Überstunden

Die wichtigsten Begriffe im Zeitmanagement

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Das Beratungsunternehmen Compensation Partner präsentiert einmal pro Jahr eine Studie, die über die Arbeitszeit der Deutschen Aufschluss gibt. Der „Arbeitszeitmonitor 2021“ weist aus, dass Beschäftigte in Deutschland im Jahr 2021 trotz der Corona-Pandemie rund 1,67 Milliarden Überstunden geleistet haben. Ihr Anteil am gesamten Arbeitsvolumen betrug 3,2 Prozent, bei Teilzeitbeschäftigten lag er mit 3,6 Prozent etwas höher als bei Vollzeitmitarbeitenden (3,1 Prozent). Die Zahl der individuell geleisteten Überstunden steigt mit der Gehaltshöhe, der Position in der Unternehmenshierarchie und auch mit dem Lebensalter. Vergütet wird durchaus nicht jede Überstunde, mehr als die Hälfte davon wird unbezahlt geleistet.

Was zählt zu Überstunden?

Überstunden fallen an, wenn die im Arbeitsvertrag oder in einem Tarifvertrag festgelegte Arbeitszeit überschritten wird. Als ein Beispiel: Bei einer vertraglich festgelegten Wochenarbeitszeit von 40 Stunden gilt jede darüber hinausgehende Arbeitsstunde als Überstunde. Laut einer Erhebung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin arbeiten Vollzeitmitarbeitende in Deutschland durchschnittlich 43,5 Stunden und leisten damit angesichts der vorherrschenden arbeits- oder tarifvertraglich festgelegten Wochenarbeitszeit von 38 Stunden wöchentlich fünf Überstunden. Überstunden können durch den Vorgesetzten angeordnet oder freiwillig geleistet werden.

Zählt Arbeitszeit während einer Arbeitsunfähigkeit als Überstunden?

Während der Arbeitsunfähigkeit erhält die Person eine Entgeltfortzahlung. Da sie während der Arbeitsunfähigkeit von ihrer Arbeitspflicht befreit ist können keine Überstunden anfallen. Als ein Beispiel:
Eine Kollegin ist für eine Woche krank geschrieben. Während ihrer Krankheit arbeitet sie in dieser Woche 10 Stunden (z.B. 2 Stunden pro Tag). Die Kollegin darf während ihrer Krankheit arbeiten, da es sich nicht um ein Beschäftigungsverbot handelt. Dennoch zählen die geleisteten 10 Std. nicht als Überstunden, da sie während der Krankheit eine Entgeltfortzahlung erhält. Laut Entgeltfortzahlungsgesetz sind weder Entgelt noch Zuschläge für geleistete Überstunden bei der Entgeltfortzahlung zu berücksichtigen (vgl. EFZG § 4 Abs. 1 a). Prinzipiell ist hier auch auf die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers betreffend Annahme von Arbeitszeit hinzuweisen.

Was ist der Unterschied zwischen Überstunden und Mehrarbeit?

Überstunden werden häufig auch als Mehrarbeit bezeichnet, aus arbeitsrechtlicher Sicht sind die beiden Begriffe jedoch nicht identisch. Überstunden ist die Arbeitszeit, die zusätzlich zur Normalarbeitszeit erfolgt. Mehrarbeit liegt vor, wenn die gesetzliche Höchstarbeitszeit überschritten wird, die durch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt wird. Die Höchstarbeitszeit beschreibt die generelle Obergrenze für Ausweitungen der Arbeitszeit. In der Regel ist sie deutlich höher als die Zahl der vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden. Durch Überstunden entsteht nicht automatisch Mehrarbeit. Wenn im Arbeitsvertrag vereinbart wurde, dass der betreffende Mitarbeiter 40 Stunden in der Woche für seinen Arbeitgeber tätig werden muss, jedoch 45 Wochenarbeitsstunden leistet, handelt es sich bei den zusätzlichen fünf Stunden um Überstunden, jedoch nicht um Mehrarbeit. Wenn der gleiche Arbeitnehmer 50 Stunden in der Woche arbeitet, hätte er zehn Überstunden, jedoch nur zwei Mehrarbeitsstunden geleistet, da die gesetzlich festgelegte wöchentliche Höchstarbeitszeit bei 48 Stunden liegt. 

