Ressourcenplanung

Die wichtigsten Begriffe im Zeitmanagement

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Für die Realisierung von Projekten ist die Verfügbarkeit aller erforderlichen Ressourcen unabdingbar. Ressourcen sind alle Faktoren, die dazu beitragen, Aufträge zu erfüllen und Projekte erfolgreich durchzuführen. Hierzu gehören Mitarbeiter und der Zeitaufwand für die einzelnen Projektschritte und Tätigkeiten ebenso wie Maschinen, Material, Software oder Daten. Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement sind im Projektmanagement daher wesentliche Arbeitsfelder. Ein Ressourcenplan sorgt dafür, das Projektteams alle erforderlichen Ressourcen im Blick behalten und auf Engpässe flexibel reagieren können.

Was ist Ressourcenplanung?

Die Ressourcenplanung gibt Aufschluss darüber, welche Ressourcen in einem Projekt benötigt werden. Vor allem bei größeren Projekten kann sie sehr komplex sein, aber dafür ist sie hier umso wichtiger. Berücksichtigt werden müssen dabei zahlreiche verschiedene Aspekte von der Personalverfügbarkeit inkl. Urlaube, Feiertage oder sonstige Abwesenheiten bis zu Risiken durch den Ausfall von Mitarbeitern und Maschinen. Auch die Planung und Verteilung von Aufgaben fällt in den Bereich der Ressourcenplanung. Bei mehreren parallel zu bearbeitenden Aufträgen muss die Ressourcenplanung projektübergreifend erfolgen. 

Ressourcenplanung ermöglicht eine exakte Kalkulation der Ressourcenanforderungen eines Projekts. Gleichzeitig muss sie so flexibel gestaltet werden, dass es möglich ist, ohne Engpässe auf Veränderungen der Projektanforderungen oder des Markt- und Wettbewerbsumfelds zu reagieren. Außerdem spielen für eine valide Ressourcenplanung zwei unterschiedliche Perspektiven eine Rolle: In der Dimension der unmittelbaren Projektdurchführung werden alle notwendigen Ressourcen für die Durchführung der Projektaufgaben betrachtet. Ebenso wichtig ist jedoch eine langfristige Perspektive auf das Projektergebnis. Hier geht es um die Qualitätsanforderungen an ein Produkt oder eine durch ein Projektteam erarbeitete Lösung.

Die Planung von Ressourcen ist Bestandteil des Projektmanagements und wird durch den Projektmanager vorgenommen. Sie beinhaltet:

  • Die Planung der Projektaufgaben und der geschätzte Zeitaufwand dafür
  • Die Identifizierung aller erforderlichen Ressourcen
  • Die Zuweisung von Aufgaben an die verfügbaren Personalressourcen entsprechend ihren Fähigkeiten und Kompetenzprofilen
  • Terminplanung und Budgetplanung unter Einhaltung von Fristen und Rentabilitätskriterien.

Die übergreifenden Effekte einer guten Ressourcenplanung bestehen in der Steigerung von Effizienz und Arbeitsproduktivität.

Was ist Kapazitätsplanung?

Kapazitätsplanung ist die Einteilung der verfügbaren Kapazitäten. Dabei kann es sich um Maschinen oder Budgets handeln, in der Praxis bezieht sich die Kapazitätsplanung aber auf die Einteilung und Planung der Arbeitszeit von Mitarbeitern. Ziel dabei ist innerhalb eines Zeitraums, z.B. für die nächsten sechs Wochen, die Arbeitszeit optimal auszulasten und Leerlauf zu vermeiden. Die Herausforderung besteht dabei beim flexiblen Reagieren auf unvorhersehbare Veränderungen in der Planung oder Auftragslage. Hier weiterlesen für mehr Informationen zur Kapazitätsplanung 👉 hier klicken

Was ist ein Ressourcenplan?

Ein Ressourcenplan listet alle in einem Projekt benötigten Ressourcen auf. Im Rahmen der Projektplanung werden diese Ressourcen identifiziert und den einzelnen Projektphasen zugeordnet. Während der Projektdurchführung bildet er die Grundlage für die Verwaltung und den Einsatz von Ressourcen. Ein Ressourcenplan ist eine wichtige Voraussetzung dafür, um die vorhandenen Ressourcen in optimaler Weise auszulasten. Er ermöglicht die termingerechte Bearbeitung von Aufträgen und die Einhaltung des Kostenrahmens für Projekte. Durch einen Ressourcenplan wird ein schneller und reibungsloser Projektablauf unterstützt, da alle Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Aufgaben bearbeiten und ihre Kompetenzen für die Projektdurchführung in optimaler Weise nutzen.

Wie erstelle ich einen Ressourcenplan? 

