Ein Projektbudget ist ein zentraler Bestandteil der Projektplanung und des Projektmanagements. Es muss sicherstellen, dass die finanziellen Mittel für die Bereitstellung der Projektressourcen und damit für eine erfolgreiche Projektdurchführung vorhanden sind.
Was ist ein Projektbudget?
Das Projektbudget beschreibt den finanziellen und personellen Rahmen, der für die Durchführung eines Projektes nötig ist. Die Planung des Projektbudgets ist eine zentrale Komponente des Projektmanagements. Eine professionelle und valide Projektbudgetplanung ist ein entscheidender Faktor dafür, ob ein Projekt überhaupt zustande kommt, erfolgreich umgesetzt werden kann und am Ende auch rentabel ist. Die Grundlage für die Festlegung des Projektbudgets ist das Maximum der für die Projektdurchführung erforderlichen finanziellen, materiellen und personellen Ressourcen. Abhängig von den Vereinbarungen, die über das Projektbudget mit dem jeweiligen Kunden getroffen werden, kann es sich während des Projektverlaufs noch ändern.
Ein Projektbudget lässt sich in unterschiedlicher Form erstellen: Ressourcenbudgets legen den Einsatz interner Ressourcen fest und dienen damit auch der internen Kostenplanung. Finanzbudgets fokussieren sich auf Kosten für Sachleistungen und externe Dienstleistungen. Der Regelfall ist jedoch ein Projektbudget, in das alle internen und externen Projektkosten einbezogen werden.
Warum ist ein Projektbudget wichtig?
Das Projektbudget hilft dem Projektmanager, das Maximum des Geldes und anderer Ressourcen zu bestimmen, die für die Projektdurchführung unabdingbar sind. Es stellt damit sicher, dass dem Projektteam zu jedem Zeitpunkt alle erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stehen, um qualitativ hochwertige Leistungen zu erbringen.
Gleichzeitig ist das Projektbudget die Basis für ein effizientes Projektcontrolling. Beispielsweise baut die Leistungswertanalyse bzw. Fertigstellungswertmethode des Projektcontrollings direkt auf der Budgetierung auf, indem sie die Projektfortschritte und die dafür angefallenen Kosten überwacht. Optimal ist daher, wenn das Projektbudget so aufgestellt wird, dass finanzielle Mittel und Ressourcen auf Teilziele aufgeteilt werden. Die erforderlichen Ressourcen werden dabei konkreten Arbeitspaketen zugeordnet. Projektstrukturplan und Projektbudget werden hierdurch in einen direkten Zusammenhang gebracht, was eine exakte Kostenplanung unterstützt. Gleichzeitig ist es auf dieser Basis möglich, die bisherigen Vorgaben im Projektablauf zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.
Ein solches Vorgehen entspricht auch einem agilen Ansatz, der in vielen Projekten inzwischen Standard ist.
Wichtig ist das Projektbudget auch dafür, um das Projekt wichtigen Beteiligten zu präsentieren. Dabei kann es sich um Kunden oder interne Entscheidungsträger handeln. Außerdem dient das Projektbudget der Preis- und Angebotserstellung für den Kunden.
Wie erstellt man ein Projektbudget?
Für die Erstellung eines Projektbudgets sind mehrere Arbeitsschritte nötig:
- Festlegung der Projektziele sowie von Teilzielen und Unterabhängigkeiten
- Definition des Projektumfangs
- Auflistung aller erforderlichen Ressourcen
- Kostenschätzung
- Kalkulation von Sicherheitsrücklagen und Reserven
- Budgeterstellung
- Festlegung von Controlling-Prozeduren zur Überwachung der tatsächlichen Ausgaben und Kosten
- Genehmigung des Budgets, Implementierung in den Projektplan
- Finaler Projektauftrag.
Was gehört zum Projektbudget?
