Projektplanung

Die wichtigsten Begriffe im Zeitmanagement

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Die Projektplanung ist eine der zentralen Aufgaben im Projektmanagement. Sie schafft die Grundlagen dafür, Projekte und Aufgaben zu strukturieren, Ressourcen zu planen sowie Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten zu definieren. Festgehalten wird sie oft in Excel-Diagrammen. Eine moderne Alternative hierzu ist Projektmanagement-Software. Sie ermöglicht, den Projektverlauf und die Kollaboration im Team besonders effektiv zu strukturieren. 

Was ist Projektplanung?  

Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert Projekte als befristete, komplexe und relativ innovative Aufgaben, die aufgrund ihrer Relevanz und Schwierigkeit in der Regel ein eigenständiges Projektmanagement erfordern. Die Notwendigkeit einer Projektplanung ist bereits in dieser Definition enthalten: Projekte sind kein Teil des Tagesgeschäfts eines Unternehmens. Etablierte Prozesse und Routinen greifen bei ihrer Realisierung in der Regel nicht. Oft sind sie darauf ausgerichtet, völlig neue oder kundenindividuelle Angebote zu entwickeln. Erfolgreiche Projekte erfordern eine sorgfältige und detaillierte Planung. Wenn sie fehlt, steht die Realisierung des Projektes von vornherein in Frage.

Der Begriff der Projektplanung bezeichnet die systematische Informationsgewinnung über den Projektverlauf. Während des Planungsprozesses werden die Aktivitäten der Projektteilnehmer und alle Schritte der Projektdurchführung gedanklich antizipiert. Die Projektplanung schafft die Grundlagen für die gesamte Projektorganisation. Außerdem werden im Projektplan Soll-Vorgaben festgelegt, so dass später eine kontinuierliche Projektüberwachung und Projektsteuerung sowie ein effektives Projektcontrolling erfolgen können. Zum Teil fließen in die Projektplanung Erfahrungen aus früheren erfolgreich umgesetzten Projekten ein. Bei Neuprojekten muss sie jedoch ad hoc erfolgen und erfordert dann besondere Sorgfalt. Für den Planungsprozess sind drei allgemeine Voraussetzungen von Bedeutung:

  • Exakte Definition der Haupt- und Nebenziele des Projekts
  • Umfassende Analyse des Projekts, um logische Abläufe zu definieren
  • Dynamische Planung auf iterativer Basis, so dass Erkenntnisse, Erfahrungen und bisher nicht bedachte Auswirkungen von Projektaktivitäten berücksichtigt werden können. 

Durch die Projektplanung erhöht sich anfangs zwar der Aufwand für die Projektgestaltung, jedoch werden damit Probleme und Reibungsverluste während der Projektdurchführung minimiert.

Was gehört alles in eine Projektplanung?  

Die erste Voraussetzung für die Realisierung von Projekten ist das Vorliegen eines Projektauftrags. Dabei handelt es sich um eine Vereinbarung zwischen dem Projektleiter und dem Auftraggeber des Projektes über die Projektziele und die dafür benötigten Ressourcen. Optimal ist, wenn im Rahmen der Auftragsvereinbarung bereits eine Projektabgrenzung erfolgt, um die inhaltlichen Ziele, den zeitlichen Rahmen und die organisatorischen Anforderungen an die Projektdurchführung zu klären. Im nächsten Schritt kann die Projektplanung erfolgen. Bestandteile der Projektplanung sind:

Projektstrukturplanung

Im Rahmen der Projektplanung wird ein Projektstrukturplan (PSP) erstellt. Im klassischen Projektmanagement ist der PSP das zentrale Planungsinstrument und damit die Grundlage für die gesamte Planung, Durchführung und Überwachung des Projekts. Gleichzeitig ist der PSP eine eigenständige Projektplanungsmethode. Durch den Projektstrukturplan wird das Gesamtprojekt in einzelne Arbeitspakete aufgeteilt. Für jedes Arbeitspaket erfolgt im nächsten Schritt eine detaillierte Planung im Hinblick auf:

  • Aufgaben und Aktivitäten
  • Termine
  • Projektkosten und Budget
  • Ressourcen und Hilfsmittel
  • Verantwortlichkeiten.

