Kompetenzmatrix

Die wichtigsten Begriffe im Zeitmanagement

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Kompetente Mitarbeiter sind das wichtigste Kapital eines Unternehmens. Eine Kompetenzmatrix ermöglicht die Qualifikationen, Fähigkeiten, Fertigkeiten und Kompetenzen aller Mitarbeiter in systematischer Art und Weise zu erfassen. Kompetenzmatrizen unterstützen eine effiziente Personaleinsatzplanung ebenso wie eine strategisch ausgerichtete Personalentwicklung. Gleichzeitig sind sie ein relevantes Instrument zur Erfolgsmessung von Weiterbildungsmaßnahmen. Die individuellen Mitarbeiter profitieren von höherer Transparenz über ihren aktuellen Kompetenzstatus und mögliche Entwicklungsziele.

Warum Kompetenzmatrix?

Eine Kompetenzmatrix (auch: Qualifikationsmatrix, Skillmatrix oder Wissensmatrix) liefert einen systematischen Überblick über die formalen Qualifikationen, Fähigkeiten, Fertigkeiten und Fachkenntnisse, sowie die Kompetenzen der Mitarbeiter im gesamten Unternehmen. In der Praxis unterstützt eine Kompetenzmatrix vor allem die operative und strategische Planung der Unternehmensleitung, der Personalabteilung und von Projektverantwortlichen. Mit der Nutzung von Kompetenzmatrizen sind die folgenden Vorteile verbunden: 

  • Eine Kompetenzmatrix ermöglicht, kritische Aufgaben und Unternehmensanforderungen schnell und sicher zu erkennen. Beispielsweise zeigt sie auf, dass in einer Organisation nur wenige Mitarbeiter über die für die Erfüllung bestimmter Aufgaben erforderlichen Kompetenzen verfügen, so dass auf unterschiedlichen Kompetenzstufen eine zielgerichtete Planung von Qualifikations- und Trainingsmaßnahmen möglich ist.
  • Sie trägt zur einer effizienten Personaleinsatzplanung bei, indem sie sicherstellt, dass beim Ausfall einzelner Mitarbeiter oder in Spitzenzeiten schnell interner Ersatz mit den passenden Kompetenzen und Qualifikationen gefunden werden kann. Hierdurch lassen sich unter anderem Rückgriffe auf externe Personalressourcen wie beispielsweise Zeitarbeitnehmer und die damit verbundenen Kosten reduzieren.
  • Eine kontinuierlich gepflegte Kompetenzmatrix gibt Aufschluss über die kompetenzbezogene Performance von individuellen Mitarbeitern und Teams. Faktoren wie persönliche Entwicklung und Produktivitätsgewinne durch den Aufbau neuer Kompetenzen werden durch die Matrizen transparent. Für das Mitarbeitergespräch liefert sie wesentlichen Input im Hinblick auf die Stärken und Schwächen der individuellen Mitarbeiter.
  • Eine Qualifikationsmatrix ist daher ein hervorragendes Instrument, um die Wirksamkeit von Weiterbildungsmaßnahmen zu testen. Gleichzeitig weist sie aus, welche Qualifikationen und Kompetenzen innerhalb der Organisation fehlen oder nicht in ausreichendem Maß vorhanden sind.
  • Das Unternehmen ist besser in der Lage, Mitarbeiter zu erkennen, die flexibel einsetzbar sind, für komplexere Rollen in Frage kommen und durch ihre Kompetenzen einen besonders wertvollen Beitrag zum Erreichen der Unternehmensziele leisten.
  • Mitarbeiter erhalten durch die Matrizen einen vertieften Einblick in ihre aktuellen Kompetenzprofile und sind hierdurch im Dialog mit ihren Vorgesetzten besser in der Lage, ihre Performance auf der aktuellen Position zu steigern und eine kompetenzbasierte Karriereplanung zu betreiben. Die Matrizen tragen so auch zur Etablierung einer produktiven Lernkultur im Unternehmen bei.
  • Bei Neubesetzungen von Stellen unterstützt eine Kompetenzmatrix eine zielgerichtete Mitarbeitersuche.

