Gleitzeit

Die wichtigsten Begriffe im Zeitmanagement

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Gleitzeit ist ein Arbeitszeitmodell, das es Arbeitnehmern erlaubt, ihre täglichen Arbeitszeiten innerhalb eines vorgegebenen Rahmens flexibel zu gestalten. Kinderbetreuung, Behördengänge und andere alltägliche Aktivitäten lassen sich durch Gleitzeit besser als bei starren Arbeitszeiten mit beruflichen Anforderungen kombinieren. In den Unternehmen unterstützt Gleitzeit eine ausgeglichene Work-Life-Balance und übt damit auch positive Effekte auf die Mitarbeiterbindung aus.

Wie funktioniert das mit der Gleitzeit?

Gleitzeit ist eines von mehreren flexiblen Arbeitszeitmodellen, zu denen beispielsweise auch Home-Office und mobile Arbeit zählen. In den Unternehmen ist Gleitzeit als Arbeitszeitmodell bisher am weitesten verbreitet. Gleitzeit bedeutet in der Regel, dass es für die Mitarbeiter zwar eine tägliche Anwesenheitspflicht im Unternehmen gibt – über ihren täglichen Arbeitsbeginn und das Arbeitsende können sie jedoch in einem durch den Arbeitgeber definierten Zeitrahmen frei entscheiden. In der Praxis ermöglicht Gleitzeit beispielsweise, an einem bestimmten Arbeitstag früher zu kommen und später zu gehen und die hierdurch erarbeiteten Gleitzeitstunden später als freie Zeit zu nutzen. Unternehmen können durch Gleitzeit eine ausgeglichene Work-Life-Balance ihrer Mitarbeiter unterstützen, da sich berufliche und private Belange hierdurch besser kombinieren lassen.

Eine Gleitzeitregelung kann auf verschiedene Art und Weise getroffen werden – anders als in anderen Ländern sind im deutschen Arbeitsrecht hierfür keine verbindlichen Regelungen vorgesehen. Falls es im Unternehmen keine Betriebsvereinbarung hierzu gibt, kann eine gleitende tägliche Arbeitszeit individuell im Arbeitsvertrag vereinbart werden. Solche Vereinbarungen sind konkret zu definieren. Vertraglich abgedeckt werden müssen insbesondere der Gleitzeitrahmen, Arbeitszeitbegrenzungen, eventuell geltende Kernarbeitszeiten oder Funktionsarbeitszeiten sowie der Umgang mit Überstunden oder Minusstunden. In den meisten Unternehmen werden die Einführung von Gleitzeit sowie die konkreten Rahmenbedingungen dafür zwischen der Unternehmensleitung und dem Betriebsrat durch eine entsprechende Betriebsvereinbarung festgelegt. Die Grundlage dafür bildet das Mitbestimmungsrecht der Arbeitnehmervertretungen, das vorsieht, dass ein vorhandener Betriebsrat an bestimmen betrieblichen Entscheidungen beteiligt werden muss. Unter diese gesetzliche Vorgabe fällt unter anderem die Arbeitszeitgestaltung. Ebenso können Gleitzeitvereinbarungen im Rahmen von Tarifverträgen getroffen werden.

Als Alternative zur klassischen Gleitzeit haben Unternehmen bisher auch die sogenannte Vertrauensarbeitszeit genutzt. Bei diesem Arbeitszeitmodell findet im Gegensatz zur Gleitzeit keine Zeiterfassung statt. Über den zeitlichen Rahmen der Leistungserbringung können die Mitarbeiter folglich frei entscheiden. Seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 haben sich die Bedingungen für die Gewährung von Vertrauensarbeitszeit allerdings geändert, da Unternehmen hierdurch zur Aufzeichnung der Arbeitszeit verpflichtet werden.

Was bedeutet Gleitzeit arbeiten?