Der PSP bildet die Grundlage für die gesamte Projektorganisation. Die Projektstruktur weist aus, welche Teilaufgaben wann erledigt werden müssen und wie die Ergebnisse der einzelnen Projektphasen und Arbeitspakete überprüft und abgenommen werden. Alle anderen Komponenten der Projektplanung werden aus der Projektstrukturplanung abgeleitet.

Ablaufplanung

Ein Projektstrukturplan kann unterschiedlich aufgebaut sein. Oft werden die einzelnen Aufgaben, Aktionen und Arbeitspakete in chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Der PSP ist dann ein Ablaufplan, der vor allem für das operative Projektmanagement von Bedeutung ist. Als Ablaufplan steht er in engem Zusammenhang mit der Terminplanung für das Projekt.

Terminplanung

Die Terminplanung für ein Projekt beinhaltet die folgenden Informationen und Planungskomponenten:

  • Gesamter zeitlicher Aufwand für das Projekt unter Berücksichtigung des Zeitaufwands für die einzelnen Projektbestandteile
  • Vorgänge, die Einfluss auf die Projektdauer nehmen
  • Termine für den Beginn und den Abschluss einzelner Vorgänge, wenn der vorgegebene Projektzeitraum eingehalten werden soll
  • Auswirkungen zeitlicher Verschiebungen (Verkürzungen oder Verlängerungen) einzelner Vorgänge auf die Projektdauer und die Projektorganisation.

Für eine exakte Terminplanung ist es erforderlich, Arbeitspakete in einzelne Vorgänge oder Tätigkeiten aufzulösen und in einer Vorgangsliste aufzuführen. Für jeden Vorgang ist zu definieren, welche vorherigen Aktivitäten abgeschlossen werden müssen, damit er beginnen kann, welche Vorgänge parallel dazu ausgeführt werden können und welche Vorgänge vor seinem Abschluss nicht gestartet werden können.

Für die Erstellung des Terminplans für ein Projekt gibt es unterschiedliche Ansätze:

Ein einfacher Terminplan zeigt die wichtigsten Projektvorgänge mit ihren Start- und Endterminen sowie der geschätzten Dauer auf.

Ein Meilensteinplan ist ereignisorientiert. Im Rahmen der Projektplanung werden bestimmte Meilensteine – wichtige Aktivitäten, Aufgaben und Ereignisse – definiert, die bis zu jeweils konkreten Terminen zu erreichen sind. Bei einem Meilenstein handelt es sich um ein wichtiges Zwischenergebnis, das oft auch dem Auftraggeber/Kunden präsentiert wird. Meilensteine müssen verständlich, kontrollierbar und spezifiziert sein. Sie sind in angemessenen Zeitabständen zu planen.  

Kostenplanung und Ressourcenplanung

Weitere wesentliche Bestandteile der Projektplanung sind die Kosten- und Ressourcenplanung. Die Ressourcenplanung ist hier von übergreifender Bedeutung, um Engpässe sicher auszuschließen. Zu den Ressourcen eines Projektes gehören alle personellen, zeitlichen, materiellen und finanziellen Voraussetzungen, die für seine Realisierung nötig sind. Beispielsweise muss im Rahmen der Ressourcenplanung der Bedarf an Projektmitarbeitern ermittelt werden. Zu den Aufgaben der Kostenplanung gehören die finanzielle Planung des Mitarbeiterbedarfs auf der Basis von Verrechnungssätzen als Bestandteil der gesamten Budgetplanung für das Projekt. Der Kosten- und Ressourcenaufwand für Projekte wird mit Hilfe verschiedener Methoden geschätzt. Bei der Analogie-Methode oder einer parametrischen Aufwandsschätzung werden dafür Kennzahlen aus früheren Projekten herangezogen. Bei völlig neuen Projekten kann eine intuitive Schätzung nötig sein, die beispielsweise auf der Grundlage von Expertenbefragungen vorgenommen wird.

Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Konfigurationsmanagement

Außerdem fallen Vorgaben zum Qualitätsmanagement, zum Risikomanagement sowie zum Konfigurationsmanagement in den Bereich der Projektplanung. Im Projektplan werden messbare Kriterien im Hinblick auf die Qualitätsanforderungen an die Projektergebnisse sowie mögliche Risiken für die Projektdurchführung in Form von Soll-Anforderungen definiert. Im Rahmen der Projektsteuerung werden diese Soll-Werte fortlaufend mit dem Ist-Zustand des Projekts abgeglichen, um Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.

Das Konfigurationsmanagement bezieht sich auf die Konfiguration aller wichtigen Einsatzmittel und Produkte in Projekten inklusive von Zwischenergebnissen und Endprodukten, die an den Kunden übergeben werden. Ebenso sind die Planungsunterlagen Bestandteil der Projektkonfigurationen. Konfigurationsmanagement, Qualitätsmanagement und Veränderungsmanagement stehen in direkter Beziehung zueinander. Zur Projektplanung gehört, eine produktbezogene, kontroll- und überwachungsfähige Konfigurations- und Performance-Baseline zu erarbeiten.

Wie schreibt man einen Projektplan?

Die Erstellung eines Projektplans geht im klassischen Projektmanagement in insgesamt acht Schritten vor sich, die zum Teil mit den vorhergehenden Projektplanungskomponenten identisch sind:

1.       Identifikation sämtlicher Stakeholder des Projektes

Stakeholder eines Projektes sind Kunden, Endnutzer des Produktes, das Unternehmen, Führungskräfte, Mitglieder des Projektteams, sowie Lieferanten und andere externe Partner. Mit den wichtigsten Stakeholdern sollten bereits zu diesem Zeitpunkt Gespräche geführt werden, um den Wert des Projektes zu bestimmen, die Projektziele zu definieren und eine gemeinsame Linie für die Projektplanung und die Projektdurchführung zu finden.

2.       Projektdefinition und Spezifizierung der Projektziele

Erfolgreiche Projekte ohne klare Ziele gibt es nicht. Eine Umfrage unter Geschäftsführern kam zum Ergebnis, dass 37 Prozent aller Projektausfälle auf fehlende oder unklare Zielvorgaben zurückzuführen sind. Im ersten Schritt werden die Projektziele in allgemeiner Form festgehalten und mit den Anforderungen der Stakeholder abgeglichen. Sie bilden die Grundlage für die spätere Planung.

3.       Definition der Rahmenbedingungen für das Projekt

Bei der Definition der Rahmenbedingungen für das Projekt geht es um die Zusammenstellung des Projektteams. Hierfür sind die Projektmanagementfähigkeiten und die erforderlichen fachlichen Kompetenzen der Projetteammitglieder zu erfassen. Auf dieser Basis werden ihnen innerhalb des Projektes konkrete Rollen und Verantwortlichkeiten zugewiesen. Typische Rollen in Projekten sind der Projektsponsor – in der Regel ein Vertreter der obersten Managementebene – der für den Projekterfolg verantwortlich ist, der Projektleiter oder Projektmanager sowie die Mitglieder des Projektteams.

4.       Kick-off Meeting

Das Kick-off-Meeting findet zum Projektstart statt. Es dient dazu, alle Projektbeteiligten zusammenzubringen und eine gemeinsame Vision für das Projekt zu entwerfen. Die spezifischen Projektdetails stehen zu diesem Termin noch nicht fest. Auf der Tagesordnung sollte deshalb auch eine erste Diskussion zur Planung des Projektes stehen. Während des Kick-off-Meetings werden außerdem ein Kommunikationsplan erarbeitet und die Projektrollen offiziell verteilt.