Die Aufgabe eines Ressourcenplans besteht darin, Informationen darüber zu liefern, welche Ressourcen zu einem bestimmten Zeitpunkt der Projektdurchführung nötig und verfügbar sind. Dabei ist die Ressourcenauslastung aller im Unternehmen aktiven Projektteams zu berücksichtigen und zu überwachen. Unternehmen können auf dieser Grundlage unter anderem schnell entscheiden, ob sie über die Kapazitäten verfügen, um zusätzliche Aufträge anzunehmen oder dafür zusätzliche Ressourcen schaffen müssen.

Um diese Aufgabe zu erfüllen, muss ein Ressourcenplan übersichtlich aufgebaut sein, sämtliche erforderlichen Ressourcen im Blick behalten und aussagekräftige Kennzahlen liefern. Vor allem kleinere Firmen nehmen ihre Ressourcenplanung oft mit Excel-Tabellen vor. Häufig wird im Projektmanagement dafür ein Gantt-Diagramm verwendet, das die Abfolge von Aufgaben und die dafür erforderlichen Ressourcen auf einer Zeitachse visualisiert. Gantt-Charts in zistemo ermöglichen einen schnellen Überblick auf alle Aktivitäten im Projekt und ihren aktuellen Status.

Eine Ressourcenplanung auf Excel-Basis bei komplexeren Projektstrukturen oder bei der Verwaltung mehrerer Projekte schnell an ihre Grenzen. Auch für kleine und mittlere Unternehmen bietet sich in diesem Fall eine Softwarelösung wie zistemo an, die nicht nur die Ressourcenplanung, sondern die gesamte Projektverwaltung digitalisiert. Gleichzeitig ist die Ressourcenplanung-Software mit anderen Systemen verbunden oder Bestandteil des ERP-Systems des Unternehmens, so dass ein projektübergreifendes Ressourcenmanagement erfolgen kann.

Welche Ressourcen gibt es in einem Projekt?

 In einem Projekt sind die folgenden Ressourcenarten von Bedeutung: 

Personalressourcen

Personalressourcen beschreiben die erforderliche Anzahl und die Verfügbarkeit von Mitarbeitern für das Projektteam. Im Rahmen der Ressourcenplanung muss auch ihre Kostenrelevanz erfasst und bewertet werden. Hierbei ist zwischen den im Unternehmen vorhandenen Personalressourcen und externen Ressourcen zu unterscheiden.

Anlagen- und Sachressourcen

Anlagen- und Sachressourcen sind alle Ressourcen, die für die Projektdurchführung benötigt werden. In diesen Bereich fallen beispielsweise Maschinen und Anlagen, Material, Rohstoffe und Materialien, räumliche Ressourcen oder Softwarelizenzen. Mindestens ein Teil dieser Ressourcen ist im Unternehmen bereits vorhanden. Die Ressourcenplanung hat unter anderem die Aufgabe, Prioritäten im Hinblick auf den Zugriff auf diese Ressourcen zu definieren.

Investitionen

Investitionen tragen dazu bei, die Ressourcenbasis für ein Projekt zu schaffen. Hierbei ist zwischen Investitionen für die Durchführung des Projekts und Investitionen in den Lebenszyklus und somit in die Qualität des Projektergebnisses zu unterscheiden. Bei direkten Projektinvestitionen kann es sich beispielsweise um die Anschaffung von Maschinen, Anlagen oder Computersystemen handeln, die ausschließlich für die Durchführung des jeweiligen Projekts benötigt werden. Die Kosten dafür werden aus dem Projektbudget oder durch die Linienorganisation des Unternehmens bezahlt, das den Auftrag ausführt. Lebenszyklus-Investitionen betreffen dagegen die durch das Projektteam zu erstellende Lösung. Sie müssen durch den Auftraggeber getragen werden.

Was sind Personalressourcen?

Personalressourcen sind die wichtigsten und erfolgsentscheidenden Ressourcen in Projekten, da sie die für die Projektdurchführung nötige Arbeit leisten. Dabei kann es sich um intern vorhandene Mitarbeiter, externes Personal oder am Projekt beteiligte Fremdfirmen handeln. Personalressourcen koppeln die Anzahl der benötigten Mitarbeiter mit kognitiven Ressourcen: Jeder Projektleiter ist dafür verantwortlich, ein multidisziplinäres Projektteam zusammenzustellen, das über alle Informationen, Kompetenzen, Erfahrungen und folglich über das Know-how verfügt, die für die Projektdurchführung nötig sind. Für die Planung der Personalressourcen in einem Projekt sind selbstverständlich auch die Anzahl der verfügbaren Mitarbeiter sowie ihre Arbeitskapazitäten von Bedeutung. Berücksichtigt werden müssen in diesem Kontext auch Urlaubs-, Krankheits- und andere Ausfallzeiten, die großen Einfluss auf die Projektdurchführung nehmen können. Eine optimale Personalplanung in Projekten wird durch eine lückenlose Zeiterfassung erheblich unterstützt.

