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Urlaubsplan

Die wichtigsten Begriffe im Zeitmanagement

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Mit einem Urlaubsplan sind Unternehmen in der Lage, die Urlaubs- und Abwesenheitszeiten aller Mitarbeiter in systematischer Form zu dokumentieren und zu planen. Er kann mit dem Dienstplan abgeglichen werden und ist eine zentrale Voraussetzung dafür, Arbeitsprozesse und Vertretungen effizient zu organisieren.

Warum Urlaubsplan?

Mit einem Urlaubsplan haben Unternehmen jederzeit einen umfassenden Überblick über den Urlaub und andere Abwesenheitszeiten ihrer Mitarbeiter. Der Urlaubsplan weist, in der Regel für ein Kalenderjahr, alle Urlaube und geplanten Abwesenheiten aus. Ungeplante Abwesenheiten wie beispielsweise Krankentage werden tagesaktuell eingetragen. Ein vollständiger und aktueller Urlaubsplan ist eine wichtige Grundlage für die Arbeitsorganisation und die Personalplanung im Unternehmen. Er weist aus, welche Mitarbeiter sich zu einem bestimmten Zeitpunkt an ihrem Arbeitsplatz befinden und ermöglicht, die Genehmigung von Urlaubstagen sowie Vertretungen für Abwesenheitszeiten effizient zu planen.

Was versteht man unter einem Urlaubsplan?

Ein Urlaubsplan dient der systematischen Erfassung und Planung der Abwesenheiten für den einzelnen Mitarbeiter. Dabei handelt es sich um ein verbindliches Planungsinstrument. Relevant sind hier verschiedene Aspekte der Personalplanung. Ein Urlaubsplan ermöglicht:

  • Die Organisation der zeitlichen Ordnung, in der Arbeitnehmer während eines Kalenderjahres ihren Urlaub nehmen.
  • Abstimmungsprozesse über Urlaubszeiten innerhalb von Teams und – vor allem in größeren Firmen – auch auf teamübergreifender Basis, um reibungslose Arbeitsabläufe und Kollaborationsprozesse abzusichern.
  • Die Organisation von Vertretungen im Rahmen der kurzfristigen Personaleinsatzplanung.

Anders als die sogenannte Urlaubsliste, in der Mitarbeiter ihre Urlaubswünsche eintragen, ist der Urlaubsplan ein verbindliches Dokument. Die Aufstellung der offiziellen Urlaubsplanung unterliegt laut Paragraf 87 I Nr. 5 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) zwingend der Mitbestimmung des Betriebsrats in sozialen Angelegenheiten. In den Bereich der sozialen Mitbestimmungsrechte fallen beispielsweise Regelungen zur Betriebsordnung, zur Organisation der Arbeitszeit (Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle, Überstunden oder Kurzarbeit). Im Hinblick auf die Urlaubsplanung hat der Betriebsrat das Recht, an der Festlegung von Urlaubsgrundsätzen im Unternehmen mitzuwirken. Hierzu gehören Regeln zum Bewilligungsverfahren, die Verteilung der Urlaubszeiten während eines Kalenderjahres, die Übernahme von Urlaubstagen auf das Folgejahr oder Urlaubssperren. Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats erstreckt sich nicht nur auf den regulären Jahresurlaub, sondern auch auf Bildungsurlaub, Sonderurlaub für bestimmte Mitarbeitergruppen sowie längere Auszeiten wie Sabbaticals. 

Ebenso wie Dienstpläne enthalten Urlaubspläne personenbezogene Daten. Sie unterliegen daher den Vorgaben der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz. Ohne Zustimmung sämtlicher Mitarbeiter darf die Urlaubsplanung des Unternehmens daher nicht veröffentlicht werden. Wenn ein Mitarbeiter seine Zustimmung dazu verweigert, dürften seine Urlaubsdaten in der Publikation nicht angegeben werden. Grundsätzlich haben Arbeitgeber ihren Mitarbeitern hierzu einen entsprechenden Datenschutzhinweis zu geben.

