Zeitmanagement

Die wichtigsten Begriffe im Zeitmanagement

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Ein effektiver Umgang mit der Ressource Zeit ist im Arbeitsleben unverzichtbar. Erfolgreiches Zeitmanagement erfordert sich selbst zu organisieren, zu managen und Arbeitsaufgaben effektiv zu priorisieren. Hierfür ist Disziplin und Kreativität vonnöten – die Techniken dafür sind jedoch auf jeden Fall erlernbar. Dabei geht es um die Frage, auf welche Art und Weise es am besten möglich ist, die zur Verfügung stehende Arbeitszeit sinnvoll einzuteilen. Zeitmanagement-Methoden – oder besser: Methoden für eine effektive Selbstorganisation helfen dabei, die persönlichen Zeitressourcen optimal zu nutzen, ohne sich dabei zu verzetteln.

Kurze Geschichte des Zeitmanagements

In der klassischen Industriegesellschaft wurden Arbeitszeiten und der gesamte Arbeitsrhythmus strikt durch die Organisation sowie durch technisch bedingte Produktionsabläufe vorgegeben. Die industrielle Revolution des 19. Jahrhunderts, das Entstehen von Fabriken und das Aufkommen der industriellen Massenproduktion brachten die Notwendigkeit mit sich eine neue Zeitplanung und einen neuen Umgang mit der Ressource Zeit zu entwickeln. Zu den grundlegenden Anforderungen der Fabrikarbeit gehörten Pünktlichkeit und Taktung. Benjamin Franklins Formulierung „Zeit ist Geld“ aus dem Jahr 1748 war von Anfang an ein wesentliches Motto des industriellen Kapitalismus. Produktivität und ihre permanente Steigerung wurden in immer stärkerem Umfang zu einem übergeordneten Ziel. Der US-amerikanische Ingenieur und Managementwissenschaftler Frederick Winslow Taylor, der Begründer des Taylorismus, publizierte 2011 seine Theorie eines wissenschaftlichen Managementsystems, das unter anderem auf strikter Zeitökonomie und Zeitplanung beruhte.

Aktives und individuell ausgestaltetes Zeitmanagement gewann als Anforderung und Zielvorstellung in den Unternehmen seit der Mitte des 20. Jahrhunderts an Bedeutung. Peter Drucker publizierte sein erstes Buch zum Thema im Jahr 1958. Rund 30 Jahre später in 1989 erschien Steven R. Coveys Buch „The Seven Habits of Highly Effective People” (Die sieben Gewohnheiten hocheffektiver Menschen), das maßgeblich zur Verbreitung des Konzepts des persönlichen Zeitmanagements beigetragen hat. Bis heute gehören die „Seven Habits“ zu den weltweit am häufigsten verkauften Sachbüchern überhaupt.

Was versteht man unter Zeitmanagement?

Zeitmanagement besteht aus einer organisatorischen Zeitplanung und einem persönlichem Selbstmanagement. Aus der Perspektive von Organisationen umfasst Zeitmanagement Vorgehensweisen und Methoden um anstehende Aufgaben innerhalb der dafür zur Verfügung stehenden Zeit abzuarbeiten. Hierfür sind realistische Einschätzungen des mit einer bestimmten Tätigkeit verbundenen Zeitaufwands sowie die Fähigkeit zur Priorisierung verschiedener Aufgaben nötig. Effektives Zeitmanagement ist eine Anforderung die Unternehmen an ihre Mitarbeiter stellen. Es soll auf der individuellen Ebene und innerhalb der gesamten Organisation die zur Verfügung stehende Arbeitszeit optimal und produktiv nutzbar machen. Hierfür sind Zeitdiebe, Störfaktoren und Ablenkungen zu eliminieren. Aus der organisatorischen Perspektive ist erfolgreiches Zeitmanagement ein wichtiger Faktor, um den Erfolg von Teams und das Erreichen der Unternehmensziele abzusichern. Es ist daher eng mit dem Selbstmanagement von Führungskräften und Mitarbeitern verbunden. Als ein Beispiel: Das sogenannte Management by Objectives (MbO, Führung durch Zielvorgaben) hat sich als Managementkonzept seit den 1950er Jahren weltweit etabliert und wird – zum Teil in modifizierter Form – auch heute noch in vielen Unternehmen angewendet. Es dient dazu, sämtliche Aktivitäten in einer Organisation an den Unternehmenszielen auszurichten und für die Optimierung von Geschäftsprozessen alle Mitarbeiter zu aktivieren. Ohne erfolgreiches Selbstmanagement lässt sich ein solcher Ansatz nicht realisieren. Es gehört heute zu den wichtigsten Skills  von Managern und Mitarbeitern. Effektives Zeitmanagement ist ohne Selbstmanagement bzw. Selbstorganisation nicht möglich.

