Anwälte haben das Recht, für ihre Tätigkeit einen angemessenen Vorschuss zu verlangen, der sich an den zu erwartenden Gesamtkosten des Verfahrens oder einer Rechtsangelegenheit orientiert. Hierfür können sie ihren Mandanten eine Vorschussrechnung stellen. Es ist wichtig, dass alles stimmt, bevor die Vorschussrechnung finalisiert wird.
Einführung
Eine Vorschussrechnung ist eine Rechnung, die ein Anwalt vor der Fälligkeit seiner Vergütungsansprüche stellt. Sie dient dazu, einen Teil des Honorars und der Auslagen im Voraus zu erhalten. Die Vorschussrechnung ist ein wichtiger Bestandteil der anwaltlichen Praxis, da sie es dem Anwalt ermöglicht, seine Leistungen zu finanzieren und seine Auslagen zu decken. Durch die Vorschusszahlung wird sichergestellt, dass der Anwalt die notwendigen Mittel hat, um die anfallenden Kosten zu tragen und seine Tätigkeit fortzusetzen. Dies ist besonders wichtig in komplexen und langwierigen Rechtsangelegenheiten, bei denen die Kosten im Voraus schwer abzuschätzen sind. In diesem Artikel werden wir uns mit den Grundlagen der Vorschussrechnung, ihrer Erstellung und ihrem Versand beschäftigen.
Was ist eine Vorschussrechnung?
In der anwaltlichen Praxis spielen unterschiedliche Rechnungsarten eine Rolle. Abrechnen können Anwälte ihr Honorar sowie Auslagen und Gebühren im Rahmen einer Vorschussrechnung, von Teilrechnungen oder einer Gesamtrechnung. Vorschussrechnungen sind Rechnungen, die ein Anwalt vor der Fälligkeit seiner Vergütungsansprüche stellt. Teilrechnungen beziehen sich auf anwaltliche Tätigkeiten innerhalb eines Verfahrens, die sich auf unterschiedliche gebührenrechtliche Angelegenheiten – beispielsweise vorgerichtliche Tätigkeiten und die Vertretung in einem Gerichtsverfahren beziehen.
Mit einer Vorschussrechnung kann ein Anwalt entweder einen pauschalen Vorschuss ohne Angabe konkreter Vergütungsvorschriften oder einen Betrag in Höhe der voraussichtlich entstehenden Gesamtvergütung geltend machen. Es ist wichtig, die genaue Art der erbrachten Leistung zu dokumentieren, um Einwände gegen die Rechnung zu vermeiden. Zu empfehlen sind Vorschussrechnungen über den Gesamtbetrag inklusive aller Auslagen und die Geschäftsgebühr, die voraussichtlich bis zum Abschluss des Gesamtauftrags entstehen. Ein Rechtsanwalt kann mehrere Vorschussrechnungen stellen, wenn absehbar ist, dass ein bereits erhaltener Vorschuss seine Vergütungsansprüche voraussichtlich nicht decken wird.
Anwälte haben das Recht, für ihre Tätigkeit einen angemessenen Vorschuss zu verlangen, der sich an den zu erwartenden Gesamtkosten des Verfahrens oder einer Rechtsangelegenheit orientiert. Hierfür können sie ihren Mandanten eine Vorschussrechnung stellen. Aber auch anderen Unternehmen können einen Vorschuss verlangen.
Was ist eine Vorschussrechnung?
In der anwaltlichen Praxis spielen unterschiedliche Rechnungsarten eine Rolle. Abrechnen können Anwälte ihr Honorar sowie Auslagen und Gebühren im Rahmen einer Vorschussrechnung, Teilrechnungen oder Gesamtrechnung. Vorschussrechnungen sind Rechnungen, die ein Unternehmen vor der Fälligkeit seiner Vergütungsansprüche stellt. Teilrechnungen beziehen sich auf anwaltliche Tätigkeiten innerhalb eines Verfahrens, die sich auf unterschiedliche gebührenrechtliche Angelegenheiten – beispielsweise vorgerichtliche Tätigkeiten und die Vertretung in einem Gerichtsverfahren beziehen.