Wie erstelle ich einen Urlaubsplan?

Für die Erstellung von Urlaubsplänen bietet sich unter anderem zistemo an. Das Programm erstellt den Urlaubsplan anhand der eingetragenen Urlaube automatisch. In zistemo können neben dem Urlaubskalender außerdem die individuellen Arbeitszeiten – beispielsweise für Gleitzeit – oder der Schichtplan von Arbeitsgruppen eingetragen werden. Die Anzeige der Urlaubsplanung ist für unterschiedliche Zeiträume – beispielsweise eine Woche, einen Monat oder als Jahresübersicht – möglich. So lässt sich ohne Mehraufwand ein Urlaubsplan für das gesamte Unternehmen erstellen.

Alternativ lässt sich ein Excel-Urlaubsplaner – dann allerdings mit deutlich höherem Aufwand – auch manuell erstellen. Dabei ist für jeden Mitarbeiter eine entsprechende Rubrik zu erstellen, in die der Urlaubsanspruch, die jeweilige Urlaubsplanung, noch vorhandene freie Tage sowie weitere Abwesenheitsinformationen und gegebenenfalls auch Arbeitszeiten eingetragen werden. Neben Microsoft Excel lässt sich dafür auch die lizenzfreie Openoffice-Software nutzen.

Sinnvoll ist eine Urlaubsplanung in Excel allerdings nicht, da kein Genehmigungsprozess dargestellt werden kann und jeder Mitarbeiter ohne weiteres Änderungen vornehmen kann. Für Unternehmen ist es deutlich effektiver, die Urlaubsplanung über ein digitales System zur Zeiterfassung zu realisieren, dass alle arbeitszeit bezogenen Daten – Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankheitstage sowie allen andere Abwesenheitszeiten – auf einer gemeinsamen Plattform zusammenfasst. Hierdurch sind eine weitgehend automatisierte Urlaubsplanung, ein umfassendes Management von Abwesenheitszeiten und tagesaktuelle Analysen möglich.

Woher kommt der Begriff „Urlaubsplan“?

Das Wort Urlaub geht auf den alt- und mittelhochdeutschen Begriff „urloup“ zurück. Er bezeichnete die Erlaubnis, sich zu entfernen, die eine höherstehende Person erteilen konnte. Im deutschen Sprachraum bezeichnet Urlaub heute die offizielle, vorübergehende Freistellung von einem Arbeits- oder Dienstverhältnis, wobei die freien Tage der Erholung dienen sollen. Hiervon unterschieden sind Ferien, die sich daraus ergeben, dass Unternehmen, Behörden oder Bildungsinstitutionen für einen bestimmten Zeitraum vollständig schließen.

Während die Termine für Betriebsferien durch die Unternehmensleitung vorgegeben werden, müssen Firmen den Urlaub ihrer Mitarbeiter auf individueller Basis unter Berücksichtigung betrieblicher Anforderungen planen. Um die Wende vom 19. zum 20. Jahrhundert wurden in Deutschland und Europa die ersten gesetzlichen Regelungen zum Erholungsurlaub der Mitarbeiter eingeführt. Anfangs war in entsprechenden Gesetzen ein Jahresurlaub von drei bis sechs Werktagen vorgesehen. Im Lauf des 20 Jahrhunderts haben sich die Urlaubsansprüche von Arbeitnehmern jedoch beträchtlich ausgeweitet. In Deutschland schreibt das Bundesurlaubsgesetz (BurlG) seit 1963 bei einer Sechs-Tage-Woche einen bezahlten Mindesturlaub von 24 Arbeitstagen vor.