Zentral für die Erstellung eines Projektbudgets ist eine möglichst valide Kostenschätzung. Hierfür sind alle zu erwartenden Projektkosten in detaillierter Weise zu erfassen. Technische Tools können dabei helfen, eine umfassende Projektbudgetierung zu erarbeiten und während der Projektdurchführung fortlaufend zu überwachen. Die einfachste Methode dafür ist eine Projektbudgetplanung in Microsoft Excel – das Programm stellt dafür diverse Vorlagen zur Verfügung. Projektmanagementsoftware ermöglicht im Vergleich zu Excel jedoch eine komplexere Planung, indem das Projektbudget den einzelnen Phasen der Projektdurchführung automatisch zugeordnet wird. Das Gesamtbudget für die Projektaufgaben wird dabei in verschiedene Teilbudgets für eine jeweils konkrete Projektphase und Teilaufgaben aufgesplittet.
Was sind Projektkosten?
In das Projektbudget fließen alle für die Vorbereitung und die Durchführung des Projektes relevanten Kosten ein. In die Projektkosten fließen alle wirtschaftlichen Güter ein, die erforderlich sind, um die vereinbarte Projektleistung zu erbringen. Sie werden in Geldwerten ausgedrückt und direkt aus dem für die Leistungserbringung erforderlichen Aufwand abgeleitet.
Projektkosten sind zum einen Bestandteil des Kostenmanagements und zum anderen des Finanzmittelmanagements für ein Projekt. Aufgrund unterschiedlicher Auswirkungen auf die Finanzmittel des Projektes werden sie in interne und externe Kosten unterteilt:
Interne Kosten entstehen durch die Leistungserbringung des eigenen Personals und aufgrund der Verwendung eigener Ressourcen des Projektträgers. Weitere Auswirkungen auf die Finanzmittel des Projektes sind damit nicht verbunden. Die Kosten, die für die Inanspruchnahme innerbetrieblicher Leistungen entstehen, sind kalkulatorischer Natur.
Externe Kosten schließen alle Kosten ein, die durch die Inanspruchnahme externer Dienstleistungen entstehen. Sie wirken sich direkt auf die Finanzmittel des Projektes aus. Ebenso wirkt der externe Bezug von Sachmitteln, Produkten oder Material unmittelbar liquiditätsverringernd.
Wie werden Projektkosten berechnet?
Projektkosten werden geschätzt. Das Ergebnis dieser Schätzung ist ein vorläufiges Projektbudget, das zur Erstellung von Kostenvoranschlägen zur internen Nutzung sowie für die Angebotserstellung dient. Gleichzeitig bildet es die Grundlage der endgültigen Budgetierung. In die Schätzung der Projektkosten fließen die folgenden Faktoren ein:
- Aufgaben – was muss im Rahmen des Projektes erledigt werden?
- Ressourcenplanung – welche personellen und materiellen Ressourcen sind für die Projektdurchführung nötig?
- Tarife – welcher Preis für die Projektdurchführung resultiert aus den einzelnen Aufgaben und dem damit verbundenen Ressourcenaufwand? Dieser Teil der Kostenschätzung inklusive steuerlicher Aspekte ist insbesondere für die Angebotserstellung relevant.
- Dauer – wie viele Arbeitsstunden oder Arbeitstage erfordert das Projekt? Welche Terminplanung ist für die einzelnen Projektphasen sowie für Teilprojekte realistisch?
- Aufschläge und Zusatzkosten – beispielsweise Reisen, Bewirtung oder Medienerstellung
Wichtig ist, dass die Schätzung und die darauf aufbauende verbindliche Kalkulation der Projektkosten den tatsächlichen Ressourcen- und Kostenaufwand eines Projektes darstellen. Eine zu hohe Kalkulation kann dazu führen, dass der Kunde oder interne Kostenträger sich gegen das Projekt entscheiden. Eine zu niedrige Kalkulation erzeugt während der Projektdurchführung Probleme: Sehr wahrscheinlich werden Nachkalkulationen und Nachverhandlungen nötig. Die Projektdurchführung wird entweder durch mangelnde Ressourcen eingeschränkt oder der Projektträger muss zusätzlich entstehende Kosten allein tragen, so dass der Gewinn aus dem Projekt vermindert wird.
Wie setzen sich Projektkosten zusammen?
Neben der Unterteilung in interne und externe Projektkosten sind für die Erstellung von Projektbudgets die Unterscheidung von direkten und indirekten Projektkosten sowie deren möglichst exakte Berechnung relevant.
