Homeoffice

Die wichtigsten Begriffe im Zeitmanagement

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Nach dem Beginn der Coronakrise haben viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt, um ihre Geschäftstätigkeit aufrechterhalten zu können und wurden später durch das Infektionsschutzgesetz auch dazu verpflichtet. Nach dem Ende der Homeoffice-Pflicht müssen Firmen jetzt entscheiden, ob sie zur früheren Präsenzkultur zurückkehren oder Remote Work weiterführen möchten. An einem Recht auf Homeoffice unabhängig von Corona sind Umfragen zufolge 73 Prozent der Bundesbürger interessiert. Wichtig ist jedoch, dass auch im Homeoffice arbeitsrechtliche Vorgaben ohne Einschränkungen eingehalten werden.

Was zählt als Homeoffice?

Homeoffice ist eine flexible Arbeitsform, bei der die Mitarbeiter an einem Arbeitsplatz zu Hause und somit in ihrem privaten Umfeld für ihren Arbeitgeber tätig sind. Optimal ist, wenn es sich dabei um ein separates Arbeitszimmer handelt. Voraussetzung dafür, die berufliche Tätigkeit in die eigenen vier Wände zu verlagern, ist das Vorhandensein eines solchen Raumes jedoch nicht.

Aus arbeitsrechtlicher Sicht gilt Homeoffice als eine Form der Telearbeit. Sie umfasst sämtliche beruflichen Tätigkeiten die außerhalb der Räumlichkeiten des Unternehmens ausgeübt werden. Die Kommunikation mit Kunden und Kollegen erfolgt auf digitalem Wege – per E-Mail, Videokonferenz oder Chat. Im Hinblick auf die Telearbeit lassen sich drei grundsätzliche Varianten unterscheiden:

  • Teleheimarbeit:
    Der Mitarbeiter arbeitet ausschließlich von Zuhause aus und verfügt über keinen Arbeitsplatz im Unternehmen.
  • Alternierende Telearbeit:
    Der Mitarbeiter arbeitet abwechselnd im Büro und im Homeoffice. Die Variante ist derzeit die gängigste Form der Telearbeit. Sie erfordert Absprachen und innerbetriebliche Regelungen, um die Büroarbeit der alternierenden Mitarbeiter zu organisieren. Ob der Mitarbeiter über einen eigenen Arbeitsplatz im Büro verfügt, richtet sich nach der Praxis in der jeweiligen Firma. Beispielsweise sind in vielen Unternehmen, die Homeoffice akzeptieren, heute Büroarbeitsplätze üblich, die sich mehrere Mitarbeiter teilen.
  • Mobile Telearbeit:
    Bei dieser Variante wird der Mitarbeiter völlig ortsunabhängig für seinen Arbeitgeber tätig. Gearbeitet wird in der Bahn, im Flugzeug, im Hotel oder im Café. Mobile Telearbeit spielt derzeit vor allem im Vertrieb und im Consulting eine Rolle. Auch vor dem Hintergrund veränderter Erwartungen der Mitarbeiter an zeitgemäße Arbeitsformen dürfte ihre Bedeutung in Zukunft jedoch steigen.

Wo muss das Homeoffice liegen?

Auf den ersten Blick erscheint die Antwort auf diese Frage eindeutig. Ein Homeoffice befindet sich im privaten Zuhause des jeweiligen Mitarbeiters. In der Praxis existieren jedoch Unterschiede bei der Ausgestaltung von Homeoffice-Lösungen, die auch arbeitsrechtlich relevant sind.

Im Hinblick auf Teleheimarbeit und alternierende Telearbeit geht der Gesetzgeber bisher davon aus, dass der Arbeitgeber dafür verantwortlich ist, den häuslichen Arbeitsplatz einzurichten. Dabei müssen die gleichen gesetzlichen Vorschriften beachtet werden wie bei einem regulären Arbeitsplatz im Büro. In diesem Kontext ist klassisches Homeoffice auch von anderen Arbeitsformen – beispielsweise von Heimarbeit, freier Mitarbeit und insbesondere von mobiler Arbeit (Remote Work, Mobile Office) abzugrenzen. Remote Work ist gesetzlich bisher nicht definiert, so dass die Anforderungen deutlich niedriger liegen als bei einem Telearbeitsplatz, der den arbeitsrechtlichen Schutzvorschriften für Arbeitnehmer in vollem Umfang unterliegt. Als Konsequenz daraus deklarieren viele Unternehmen ihre Homeoffice-Angebote nicht als Telearbeit, sondern als mobile Arbeit von Zuhause, die von beiden Seiten – Arbeitgebern und Arbeitnehmern – weitgehend flexibel ausgestaltet werden kann. Die Homeoffice-Lösungen während der Corona-Pandemie entsprechen mehrheitlich dem Ansatz der im Vergleich zur Telearbeitsplätzen weitgehend unregulierten mobilen Arbeit.