Was ist ein gutes Zeitmanagement?

Gutes Zeitmanagement bedeutet, dass Menschen in der Lage sind, ihren Arbeitstag so zu strukturieren, dass das Abarbeiten von Aufgaben fristgerecht, effizient und effektiv erledigt wird. Effizienz bezieht sich dabei auf eine wirtschaftliche Nutzung der vorhandenen Arbeitszeit. Effektivität bezeichnet die situative Angemessenheit von Entscheidungen und Handlungen. Dabei geht es um das Priorisieren von Aufgaben. Wichtige Voraussetzungen für erfolgreiches Zeitmanagement bestehen darin, dass Mitarbeiter ihre Ziele in der persönlichen und der organisatorischen Dimension kennen und einen Plan entwickeln, wie sie diese auch in der zeitlichen Dimension erreichen können.

Wichtige Fähigkeiten für ein gutes Zeitmanagement bestehen in den folgenden Punkten:

  • Die Fähigkeit, sich persönliche Ziele zu setzen und diese ebenso wie durch das Unternehmen vorgegebene Ziele zu erreichen
  • Planung
  • Priorisierung
  • Fähigkeit zur Entscheidungsfindung
  • Die Fähigkeit, Aufgaben an andere zu delegieren.

Was bringt Zeitmanagement?

Persönliches Zeitmanagement als Produktivitätsfaktor gewinnt seit mehreren Jahrzehnten nicht nur aufgrund organisatorischer Anforderungen, sondern auch aus der Sicht der Mitarbeiter immer stärker an Bedeutung. Hierzu tragen unter anderem neue Technologien und neue, flexible Arbeitsformen bei. Mitarbeiter, die über ihre tägliche Arbeitszeit zumindest teilweise frei entscheiden können, müssen auch in der Lage sein sich in effizient selbst zu organisieren. Zeitmanagement und Selbstmanagement sind vor diesem Hintergrund wichtige persönliche Erfolgsfaktoren. Wer in der Lage ist, seine zeitlichen Ressourcen optimal zu nutzen, schränkt damit die Notwendigkeit von Überstunden ein und kann unbelastet in den Feierabend gehen. Zu einer ausgeglichenen Work-Life-Balance und damit zu Arbeitszufriedenheit und Arbeitsmotivation trägt gutes Zeitmanagement in hohem Maße bei. Ebenso ermöglicht es sich weniger auf Dinge zu fokussieren, die getan werden müssen und stattdessen Zeit für Dinge zu gewinnen, aus denen Menschen in ihrer Arbeit auch persönliche Befriedigung gewinnen. Allerdings müssen Menschen dafür häufig lernen, ihre Arbeitsweise zu hinterfragen und zu ändern.

Wie bekomme ich ein besseres Zeitmanagement?

Der erste Schritt das eigene Zeitmanagement zu verbessern besteht in einer Analyse wofür die eigene Zeit verwendet wird und daraus gegebenenfalls Veränderungen abzuleiten. Hierbei geht es einerseits darum, den persönlichen Arbeitsstil zu optimieren und andererseits herauszufinden welche Methoden der Selbstorganisation am besten dazu passen. Hierauf nimmt neben den jeweiligen Arbeitsaufgaben auch die individuelle Persönlichkeitsstruktur von Menschen Einfluss.