Direkte Projektkosten sind alle Kosten, die in einem direkten Zusammenhang zur Projektdurchführung stehen. Hierzu gehören beispielsweise:
- Personalkosten in sogenannten Vollzeitäquivalenten. Für die Erstellung der Kalkulation und für die Überwachung des Projektverlaufs ist in diesem Zusammenhang auch eine exakte Zeiterfassung nötig.
- Betriebskosten
- Kosten für externe Arbeitskräfte (ebenfalls mit der Anforderung einer validen Zeitkalkulation und Zeiterfassung)
- Kosten für den Kauf oder die Miete projektbezogener Ressourcen, beispielsweise für technische Ausstattungen, Verbrauchsmaterialien oder Räumlichkeiten
- Kosten für Reisen oder Meetings.
Indirekte Projektkosten werden nicht eindeutig einem Projekt zugeordnet, sondern fallen in einem bestimmten Zeitraum für alle aktuell laufenden Projekts eines Unternehmens an. Sie müssen für das konkrete Projekt kalkuliert und in den Preis für die Leistungserbringung eingerechnet werden. Zu den indirekten Projektkosten gehören insbesondere:
- Mieten und Pachten
- Kosten für Strom und Wasser
- Kommunikationskosten
- Verwaltungskosten, beispielsweise Gehälter für unternehmensübergreifende interne und externe Dienstleistungen (Buchhaltung, Personal, Rechtsabteilung, Sicherheit etc.)
- Steuern und Abgaben
- Übergreifende finanzielle Aufwendungen für die Unternehmenstätigkeit.
Wie erfolgt die Kostenrechnung?
In der Praxis werden Projektbudgets und damit auch Preismodelle für den Kunden mit unterschiedlichen Ansätzen kalkuliert:
Zeit- und Materialschätzungen ermöglichen, die Projektkosten im Verlauf der Projektdurchführung zu verändern. Der Kunde ist bereit, die Kosten für ein Projekt auf der Grundlage von Zeit- und Materialaufwand zu tragen und – falls erforderlich – Projektmittel nachzuschießen. Dieser Ansatz ermöglicht größere Flexibilität bei der Projektdurchführung. Zum Teil werden die Verträge mit einer Obergrenze ausgestattet. Diese Form der Kostenschätzung und Budgetierung eignet sich vor allem für Projekte, bei denen Veränderungen der Projektanforderungen werden oder bei denen es schwierig ist, den Projektumfang von vornherein weitgehend valide abzuschätzen.
Festpreisangebote bieten maximale Preissicherheit für den Kunden. Ein Festpreis ist vor allem dann geeignet, wenn mit einem Projekt wenig Unsicherheit und kostenrelevante Risiken verbunden sind. Bestehende Risiken müssen vom Projektträger bereits bei der Erstellung des Projektbudgets möglichst exakt berücksichtigt werden, so dass dafür ein ausreichendes Risikobudget eingeplant werden kann.
Eine verbindliche Kostenrechnung kann erst dann erstellt werden, wenn alle kostenrelevanten Komponenten des Projektes bearbeitet und einer Prüfung und Kostenschätzung unterzogen wurden. Eine solche SoW (State of Work)-Schätzung ist die unmittelbare Grundlage des endgültigen Projektbudgets.
Wie wird ein Projektbudget aufgebaut?
Die Strukturierung eines Projektbudgets erfolgt anhand der erforderlichen Projektressourcen und des für die einzelnen Projektschritte erforderlichen Zeitaufwands, die jeweils in finanzielle Größen umgerechnet werden müssen. Für die Aufwandskalkulation und damit den Aufbau des Budgets werden in der Praxis meist Daten aus früheren Projekten herangezogen. Besonders wichtig für die Budgetplanung ist eine valide Zeiterfassung aller Arbeitsschritte innerhalb früherer Projekte und des aktuellen Projekts. Sie liefert wesentliche Daten für die Projektkalkulation und später auch für die Budgetüberwachung im Rahmen der Projektdurchführung. Relevant sind in diesem Zusammenhang neben dem Gesamtprojekt auch die einzelnen Phasen der Projektumsetzung. Projektmanagement-Software – heute in der Regel als SaaS (Software as a Service) angewendet – kann für den Aufbau des Projektbudgets einen wesentlichen Beitrag leisten und die Planungseffizienz erhöhen.
