Stundensatz

Die wichtigsten Begriffe im Zeitmanagement

Zurück zur Übersicht

Der Stundensatz oder Stundenverrechnungssatz ist der Betrag, den Selbstständige, Freiberufler und Dienstleistungsunternehmen ihren Kunden in Rechnung stehen. Ebenso ist er ein wichtiger Faktor in der internen Kostenrechnung von Unternehmen. Mit dem Stundensatz rechnen Unternehmer ihre Einnahmen aus. Daher müssen alle Ausgaben sowie die angestrebten Gewinne in die Berechnung einbezogen werden.

Was bedeutet Stundensatz?

Der Stundensatz ist der Betrag, den Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen einem Kunden für die während einer Stunde in Rechnung stellen. Personal- und Betriebskosten sind in die Stundensätze inkludiert. Die Materialkosten sind in den Stundenverrechnungssätzen dagegen nicht enthalten, sondern werden auf der Rechnung für den Kunden als gesonderter Posten ausgewiesen. Ebenso werden i.d.R. auch Fahrtkosten und Fahrtzeiten separat ausgewiesen. Als Berechnungsgrundlage kann dazu die Kilometerpauschale herangezogen werden.

In der Regel wird die Stundensatzkalkulation als die Kosten- und damit die Preisberechnung für eine Arbeitsstunde angesehen. Aus der betriebswirtschaftlichen Perspektive ist er jedoch eine deutlich weiter gefasste Angabe für Kalkulation und Kostenrechnung. Stundensätze können für Personen – also die Mitarbeiter eines Unternehmens – aber auch für Maschinen, Anlagen, Arbeitssysteme als Kombinationen von Maschinen und Personen, Räumlichkeiten und technische Geräte berechnet werden. In der Kostenrechnung von Unternehmen weist der Stundensatz aus, welche Kosten entstehen, wenn die jeweilige Ressource eine Stunde lang genutzt wird.

 Aus der betriebswirtschaftlichen Perspektive ist der Stundensatz eine wichtige Angabe für Kalkulation und Kostenrechnung. Er kann für Personen – also die Mitarbeiter eines Unternehmen – aber auch für Maschinen, Anlagen, Arbeitssysteme als Kombinationen von Maschinen und Personen, Räumlichkeiten, Fahrzeuge und technische Geräte berechnet werden. In der Kostenrechnung von Unternehmen weist der Stundensatz aus, welche Kosten entstehen, wenn die jeweilige Ressource eine Stunde lang genutzt wird. Bei der Erstellung von Angeboten für einen Kunden oder für Bewertungen der Wirtschaftlichkeit auf der Basis von Stundensätzen sind die Kosten aller für die Leistungserbringung erforderlichen Ressourcen in die Berechnung einzubeziehen.

Wie berechnet man den Stundensatz?

Die Berechnung von Stundensätzen ist für Unternehmen ebenso wie für Freiberufler und Selbstständige unverzichtbar. Hierbei geht es nicht nur um die Angebotserstellung, sondern um eine umfassende Kostenplanung für das Unternehmen. Auf der Grundlage des Stundensatzes kann ein Unternehmer seine Einnahmen in Relation zu allen Ausgaben berechnen. Dabei wird der Stundensatz in einem marktfähigen Umfang an die Ausgaben angepasst und deckt vor allem die Selbstkosten. In die Berechnung des Stundensatzes fließen die Auftragslage, die Fixkosten (Personal- und Betriebskosten) sowie Steuern und Abgaben ein, aus denen sich der notwendige Stundensatz ergibt, der erforderlich ist, um eine kostendeckende Leistungserbringung abzusichern. In der Regel wird auf diesen notwendigen Stundensatz zusätzlich ein Gewinnaufschlag erhoben, der unternehmens- und branchenabhängig zwischen zwei und zehn Prozent des notwendigen Stundensatzes betragen kann.

Die allgemeine Formel für die Berechnung von Stundensätzen lautet:

Stundensatz = Summe der Gesamtkosten für eine Ressource pro Jahr / Anzahl der Produktivstunden pro Jahr, die durch diese Ressource geleistet werden.

Produktivstunden sind alle Arbeitsstunden, in denen für das Unternehmen eine finanziell relevante Leistung generiert wird.

Was ist im Stundensatz enthalten?

In die Berechnung des Stundensatzes fließen sämtliche Kosten für eine Ressource ein. Um einen sinnvollen und marktfähigen Stundensatz zu ermitteln, dürfen dabei keine Kosten ausgeklammert werden. Anhand der Stundensätze für sämtlichen zur Leistungserbringung erforderlichen Ressourcen könnten außerdem die Gesamtkosten eines Unternehmens berechnet werden.