Gleitzeitarbeit erfolgt im Rahmen unterschiedlicher Modelle – gemeinsam ist allen Gleitzeitregelungen, dass Arbeitnehmer den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit frei gestalten können. Ein weiteres übergreifendes Merkmal von Gleitzeitregelungen in den Unternehmen besteht darin, dass der Arbeitgeber ein Arbeitszeitkonto einrichtet und die geleisteten Arbeitsstunden aufgezeichnet werden. In der Regel erfolgt die Arbeitszeiterfassung heute in digitalisierter Form. Den Mitarbeitern werden dabei auch die tägliche Sollarbeitszeit, tagesaktuelle Abweichungen von diesem Soll sowie die bereits vorhandenen Plus- oder Minusstunden angezeigt.

Die Ausgestaltung von Gleitzeit kann in unterschiedlicher Form erfolgen:

  • Einfache Gleitzeit

Bei einfacher Gleitzeit wird in der Gleitzeitvereinbarung lediglich festgelegt, dass die Arbeitnehmer die vertraglich vereinbarten wöchentlichen Arbeitsstunden zu leisten haben, jedoch über Beginn und Ende ihres Arbeitstages frei entscheiden können. In der Vereinbarung wird außerdem festgelegt, in welchem zeitlichen Rahmen ein Ausgleich von Plus- und Minusstunden vorgenommen werden muss. Kern- oder Funktionsarbeitszeiten sind bei diesem Modell nicht vorgesehen. Meist legt der Arbeitgeber eine sogenannte Betriebszeit fest. Dabei handelt es sich um die Zeiten für den frühestmöglichen Arbeitsbeginn und das spätmöglichste Arbeitsende.

  • Gleitzeitmodell mit Kernarbeitszeit

Viele Unternehmen nutzen in der Praxis ein Gleitzeitmodell mit einer Kernarbeitszeit (Kernzeit), in der die Mitarbeiter zur Anwesenheit im Unternehmen verpflichtet sind. Die Kernarbeitszeit sichert ab, dass Kundenservice, die Zusammenarbeit im Team oder die Umsetzung von Projekten ohne zeitliche Abstriche funktionieren. Sie wird durch den Arbeitgeber festgelegt. Da die Kernarbeitszeit auf die betrieblichen Erfordernisse abgestimmt wird, unterscheidet sie sich zwischen den einzelnen Unternehmen. Zusätzlich definiert eine Betriebszeit gegebenenfalls Beginn und Ende des Gleitzeitrahmens.

  • Qualifizierte Gleitzeit

Unter den Begriff der qualifizierten Gleitzeit fallen mehrere unterschiedliche Arbeitszeitmodelle. Entsprechende Regelungen zielen darauf ab, Arbeitnehmern maximale Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit zu bieten. Maßgeblich für den allgemeinen zeitlichen Rahmen sind die vertraglich vereinbarte Wochen-, Monats- oder Jahresarbeitszeit. Varianten der qualifizierten Gleitzeit sind Gleitzeitmodelle mit Funktionszeit, Jahres- oder Lebensarbeitszeitkonten sowie die sogenannten Ampelkonten.

Gleitzeitmodelle mit Funktionszeit greifen das Prinzip der Kernarbeitszeit auf, die hier jedoch nicht für einzelne Mitarbeiter, sondern für die jeweilige Fachabteilung vorgesehen ist. Das Team entscheidet, wie viele und welche Mitarbeiter zu bestimmten Zeiten anwesend sein müssen und wie Vertretungen geregelt werden.

Bei einem Jahresarbeitszeitkonto wird auf individueller Basis eine jährliche Sollarbeitszeit vereinbart. Arbeitnehmer entscheiden frei, wie sie diese Arbeitszeit auf einzelne Tage, Wochen und Monate verteilen. Das Modell kann sowohl bei Vollzeit als auch bei Teilzeit angewendet werden.