Mit einer Vorschussrechnung kann ein Anwalt entweder einen pauschalen Vorschuss ohne Angabe konkreter Vergütungsvorschriften oder einen Betrag in Höhe der voraussichtlich entstehenden Gesamtvergütung geltend machen. Zu empfehlen sind Vorschussrechnungen über den Gesamtbetrag inklusive aller Auslagen und die Geschäftsgebühr, die voraussichtlich bis zum Abschluss des Gesamtauftrags entstehen. Eine detaillierte Berechnung gemäß spezifischer gesetzlicher Vorgaben ist dabei nicht zwingend erforderlich. Ein Rechtsanwalt kann mehrere Vorschussrechnungen stellen, wenn absehbar ist, dass ein bereits erhaltener Vorschuss seine Vergütungsansprüche voraussichtlich nicht decken wird.
Wie muss eine Vorschussrechnung aussehen?
Gesetzliche Vorgaben für die Gestaltung einer Vorschussrechnung gibt es nicht. Eine Vorschussrechnung muss jedoch bestimmten Formalien entsprechen, um rechtlich einwandfrei zu sein. Theoretisch könnte ein Anwalt seinen Mandanten auch mündlich dazu auffordern, eine oder mehrere Anzahlungen zu leisten – in der Praxis sollte er jedoch die Schriftform und damit die Erstellung einer ordentlichen Vorschussrechnung wählen. Häufig wird aber auch eine Vorschussanforderung gestellt, damit z.B. eine vorbereitete Klage bei Gericht eingereicht wird. Nichtzahlung hat zur Folge, dass die Klage nicht eingereicht wird. Daher eine Vorschussforderung.
Um spätere Probleme bei Rechnungsunstimmigkeiten zu vermeiden, sollte eine Vorschussrechnung ausdrücklich als solche bezeichnet werden. Wenn der Rechnungsempfänger Unternehmer ist, ist diese Deklaration für ihn aus steuerrechtlichen Gründen für den Vorsteuerabzug von erheblicher Bedeutung. Zudem kann es bei einer Bezeichnung der Vorschussrechnung als Pauschale oder Monatsbeitrag zu steuerrechtlichen Schwierigkeiten kommen. Aus dem gleichen Grund ist bei einer Vorschussrechnung, die sich auf Rahmengebühren bezieht, die Bezugnahme auf konkrete Gebühren oder Gebührensätze zu vermeiden, da die daraus resultierende Ermessensausübung nach § 14 RGV (Rechtsanwaltsvergütungsgesetz) erst nach vollständiger Erledigung einer Rechtsangelegenheit erfolgen kann.
Eine ordentliche Vorschussrechnung muss die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes erfüllen. Pflichtangaben sind:
- Die Bezeichnung des Anwalts und des Leistungsempfängers/des Mandanten
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Aufschlüsselung des Rechnungsbetrags nach Bruttobetrag, Nettobetrag und Mehrwertsteuer-Anteil
- Unterschrift des Rechtsanwalts aufgrund der Vorgaben in § 10 RVG.
Eine Aufschlüsselung einzelner Rechnungsposten ist dagegen nicht erforderlich – eine Vorschussrechnung darf sich somit auch auf einen Pauschalbetrag beziehen.
Eine Vorschussrechnung ist grundsätzlich mit dem Zusatz „Vorschuss zur späteren Verrechnung“ zu versehen.