Einige Maßnahmen für ein besseres Zeitmanagement lassen sich direkt im Arbeitsalltag realisieren. Viele von ihnen klingen einfach. Ihre Umsetzung erfordert jedoch Disziplin, Kreativität und Durchhaltevermögen. Zu einer besseren Selbstorganisation tragen beispielsweise die folgenden Aspekte bei:

  • Schriftliche Planung: Ein sorgfältig geführter Kalender und To-Do-Listen helfen dabei, die zu erledigenden Aufgaben und Deadlines im Blick zu behalten. Ob dazu ein klassischer Organizer oder eine digitale App verwendet wird ist dafür zunächst unerheblich. Digitale Kalender und Planungstools bieten allerdings den Vorteil, die eigene Planung mit den Terminen und Planungen aller anderen Teammitglieder abzustimmen.
  • Priorisierung: Wichtige und unwichtige Aufgaben müssen voneinander unterschieden werden. Unwichtige Aufgaben können zurückgestellt werden und erledigen sich in der Praxis zumindest teilweise von selbst.
  • Zerlegung von Aufgaben in Teilschritte: Große Aufgaben und Projekte werden in Teilaufgaben untergliedert die schrittweise abgearbeitet werden. Dieser Arbeitsprozess spielt beispielsweise bei der Anwendung agiler Arbeitsmethoden eine zentrale Rolle. Aufgaben und Projekte gewinnen durch die Aufteilung eine übersichtliche Struktur. Zudem lässt sich bei diesem Vorgehen auch der Erfolg der einzelnen Arbeitsschritte überprüfen, so dass bei Bedarf Korrekturen vorgenommen werden können.
  • Reduzierung von Multitasking: Mehrere Aufgaben parallel abzuarbeiten, führt in der Regel zu geringerer Effizienz. Besser ist es, für die einzelnen Aufgaben eine Priorisierung vorzunehmen und dann nach Möglichkeit nur eine Aufgabe abzuarbeiten.
  • Unterstützung suchen: Niemand ist in der Lage, alles selbst zu schaffen. Jedoch wird Delegieren häufig als ein Privileg von Führungskräften aufgefasst. Um eine Form des Delegierens handelt es sich jedoch auch, wenn Kollegen untereinander Rat und Hilfe suchen. In diesen Bereich fällt auch, gemeinsam mit Vorgesetzten und Teamkollegen für unrealistische Planungsvorgaben Lösungen zu finden.
  • Grenzen ziehen: Gegenseitige Unterstützung hat allerdings auch eine andere Seite. Menschen, die nicht „Nein“ sagen können laufen Gefahr, dass andere Teammitglieder immer wieder Aufgaben an sie delegieren die mit ihrem eigenen Tagesplan und auch mit ihren Zeitressourcen kollidieren. Das Aufzeigen von Grenzen ist hier ein absolutes Muss.
  • Fokussieren: Ständige Ablenkungen lassen Konzentration oft gar nicht erst entstehen. Gerade wichtige Arbeiten fallen unter solchen Bedingungen schwerer und dauern folglich länger. Bei der Erledigung wichtiger Aufgaben ist es empfehlenswert das Telefon auszuschalten oder zu einem Kollegen umzuleiten. Vielleicht ist es auch möglich, innerhalb des Teams einen zeitlich begrenzten Telefondienst einzurichten. E-Mails können auch zu einem späteren Zeitpunkt gelesen werden. Zeitfresser sind auch das private Smartphone und soziale Medien wie Facebook oder WhatsApp. Wer konzentriert arbeiten will, sollte Störfaktoren eliminieren.
  • Routinen entwickeln: Feste Routinen können in erheblichem Maße als Produktivitätstreiber wirken. Feste Zeiten für das Lesen und Beantworten von E-Mails sowie für Telefonate schaffen Raum dafür sich anderen Aufgaben konzentriert und ohne Störfaktoren zu widmen. Wichtig: Bei der Etablierung von Routinen sollten auch Pausen nicht vergessen werden. Optimale Produktivität lässt sich nur erreichen, wenn zwischendurch die Möglichkeit besteht, sich zu entspannen und neue Kraft zu schöpfen.
  • Pufferzeiten einplanen: Auch das beste Zeit- und Selbstmanagement kann bei ungeplanten Ereignissen und Anforderungen sehr schnell an seine Grenzen stoßen. Pufferzeiten helfen dabei, solche unvorhergesehenen Einflüsse zu kompensieren, ohne unter Druck zu geraten und in Hektik zu verfallen.
  • Persönliche Deadlines setzen: Auch wenn es für eine Arbeitsaufgabe keine offizielle Deadline gibt, ist es empfehlenswert sich dafür einen individuellen Termin zu setzen. Die Erfahrung zeigt, dass Aufgaben ohne Deadline immer wieder aufgeschoben werden. Die sogenannte Prokrastination, das Aufschieben nicht willkommener Arbeiten, hat unter anderem hierin seinen Ursprung.  Die 72-Stunden-Regel besagt, dass alles, was sich jemand vornimmt, innerhalb von 72 Stunden begonnen werden sollte, anderenfalls sinken die Chancen, dass das jeweilige Projekt jemals begonnen wird. Die Gründe dafür liegen unter anderem in mangelnder Entschlossenheit. Nur wenn sich Menschen einer Aufgabe ganz verschreiben möchten sie direkt damit beginnen. Am wichtigsten ist dabei der erste Schritt. Die Motivation sich einer Aufgabe intensiv zu widmen entsteht oft erst während des Arbeitsprozesses.
  • Selbstüberprüfung: Das persönliche Zeitmanagement sollte immer wieder einer kritischen Betrachtung zu unterziehen. Wurden tatsächlich alle anstehenden Aufgaben erledigt oder sind veränderte Prioritäten nötig, um Arbeitsanforderungen und Aufgabenstellungen gerecht zu werden? Wurde ein System gefunden, das wirklich unterstützend und nicht zusätzlich belastend wirkt? Die Selbstprüfung ist quasi die Kontrolle des Selbstmanagement.