Mit der Ausweitung der Urlaubsansprüche von Arbeit gewann zunächst vor allem in großen Firmen die systematische Planung von Urlaubszeiten an Bedeutung. Heute ist sie – und folglich auch der Begriff des Urlaubsplanes – in den meisten Unternehmen eine etablierte Anforderung des Arbeitsalltags und der personellen Planung. Arbeitgeber haben das Recht, von ihren Mitarbeitern eine individuelle Urlaubsplanung zu verlangen und ihnen dafür bestimmte Fristen vorzugeben. Neben betrieblichen Anforderungen spielt hier auch eine Rolle, dass Unternehmen laut Bundesurlaubsgesetz verpflichtet sind, die Urlaubswünsche von Arbeitnehmern ausreichend zu berücksichtigen. Ohne systematische Urlaubsplanung könnten sie diese rechtliche Vorgabe nicht erfüllen.

Was ist die beste Zeit für einen Urlaub?

Auf die Frage, wann die beste Zeit für einen Urlaub ist, gibt es keine pauschale Antwort. Mitarbeiter mit Kindern sind bei der Planung ihres Urlaubs auf die Schulferien angewiesen. Auch Ferienregelungen in den Kitas spielen dabei eine Rolle. In der unternehmensinternen Urlaubsplanung genießen sie in diesem Zeiten Vorrang. Arbeitnehmer ohne Kinder können ihre Urlaubszeiten demgegenüber frei gestalten. Bei einem Urlaub außerhalb der Ferientermine – also in der Vor- und Nachsaison – profitieren sie von größerer Flexibilität und oft auch von günstigeren Preisen für eine geplante Reise. Für die individuelle Urlaubsplanung von Arbeitnehmern sind außerdem die sogenannten Brückentage interessant. Brückentage sind Arbeitstage, die zwischen einem Feiertag und einem Wochenende liegen. Der gesetzliche oder persönliche Urlaubsanspruch lässt sich durch das Nutzen von Brückentagen als Urlaubstage zum Teil deutlich verlängern. Allerdings können auch an solchen Tagen nicht alle Arbeitnehmer Urlaub nehmen. Vielmehr muss auch hier ein Abgleich mit betrieblichen Erfordernissen vorgenommen werden. Im Interesse eines guten Arbeitsklimas ist auch wichtig, dass möglichst alle Mitarbeiter im Verlauf eines Kalenderjahres mindestens einmal Urlaub an Brückentagen machen können. Ein systematisch geführter Urlaubsplan sorgt in beiden Dimensionen dafür, dass alle Mitarbeiter für ihren Urlaub individuell passende Termine finden können. 

Wie lange ist ein Urlaub?

Wenn in einem Tarifvertrag oder im individuellen Arbeitsvertrag keine anderen Regelungen zur Anzahl der jährlichen Urlaubstage getroffen werden, erhalten Arbeitnehmer den durch das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) vorgegebenen gesetzlichen Mindesturlaub von 24 Arbeitstagen bei einer Sechs-Tage-Woche oder 20 Arbeitstagen bei einer Fünf-Tage-Woche vor. Diese Grenzen dürfen nicht überschritten werden. Im Schnitt erhalten Arbeitnehmer in Deutschland pro Jahr 27 Tage bezahlten Urlaub, in vielen Unternehmen sind heute 30 Tage Urlaub Standard.

Der Gesetzgeber sieht vor, dass Unternehmen bei ihrer internen Urlaubsplanung möglichst den Urlaubswünschen ihrer Mitarbeiter folgen. Einen individuellen Urlaubswunsch ablehnen können Arbeitgeber jedoch aufgrund betrieblicher Erfordernisse – beispielsweise bei einem Großauftrag, im Weihnachtsgeschäft oder weil die Urlaubswünsche von Arbeitnehmern mit Kindern durch die Ferientermine Vorrang haben. Die bereits bewilligten und in den Urlaubsplan eingetragenen Urlaubstage dürfen jedoch nur bei dringenden betrieblichen Anforderungen zurückgenommen und verschoben werden. In einem solchen Fall hat der Arbeitnehmer zudem alle Kosten zu tragen, die dem betroffenen Mitarbeiter hierdurch entstehen.

Über die Urlaubsdauer müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben eine möglichst einvernehmliche Entscheidung treffen. Laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) muss der Jahresurlaub zusammenhängend gewährt werden, um zu gewährleisten, dass die arbeitsfreien Tage einen Erholungseffekt bewirken. Das deutsche Arbeitsrecht sieht vor, dass Arbeitnehmer mindestens zwei zusammenhängende Urlaubswochen beanspruchen können.