Kompetenzmatrizen ermöglichen einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen. Unter anderem können sie durch den Ausweis und die Sicherstellung der für die Unternehmenstätigkeit relevanten Kompetenzen wesentliche Anforderungen der Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001 erfüllen.

Was versteht man unter der Qualifikation eines Mitarbeiters?

Qualifikationen und Kompetenzen sind keine identischen Begriffe. Die Unterschiede zwischen ihnen sollten auch bei der Erstellung von Kompetenzmatrizen berücksichtigt werden. Zu unterscheiden ist hier zwischen fachlichen Qualifikationen, den sogenannten Hard Skills, den Fähigkeiten und Fertigkeiten eines Mitarbeiters sowie seinen Kompetenzen.

  • Qualifikationen (Hard Skills) beschreiben den formalen beruflichen Ausbildungsweg, den ein Mitarbeiter absolviert hat und den jeweils erreichten Berufsabschluss, der ihn für die Ausübung einer bestimmten Tätigkeit im Unternehmen qualifiziert. Die geringste formale Qualifikation bezieht sich auf ungelernte oder angelernte Arbeitskräfte. Weitere Qualifikationen lassen sich in allgemeiner Form in den Abschluss einer dualen oder schulischen Berufsausbildung, Fach- und Hochschulausbildungen sowie verschiedene Qualifizierungsmaßnahmen unterteilen, die mit einem zertifizierten Abschluss enden.
  • Fähigkeiten sind praktische und geistige Anlagen, aus denen wiederum konkrete Fertigkeiten resultieren. Um im Unternehmen eine bestimmte Rolle auszufüllen, sind neben formalen Qualifikationen auch konkrete Fähigkeiten in einem der jeweiligen Tätigkeit angemessenen Komplexitätsgrad nötig. Unterschieden werden muss hier zwischen fachlichen und sozialen Fähigkeiten. Die fachlichen Fähigkeiten einer Person beschreiben das Ausmaß, in dem sie über aktuelles und anwendungsbereites Fachwissen verfügt. Sie sind messbar und ergeben sich sowohl aus den formalen Qualifikationen als auch aus der Berufserfahrung eines Mitarbeiters. Von kontinuierlich wachsender Bedeutung sind heute jedoch auch die sozialen Fähigkeiten von Arbeitnehmern. Sie haben keinen direkten fachlichen Bezug und sind nicht in einem bestimmten Berufsfeld verwurzelt. In diesen Bereich fallen beispielsweise Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, die Fähigkeit zu effektivem Zeitmanagement oder die Fähigkeit, sich selbst und gegebenenfalls auch andere zu organisieren.
  • Kompetenzen sind dagegen Kenntnisse und Verhaltensweisen, die ein Mensch im Laufe seines Lebens erwirbt und die ihn befähigen, in seiner Berufstätigkeit Erfolg zu haben. Zu den individuellen Kompetenzen eines Mitarbeiters gehören dessen Wissensbestände, seine Methodenkompetenz und seine Potenziale. In Kompetenzen fließen Wissen, Können und persönliche Erfahrungen ein. Gleichzeitig stehen sie dafür, wie Menschen in einer bestimmten Position durch ihr Verhalten die gewünschten Ergebnisse erzielen. Auch hier ist zwischen verschiedenen Kompetenzarten zu unterscheiden: Mitarbeiter verfügen über persönliche, fachliche und soziale Kompetenzen. Für ihren Einsatz im Unternehmen, aber auch für Performancebewertungen spielen die sogenannten Kernkompetenzen eine wesentliche Rolle – dabei handelt es sich um Kompetenzen, durch die sich die individuellen Mitarbeiter von anderen Beschäftigten mit identischen Qualifikationen und Fähigkeiten unterscheiden.