Relevante Kosten für die Berechnung des Stundensatzes sind:

  • Personalkosten: Lohnkosten brutto, Sonderzahlungen, Boni, Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungsbeiträgen, Umlagen wie Krankheitsaufwendungen oder Mutterschaftsgeld, weitere personalbezogene Kosten (Schulungen, Coachings, betriebliche Sozialleistungen, Gesundheitsmanagement).
  • Kosten für technische Ausstattungen und Räumlichkeiten
  • Kosten für Betriebsstoffe: Zwar werden Materialkosten nicht im Stundensatz ausgewiesen, jedoch fließen Betriebs- und Verbrauchsstoffe von Ressourcen wie beispielsweise Papier- und Tonerkosten für Drucker und Kopiergeräte in die Stundensätze der jeweiligen Ressourcen ein.
  • Energiekosten
  • Steuern und Abgaben
  • Preiserhöhungen
  • Risiken
  • Unproduktive Zeit
  • Marketing und Werbung
  • Gewinne
  • Rücklagen und Vorsorgeaufwendungen. 

Bei der Berechnung des Stundensatzes sind auch unregelmäßig auftretende Kosten zu berücksichtigen. Selbstständige und Freiberufler sollten sich außerdem grundsätzlich an den marktüblichen Stundensätzen für ihr Geschäftsfeld orientieren. Ein zu geringer Stundensatz kann potenzielle Kunden auch verprellen, da sie dann möglicherweise ein qualitativ minderwertiges Leistungsangebot vermuten. Außerdem sollte dauerhafte Selbstausbeutung durch zu niedrige Stundensätze vermieden werden.

Einfluss auf die Höhe des Stundensatzes haben neben der jeweiligen Branche außerdem Standortfaktoren. In Großstädten und Boom-Regionen liegen die Stundensätze zum Teil deutlich höher als in anderen Standorten mit begrenzterer Nachfrage und Wirtschaftsleistung.

Was wird auf den Stundensatz aufgeschlagen?

Auf den Stundensatz müssen außerdem die Gemeinkosten aufgeschlagen werden. Dabei handelt es sich um Kosten, die keiner spezifischen Ressource zugeordnet werden können. Unter die Gemeinkosten fallen beispielsweise Steuern, Abgaben und Gebühren, Kosten für Fremdkapital, Energiekosten und Beratungskosten. Sie werden in Form eines Gemeinkostenzuschlags zu den Einzelkosten pro Ressource hinzuaddiert. Der Gemeinkostenzuschlag wird berechnet, indem der Gesamtbetrag der Gemein- oder Overhead-Kosten durch die Anzahl der Ressourcen geteilt wird, für die ein Stundensatz berechnet wird. 

Was kostet ein Mitarbeiter pro Stunde?

Um die Kosten des Unternehmens oder eines Projektes vollständig zu erfassen, sind auch die Kosten, die pro Stunde für einen Mitarbeiter anfallen, von Bedeutung. Hierfür kann ein interner Stundensatz berechnet werden.

Die jährlichen Vollkosten für einen Mitarbeiter (Bruttolohn, Sonderzahlungen, Lohnnebenkosten, Sozialabgaben, sonstige Nebenkosten) werden zur Berechnung des internen Stundensatzes durch seine effektiven Arbeitsstunden dividiert. Ein Mitarbeiter, der jährliche Vollkosten in Höhe von 83.000 Euro verursacht und in diesem Zeitraum 1.272 effektive Arbeitsstunden leistet, würde zu einem internen Stundensatz von 65 Euro beschäftigt. Die effektiven Arbeitsstunden werden ermittelt, indem von den vertraglich vereinbarten Soll-Arbeitsstunden Abwesenheitszeiten durch Urlaub und Krankheit und gegebenenfalls weitere Ausfallstunden abgezogen werden. Außerdem wird dabei ein Anteil von 25 Prozent unproduktiver Arbeitszeit an den insgesamt geleisteten Arbeitsstunden berücksichtigt, um einen realistischen internen Stundensatz zu erhalten. Der interne Stundensatz ist kein exakter Wert, bietet aber Orientierung, um die durch Mitarbeiter verursachten Kosten in Relation zu den Erträgen des Unternehmens (Umsatz und Gewinne) zu bewerten.

Ist Stundensatz brutto oder netto?

Der Stundensatz kann brutto oder netto ausgewiesen werden. Für Geschäftskunden wird in Angeboten und auf der Rechnung in der Regel ein Netto-Stundensatz ausgewiesen, da die Umsatzsteuer für diese Kunden lediglich ein durchlaufender Posten ist. Für Privatkunden ist dagegen der Brutto-Stundensatz von Interesse, da sie keine Möglichkeit haben, Umsatz- oder Mehrwertsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen. Der Stundenlohn von Arbeitnehmern wird immer brutto angegeben und berechnet. 

Wieviel ist der Stundensatz?