Im Öffentlichen Dienst gelten für Überstunden und Mehrarbeit andere Regelungen als in der Privatwirtschaft. Laut dem Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst (TVöD) liegen zuschlagspflichtige Überstunden vor, wenn sie durch den Vorgesetzten angeordnet werden und nicht bis zum Ende der folgenden Kalenderwoche durch Freizeit ausgeglichen werden können. Zeitguthaben auf einem Arbeitszeitkonto gelten nicht als Überstunden. Ausnahmen bestehen für eine tägliche Rahmenzeit, Arbeitszeitkorridore sowie Schichtarbeit, in allen drei Fällen ist ein Arbeitszeitkonto tarifvertraglich vorgeschrieben. Bei Rahmenzeit werden nur Arbeitsstunden als Überstunden gewertet, die für Zeiten außerhalb des – i.d.R durch eine Betriebsvereinbarung definierten – Arbeitszeitrahmens liegen. Bei Zeitkorridoren muss eine festgelegte Obergrenze überschritten werden, damit zusätzliche Arbeitsstunden als Überstunden gelten. Überstunden bei Wechsel- und Schichtarbeit sind dann gegeben, wenn sie über die im Schichtplan ausgewiesenen Arbeitsstunden hinausgehen und innerhalb des Schichtplanturnus nicht ausgeglichen werden können. Mehrarbeit in der Definition des TVöD sind Arbeitsstunden, die Teilzeitmitarbeiter über ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus bis zur Wochenarbeitszeit von Vollzeitmitarbeitenden leisten.

Wie viele Überstunden sind gesetzlich zulässig? 

Die gesetzliche Obergrenze für zulässige Arbeitsstunden und damit für Überstunden ebenso wie für Mehrarbeit definiert das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Es schreibt vor, dass die werktägliche Arbeitszeit innerhalb von sechs Kalendermonaten im Durchschnitt nicht länger als acht Stunden sein darf. Da dieser Vorgabe des ArbZG die Annahme einer Sechs-Tage-Woche zugrunde liegt, beläuft sich die zulässige Wochenarbeitszeit auf 48 Stunden. Gesetzlich zulässig sind zwei Überstunden täglich, so dass bei einer Sechs-Tage-Woche kurzfristig bis zu 60 Arbeitsstunden möglich sind. Bei einer Überschreitung dieser Obergrenze sind Arbeitnehmer berechtigt, angeordnete Überstunden und Mehrarbeit zu verweigern. Unabhängig von der wöchentlichen Zahl der Arbeitsstunden sind Arbeitgeber außerdem dazu verpflichtet, die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen- und Ruhezeiten abzusichern. Dazu empfiehlt es sich ein Zeiterfassungssystem wie zistemo einzusetzen.

Eine dauerhafte Überschreitung der 48-Stunden-Grenze ist durch die sogenannte Opt-out-Regelung möglich. Beispielsweise ermöglicht der Opt-out in systemrelevanten Branchen, Arbeits- und Rufbereitschaft oder Bereitschaftsdienste abzudecken. Die Einführung einer Opt-out-Regelung erfordert die individuelle schriftliche Zustimmung der betroffenen Mitarbeitenden. Die Gesundheit der Mitarbeiter darf durch einen Opt-out nicht gefährdet werden.

Wie lange muss ich Überstunden machen? 

Wie lange Arbeitnehmer Überstunden machen müssen, wird durch das ArbZG und weitere arbeitsrechtliche Vorgaben geregelt. Ebenso relevant ist in diesem Zusammenhang jedoch die Frage, ob und über welchen Zeitraum Mitarbeiter überhaupt zum Ableisten von Überstunden verpflichtet sind.

Eine Verpflichtung von Arbeitnehmern zur Ableistung von Überstunden besteht nur dann, wenn eine solche Verpflichtung Bestandteil des individuellen Arbeitsvertrags, eines Tarifvertrags oder einer Betriebsvereinbarung ist. Die Höchstzahl der Überstunden muss in diesen Verträgen exakt beziffert werden. Wenn solche Regelungen fehlen, besteht für Arbeitnehmer keine Pflicht, Überstunden abzuleisten. Für Teilzeitbeschäftigte gilt generell keine Pflicht zu Überstunden, wenn sie in ihrem Arbeitsvertrag nichts anderes Vereinbart haben.