Wie sieht eine Kompetenzmatrix aus?

Eine Kompetenzmatrix stellt die Kompetenzen für einzelne Mitarbeiter oder ein Team tabellarisch dar. Die jeweiligen Kompetenzen lassen sich zusätzlich verschiedene Kompetenzbereiche – beispielsweise  „fachlich“, „persönlich“ sowie „Methodenkompetenz“ – unterteilen, die außerdem verschiedenen Tätigkeitsbereichen zugeordnet werden.

Für jeden Mitarbeiter und jede Arbeitstätigkeit werden in einer solchen Matrix die Ist-Kompetenz und die Soll-Kompetenz – also der zu erreichende Zielwert der Kompetenzerreichung und Kompetenzausübung – festgehalten. Wenn sich hier Diskrepanzen zeigen, ist seitens des Unternehmens gegebenenfalls Handlungsbedarf gegeben. Je nach ihrem Umfang können Kompetenzlücken durch eine vertiefte Einarbeitung, interne Trainings, Coachings oder externe Personalentwicklungsmaßnahmen ausgeglichen werden.

Wie wird die Kompetenzmatrix aufgebaut?

Der Aufbau einer Kompetenzmatrix geht in insgesamt fünf Schritten vor sich: 

  1. Identifikation der erforderlichen Kompetenzen für eine Stelle
  2. Verbindliche Definition und Objektivierung dieser Kompetenzen, um ein einheitliches Verständnis darüber zu entwickeln
  3. Festlegung von Soll-Werten
  4. Ist-Analyse der aktuellen Kompetenzausprägung des Stelleninhabers und Soll-Ist-Vergleich
  5. Ableitung individueller Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung.

Wie kann man die Kompetenzmatrix erstellen?

Der einfachste Weg, um eine Kompetenzmatrix zu erstellen, besteht in der Anlage einer Excel-Tabelle, in der die Bewertung und der Abgleich der stellenbezogenen Kompetenzen möglichst kontinuierlich vorgenommen wird. Entsprechende Excel-Vorlagen für Kompetenzmatrizen finden sich bei verschiedenen Anbietern im Internet und stehen dort oft für einen kostenlosen Download zur Verfügung. Allerdings stoßen Excel-Tabellen als Grundlage für Kompetenzmatrizen bei wachsenden Mitarbeiterzahlen schnell an ihre Grenzen. Eine leistungsstarke Alternative hierzu ist eine Kompetenzmanagement-Software. Entsprechende Module sind heute in vielen Programmen wie z.B. zistemo standardmäßig enthalten. Sie sind skalierbar, bieten umfassende Analysemöglichkeiten und schaffen wichtige Grundlagen für die Digitalisierung der Personaleinsatzplanung und einer systematischen Personalentwicklung.

Was ist eine Skillmatrix?

Unternehmen, die die Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen in systematischer Form erfassen wollen, müssen eine Entscheidung darüber treffen, ob sie sich dabei auf die Skills – und hier insbesondere auf die Hard Skills ihrer Mitarbeiter fokussieren wollen – oder ob es ihnen primär um deren Kompetenzen geht.

Eine Skillmatrix wird nach dem gleichen Prinzip wie Kompetenzmatrizen aufgebaut. Im Vordergrund stehen hier jedoch die formalen Qualifikationen sowie die Fähigkeiten und Fertigkeiten, die für bestimmte Funktionen und Jobprofile unverzichtbar sind. Für kleinere Unternehmen sowie für Firmen mit weitgehend voneinander abgegrenzten Aufgaben- und Funktionsbereichen steht unter Umständen das Erstellen einer Skillmatrix im Fokus, um die für eine konkrete Stelle erforderlichen individuellen Eigenschaften dafür in Frage kommender Personen zu erfassen und gegebenenfalls entsprechenden Weiterbildungsbedarf zu identifizieren.