Telearbeit, Homeoffice, mobile Arbeit – welche arbeitsrechtlichen Voraussetzungen gelten?

Das grundsätzliche Weisungsrecht des Arbeitgebers gegenüber seinen Mitarbeitern wird durch Homeoffice und mobile Arbeit nicht aufgehoben. Einen Anspruch auf Homeoffice oder einen Telearbeitsplatz haben Arbeitnehmer nach dem Auslaufen der pandemiebedingten Homeoffice-Pflicht nicht. Ebenso können Unternehmen nicht anordnen, dass ihre Mitarbeiter im Homeoffice tätig werden müssen. Die Arbeit von zu Hause erfordert eine zweiseitige Vereinbarung zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern. Falls in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen hierzu nichts vorgegeben ist, sollte diese Vereinbarung als Zusatz zum individuellen Arbeitsvertrag schriftlich festgehalten werden. Vertraglich geregelt werden müssen bei klassischer Telearbeit insbesondere die folgenden Punkte:

  • Arbeitszeit
  • Einrichtung und technische Ausstattung des Telearbeitsplatzes
  • Kosten für Einrichtung und Ausstattung
  • Aufwendungen des Arbeitnehmers (Telefon, Internet, Strom, Heizung, Miete etc.).
  • Zutrittsrecht des Arbeitgebers/den Arbeitsschutzbeauftragten des Unternehmens zur Privatwohnung des Mitarbeiters zur Begutachtung der Arbeitsschutz-Konformität und der durch die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) vorgeschriebene Gefährdungsbeurteilung des Telearbeitsplatzes
  • Vereinbarungen, unter welchen Voraussetzungen die Telearbeit beendet werden kann.

Auch Homeoffice im Kontext mobiler Arbeit sollte nach den gleichen Grundsätzen vertraglich geregelt werden. In den Zusatz zum Arbeitsvertrag sollten auch Vereinbarungen zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung, einer eventuellen Kernarbeitszeit und der persönlichen Erreichbarkeit des Mitarbeiters aufgenommen werden.

Teleheimarbeit und alternierende Telearbeit unterliegen dem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), was vom Grundsatz her auch auf mobile Arbeit angewendet werde kann. Das Mitbestimmungsrecht schließt insbesondere die technische und organisatorische Ausgestaltung des Arbeitsplatzes, Unterrichtungs- und Beratungsrechte, aber auch die Mitbestimmung bei personellen Einzelmaßnahmen – beispielsweise die Einführung oder Beendigung der Telearbeit für einzelne Mitarbeiter – sowie Arbeitszeitregelungen, Kontrollprozesses und den Gesundheitsschutz der Mitarbeiter im Homeoffice ein.

Telearbeit unterliegt der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), die vorsieht, dass der Arbeitgeber für die technische Ausstattung des Arbeitsplatzes verantwortlich und dafür auch die Kosten tragen muss. Falls der Arbeitnehmer selbst für die Ausstattung des häuslichen Arbeitsplatzes sorgt, kann daraus ein Erstattungsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber resultieren.

Ein klassischer Telearbeitsplatz – nicht aber der Arbeitsplatz bei Homeoffice im Rahmen mobiler Arbeit – muss ergonomisch gestaltet werden. Die Zuständigkeit dafür liegt beim Arbeitgeber. Der Arbeitsplatz muss die folgenden Anforderungen erfüllen:

  • Der Arbeitsraum oder die Fläche für den Arbeitsplatz muss mindestens acht bis zehn Quadratmeter groß sein.
  • Wärmebelastungen müssen vermieden werden.
  • Für den Arbeitstisch ist eine Fläche von mindestens 160 x 180 Zentimetern vorgeschrieben.
  • Der Arbeitsplatz muss mit einem höhenverstellbaren Bürodrehstuhl ausgestattet werden.
  • Die Beleuchtung muss ausreichend und blendungsfrei sein, gegebenenfalls ist dafür ein Sonnenschutz anzubringen.