Erstellung und Versand
Die Erstellung einer Vorschussrechnung ist ein wichtiger Schritt in der anwaltlichen Praxis. Der Anwalt muss sicherstellen, dass die Rechnung alle notwendigen Angaben enthält, wie z.B. den Namen und die Anschrift des Mandanten, den Rechnungsbetrag, die Umsatzsteuer und die Zahlungsbedingungen. Eine klare und verständliche Aufschlüsselung des Rechnungsbetrags ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden. Nach der Erstellung der Rechnung muss sie an den Mandanten versandt werden. Dies kann entweder per Post oder per E-Mail erfolgen. Der Versand per E-Mail ist oft schneller und effizienter, sollte jedoch sicherstellen, dass die E-Mail den Mandanten auch tatsächlich erreicht. Es ist ratsam, eine Kopie der Rechnung zu behalten, um sie bei Bedarf nachweisen zu können. Eine gut organisierte Dokumentation hilft, den Überblick über die gestellten Vorschussrechnungen zu behalten und erleichtert die spätere Abrechnung.
Kann ein Rechtsanwalt einen Vorschuss verlangen?
Um ihr Honorar und die Erstattung ihrer Auslagen sicherzustellen, können Rechtsanwälte eine angemessene Vorschussanforderung verlangen. Das Bürgerliche Gesetzbuch §§ 669, 675 stellt in diesem Zusammenhang als Begründung für die Vorschussverpflichtung ausdrücklich auch auf die Auslagen des Anwalts ab. Die Zahlungsverpflichtung des Mandanten kommt durch den Abschluss des Anwaltsvertrags zustande. Ein Recht auf Vorschuss hat jeder Anwalt, der berechtigt ist, nach RVG abzurechnen – es ergibt sich aus § 9 RVG. Der Kreis der anspruchsberechtigten Anwälte ist somit sehr weit gefasst.
Vorauszahlungen können Anwälte für die Vertretung ihrer Mandanten vor Gericht, aber auch für außergerichtliche Vertretungen, beispielsweise als Beratungs- oder Verkehrsanwalt sowie als Terminvertreter geltend machen. Das Gleiche gilt für Rechtsanwälte, die zum Beispiel als Betreuer, Verfahrenspfleger, Testaments- oder Insolvenzvollstrecker tätig werden. Neben dem RVG kommen hier zur Begründung des Rechts auf Anzahlung auch einige weitere gesetzliche Vorgaben in Betracht.
Grundsätzlich kann ein Rechtsanwalt seinen Vorschussanforderung zu jedem Zeitpunkt eines Verfahrens geltend machen. Hierfür stehen ihm unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung:
- Er macht die Übernahme des Auftrags von der Vorschusszahlung abhängig. In diesem Fall muss er erst nach erhaltenen Vorschuss tätig werden. Bei dringenden Maßnahmen, z.B. der fristgerechten Einlegung von Rechtsmitteln muss er den Mandanten schriftlich darüber informieren, dass der Auftrag erst nach Eingang der Vorschusszahlung angenommen wird.
- Wenn er den Auftrag annimmt und erst danach einen Vorschuss fordert, muss er dringende Arbeiten bereits erledigen, bevor die Anzahlung eingegangen ist.
Bei Nichtzahlung, kann der Anwalt seine Tätigkeit nach schriftlicher Information bis zum Zahlungseingang einstellen oder das Mandat vollständig niederlegen. Im zweiten Fall kann er eine Schlussrechnung über alle bisher entstandenen Gebühren und Auslagen stellen.
Was ist eine Vorschussrechnung vom Amtsgericht?
Bei der gerichtlichen Klärung eines Rechtsstreits sind von den Parteien neben der Vergütung des Rechtsanwalts auch Gerichtskosten zu zahlen. Sie beinhalten die Verfahrensgebühr und andere Auslagen, die dem zuständigen Gericht durch die Verfahrensdurchführung entstehen. Das Gericht erstellt für diese Kosten eine eigenständige und von der anwaltlichen Rechnungsstellung unabhängige Vorschussrechnung. In den verschiedenen Rechtsbereichen, wie dem zivilrechtlichen Bereich, kann dies bedeuten, dass Anwälte auch ohne Vorschuss tätig werden, während im strafrechtlichen Bereich häufiger über die Einleitung eines Betreuungsverfahrens nachgedacht wird. Auf die Gerichtskosten, dem Streitwert, wird in der Regel bereits in der Klageschrift Bezug genommen. Fällig wird der Gerichtskostenvorschuss durch den Eingang der gerichtlichen Zahlungsaufforderung.