5.       Grobplanung (bei Anwendung der Top-Down-Methode)

Bestandteile der Grobplanung sind die vorhergehenden Komponenten der Projektplanung: Projektstrukturplanung, Termin- und Ablaufplanung, Kosten- und Ressourcenplanung sowie Planungsvorgaben für das Qualitäts-, Risiko- und Konfigurationsmanagement sowie Festlegungen zur Projektdokumentation. Im Rahmen der Grobplanung werden die Projektziele spezifiziert und ihnen konkrete Aktivitäten zugewiesen. Gegebenenfalls werden im Rahmen der Struktur- und Terminplanung Meilensteine festgelegt.

6.       Feinplanung (bei Anwendung der Top-Down-Methode)

Im Rahmen der Feinplanung werden die einzelnen Arbeitspakete, Vorgänge und Tätigkeiten beschrieben und im Hinblick auf Termine, Abstimmung mit anderen Aktivitäten und erforderliche Ressourcen exakt geplant.

7.       Definition von Soll-Zielgrößen und Risikoanalyse

Für die einzelnen Projektphasen werden im Hinblick auf die Kosten, den Einsatz von Ressourcen und die zu erzielenden Ergebnisse messbare Soll-Zielgrößen definiert. Sie schaffen die Voraussetzungen für einen exakten Überblick über den Projektfortschritt und damit für eine effiziente Projektsteuerung und das Projektcontrolling. Bei größeren Projekten müssen in diesen Planungsschritt gegebenenfalls auch Teilprozesse einbezogen werden. An der Risikoanalyse für das Projekt sollte das gesamte Team beteiligt sein, um mögliche Projektrisiken so vollständig wie möglich zu ermitteln.

8.       Kommunikation des Projektplans

Zum Abschluss der Planungsphase wird der Projektplan dem Projektteam und allen anderen relevanten Stakeholdern präsentiert. Falls ein Kommunikationsplan für das Projekt nicht bereits im Kick-off-Meeting erarbeitet wurde, muss dies spätestens jetzt geschehen. Ob die Kommunikationserwartungen aller Projektbeteiligten erfüllt werden und dafür solide  Kommunikationskanäle existieren, nimmt wesentlichen Einfluss auf den Projekterfolg.

Was sind die Aufgaben der Projektplanung?  

Die Projektplanung ist wichtig, um alle Aktivitäten, Prozesse und Ressourcen für ein Projekt in effektiver Form zu planen und zu organisieren. Im Einzelnen geht es dabei um die folgenden Punkte:

  • Definition und Planung von Teilprozessen und -aktivitäten für komplexe Projekte
  • Prognose des Projektverlaufs aufgrund einer systematischen Analyse aller relevanten Einflussfaktoren
  • Abschätzung der Auswirkungen von Handlungsalternativen auf Kosten, Termine und Ressourcen bereits während der Planung und Entscheidungsvorbereitung
  • Effektive Gestaltung des Projektablaufs
  • Koordination der Tätigkeit der Teammitglieder
  • Definition realistischer Soll-Vorgaben als Grundlage von Projektüberwachung und Projektcontrolling
  • Information des Projektteams und anderer Stakeholder über das Vorhaben und die Ziele des Projekts.

Welche Arten von Projektplanung gibt es?  

Im Projektmanagement werden unterschiedliche Methoden eingesetzt. In allgemeiner Form kann hier zwischen klassischem und agilem Projektmanagement unterschieden werden. Das klassische Projektmanagement beruht auf einer linearen Gestaltung des Projektverlaufs und der Definition von Meilensteinen. Die Projektplanung ist vor dem Beginn der Projektdurchführung abgeschlossen. Veränderungen und Probleme im Projektverlauf sollen durch die Planung so weit wie möglich ausgeschlossen werden. Bei einer agilen Projektplanung werden Veränderungen, Probleme und die Anpassung des Projekts an wechselnde Gegebenheiten dagegen von vornherein einkalkuliert. Während der Durchführung gehören Veränderungen der Planung folglich zum Normalzustand.