Der Arbeitgeber muss auch für Homeoffice-Arbeitsplätze sicherstellen, dass die datenschutzrechtlichen Bestimmungen – insbesondere die Vorgaben der DSGVO im Hinblick auf personenbezogene Daten – ohne Abstriche eingehalten werden. Generell sind mit dem Datenschutz im Homeoffice für alle Beteiligten oft Herausforderungen verbunden. Aspekte sind hier eine zuverlässige und sichere Anbindung von Computern und Mobilgeräten an die Firmenserver, vor allem aber die sichere Aufbewahrung vertraulicher Unterlagen und digitaler Daten.

Bein Unfällen im Homeoffice sind Arbeitnehmer durch die gesetzliche Unfallversicherung versichert, wenn der Unfall in einem sachlichen Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers steht. Als ein Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter in einer Arbeitspause aufsteht, sich aus der Küche etwas zu trinken holt und dabei stürzt, handelt es sich dabei um einen Arbeitsunfall. Wenn der Sturz erfolgt, während der gleiche Mitarbeiter eine private Postsendung entgegengenommen hat, greift der Versicherungsschutz durch die gesetzliche Unfallversicherung dagegen nicht. Grundsätzlich versichert sind Wege zur Kita, um Kinder dorthin zu bringen oder wieder abzuholen – sie werden als Arbeitsweg gewertet. 

Bis wann gilt Homeoffice?

Bis wann Homeoffice genehmigt wird, richtet sich nach Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder den individuellen Absprachen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Eine Befristung von Homeoffice-Lösungen ist ebenso denkbar wie ein unbefristetes Homeoffice-Angebot für individuelle Mitarbeiter oder alle Beschäftigten im Unternehmen, deren Arbeitstätigkeit sich dafür eignet.

Wichtig: Auch im Homeoffice gilt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Der Arbeitgeber, aber auch die Mitarbeiter selbst sind dafür verantwortlich, dass die maximal zulässigen Höchstarbeitszeiten, Pausen und die vorgeschriebenen Ruhezeiten eingehalten werden. Laut ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit innerhalb von sechs Kalendermonaten im Durchschnitt nicht länger als acht Stunden sein. Da dieser Vorgabe eine Sechs-Tage-Woche zugrunde liegt, beläuft sich die zulässige wöchentliche Höchstarbeitszeit auf 48 Stunden. In Ausnahmefällen dürfen Unternehmen den Arbeitstag ihrer Mitarbeiter auf zehn Stunden verlängern. Das ArbZG sieht pro Werktag zwei zulässige Überstunden vor, so dass eine Ausweitung der Wochenarbeitszeit auf maximal 60 Stunden möglich ist. Falls diese Überstunden nicht finanziell vergütet werden, muss innerhalb von sechs Monaten ein Freizeitausgleich erfolgen. Durch Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen kann die Ausgleichsfrist auf sechs Monate verlängert werden.

Um die Einhaltung der Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes zu gewährleisten und gleichzeitig flexible Arbeitszeitmodelle anzuwenden, ist im Homeoffice eine lückenlose Zeiterfassung wichtig, die auf digitalem Wege vorgenommen wird. Viele Unternehmen nutzen heute digitale Zeiterfassungssysteme wie z.B. zistemo, mit denen sich auf Desktops oder Mobilgeräten auch bei Remote Work Arbeits- und Pausenzeiten sowie Überstunden umfassend dokumentieren lassen.

Perspektivisch stehen Unternehmen auch in Deutschland in der Pflicht, eine lückenlose Arbeitszeitdokumentation einzuführen, nachdem der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Jahr 2019 hierzu eine Grundsatzentscheidung getroffen hat, die in das nationale Arbeitsrecht der EU-Länder übernommen werden muss. Bisher ist im deutschen Arbeitsrecht lediglich die Dokumentation von Überstunden vorgesehen. Eine vollständige Dokumentation der Arbeitszeit ist lediglich für Mitarbeiter, die zum Mindestlohn beschäftigt werden, sowie für Branchen, die in den Geltungsbereich des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit (SchwarzArbG) fallen, vorgesehen. Im Homeoffice geht es bei einer lückenlosen Arbeitszeiterfassung neben der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften auch darum, eine ausgewogene Balance zwischen Vertrauen und Kontrolle herzustellen.

