Projektabrechnung

Die wichtigsten Begriffe im Zeitmanagement

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Aus betriebswirtschaftlicher Perspektive gehört eine zügige und vollständige Rechnungsstellung zu den zentralen Aufgaben von Unternehmen. Schließlich wird hierdurch die Liquidität der Firma abgesichert. In der Praxis findet dieses Arbeitsfeld allerdings wenig Beachtung. Vor allem Unternehmen, die ihre Arbeit in Projekten organisieren, konzentrieren sich vor allem auf die Projektdurchführung. Allerdings gestalten sich hierdurch oft die Projektabrechnung und die Fakturierung für die Kunden schwierig. Im Fokus steht dabei eine unzureichende Erfassung der abrechenbaren Arbeitsstunden. Zum einen steigt hierdurch der Aufwand für die Projektabrechnung, zum anderen werden die abrechenbaren Projektstunden nicht immer vollständig erfasst. Eine Studie der London School of Economics zeigt, dass die befragten Firmen ca. 15 Prozent der verrechenbaren Tätigkeiten nicht in Rechnung stellen. Zudem trägt eine lückenlose und transparente Projektabrechnung nicht unerheblich zu einer guten Kundenbindung bei.

Vor diesem Hintergrund sollte die Projektabrechnung nicht als eine nachgelagerte Funktion, sondern als ein integraler Bestandteil des Prozesses der Leistungserbringung in Projekten betrachtet werden. Moderne Zeiterfassungssoftware leistet hierzu einen wesentlichen Beitrag. Gleichzeitig unterstützt ein umfassender Überblick über Projekt- und Arbeitszeiten eine valide Projektplanung und Angebotserstellung für künftige Kundenaufträge.

Welche Abrechnungsmodelle sind in der Projektabrechnung möglich?

Im Vergleich zu einer herkömmlichen, auf eine Produkt oder eine Sachleistung bezogenen Rechnung ist der Umfang einer Projektabrechnung größer. Für eine korrekte Rechnungsstellung müssen nicht nur gelieferte Artikel und Nebenkosten, sondern die im Rahmen des Projekts erbrachten Dienstleistungen berechnet werden. Die Grundlage dafür bilden Preise, die mit dem Kunden im Rahmen der Angebotsverhandlungen vereinbart wurden. Ein pauschales Abrechnungsmodell für Projektdienstleistungen gibt es nicht. Die Abrechnung kann auf der Basis von Fixpreisen oder nach Aufwand – also nach der in ein Projekt investierten Arbeitszeit – erfolgen. Bei einer Projektabrechnung nach Aufwand schließt eine ordnungsgemäße Rechnung gegebenenfalls auch einen zeitbezogenen Leistungsnachweis der an einem Projekt beteiligten Mitarbeiter ein. Hieraus ergibt sich für die Projektabrechnung im Vergleich zu anderen Rechnungsarten hoher Komplexitätsgrad: Innerhalb einer Rechnung muss eine größerer Anzahl unterschiedlicher und konkret belegbarer Leistungen abgerechnet werden.

Dem Abrechnungsmodell für ein Projekt sollten konkrete, bereits im Vorfeld definierte Faktura-Regeln zugrunde liegen. Kriterien dafür sind zum einen zeitliche Vereinbarungen. Beispielsweise kann die Rechnungsstellung an den Kunden für das Gesamtprojekt, für abgeschlossene Teilprojekte oder für einzelne Projektaktivitäten erfolgen. Ebenso sind Abschlagsrechnungen möglich. Daneben sind für eine korrekte Rechnungsstellung Preisvorgaben von Bedeutung. In diesen Bereich fallen zum Beispiel Rechnungen nach Leistungskategorien pro Mitarbeiter, Rechnungen nach Preisvorgaben oder Rechnungen auf der Basis bestimmter Kontingente. Abhängig von Vereinbarungen mit dem Kunden müssen gegebenenfalls auch Rabatte eingerechnet werden. 

Wann ist eine Projektpauschale oder ein Pauschalbetrag für Aufgaben sinnvoll?

Eine Projektpauschale oder ein Pauschalbetrag für bestimmte Projektaufgaben ist sinnvoll, wenn im Projektverlauf keine Abweichungen vom vorab verhandelten Preis für die Leistungserbringung zu erwarten sind. Sie kommen dann in Frage, wenn im Projektverlauf keine schwankenden Material- oder Arbeitskosten zu erwarten sind. Pauschalen sind die einfachste Form der Rechnungsstellung. Sie eignen sich beispielsweise für die Erbringung von Projektdienstleistungen durch Anwälte, Steuerberater oder externe Buchhaltungen, die zum Teil auch durch Gebührenordnungen geregelt sind. Maßgeblich für die Abrechnung ist der pauschal definierte Zeitaufwand für die Projektdurchführung.

Wie funktioniert die Projektabrechnung nach Tagessätzen oder Stundensätzen?