Wo bekommt man Hilfe beim Zeitmanagement?

Hilfe beim Zeitmanagement ist auf unterschiedliche Art und Weise möglich. Online und offline ist ein breites Spektrum an entsprechender Literatur verfügbar. Die meisten dieser Ratgeber sind sehr praxisorientiert und lassen sich gut an die eigenen Situation und die persönlichen Anforderungen an ein gutes Zeitmanagement adaptieren. Viele Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern im Rahmen ihrer Personalentwicklung auch Workshops oder individuelle Zeitmanagement-Coachings durch Experten an. Im Internet sind auch Online-Tools verfügbar, mit denen sich Zeitfresser und Zeitfallen identifizieren lassen.

Wie kann ich mein Zeitmanagement verbessern?

Für die Verbesserung des persönlichen und damit auch des organisatorischen Zeitmanagements stehen Managern und Mitarbeitern zahlreiche Methoden zur Verfügung. Entsprechende Methoden zielen beispielsweise darauf ab, die Kommunikation und die Verarbeitung von Informationen zu verbessern, Aufgaben effektiv zu delegieren, Priorisierungen vorzunehmen und den Arbeitstag sinnvoll zu planen. Im Folgenden werden einige bekannte Zeitmanagement-Methoden vorgestellt.

Getting Things Done (GTD)

Bei dieser Methode handelt es sich um einen Priorisierungsansatz: Alle Aufgaben werden notiert und nach Dringlichkeit sortiert. Sehr wichtige Aufgaben, die in kurzer Zeit erledigt werden können, werden zuerst abgearbeitet, um in Ruhe wichtige Dinge anzugehen, die höheren Zeitaufwand erfordern. Weniger wichtige oder zeitlich nicht dringliche Aufgaben werden auf einen späteren Termin verschoben.