Ausdrücklich verboten ist dagegen eine direkte Überwachung von Mitarbeitern im Homeoffice während ihrer Arbeitstätigkeit, die beispielsweise durch sogenannte Keylogger möglich wäre. Dabei handelt es sich um Software, die alle Tastatureingaben aufzeichnet und Screenshots von Arbeitsvorgängen erstellt.  

Wie hoch ist der Homeoffice-Grundfreibetrag?

Für die vergangen beiden Jahre – also den Zeitraum seit dem Beginn der Corona-Pandemie – können Arbeitnehmer, die in dieser Zeit im Homeoffice tätig waren, in ihrer Steuererklärung eine Homeoffice-Pauschale geltend machen. Für Arbeitstage, an denen sie ausschließlich im Homeoffice tätig waren, können jeweils fünf Euro als Werbungskosten in die Steuererklärung eingetragen werden. Die Pendler-Pauschale fällt für diese Arbeitstage fort, da kein Arbeitsweg zurückgelegt werden musste. Den Homeoffice-Grundfreibetrag gibt es bis zur Obergrenze von 600 Euro und somit für 120 Arbeitstage pro Kalenderjahr. Alle weiteren Homeoffice-Tage spielen in steuerlicher Hinsicht keine Rolle.

Wer zu Hause über ein Arbeitszimmer oder ein eigenes Büro verfügt, kann statt der Homeoffice-Pauschale die Miet- und Nebenkosten dafür von der Steuer absetzen. Voraussetzung dafür ist, dass dieser Raum ausschließlich oder fast ausschließlich für die berufliche Tätigkeit und für die Erzielung von Einkünften genutzt wird. Ein auch privat genutztes Arbeitszimmer, das beispielsweise nicht nur mit einer Büroeinrichtung, sondern auch mit einem Fernseher oder einer Schlafcouch für Gäste ausgestattet ist, wird durch das Finanzamt nicht als steuermindernd anerkannt. Das Gleiche gilt, wenn sich der häusliche Arbeitsplatz in einem Raum befindet, der seinem Typus nach kein Arbeitszimmer ist. Unter diese Regelung fallen beispielsweise Arbeitsecken im Wohnzimmer oder in einem Durchgangszimmer.

Wie oft darf man Homeoffice machen?

Auch hier kommt es in erster Linie darauf an, welche konkrete Homeoffice-Regelung im Unternehmen gilt und welche Vereinbarungen Arbeitgeber und Arbeitnehmer über die Gestaltung der Remote Work getroffen haben. Sinnvoll ist, hierfür Lösungen zu finden, in deren Rahmen auch ein regelmäßiger persönlicher Kontakt zu Kollegen und Vorgesetzten vorgesehen ist. Firmen, die sich für Homeoffice-Angebote entschieden haben, nutzen hierfür verschiedene Modelle. Zum Teil arbeiten ihre Mitarbeiter nur an ein oder zwei Wochentagen zu Hause. Auch bei sehr weitreichenden Homeoffice-Regelungen sind jedoch meist regelmäßige Präsenztage im Unternehmen vorgesehen.

Die meisten Unternehmen haben spätestens in den letzten beiden Jahren positive Erfahrungen mit Homeoffice-Lösungen gemacht, nachdem diese ursprünglich aus der Not geboren waren und unter Zeitdruck umgesetzt werden mussten. Zu den Vorteilen von Homeoffice aus der Arbeitgeberperspektive gehören Verbesserungen der Mitarbeiterzufriedenheit, der Mitarbeitermotivation und der Mitarbeiterbindung. Arbeitnehmer profitieren von größerer Flexibilität, Zeitersparnis und einer besseren Work-Life-Balance. In Befragungen berichten sie, dass sie sich in der häuslichen Arbeitsumgebung produktiver und auch motivierter fühlen. Potenzielle Nachteile bestehen in höherem Organisationsaufwand für die Gestaltung von Kommunikations- und Kollaborationsprozessen, höheren Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz sowie in der Gefahr von Überlastung und sozialer Isolation der Mitarbeiter im häuslichen Büro. Zudem ist Homeoffice nicht für jede Person optimal geeignet – eine der Lehren aus der Pandemie bestand darin, dass der Arbeitsplatz zu Hause gerade in Familien mit Kindern auch zur Belastung werden kann.

