend sind.

Auf den Mitarbeiter-Karten sind in Echtzeit alle relevanten Informationen zu den Arbeitszeiten der Team-Mitglieder zu sehen.

Die Team-Mitglieds-Karten

Mit einem Klick auf eine Mitarbeiter-Karte können Sie alle arbeitszeit-relevanten Informationen zu dieser Person einsehen – und bearbeiten.

• Sie sehen alle eingereichten und erteilten Genehmigungen,
• können Arbeitszeiten aktualisieren und
• dem Team-Mitglied Nachrichten senden.

Der Abwesenheits-Kalender

Damit niemand den Überblick über seine Abwesenheiten verliert, gibt es bei zistemo den Abwesenheitskalender:

Jeder sieht in ihm auf einen Blick all seine Urlaube und Abwesenheits-Anfragen mit Statusanzeigen: Entwurf, in Bearbeitung oder genehmigt.

Außerdem sehen Sie einen Überblick über ihre genehmigten und erhaltenen Urlaubsanfragen.

Der Abteilungs-Kalender

Alle Termine der Abteilung und ihrer Mitglieder haben Sie mit dem Abteilungs-Kalender im Blick.

Sie sehen alle Events und künftigen Abwesenheiten und können so mit Leichtigkeit planen.

Individuelle Gleitzeit-Einstellungen

Nicht in jedem Fall sind Automationen das Mittel der Wahl. In diesem Bereich können Sie individuelle Regelungen für ein Teammitglied einstellen, wenn es (zeitweise) zu Gleitzeit wechseln möchte oder soll.

Sie legen fest, wann der Gleitzeit-Account startet und und gleichen mit dem Plan ab.

Einchecken und auschecken

Auf jeder Seite sichtbar ist der Button zum Ein- und Aus-Checken.

So kann jeder ganz einfach jederzeit ein- oder auschecken, Pausen beginnen oder beenden und auswählen, ob man heute im zistemo-System arbeitet oder außerhalb davon.

Benachrichtigungen

Die Benachrichtigungen sind eine sehr einfache Methode, damit Ihnen wichtige Anfragen sofort auffallen:

In diesem Tool sehen Sie wichtige Nachrichten sofort.

Zum Beispiel Abwesenheits-Gesuche Ihrer Team-Mitglieder und Vorschläge für einspringende Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen. Mit einem Klick können Sie diese ganz unkompliziert genehmigen oder ablehnen.

Viel einfacher geht Ressourcen-Management nicht.

Dashboard-Widgets

Das Dashboard des Anwesenheits-Managements bietet Ihnen sofortige Übersicht. Auf einen Blick sehen Sie

• heutige Abwesenheiten,
• Urlaube und
• noch offene Anfragen, die Ihrer Genehmigung bedürfen.

Mit einem Klick können Sie zur Kalenderansicht wechseln oder offene Anfragen bearbeiten.