Bei angeordneten Überstunden oder Mehrarbeit hat der Betriebsrat, sofern vorhanden, ein Mitbestimmungsrecht. Die Anordnung von Überstunden erfordert eine vertragliche Basis (Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung). Ausnahmen gelten in Notfällen, die durch den Arbeitgeber nicht vorhergesehen werden können – angeordnete Überstunden sind dann grundsätzlich legitim.

In der Praxis spielen allerdings auch freiwillig geleistete Überstunden eine wesentliche Rolle. Hier kommt es darauf an, ob sie mit Billigung des Vorgesetzten geleistet werden oder nicht. Wer mit Zustimmung seines Chefs freiwillig Überstunden macht, kann dafür gegebenenfalls Bezahlung, Überstundenzuschläge oder einen Freizeitausgleich geltend machen. Überstunden ohne Billigung des Vorgesetzten begründen keinen solchen Anspruch – und führen in der Praxis oft zu Auseinandersetzungen vor dem Bundesarbeitsgericht (BAG).  

Für Minderjährige, Schwangere und stillende Mütter (Mutterschutzgesetz) ist die Leistung von Überstunden untersagt. Für Jugendliche unter 18 Jahren können Ausnahmen gelten, die durch das Jugendarbeitsschutzgesetz (JarbSchG) geregelt werden. Schwerbehinderte haben grundsätzlich das Recht, Überstunden abzulehnen.

Wie werden die Überstunden bezahlt?

 Eine allgemeine Rechtsvorgabe zur Bezahlung von Überstunden gibt es nicht – somit existiert kein entsprechender Vergütungsanspruch. Entscheidend dafür ist, ob der Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag eine Überstundenvergütung beinhaltet. In diesem Fall muss der Arbeitgeber häufig auch einen Überstundenzuschlag zahlen. Gegebenenfalls entscheidet über die Bezahlung von Überstunden auch die übliche Praxis in der Branche: Wenn ein Arbeitsvertrag keine Vereinbarung zur Vergütung von Überstunden enthält und der Arbeitgeber einen existierenden Tarifvertrag nicht unterzeichnet hat, kann sich daraus ein Recht auf die Bezahlung von Überstunden ergeben. Arbeitgeber müssen in einem solchen Fall möglicherweise die sogenannte Vergütungserwartung ihrer Mitarbeiter erfüllen.

Alternativ können Überstunden auch mit Freizeit abgegolten werden. Ein Anspruch auf einen Überstundenzuschlag besteht in diesem Fall grundsätzlich nicht. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass der Freizeitausgleich innerhalb von 24 Wochen vorgenommen werden muss – durch tarifvertragliche Regelungen kann dieser Zeitraum auf ein Jahr verlängert werden. Ausgenommen sind davon sogenannte Lebensarbeitszeitkonten. Durch Betriebsvereinbarungen können ebenfalls von dieser Vorgabe abweichende Regelungen getroffen werden. Generell gilt, dass die Vergütung von Überstunden oder ein Freizeitausgleich nur für Auszubildende gesetzlich vorgeschrieben sind.

Bei einem Freizeitausgleich von Überstunden besitzt der Arbeitgeber das Recht, darüber zu entscheiden, ob der Mitarbeiter sein Zeitguthaben tageweise reduziert oder es in Form mehrerer zusammenhängender freier Tage nehmen kann. 

Außerhalb von Werktagen, also Sonn- und Feiertagen, sowie für Nachtarbeit gelten spezielle Vorschriften für einen Freizeitausgleich von geleisteten Überstunden. Überstunden an Sonntagen sind innerhalb von 14 Tagen wieder abzubauen, für Überstunden an Feiertagen gilt ein Acht-Wochen-Zeitraum, der Arbeitgeber hat hierfür einen Ersatzruhetag zu gewähren. Überstunden im Rahmen von Nachtarbeit sind innerhalb von acht Wochen auszugleichen.

Wenn im Arbeitsvertrag keine Frist genannt ist, verfallen Überstunden nach drei Jahren – im Arbeitsvertrag können jedoch davon abweichende Regelungen getroffen werden. Bei einer ordentlichen (fristgerechten Kündigung) können Überstunden finanziell oder in Freizeit ausgeglichen werden. Bei einer fristlosen Kündigung sind Überstunden auszuzahlen.