Aufschwung von Homeoffice-Lösungen durch Corona

Durch die Covid-19-Pandemie hat sich die Homeoffice-Praxis in deutschen Unternehmen grundlegend verändert. Vor Corona waren Homeoffice und mobile Arbeit in Deutschland nahezu bedeutungslos. Im Jahr 2019 arbeiteten nur vier Prozent der Beschäftigten, deren Arbeitstätigkeiten sich dafür eignen, überwiegend oder teilweise im häuslichen Büro. Während des ersten Lockdowns im Frühjahr 2020 waren dagegen 20 Prozent und im März 2021 knapp 32 Prozent aller Mitarbeiter im Homeoffice tätig. Seit November 2021 galt aufgrund des geänderten Infektionsschutzgesetzes und der SARS-Cov-2-Arbeitsschutzverordnung eine zeitlich befristete Pflicht zum Homeoffice. Wenn keine zwingenden betrieblichen Gründe dagegen sprechen, waren Arbeitgeber verpflichtet, ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice anzubieten. Für die Beschäftigten galt, dass sie ein solchen Angebot anzunehmen hatten, sofern es ihnen aufgrund der räumlichen und technischen Gegebenheiten grundsätzlich möglich war ihre berufliche Tätigkeit in den eigenen vier Wänden auszuüben. Der Höchststand vom März 2021 wurde allerdings nicht wieder erreicht.

 Inzwischen wurde die Homeoffice-Pflicht ebenso wie weitere für Unternehmen relevante verpflichtende Corona-Regeln aufgehoben. Die entsprechenden gesetzlichen Regelungen sind am 19. März 2022 ausgelaufen. Unternehmen steht es seitdem wieder frei darüber zu entscheiden, ob sie von ihren Mitarbeitern Präsenz im Betrieb erwarten oder bestehende Homeoffice-Lösungen beibehalten wollen. Die Entscheidung über den Arbeitsort der Mitarbeiter fällt unter das Weisungsrecht des Arbeitgebers. Aufgrund der Erfahrungen der beiden letzten Jahre hat sich die Einstellung zum Homeoffice nachhaltig verändert. Bundesarbeitsminister Hubertus Heil (SPD) plant, auch unabhängig von Corona das Recht auf Homeoffice gesetzlich zu verankern. Diesem Ansatz stimmen 73 Prozent der Bundesbürger zu. Wann ein entsprechendes Gesetz beschlossen und wie es ausgestaltet wird, ist allerdings vorerst noch völlig offen. Auch in den Unternehmen hat im Hinblick auf Homeoffice ein Umdenken stattgefunden. Vor allem größere Firmen gehen davon aus, dass sie in Zukunft deutlich stärker als bisher auf hybride Arbeitsformen – also Kombinationen aus Präsenz im Unternehmen und digitale Arbeitsformen – setzen werden. Potenzial dafür besteht in Deutschland in sehr hohem Maße. Laut einer Studie des Münchner ifo-Instituts (Leibnitz-Institut für Wirtschaftsforschung) könnten branchenübergreifend rund 56 Prozent aller Beschäftigten ihre Arbeitsaufgaben zumindest teilweise auch im Homeoffice erfüllen.

Aktuelle Homeoffice-Angebote fallen aus Sicht der Unternehmen vorerst noch in den Bereich der Schutzmaßnahmen gegen das Coronavirus. Allerdings müssen sie in absehbarer Zeit eine grundsätzliche Entscheidung darüber treffen. Firmen, die darauf verzichten, laufen Gefahr, die Kontrolle über die Arbeitsorte ihrer Mitarbeiter zu verlieren, die nach dem Auslaufen der Homeoffice-Pflicht und angesichts fehlender gesetzlicher Regelungen eine Gewohnheitsrecht auf Homeoffice geltend machen könnten. Solange ein bundesweites Gesetz hierzu aussteht, besteht die Möglichkeit, entsprechende Regelungen in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen aufzunehmen. Zu berücksichtigten ist dabei, dass auch im Homeoffice grundlegende Anforderungen an den Arbeits- und Gesundheitsschutz eine Rolle spielen und nicht alle Mitarbeiter sich wünschen, ihre berufliche Tätigkeit auf dieser Basis auszuüben.  

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