Bei einer Projektabrechnung nach Tages- oder Stundensatz werden dem Kunden die Arbeitsstunden in Rechnung gestellt, die für die Ausführung der angeforderten Leistungen nötig waren. Diese Stunden werden auch als verrechenbare Stunden bezeichnet. Ihre Anzahl wird im Vorfeld der Leistungserbringung nicht exakt festgelegt. In die verrechenbaren Stunden fließen gegebenenfalls die Leistungen verschiedener Mitarbeiter zu unterschiedlichen Preisen ein, die für eine korrekte Abrechnung detailliert erfasst und gegebenenfalls gegenüber dem Kunden nachgewiesen werden müssen.

Erfahren Sie mehr über die Vor- und Nachteile von Tages- und Stundensätzen ➜

Bei der Abrechnung nach Stundensätzen werden die einzelnen Stunden abgerechnet. Sie können pro Mitarbeiter zu Tagessätzen hochgerechnet werden. In Angeboten werden gegenüber dem Kunden oft kein Stundensatz, sondern lediglich der Tagessatz genannt. Für die Ermittlung valider Tagessätze spielt allerdings auch der Arbeitsaufwand pro Stunde eine Rolle.  

In Tagessätze und Stundensätze sind neben dem Preis für erbrachte Arbeitsleistung auch Betriebskosten und andere ausweisbare Nebenkosten inkludiert.

Was sind Aufgabentagessatz und Aufgabenstundensatz?

Der Projektabrechnung nach Aufgabentagessatz oder Aufgabenstundensatz basiert auf dem Zeitaufwand für die Erfüllung konkreter Projektaufgaben. Aufgabenstundensätze können zu Aufgabentagessätzen addiert werden. Für diese Abrechnungsmethode müssen Unternehmen – konkret also: das Projektmanagement und das Projektcontrolling – den Zeitaufwand für die Erledigung von Teilaufgaben definieren. Voraussetzung dafür ist, dass der Zeitaufwand der einzelnen Mitarbeiter für die Erbringung bestimmter Arbeitsaufgaben bekannt ist.

Was sind Mitarbeitertagessatz und Mitarbeiterstundensatz?

Mitarbeitertagessatz und Mitarbeiterstundensatz entsprechen im Prinzip dem allgemeinen Stunden- oder Tagessatz. In ihre Berechnung fließen ebenso wie bei der Berechnung allgemeiner Stunden- oder Tagessätze der Wert der Arbeitsleistung der einzelnen Projektmitarbeiter, alle anderen abrechenbaren Projektkosten sowie durch das Unternehmen kalkulierte Gewinne ein.

Was ist der Projektstundensatz?

Der Projektstundensatz weist den Preis pro Arbeitsstunde aus, die tatsächlich in die Projektarbeit investiert werden. Er ist arbeitszeitbasiert, wobei sich der Preis pro Projektstunde über die Gesamtheit der erbrachten Leistungsaufwände pro Stunde definiert. Bei einer Abrechnung nach Projektstundensatz werden Materialaufwand und andere Kostenfaktoren gesondert ausgewiesen.

Was sind abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden? 

In der Projektabrechnung sind abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden voneinander abzugrenzen – in die Rechnung für den Kunden fließen nur die abrechenbaren Stunden ein. Zu diesen zählen alle Tätigkeiten, die direkt dem Projektabschluss zugutekommen. Zu den verrechenbaren Tätigkeiten gehören beispielsweise auch Recherchearbeiten, Designarbeiten oder der Verwaltungsaufwand für die Projektabwicklung. Zu den nicht abrechenbaren Stunden können z.B. Mitarbeiterschulungen und andere Tätigkeiten für die Vorbereitung der Projektdurchführung, für die Rechnungsstellung sowie für Meetings oder die Bewirtung und Unterhaltung eines Kunden zählen.

Durch die Abgrenzung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden ist es für das Projektcontrolling auch möglich, die projektbezogene Produktivität der Arbeit zu bewerten und, falls nötig, Korrekturen vorzunehmen.

Wie erfolgt die Rechnungsstellung für ein Projekt?

Die Projektabrechnung erfolgt nach dem vereinbarten Abrechnungsmodell. Dies hat maßgeblichen Einfluss auf die Rechnung. Während bei einer Projektpauschale eine Rechnungszeile mit dem entsprechenden Pauschalpreis ausreicht, hat eine Rechnung für Aufgabenstundensätze einen höheren Detailgrad. In den meisten Fällen werden Projekte mit Aufgaben- oder Mitarbeiterstundensätzen nach den entsprechenden Aufgaben, bzw. Mitarbeitenden sortiert und die abrechenbaren Zeiten inkl. Stundensatz ausgewiesen. Bei Tagessätzen erfolgt die Rechnungsstellung ähnlich, nur eben nicht mit Stunden- sondern Tagessätzen. Rechnungen für Projekte mit einer Aufgabenpauschale beinhalten die jeweiligen Aufgaben mit der entsprechenden Pauschale.