Bei zivilrechtlichen Prozessen ist die Vorschusszahlung die Voraussetzung dafür, dass das Verfahren überhaupt eröffnet wird. Davon befreit sind lediglich Personen, denen Prozesskostenhilfe bewilligt wurde. Für arbeitsrechtliche Streitigkeiten ist dagegen kein Gerichtskostenvorschuss vorgesehen. Die Finanzgerichte verlangen eine einheitliche Vorauszahlung in Höhe von 200 Euro.
Die Partei, die den Prozess gewinnt, erhält den geleisteten Gerichtskostenvorschuss zurück, da die unterlegene Partei in der Regel auch die Gerichtskosten des Verfahrensgegners trägt.
Wann muss ein Rechtsanwalt abrechnen?
Nach § 8 RVG wird die Vergütung des Anwalts fällig, wenn der Auftrag erledigt oder die jeweilige Angelegenheit beendet wird. Für Anwälte, die in einem gerichtlichen Verfahren tätig werden, entsteht der Anspruch auf die Gesamtvergütung ihrer Leistungen, wenn eine Kostenentscheidung getroffen wurde, der aktuelle Rechtszug beendet ist oder der Prozess länger als drei Monate ruht. Verjährungsfristen werden ausgesetzt, solange das Verfahren nicht beendet wird. Bei ruhenden Verfahren beginnt die Verjährungsfrist drei Monate nach der Fälligkeit der Rechnung. Falls das Verfahren weiter betrieben wird, setzt jedoch auch die Hemmung der Verjährungsfrist wieder ein.
In der Schlussrechnung sind Vorschussrechnungen und sämtliche anderen bereits geleisteten Zahlungen in der jeweiligen Rechtsangelegenheit zu berücksichtigen. Die einzelnen Posten sind in der Rechnung einzeln unter Angabe der jeweils gültigen Umsatzsteuersätze aufzuführen. Falls sich der Umsatzsteuersatz gegenüber einer Vorschussrechnung geändert hat, muss in der Schlussabrechnung eine entsprechende Anpassung erfolgen. Vorschussrechnungen und andere Zahlungen sind mit dem Gesamtbetrag der Schlussrechnung zu verrechnen. Vorschussrechnungen können nur berücksichtigt werden, wenn sie den Status ‘ausgeglichen’ haben, und sie werden entweder automatisch oder manuell auf die Endrechnung angerechnet.
Wie lange gilt eine Vorschussrechnung?
Für Ansprüche aus einer Vorschussrechnung sieht der Gesetzgeber eine dreijährige Verjährungsfrist vor. Zu berücksichtigen ist hier jedoch auch die Hemmung der Verjährungsfrist bei der Wiederaufnahme eines Gerichtsverfahrens. Laut aktueller Rechtsprechung beginnt die Verjährungsfrist mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in der die Anwaltsvergütung fällig geworden ist. Voraussetzung für das Einsetzen der Verjährungsfrist ist, dass der Anwalt eine ordnungsgemäße Gesamtabrechnung erstellt hat.
Was bedeutet „Abrechnung“?
Die Abrechnung von Anwaltskosten bezieht sich in diesem Kontext immer auf die Gesamtrechnung für die Tätigkeit des Anwalts, mit der Vorschusszahlungen verrechnet werden. Die Abrechnung anwaltlicher Leistungen erfolgt nach dem Abschluss der jeweiligen Rechtsangelegenheit oder nach der Niederlegung des anwaltlichen Mandates. Teilzahlungen von Vorschuss- oder Teilrechnungen können manuell auf die Endrechnung angerechnet werden, indem der Prozess zur Auswahl und Verbuchung der Vorschüsse detailliert beschrieben wird.
Wann wird eine Vorschussrechnung zurückgezahlt?