Lebensarbeitszeitkonten ermöglichen, Arbeitszeit, aber auch Urlaubstage und Vergütungen – beispielsweise Urlaubs- oder Weihnachtsgeld – über einen längeren Zeitraum anzusparen. Sie werden grundsätzlich individuell vereinbart. Solche Zeit- und Geldguthaben können beispielsweise für ein Sabbatical, private Weiterbildungen, Verlängerungen der Elternzeit oder den vorzeitigen Renteneintritt verwendet werden.

Ampelkonten sind mit Begrenzungen für zulässige Plus- oder Minusstunden ausgestattet. Als Bezugsrahmen wählen viele Unternehmen einen Monat aus. In der grünen Phase wird die monatliche Sollarbeitszeit um bis zu 20 Stunden unter- oder überschritte. In der gelben Phase liegt diese Abweichung zwischen 20 und 30 Stunden – weitere Fehlzeiten oder Überstunden sind nur nach Rücksprache mit dem Vorgesetzten möglich. Falls sich das Arbeitszeitkonto mehr als 30 Minus- oder Plusstunden aufweist, muss kurzfristig ein Ausgleich abgesprochen werden.

Wie wird Gleitzeit bezahlt?

Ob und wie Gleitzeit bezahlt wird, richtet sich nach der entsprechenden Vereinbarung im Arbeitsvertrag, in der betrieblichen Gleitzeitvereinbarung oder im Tarifvertrag. Konkret geht es hier um den Umgang mit Überstunden. Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass bei Gleitzeitregelungen weniger Überstunden anfallen als bei starren Arbeitszeiten, da Arbeitnehmer über den Abbau von Plusstunden frei entscheiden können. Falls dieser Ausgleich in der Praxis funktioniert, existieren keine speziellen Anforderungen an die Vergütung zusätzlicher Arbeitsstunden. Falls dies im Einzelfall – beispielsweise durch einen zu geringen Personalbestand oder bei angeordneter Mehrarbeit – nicht machbar ist, sind aufgelaufene Plusstunden als Überstunden zu vergüten. Das Gleiche gilt für Zeitguthaben bei einer Kündigung, wobei hier sowohl eine finanzielle Vergütung als auch ein Freizeitausgleich in Frage kommen.

Was sind Gleitzeitstunden?

Gleitzeitstunden sind die Plusstunden oder Minusstunden, die im Rahmen von Gleitzeitregelungen entstehen und auf den Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter ausgewiesen werden. Bei einem Guthaben auf dem Zeitkonto entscheiden Arbeitnehmer, ob sie einzelne Stunden oder ganze Arbeitstage (Gleittage) als Freizeitausgleich wünschen. Wann Plusstunden abgebaut werden sollten oder verfallen, wird in der Gleitzeitvereinbarung festgehalten.

Grundsätzlich sind Unternehmen dazu berechtigt, Gleitzeitguthaben zu kappen. Solche Regelungen beziehen sich beispielsweise auf die Kappung von Gleitzeitstunden, die über die maximal zehnstündige Tagesarbeitszeit hinausgehen oder auf die Anzahl der Plusstunden, die in den nächsten Monat oder das nächste Jahr übertragen werden dürfen. Ebenso dürfen sie im Rahmen gesetzlicher und intern vereinbarter Vorgaben den Abbau von Zeitguthaben verlangen.

Wie sehen die die Vor- und Nachteile von Gleitzeit aus?

Von Gleitzeitregelungen profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Mitarbeiter profitieren von Gleitzeit insbesondere in den folgenden Punkten:

  • Bessere Vereinbarkeit von Beruflichem und Privatem
  • Zeitlich günstiger, stressfreierer Arbeitsweg
  • Rücksichtnahme auf den individuellen Arbeitsrhythmus
  • Höhere Motivation und Arbeitszufriedenheit durch Flexibilität und Autonomie bei der Arbeitszeitgestaltung.