In der digitalen Ära gewinnen Kompetenzen gegenüber klassischen Skills jedoch immer stärker an Bedeutung. Sie lassen sich nicht auf Qualifikationen, Wissen oder Fähigkeiten reduzieren, sondern befähigen Menschen, sich in neuen, offenen und dynamischen Arbeitssituationen selbstständig zu orientieren und Problemlösungen auf der Basis selbstorganisierten Handelns zu finden und praktisch umzusetzen. Hieraus ergeben sich Konsequenzen für die Bewertung von beruflichen Profilen und Talenten. Unter anderem müssen Mitarbeiter in der Lage sein, ihre Kompetenzen einzuschätzen und die Bereitschaft mitbringen, diese weiterzuentwickeln, um in den Unternehmen relevante Flexibilisierungsanforderungen zu erfüllen, in Projektstrukturen zu arbeiten und im Kontext team- und abteilungsübergreifender Arbeitsprozesse zu agieren.

Was ist das Kompetenzmodell?

 In den Arbeits- und Organisationswissenschaften werden vor diesem Hintergrund sogenannte Kompetenzmodelle angewendet. Kompetenzmodelle sind zentrale Instrumente des Kompetenzmanagements im Rahmen der Personalarbeit. Sie erfassen die im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen zusammen und stellen sie den benötigten Kompetenzen gegenüber. Für eine passgenaue und unternehmensspezifische Personalauswahl, aber auch für die Organisation von Projektarbeit oder Vertretungen sind sie eine wesentliche Basis.

Ein Kompetenzmodell fasst die jeweils erforderlichen spezifischen Kompetenzen für einzelne Positionen, Teams, Abteilungen oder Querschnittsaufgaben im Unternehmen zusammen. Neben fachlichen Kompetenzen (fachliche Abschlüsse, Fähigkeiten und Fertigkeiten, Expertenwissen) werden auch Soft Skills wie Methodenkompetenz, die persönliche Entwicklungs- und Veränderungsbereitschaft, Kommunikationsfähigkeit und soziale Kompetenzen in solche Modelle analysiert, um entsprechende Anforderungsprofile zu erstellen.

Einer Kompetenzmatrix liegt idealerweise ein funktions- und unternehmensspezifisches Kompetenzmodell zugrunde – es lässt sich anhand der Anforderungen an bestimmte Positionen und Funktionen, aber auch aus einer Skillmatrix heraus entwickeln.

Das RKW Kompetenzzentrum Baden-Württemberg beschreibt anhand einer regionalen mittelständischen Firma mit 140 Mitarbeitern, wie im Rahmen der Digitalisierung und ERP-Einbindung der Personalarbeit eine unternehmensspezifische Kompetenzmatrix entwickelt wurde: Die Personalabteilung erarbeitete zunächst eine Jobfamilienstruktur, die dazu diente, die im Unternehmen vorhandenen Jobs so zu bündeln, dass daraus handhabbare Stellencluster entwickelt werden konnten. Auf dieser Grundlage wurden auf der Grundlage des EntreComp-Modells – einem Rahmenmodell der Europäischen Kommission für unternehmensbezogene Kompetenzen – die Kompetenzprofile der einzelnen Jobfamilien ermittelt und anschließend mit Hilfe eines Kompetenzatlasses feinjustiert. Die Mitarbeiter wurden in die Entwicklung der Kompetenzmatrix aktiv einbezogen. Beispielsweise können diese in ihren Profilen im hausinternen Skillmanager ihre Profile eigenständig ergänzen, so dass auch individuelle Kompetenzen und Qualitäten sichtbar werden, die vorher nicht im Fokus der Unternehmensleitung, der Personalabteilung und der Vorgesetzten standen. Die Personalverantwortliche des Unternehmens hebt hervor, dass die Erstellung und kontinuierliche Pflege der Kompetenzmatrix Transparenz und Bewusstheit über die Mitarbeiterkompetenzen, deren strategische Weiterentwicklung und eine entsprechend ausgerichtete zukunftsfähige Personalplanung unterstützt.

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