Eine aufgrund einer Vorschussrechnung geleistete Vorauszahlung wird anteilig zurückgezahlt, sofern sie nicht verbraucht wurde und die Gesamtkosten des Verfahrens niedriger als die Vorschusszahlung waren. Nicht verbrauchte Vorschüsse werden mit den Gesamtkosten verrechnet. Der Anwalt ist verpflichtet, sie unmittelbar nach der Erstellung der Gesamtrechnung zurückzuzahlen.
Wer entscheidet, ob ein Rechtsanwalt abrechnen muss?
Ob und wann ein Anwalt abrechnen muss, wird maßgeblich durch die Vorgaben des RVG bestimmt. Die Gesamtabrechnung muss unverzüglich nach dem Abschluss des Verfahrens bzw. der Rechtsangelegenheit oder dem Niederlegen des Mandats erfolgen. Vorschussrechnungen darf ein Rechtsanwalt dagegen zu jedem Zeitpunkt einer laufenden Rechtsangelegenheit stellen.
Wo werden Vorschussrechnungen verwendet?
Nicht nur Anwälte können Anzahlungen verlangen. Zwar haben Anwälte ein Recht auf Vorschussforderung aber ebenso Freiberufler und Kleinunternehmen dürfen Vorschussrechnungen erstellen. Ein transparenter und informierter Austausch über Kosten und Dienstleistungen ist dabei von großer Bedeutung, insbesondere bei der Übernahme von Deckungsanfragen durch die Rechtsschutzversicherung, was als zusätzlicher Service für den Mandanten betrachtet wird. Zu Beachten ist dabei, dass die Anzahlungen buchhalterisch gesondert behandelt werden müssen. Ein Vorschusszahlung ist kein Umsatz und darf bspw. nicht unternehmerisch eingesetzt werden und zählt auch nicht zur Insolvenzmasse.
Mahnen im eigentlichen Sinne können Sie eine Vorschussrechnung nicht. Da keine Leistung erbracht wurde, besteht keine Forderung aus Lieferung und Leistung. Sie können zwar Ihre Kunden erinnern, aber bei Nichtzahlung wird in der Regel dann auch nicht mit der Arbeit begonnen.
Grundsätzlich sollte bei Vorschussrechnungen eine geeignete Software eingesetzt werden. Mit zistemo können Sie umkompliziert Vorschussrechnungen erstellen und daraus ganz einfach Schlussrechnungen erstellen. Während des Projekte können Sie immer ganz genau sehen, wie viel von der Anzahlung bereits verbraucht ist. Sie können sogar Ihrem Kunden Zugang zum “Kontoauszug” gewähren, so dass immer transparent der Projektfortschritt ersichtlich ist. Dabei teilen Sie natürlich keinerlei personenbezogene Daten mit Ihrem Kunden. Mit zistemo der Prozess über Vorschussrechnungen zu smart und effizient. Work smarter, nor harder.
Fazit
Insgesamt ist die Vorschussrechnung ein wichtiges Instrument für Anwälte, um ihre Leistungen zu finanzieren und ihre Auslagen zu decken. Durch die Erstellung und den Versand einer korrekten Vorschussrechnung kann der Anwalt sicherstellen, dass er seine Vergütungsansprüche geltend machen kann. Es ist jedoch wichtig, dass der Anwalt die gesetzlichen Vorgaben und die Anforderungen des Mandanten beachtet, um eine korrekte und effektive Vorschussrechnung zu erstellen. Mit der Hilfe von Softwarelösungen wie zistemo können Anwälte ihre Vorschussrechnungen einfach und effizient erstellen und verwalten. Durch die Anrechnung von Vorschüssen auf Nettobasis oder Bruttobasis kann der Anwalt sicherstellen, dass seine Leistungen korrekt abgerechnet werden. Es ist auch wichtig, dass der Anwalt die Vorschussrechnung mit den gesetzlichen Vorgaben, wie z.B. dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG), in Einklang bringt. Durch die Beachtung dieser Aspekte kann der Anwalt eine korrekte und effektive Vorschussrechnung erstellen, die seine Leistungen und Auslagen deckt.