Was sind Kapazitätsressourcen? 

Kapazitätsdaten beschreiben die verfügbaren Ressourcen sowie den Ressourcenbedarf für ein Projekt in aus quantitativer und qualitativer Perspektive. Die verfügbaren Kapazitäten können auf der Basis dieser Daten einzelnen Projekten zugewiesen werden. Zwar werden in die Kapazitätsplanung alle relevanten Projektressourcen einbezogen, jedoch steht die Kapazität der Mitarbeiter dabei stark im Fokus.

Kapazitätsressourcen lassen sich für das Gesamtprojekt, für einzelne Mitarbeiter, Projektteams oder bestimmte Aufgabenbereiche definieren. Ein Mitarbeiter kann dabei nicht nur eine, sondern mehrere Kapazitäten repräsentieren. Beispielsweise sind bei der Planung von Kapazitätsressourcen der Mitarbeiter verschiedene Aspekte zu berücksichtigen, da nicht 100 Prozent der Arbeitskapazität einer Person in die Erfüllung von Projektaufgaben fließen. Beispielsweise dienen zehn bis 20 Prozent der tatsächlichen Arbeitszeit eines Mitarbeiters der Erledigung von administrativen oder organisatorischen Aufgaben. Diese Kapazität – die sogenannte Grundlast – ist nicht für das Projekt verfügbar, was Projektmanager einplanen müssen.

Was ist eine Ressourcenbeschreibung?

Eine Ressourcenbeschreibung dient dazu, alle quantitativen und qualitativen Anforderungen an eine Ressource zu erfassen. Hierzu gehören die Verfügbarkeit und die Eigenschaften der jeweiligen Ressource sowie der Zeitpunkt, zu dem sie im Projektverlauf benötigt wird. Die Ressourcenbeschreibung ist ein zentraler Bestandteil der Ressourcenplanung, da sie die Grundlage für die Beschaffung und Verwaltung von Ressourcen bildet.

Wie ist der Ablauf eines Projekts?

Der Ablauf eines Projektes unterteilt sich in fünf Phasen:

  1. Initialisierung:Definition des größeren Projektrahmens
  2. Projektplanung: Konkrete Definition der Projektziele und relevanter Teilziele, Erstellung des Projektplans und der Ressourcenplanung
  3. Projektdurchführung: Verteilung von Aufgaben und Ressourcen, Definition von Workflows, Realisierung der Projektaufgaben
  4. Projektüberwachung und Projektcontrolling: Fortlaufende Überwachung der Erfüllung der Projektziele anhand von Key Performance Indicators (KPIs) unter Berücksichtigung der zeitlichen Planung, des Budgets und aller erforderlichen Ressourcen
  5. Projektabschluss und Bewertung des Projekterfolgs. 

Wie heißt die erste Phase im Projektmanagement? 

Die erste Phase im Projektmanagement ist die Initialisierung. In dieser Phase wird der größere Rahmen eines Projekts definiert. Das Projekt wird zunächst in groben Zügen definiert. Viele Projektteams starten die Initiierung von Projekten mit einer Machbarkeitsstudie oder einem Kick-off-Meeting, um alle Projektbeteiligten miteinander in Kontakt zu bringen. 

Relevante Aufgaben in der Initialisierungsphase sind:

  • Festlegung von Projektbeteiligten und Projektsponsoren
  • Allgemeine Definition des Projektgegenstands und des Projektziels
  • Erste Recherchen zur Projektdurchführung
  • Kosten-, Nutzen- und Risikoanalyse des Gesamtprojekts
  • Erstellung einer Projektcharta oder eines Business Case, die die Ergebnisse der Projektinitialisierung in gestraffter Form zusammenfassen.

Zusammenfassung

Ressourcenplanung beschäftigt sich mit der Einplanung der vorhandenen Ressourcen in einem Unternehmen. Dadurch können einerseits Bedarfe erkannt werden, wenn z.B. neue Ressourcen benötigt werden und andererseits werden Engpässe vermieden. Die Ressourcenplanung ist essenziell für ein professionelles Projektmanagement und eine gute Unternehmensführung. Viele kleine und mitterständische Betriebe verwenden für ihre Ressourcenplanung Excel, was aber schnell an seine Grenzen stößt. Eine professionelle und moderne Softwarelösung wie zistemo erleichtert nicht nur die Ressourcenplanung sondern steigert gleichzeitig auch Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter.

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