Im Rahmen des klassischen Projektmanagements lassen sich Projekte entweder nach der Top-Down- oder der Bottom-Up-Methode planen. Bei Anwendung der Top-Down-Methode (von oben nach unten) beginnt die Planung mit der Grobplanung. Die weiteren Planungsschritte bestehen darin, die definierten Vorgänge weiter zu unterteilen. Der Projektplaner erstellt in diesem Fall zuerst das Gerüst für die Projektgliederung, das erst im nächsten Planungsschritt – während der Feinplanung – mit Vorgängen gefüllt wird. Bei der Bottom-Up-Methode (von unten nach oben) erfolgt die Planung in umgekehrter Richtung. Sie wird angewendet, wenn bereits alle oder die meisten Einzelvorgänge bekannt sind, jedoch bisher in Form einer ungeordneten Liste vorliegen. Die Gliederung des Projekts wird dabei aus den Einzelvorgängen entwickelt.

Die Projektplanung im klassischen Projektmanagement folgt dem oben beschriebenen Ablauf und enthält die vorgestellten Planungskomponenten. Relevante Planungsmethoden sind:

Projektstrukturplan (PSP)

Er gliedert ein Gesamtprojekt in Teilprojekte, Arbeitspakete und Einzelvorgänge auf. Erstellt werden kann ein PSP in objekt- oder funktionsorientierter Form. Ein objektorientierter Projektstrukturplan ist lösungsorientiert, ein funktionsorientierter PSP fokussiert sich dagegen auf die Vorgangsplanung.

Gantt-Diagramm

Mit einem Gantt-Diagramm oder Gantt-Chart wird die Ablauf- und Terminplanung eines Projektes visualisiert. Es lässt sich gut in Microsoft Excel erstellen. Das Gantt-Chart visualisiert die zeitliche Abfolge und die Dauer der einzelnen Projektphasen und Arbeitspakete in Form eines Balkendiagramms. Das Gantt-Diagramm gilt als Vorläufer der Netzplantechnik. In seiner ursprünglichen Form werden jedoch keine strukturellen Zusammenhänge zwischen einzelnen Vorgängen dargestellt. Heute kommt in der Projektplanung oft ein vernetzter Balkenplan zum Einsatz, der auch Abhängigkeiten zwischen einzelnen Tätigkeiten einbezieht. Aufgrund ihrer limitierten Übersichtlichkeit eignen sich auch diese Pläne jedoch nur für weniger komplexe Projekte mit geringer Vorgangsanzahl.

Netzplantechnik

Die Netzplantechnik wurde in den 1950er Jahren entwickelt. Sie kam zunächst bei größeren Projekten – beispielsweise bei auftrags- und termingebundenen Einzelfertigungen von Gebäuden, Industrieanlagen, Verkehrswegen oder Schiffen – zum Einsatz. Heute wird die Netzplantechnik auch bei der Einführung neuer Produkte oder Produktionsmethoden und bei der Planung von Digitalisierungsprojekten eingesetzt. Ein Netzplan stellt Projektabläufe und ihre Abhängigkeiten grafisch oder tabellarisch dar. Mit dieser Planungsmethode ist eine komplexe Ablauf- und Terminplanung möglich.