Not-To-Do-Liste

To-Do-Listen gehören zum Standardinventar des Zeitmanagements . Ebenso sinnvoll ist jedoch der umgekehrte Ansatz. Eine Not-To-Do-Liste enthält alle Zeitfresser die auf keinen Fall priorisiert werden sollten. Ein Beispiel dafür ist Social Media oder das ständige Checken privater Nachrichten in den diversen Messenger-Diensten.

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip gehört zu den bekanntesten Zeitmanagement-Methoden. Sie eignet sich vor allem für Menschen, die über die Einteilung ihrer Arbeitsaufgaben und ihren Arbeitsrhythmus weitgehend frei entscheiden können. Eine Eisenhower-Matrix besteht aus vier Feldern, in denen die jeweiligen Aufgaben aufgelistet werden. Schwierig kann es zumindest anfangs sein, die Aufgaben entsprechend einzuteilen. Unterschieden werden die folgenden Kategorien:

  1. Dringend und wichtig – sofort zu erledigen
  2. Dringend, aber nicht wichtig – Aufgaben, die delegiert werden können, falls die Möglichkeit dafür gegeben ist
  3. Wichtig, aber nicht dringend – die Aufgaben werden exakt terminiert und später selbst erledigt
  4. Weder wichtig noch dringend – um diese Aufgaben muss sich niemand kümmern.

Die 40-20-30-10-Regel

Diese Regel ist ebenso wie die Eisenhower-Matrix eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben und gleichzeitig ein Konzept zur Zeiteinteilung:

  • 40 Prozent der vorhandenen Arbeitszeit fließen in die Erledigung der aktuell wichtigsten Aufgabe.
  • 30 Prozent werden der Aufgabe mit zweiter Priorität gewidmet.
  • 20 Prozent fließen in die Aufgabe mit dritter Priorität.
  • 10 Prozent werden auf alle restlichen Aufgaben verwendet.

Ein Nachteil der Methode liegen darin, dass sie davon ausgeht, dass pro Tag nur drei wichtige Aufgaben anfallen. Hilfreich ist vor allem das Prinzip dahinter, Aufgaben konsequent nach ihrer Wichtigkeit zu bewerten und ihnen die entsprechenden Zeitressourcen zuzuweisen.

Die ALPEN-Methode

Auch diese Methode dient der zeitlichen Aufgabenstrukturierung – sie wurden durch den deutschen Zeitmanagementexperten Lothar Seiwert entwickelt und erweist sich seitdem als sehr erfolgreich. Das Akronym ALPEN steht für die folgenden Schritte:

  • A: Aufgaben, Termine und Aktivitäten werden jeweils am Vortag vollständig notiert.
  • L: Länge – es wird versucht, den Zeitaufwand für alle diese Anforderungen einzuschätzen.
  • P: Puffer – es werden Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse eingebaut. Das Verhältnis zwischen A und P sollte bei 60 zu 40 liegen.
  • E: Entscheidungen zur Priorisierung und zur Zeitverteilung werden anhand dieser Übersicht getroffen.        
  • N: Nachkontrolle – nach jedem Arbeitstag wird Bilanz über das Funktionieren der Methode gezogen.

Die ALPEN-Methode ist einfach umzusetzen und kann überall angewendet werden. Anwender lernen mit diesem Tagesplan, den Zeitaufwand für bestimmte Aufgaben immer besser einzuschätzen und Priorisierung und Zeitplanung auf ihre persönlichen Bedürfnisse abzustimmen.