Die Produktivstunden und die für ihre Erbringung erforderlichen Kosten sind die ausschlaggebenden Größen für die Berechnung des Stundensatzes. Allerdings sind müssen hier auch unproduktive Zeiten in die Berechnung einbezogen werden. Als ein Beispiel für einen Freiberufler: Es macht wenig Sinn, den Stundensatz auf der Basis von 365 Arbeitstagen pro Jahr und acht Stunden produktiver Zeit pro Jahr zu kalkulieren. Von der Gesamtzahl der Arbeitstage müssen ausgehend von einer Fünf-Tage-Woche zunächst die Wochenenden (durchschnittlich 104 Tage jährlich) und Feiertage (durchschnittlich 13 Tage jährlich) abgezogen werden. Hinzu kommen mindestens 20 Urlaubstage sowie zehn kalkulierte Krankheitstage – auf der Grundlage dieser Berechnung bleiben 218 Arbeitstage pro Jahr und 18,17 Arbeitstage pro Monat übrig. Wenn der fiktive Freiberufler pro Monat ein Bruttogehalt von 2.000 Euro erzielen möchte, könnte er – ohne Einbezug seiner Ausgaben einen Stundensatz von 13,67 Euro veranschlagen. Überleben könnte er damit nicht, da seine fixen Kosten – Personalkosten, Betriebskosten, Steuern und Abgaben – diese Einnahmen sehr wahrscheinlich deutlich übersteigen würden. In die Kalkulation des Stundensatzes müssen außerdem unproduktive Zeiten sowie Auftragsflauten und saisonale Schwankungen einbezogen werden. Zudem sind unproduktive Zeiten keine Stunden, in denen nicht gearbeitet wird, sondern Zeit, in der keine Einnahmen erwirtschaftet werden. In diesen Bereich fallen beispielsweise Marketing und Akquise sowie die Vor- und Nachbereitung eines Auftrags, die beispielsweise bei Beratern ins Gewicht fällt und sich auf mehrere Tage belaufen kann.

Wenn im Stundensatz des fiktiven Freiberuflers 1.000 Euro Betriebskosten und 356,50 Euro Versicherungen enthalten wären und er mit Ausgaben von 3.356 Euro kalkulieren würde, käme er ohne Angestellte auf einen Stundensatz von 34,60 Euro. Ein Gewinn lässt sich mit solchen Stundensätzen nicht erzielen.

Grundsätzlich sollte der Stundensatz so bemessen sein, dass Kostendeckung und ein Gewinn erzielt wird. In seine Kalkulation sind bei Selbstständigen und Freiberuflern außerdem Kosten für Vorsorgeausgaben, aber auch für ihr unternehmerisches Risiko einbezogen werden. Orientierung bei der Festlegung ihrer Stundensätze können – neben allen relevanten Ausgaben und Kosten – beispielsweise markt- und branchenübliche Sätze geben. Existenzgründer sollten auch in der Startphase ihr eigenes Gehalt nicht zu knapp berechnen, das bei Angestellten in Deutschland im Übrigen nicht bei 2.000 Euro, sondern bei 3.975 Euro brutto liegt. Hilfestellung für Freelancer beim Stundensatz berechnen geben auch Stundensatzrechner im Internet, die sich Aufschluss über marktübliche Stundensätze für bestimmte Branchen und berufliche Profile geben.

Rabatte auf den Stundensatz können sinnvoll sein, wenn es sich um große Aufträge oder längerfristige Projekte bei einem Kunden handelt. Selbstständige und Freelander gewinnen hierdurch für einen längeren Zeitraum Planungssicherheit und produktive Zeit, da sie den Zeitaufwand für Akquise reduzieren können. Oft wirken sich solche Projekte auch als positive Referenzen auf die Reputation des Freiberuflers oder Unternehmens aus. 

Wieviel Stunden sind in einem Stundensatz enthalten?

Der Stundensatz bezieht sich grundsätzlich auf eine einzelne Arbeitsstunde. Für einen Kundenauftrag addieren sich die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden anhand des Stundensatzes auf eine Gesamtsumme auf, die auf der Rechnung ausgewiesen wird. Anstelle von Stundensätzen kann – insbesondere von Freiberuflern und anderen Dienstleistern – auch ein Tagessatz erhoben werden. Die generelle Berechnungsgrundlage für Stunden- oder Tagessätze ist identisch. 

Wieviel Geld bekommt der Mitarbeiter pro Stunde?

Mitarbeitenden stehen aktuell (März 2022) gesetzlich mindestens 9,82 Euro brutto pro Stunde zu. Der gesetzliche Mindestlohn wird aber ab Oktober 2022 auf 12 Euro angehoben.

Die Kosten für einen Mitarbeiter belaufen sich lediglich auf einen geringeren Teil des Stundensatzes. Als eine Beispielrechnung: Ein Handwerker berechnet seinen privaten Kunden einen Stundensatz in Höhe von 57,74 Euro. Für den Kunden wird ein Handwerksgeselle tätig, der einen Brutto-Stundenlohn von 19,52 Euro erhält. Der Rest des Stundenlohns setzt sich aus tariflichen, gesetzlichen und freiwilligen Sozialaufwendungen, betrieblichen und gesetzlichen Gemeinkosten, Zuschlägen für Unternehmerrisiko und Unternehmensgewinn sowie der Mehrwertsteuer in Höhe von 19 Prozent zusammen.

[DISPLAY_ULTIMATE_SOCIAL_ICONS]

zistemo: Der Produktivitäts-Booster für Ihr Unternehmen

Mit einem Tool alles unter Kontrolle. Zeiterfassug, Projektbudgetierung und ale relevanten Daten vom Angebot bis zur Rechnungsstellung.

Jetzt 30 Tage kostenlos testen