Um Überstunden zu erfassen und zu vergüten oder in Freizeit abzugelten, ist eine Dokumentation der zusätzlichen Arbeitsstunden erforderlich. Sie kann auf individueller Basis mit Abzeichnung durch den Vorgesetzten oder durch verschiedene Formen von Zeiterfassungssystemen vorgenommen werden. In vielen Unternehmen ist heute eine digitale Zeiterfassung Standard. Das deutsche Arbeitsrecht sieht heute für die meisten Branchen lediglich die Dokumentation von Überstunden vor. Eine lückenlose Zeiterfassung ist lediglich für Mitarbeiter, die den Mindestlohn erhalten sowie in Branchen vorgesehen, die dem Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit (SchwarzArbG) unterliegen, vorgesehen. Durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019 wird eine lückenlose Zeiterfassung zum Schutz von Arbeitnehmerrechten in absehbarer Zukunft jedoch auch in Deutschland Pflicht.

Wie viel Vergütung bekomme ich pro Überstunde? 

Bei Mitarbeitern ohne Stundenlohn gehen Unternehmen häufig davon aus, dass Überstunden mit dem Festgehalt abgegolten sind und keine besondere Vergütung erfordern. Allerdings ist eine Pauschalabgeltung von Überstunden mit dem Gehalt nicht zulässig. Damit eine solche Pauschalabgeltung rechtlich wirksam ist, muss der Arbeitsvertrag konkrete Angaben zur Anzahl der zu leistenden Überstunden oder ihren prozentualen Anteil an der täglichen Arbeitszeit oder der vertraglich vereinbarten Wochenarbeitszeit enthalten. Ausnahmen bestehen für leitende Angestellte mit unternehmerischer Verantwortung und einem Jahresgehalt oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze. Für ihre Bezahlung ist nicht die Arbeitszeit, sondern die Erfüllung der Arbeitsaufgabe ausschlaggebend, so dass Überstunden nicht separat vergütet werden, sondern durch das Gehalt abgegolten sind – sofern im Arbeitsvertrag keine anderen Vereinbarungen getroffen wurden. Eine solche Klausel zur Abgeltung ist aber nicht immer rechtlich haltbar, da weitere Faktoren wie z.B. freie Gestaltung der Arbeitszeit hinzukommen.

Wenn in Arbeitsverträgen, Tarifverträgen oder einer Betriebsvereinbarung keine speziellen Vergütungs- oder Überstundenregelungen getroffen wurden, besteht kein Anspruch auf eine höhere Bezahlung von Überstunden. Sie sind dann ebenso wie die reguläre Arbeitszeit zu vergüten. In die Berechnung von angeordneten Überstunden fließen alle Arbeitsstunden ein, die die Anzahl der vertraglich festgelegten Soll-Stunden überschreiten. Als Berechnungsbasis dient der Stundenlohn oder, bei Mitarbeitern mit einem Festgehalt, der auf eine Arbeitsstunde entfallende Teil des Monatsgehaltes.

Für die Zahlung von Überstundenzuschlägen gibt es keine gesetzliche Regelung. Ein Anspruch darauf ergibt sich aus Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder dem individuellen Arbeitsvertrag. Die Vergütung von Überstunden und Überstundenzuschlägen ist in vollem Umfang steuer- und sozialabgabenpflichtig. Der TVöD sieht vor, dass für Überstunden ohne Freizeitausgleich ein Zeitzuschlag zu zahlen ist, der sich nach der Entgeltgruppe und nach dem Zeitpunkt der Überstunden (reguläre Arbeitszeit, Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit) bemisst.

Was sind die Folgen von Überstunden?

Überstunden lassen sich im Arbeits- und Unternehmensalltag nicht vermeiden, jedoch sollten Arbeitgeber dafür enge Grenzen ziehen. Eine dauerhafte Lösung sollten die zusätzlichen Arbeitsstunden nicht sein. Auf lange Sicht leiden Motivation und Arbeitszufriedenheit darunter, so dass Unternehmen mit Produktivitätsverlusten und steigenden Fluktuationsraten rechnen müssen. Zudem macht zu viel Arbeit krank. Eine Studie im Auftrag der Weltgesundheitsorganisation (WHO) und der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) aus dem Jahr 2021 weist aus, dass Überarbeitung der führende Faktor für Berufskrankheiten ist.

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