SMART-Methode

Die sogenannte SMART-Methode hilft dabei, Ziele zu formulieren, sie realistisch zu bewerten und ihre Umsetzung sinnvoll zu terminieren. Das Kürzel steht für:

  • S: Spezifisch – Ziele sind so konkret und spezifisch wie möglich zu definieren.
  • M: Messbar – hierfür sind quantitative oder qualitative Messgrößen zu bestimmen.
  • A: Attraktiv – das jeweilige Ziel sollte so gestaltet sein, dass die Akteure daran interessiert sind, es in die Praxis umzusetzen.
  • R: Realistisch – das Ziel muss in der vorgegebenen Zeit und mit den vorhandenen Ressourcen realisierbar sein.
  • T: Terminiert – die Zielerreichung ist zeitlich verbindlich zu planen, hier sollten auch Termine für Teilziele einbezogen werden.

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip befasst sich mit der Relation zwischen Aufwand und Ergebnis. Optimal ist, wenn 80 Prozent eines beabsichtigten Ergebnis durch 20 Prozent der daran beteiligten Faktoren und somit des dafür erforderlichen Aufwands erreicht werden können.

Die Pomodoro-Technik

Diese Methode wurde in den 1980er Jahren durch den Italiener Francesco Crillo entwickelt, der davon ausging, dass regelmäßige Pausen die Produktivität erhöhen. Es beruht darauf, das auf eine 25-minütige konzentrierte Arbeitsphase eine fünfminütige Pause folgt. Diese Aufteilung lässt sich jedoch auch mit anderen Zeiteinheiten variieren. Inzwischen gibt es diverse Apps, mit der diese Technik auf unkomplizierte Weise angewendet werden kann.

ABC-Analyse

Bei der ABC-Analyse werden Aufgaben in drei Klassen kategorisiert um wichtige Aufgaben zu priorisieren und Zeitfresser zu identifizieren. Die drei Klassen sind dabei

  • A: Sehr wichtige Aufgaben
  • B: Wichtige Aufgabe
  • C: Weniger wichtiger Aufgaben

Kanban

Das ursprüngliche Kanban-System wurde von Taiichi Ōno beim japanischen Autohersteller Toyota entwickelt. Ziel dabei war es den Materialfluss in der Produktion zu steigern. Heutzutage wird in vielen Branchen mit Kanban-Tafeln, oder Kanban-Boards, gearbeitet. Jedoch immer mit dem Ziel die Durchlaufzeiten von zu erledigenden Aufgaben zu verkürzen. Viele Projektmanagementsysteme wie z.B. Trello oder Asana bieten eine Übersicht der zu erledigenden Aufgaben als Kanban-Board. Dabei werden zu Beginn die Spalten als Status von Aufgaben chronologisch definiert. Aufgaben durchlaufen als Karten jeden Status und werden je nach Bearbeitungsstand verschoben. Somit ist für alle Beteiligten sichtbar an welcher Stelle vom Arbeitsprozess die jeweilige Aufgabe steht. Beim Thema Zeitmanagement ist das von großen Vorteil. Jeder kann somit selbst seine Aufgaben planen, so dass eine Aufgabe maximal effizient erledigt wird. Man kann sogar schon am Abend für den nächsten Tag planen.

Warum ist Zeitmanagement wichtig?

Mit gutem Zeitmanagement und der Anwendung entsprechender Arbeitstechniken sind verschiedene Vorteile verbunden:

  • Die persönliche Produktivität und Leistungsfähigkeit werden gesteigert.
  • Zeit- und Leistungsdruck verringern sich.
  • Freiräume für Kreativität und wichtige Aufgaben nehmen zu.
  • Aufgrund klarer Prioritäten wird nichts Wichtiges vergessen.
  • Gutes Zeitmanagement ermöglicht einen besseren Überblick über anstehende Aufgaben und eine bessere Planung.
  • Persönliche und berufliche Ziele lassen sich besser erreichen.

Daneben ermöglicht gutes Zeitmanagement auch, Stress zu vermeiden oder schneller abzubauen. Wer aktives und zielgerichtetes Zeitmanagement betreibt, wird auch bald feststellen, dass hierdurch mehr Freizeit zur Verfügung steht und eine sinnvolle Freizeitgestaltung möglich ist.

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