 Critical Path Method (CPM) und Program Evaluation Revue Technique (PERT)

In der Projektmanagement-Software Microsoft Project werden die Planungsmethoden Critical Path Method (CPM) und Program Evaluation Revue Technique (PERT) miteinander kombiniert. Bei CPM handelt es sich um ein mathematisches Modell, das den Zeitaufwand für das Gesamtprojekt anhand der Dauer und der Abhängigkeiten der Einzelvorgänge berechnet und innerhalb der Projektvorgänge einen kritischen Pfad ermittelt. Wenn kritische Vorgänge verzögert werden, wird automatisch das Gesamtprojekt verzögert. CPM gilt in der Projektmanagement-Software heute als fundamentales Verfahren. Microsoft verbindet es mit der PERT-Darstellung, in der Vorgänge – innerhalb der Software: Ereignisse – als Knoten ausgewiesen werden. Die Dauer von Projekten wird anhand statistischer Wahrscheinlichkeiten auf Basis der eingegebenen Zeitdauer der Einzelvorgänge berechnet. Ebenso ist es möglich, Wahrscheinlichkeiten für das Eintreffen bestimmter Terminen zu ermitteln. Kritische Pfade werden in PERT-Darstellungen andersfarbig hervorgehoben.

Wer kann eine Projektplanung erstellen?  

Die Projektplanung wird grundsätzlich durch den Projektmanager oder Projektleiter erstellt. Hierfür gibt es mehrere Gründe: Der Projektmanager ist persönlich verantwortlich für die Durchführung des Projekts und für den Projekterfolg und steht damit direkt gegenüber der Unternehmensleitung und den Auftraggebern in der Pflicht. Zudem muss er die Aktivitäten sämtlicher Personen, die an einem Projekt beteiligt sind, dirigieren und koordinieren, um die Projektziele zu erreichen.

Wie lange dauert eine Projektplanung?  

Auf diese Frage gibt es keine pauschale Antwort. Die Dauer der Projektplanung hängt vom Umfang des Projektes ab. Bei größeren Projekten kann die Planung mehrere Wochen oder sogar Monaten in Anspruch nehmen. Bei weniger komplexen Projekten kann sie innerhalb weniger Tage abgeschlossen sein. Entscheidend ist in beiden Fällen, dass alle relevanten Aktivitäten, Prozesse und Ressourcen in die Planung einbezogen werden.

Wie lang sollte ein Projektplan maximal sein?  

Das Gleiche gilt für den Umfang des Projektplans. Bei größeren Projekten ist eine entsprechend umfangreiche und komplexe Planung nötig. Generell gilt: Der Projektplan sollte alle für die Projektorganisation und Projektdurchführung wichtigen Informationen in übersichtlicher, transparenter und gestraffter Form enthalten.

Wer erstellt einen Projektplan?

Die Erstellung des Projektplans liegt in den Händen des Projektmanagers oder Projektleiters. In die konkrete Planung können jedoch auch andere Teammitglieder und – falls erforderlich – auch Stakeholder außerhalb des Projektteams einbezogen werden. Die Aufgabe des Projektmanagers besteht darin, alle Planungsaktivitäten miteinander zu verbinden und den vollständigen Projektplan als Gesamtergebnis zu erstellen.

Projektmanagement-Software kann nicht nur die Projektorganisation, sondern auch die Projektplanung erheblich vereinfachen. Beispielsweise ermöglicht sie eine automatische Hierarchisierung von Aufgaben und Tätigkeiten und stellt dafür jeweils detaillierte Aufgabeninformationen zur Verfügung. Sie weist Aufgabenabhängigkeiten zwischen den einzelnen Rollen und Teammitgliedern aus. Termin- und Ablaufplanung, aber auch die Erstellung des PSP lassen sich durch Software in großen Teilen automatisieren. Während der Projektplanung und Projektdurchführung stehen durch Projektmanagement-Software alle relevanten Informationen auf einer gemeinsamen Plattform zur Verfügung. Hierdurch lassen sich bereits in der Planungsphase Kommunikation und Workflows innerhalb des Teams auf effiziente Art und Weise organisieren. Moderne Projektmanagement-Software ist flexibel konfigurierbar, so dass damit verschiedene Projekte parallel geplant und verwaltet werden können.

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