Regulär verfällt der Jahresurlaub am 31. Dezember des laufenden Kalenderjahres. Aufgrund arbeits- oder tarifvertraglicher Vereinbarungen ist es jedoch in der Regel möglich, Resturlaub in das darauffolgende Jahr zu übertragen. Die Auszahlung von Urlaubstagen kommt nur dann in Frage, wenn noch vorhandener Jahresurlaub aufgrund des Ausscheidens des Arbeitnehmers aus der Firma nicht mehr genommen werden kann.

Wie lange sollte ein Urlaub sein?

An der optimalen Länge für einen Urlaub scheiden sich die Geister. Die meisten Arbeitspsychologen und andere Experten sind der Meinung, dass für nachhaltige Erholung mindestens zwei, besser jedoch drei Urlaubswochen nötig sind. Diesen Zeitraum braucht der Körper, um sich zu regenerieren und Stresshormone abzubauen. Verschiedene Studien weisen jedoch nach, dass ein langes Wochenende oder Kurztrips einen vergleichbaren Erholungseffekt bewirken können. Entscheidend ist demnach nicht die Länge des Urlaubs, sondern das persönliche Erleben dieser Zeit. Sinnvoll ist vor diesem Hintergrund, den eigenen Urlaub so zu planen, dass neben einer längeren Auszeit mehrere kürzere Erholungspausen möglich sind.

Wie kann ich meinen Urlaub am besten planen?

Die Urlaubswünsche der Mitarbeiter sind zunächst unverbindliche Urlaubsanträge – das letzte Wort über die Bewilligung liegt beim Arbeitgeber, der dabei allerdings die gesetzlichen Vorgaben des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) erfüllen muss. Einschränkend wirken sich hier soziale Gesichtspunkte – beispielsweise der Urlaubsvorrang von Arbeitnehmern mit Kindern in den Schulferien oder zeitliche Einschränkungen für den Urlaub des Ehepartners – sowie betriebliche Erfordernisse aus. Am besten ist es, die Anträge für die gewünschten Urlaubstermine frühzeitig zu stellen und sich dabei auch mit Teamkollegen abzustimmen. Viele Konflikte rund um den Urlaub können damit von vornherein vermieden werden. 

Grundsätzlich hat der Arbeitgeber außerdem das Recht, für alle Mitarbeiter verbindliche Betriebsferien vorzugeben. Sie dürfen pro Jahr bis zu 60 Prozent des Urlaubsanspruchs eines Arbeitnehmers abdecken.

Warum sollte ich einen Urlaubsplan erstellen?

Arbeitgeber sollten unabhängig von der Unternehmensgröße grundsätzlich einen Urlaubsplan erstellen, um jederzeit einen systematischen Überblick über den Urlaub und andere Abwesenheitszeiten ihrer Mitarbeiter zu haben. Durch einen Urlaubsplan ist es möglich, die individuellen Urlaubsplanungen der Arbeitnehmer in Einklang mit den betrieblichen Erfordernissen und den Urlaubswünschen anderer Mitarbeiter zu bringen. Für eine effiziente Arbeitsorganisation, Urlaubsverwaltung und Personalplanung ist eine solche Urlaubsübersicht in der Regel unverzichtbar.

Auch Arbeitnehmer sollten ihren Urlaub für ein Kalenderjahr am besten frühzeitig und systematisch planen. Auf diese Weise sichern sie ab, dass sie tatsächlich zu für sie passenden Terminen Urlaub nehmen können und es im Team oder mit dem Vorgesetzen keine Auseinandersetzungen zur Urlaubsplanung gibt. Die meisten Firmen fordern ihre Mitarbeiter bereits zum Jahresanfang dazu auf, eine persönliche Urlaubsplanung zu erstellen, die dann die Grundlage für die Urlaubsplanung des Unternehmens bildet.

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