Rechnungen unter Kaufleuten sollten immer in Netto-Preisen sein, wobei der jeweilige Steuersatz am Ende separat ausgewiesen wird. Je nach Größe des Projekts ist es von Vorteil eine kürzere Rechnung zu stellen und einen detaillierten Leistungs- oder Arbeitszeitnachweis als PDF-Datei anzuhängen. Mit clevere Softwarelösungen für die Projektabrechnung wie zistemo dauern diese Schritte nur wenige Minuten.

Wie definiere ich die Zahlungsbedingungen für die Projektabrechnung?

Die Zahlungsbedingungen für Projektabrechnungen können Dienstleister entsprechend ihren Vorstellungen und Unternehmensanforderungen definieren. Häufig werden hierzu bereits im Rahmen der Angebotsverhandlung verbindliche Absprachen mit Kunden getroffen. Die Festlegung von Zahlungsbedingungen dient vor allem dazu, verspätete Zahlungen zu verhindern. Häufig verwendete Zahlungsbedingungen sind:

  • Zielvereinbarungen für den Zahlungseingang
  • Skonto bei vorzeitigen Zahlungen
  • Verzugsgebühren bei verspäteten Zahlungen
  • Stellung von Teilrechnungen und einer Schlussrechnung oder einer Gesamtrechnung
  • Anzahlungen vor Projektbeginn mit einer Vorkasse

Wann ist Vorkasse in der Projektabrechnung möglich?

Vorkasse ist vor allem in der Abrechnung größerer Kundenprojekte möglich und in der Praxis üblich. Sie kann Bestandteil der im Projektvertrag vereinbarten Zahlungsbedingungen sein. Dienstleister möchten damit Zahlungsausfälle verhindern. In der Regel handelt es sich dabei um einen Teilbetrag des Projektpreises. Unternehmen müssen dafür eine Anzahlungsrechnung stellen. Solche Anzahlungen beruhen oft auf einer Schätzung des voraussichtlichen Arbeitsaufwandes für ein Projekt.

Lesen Sie hier alles über Vorschuss, Vorkasse und Teilzahlungen

Wie gestalte ich die Zeiterfassung für die Projektabrechnung?

Viele Unternehmen setzen für Erfassung von Projektzeiten nach wie vor allgemeine Software wie MS Excel ein. Andere Firmen wenden für dafür spezielle Module ihrer Buchhaltungs- und Rechnungssoftware an. Allerdings stößt die Projektzeiterfassung mit diesen Methoden bei größeren und komplexen Projekten mit mehreren Mitarbeitern schnell an ihre Grenzen. Optimal ist sind integrierte Lösungen, die Projektmanagement, Projektcontrolling und Projektzeiterfassung miteinander integrieren. Sie können an das ERP-System des Unternehmens angebunden werden, so dass alle projektbezogenen Daten gleichzeitig auf einer gemeinsamen Plattform zur Verfügung stehen. Die Grundlage dafür bildet eine lückenlose Zeiterfassung, zu der die Projektmitarbeiter über ein digitales System einen aktiven Beitrag leisten. Verrechenbare Zeiten werden anschließend automatisiert erfasst, an die Finanzbuchhaltung übermittelt und dienen dort auf Knopfdruck als Basis für die Rechnungsstellung. Alternativ lassen sich Rechnungen direkt aus dem System erstellen. Die pro Mitarbeiter erfassten Projektzeiten werden außerdem mit deren Stammdaten verknüpft und bilden so die Grundlage für die Lohnabrechnung.

Mit solchen integrierten Systemen sind unter anderem – bei sehr hoher Benutzerfreundlichkeit –  eine dynamische Projektabrechnung, die Erstellung von Leistungsnachweisen für den Kunden, Übersichten über den Projektfortschritt und Deckungsbeitragsrechnungen für das Projektcontrolling sowie die Optimierung projektbezogener Workflows möglich. Integrierte Systeme für die Erfassung von Projektzeiten unterstützen außerdem automatisch den rechtskonformen Schutz personenbezogener Daten.

Zusammenfassung

Die Projektabrechnung wird oft als weniger wichtig wie die eigentliche Projektarbeit betrachtet, nimmt aber häufig zu viel Zeit in Anspruch. Gründe dafür können z.B. schlechtes oder gar kein Projektmanagement sein, oder auch ineffiziente Prozesse und Abläufe weil keine passende Software eigesetzt wird.

Für eine effiziente und smarte Projektabrechnung ist es wichtig je nach Abrechnungsmethode alle relevante Informationen wie z.B. Preis und Budget zentral verfügbar zu haben. Die Zeiterfassung sollte damit integriert sein und eine Aufteilung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten und Aufgaben ist essenziell. Mit diesen wenigen Informationen dauert die Projektabrechnung mit zistemo nur noch Minuten anstatt Tage. Work smarter, nor harder.

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