Vorteile für Unternehmen ergeben sich in den folgenden Dimensionen:

  • Besseres und produktives Arbeitsklima
  • Verbesserung von Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterbindung
  • Verringerung von Fehlzeiten durch Behördengänge, Arzttermine und andere private Aufgaben der Mitarbeiter
  • Hohe Akzeptanz durch die Mitarbeiter
  • Anpassungsmöglichkeiten an Projektanforderungen oder saisonale Auftragslagen.

Diesen Vorteilen von Gleitzeit stehen allerdings auf beiden Seiten auch diverse Nachteile gegenüber. Nachteile der Gleitzeit sind beispielsweise:

  • Erschwerte Zusammenarbeit im Team
  • Begrenzte Erreichbarkeit von Mitarbeitern und Kollegen
  • Höhere Anforderungen an Kommunikation und Absprachen zu aktuellen Anforderungen
  • Höhere Eigenverantwortung der Mitarbeiter für die Gestaltung ihrer Arbeitszeiten und die Einhaltung der Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes
  • Gleitzeit eignet sich nicht für alle Abteilungen im Unternehmen gleichermaßen, was zu Unzufriedenheit bei einem Teil der Mitarbeiter führen kann.

Wo wird Gleitzeit gearbeitet?

Gleitzeit eignen sich für alle Unternehmen und Bereiche, in denen es möglich ist, die Arbeitszeiten grundsätzlich flexibel zu gestalten. Besonders weit verbreitet ist dieses Arbeitszeitmodell im Bürobereich. In der Produktion und in Arbeitsfeldern mit direktem Kundenkontakt kommt es – wenn überhaupt – deutlich seltener zum Einsatz. Wenn die Möglichkeit besteht, dass sich die Mitarbeitenden gegenseitig vertreten können, schaffen Gleitzeitregelungen mit Funktionszeit die Voraussetzungen für eine flexible Arbeitszeitgestaltung, ohne dass die Funktionsfähigkeit des Teams, Kundenkontakte oder die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen darunter leidet.

Wie lang ist die Gleitzeit?

Maßgeblich für die Länge der Gleitzeit ist die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit der Mitarbeiter. Auf die zu leistende Stundenzahl hat Gleitzeit keinen Einfluss – flexibel handhabbar ist lediglich die Verteilung dieser Arbeitsstunden. Die Rahmenbedingungen dafür werden in individuellen, betrieblichen oder tarifvertraglichen Gleitzeitvereinbarungen definiert. Festgelegt werden hier insbesondere:

  • Der Gleitzeitrahmen (Betriebszeit, eventuell Kernarbeitszeit oder Funktionszeit)
  • Höchstarbeitszeiten pro Tag und pro Woche
  • Regelungen für Begrenzungen der gleitenden Arbeitszeit
  • Umgang mit Überstunden
  • Vorgaben für den Ausgleich von Zeitguthaben oder Minusstunden.

Wichtig: Auch bei Gleitzeit sind die durch das Arbeitszeitgesetz vorgegebenen Vorschriften zur Arbeitszeitgestaltung zwingend einzuhalten. Relevant ist hier insbesondere die Einhaltung von Pausenzeiten, der vorgegebenen Ruhezeiten zwischen zwei Arbeitsschichten sowie der Höchstarbeitszeit von maximal zehn Stunden täglich.

Warum wird Gleitzeit bei der Arbeit benutzt?

Von Gleitzeit profitieren Unternehmen ebenso wie Mitarbeiter, solange sich zeitliche Flexibilität und Leistung in einem ausgeglichenen Gleichgewicht befinden. Viele Mitarbeiter und Bewerber setzen heute voraus, dass ihnen ein Arbeitgeber Gleitzeit oder andere flexible Arbeitszeiten bietet, falls keine betrieblichen Erfordernisse entgegenstehen. Zu einer positiven Work-Life-Balance kann Gleitzeit einen wesentlichen Beitrag leisten. Arbeitgeber profitieren von höherer Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterzufriedenheit, geringeren Fehlzeiten und einem bedarfsgerechten Einsatz ihrer zeitlichen Ressourcen.

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