Als Dienstleistendes Unternehmen ist die Zeiterfassung unabdingbar. Dieser zeitliche Aufwand wird abgerechnet, was in der Preisgestaltung passiert. Jedes Unternehmen – ob Freelancer, Kleinunternehmen oder großer Konzern – muss sich fragen, ob er das Honorar als Stundensatz oder Tagessatz abrechnen soll.
Zunächst sollte aber festgelegt werden, wie der jeweilige Preis zustande kommt. Die Zielsetzung ist auf der einen Seite die laufenden Kosten wie z.B. Büromiete, Stundenlohn und andere Nebenkosten zu decken und auf der anderen Seite den prognostizierten Jahresumsatz zu erreichen. Außerdem sollte dabei auch ein Puffer für eine Auftragsflaute oder Krankheitstage mit einbezogen werden. Daneben sollte berücksichtigt werden, dass in der Regel die Akquise nicht abgerechnet werden kann. Vor allem Freiberufler mit weniger Erfahrung vergessen das häufig. Am Ende sollte dabei ein angemessener Stundensatz herauskommen. Dieser Stundensatz ist die Basis für die Honorarabrechnung. Nun stellt sich die Frage, ob dieser kalkulierte Stundensatz auch als Stundensatz gegenüber dem Kunden abgerechnet werden soll, oder ob eine Abrechnung nach Tagessatz nicht doch besser ist.
Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, weswegen sie sich für verschiedene Einsatzzwecke eignen. Worin die Unterschiede liegen und mit welcher Software sich online Rechnungen erstellen lassen, erfahren Sie hier.
Stundensatz
Das Abrechnen nach Stundensatz ist vor allem bei kleineren Projekten, wie beispielsweise Handwerkerarbeiten, üblich. Wenn der Aufwand eher gering und dadurch sehr überschaubar ist, kann also der Stundensatz angewendet werden.
Ein entscheidender Vorteil daran ist, dass der Betrag zunächst niedrig aussieht. Der psychologische Effekt sollte nicht unterschätzt werden. Ein Stundensatz von 63 Euro wirkt verlockender, als der Tagessatz von 504 Euro. Zudem lassen sich Leistungen so sehr genau abrechnen.
Zu beachten ist aber, dass die Leistungen auch sehr genau dokumentiert werden müssen – unabhängig davon, ob Sie online Rechnungen erstellen oder diese Aufgabe noch manuell übernehmen. 13 Minuten Korrektur gelesen? 44 Minuten für die Erstellung des Textes? 23 Minuten für die Analyse? Hierüber sollten Nachweise existieren und die erbrachten Leistungen müssen aufgeschlüsselt sein. Das ist unter anderem dann entscheidend, wenn eine Rechnung vor Gericht eingeklagt werden muss.
Das muss kein Nachteil sein, da sich mit entsprechenden System wie zistemo ein detaillierter Stundenreport automatisch generiert wird. Ein möglicher Nachteil am Stundensatz und der genauen Aufschlüsselung ist jedoch, dass der Auftragnehmer kleinlich wirkt, wenn er die fünf Minuten Arbeitszeit für eine Leistung in Rechnung stellt. Mit zistemo können Sie aber auch einfach Ihre Zeiten entsprechend Runden, damit Sie dem Kunden gegenüber nicht kleinlich wirken
Zudem sollte bei längeren Projekten wöchentlich ein detaillierter Stundenreport an den Auftraggeber übermittelt werden. Widerspricht dieser nach acht Tagen nicht, ist der Auftragnehmer auf der sicheren Seite. Widerspricht er, kann die Arbeit allerdings bis zur Klärung eingestellt und Verluste auf diese Weise gering gehalten werden.
Zu beachten ist aber, dass die Leistungen auch sehr genau dokumentiert werden müssen – unabhängig davon, ob Sie online Rechnungen erstellen oder diese Aufgabe noch manuell übernehmen. 13 Minuten Korrektur gelesen? 44 Minuten für die Erstellung des Textes? 23 Minuten für die Analyse? Hierüber sollten Nachweise existieren und die erbrachten Leistungen müssen aufgeschlüsselt sein. Das ist unter anderem dann entscheidend, wenn eine Rechnung vor Gericht eingeklagt werden muss.
Das muss kein Nachteil sein, da sich mit entsprechenden System wie zistemo ein detaillierter Stundenreport automatisch generiert wird. Ein möglicher Nachteil am Stundensatz und der genauen Aufschlüsselung ist jedoch, dass der Auftragnehmer kleinlich wirkt, wenn er die fünf Minuten Arbeitszeit für eine Leistung in Rechnung stellt. Mit zistemo können Sie aber auch einfach Ihre Zeiten entsprechend Runden, damit Sie dem Kunden gegenüber nicht kleinlich wirken
Zudem sollte bei längeren Projekten wöchentlich ein detaillierter Stundenreport an den Auftraggeber übermittelt werden. Widerspricht dieser nach acht Tagen nicht, ist der Auftragnehmer auf der sicheren Seite. Widerspricht er, kann die Arbeit allerdings bis zur Klärung eingestellt und Verluste auf diese Weise gering gehalten werden.
Ein detaillierter Stundenreport per Knopfdruck in zistemo
Tagessatz
Beim Tagessatz ergibt sich im Gegensatz zum Stundensatz der Vorteil, dass der Auftragnehmer flexibler rechnen kann. Heute sechs Stunden, dafür morgen zehn Stunden – beim Tagessatz muss keiner rechtfertigen, warum er nicht den kompletten Tag an einem Projekt gearbeitet hat. Hinzu kommt, dass die Nachweise anders als beim Stundensatz nicht minutengenau erfolgen müssen.
Wer online Rechnungen erstellen will, kann dies also deutlich übersichtlicher und einfacher erledigen. Für die psychologische Wirkung bei Honorar und Rechnung kann der Tagessatz ebenfalls von Vorteil sein. Denn es bedeutet durchaus einen Unterschied, ob 144 Stunden in Rechnung gestellt werden, oder 18 Tage. Bei Verlängerungen klingt es meist ebenfalls besser (und ist klarer) – drei Tage anstelle von 24 Stunden zu fordern.
Tagessatz – Eine Besonderheit
Beim Tagessatz gibt es allerdings eine Besonderheit. Viele Unternehmen kalkulieren intern in Stunden, weißen aber auf Angeboten und Rechnungen die geleistete Arbeit in Tagen, oftmals Personentage genannt, aus. In der Regel entsprechen dabei 8 Stunden einem Personentag (PT). Der Auftragnehmer erbringt also z.B. 32 Stunden Arbeit, rechnet aber 4 Personentage ab. Diese Art der Abrechnung wird häufig von Unternehmensberater angewendet.
Gegenüber der Abrechnung nach Personentage gibt es noch den “realen” Tagessatz. Hierbei spielt die Zeit in Stunden keine Rolle. Egal ob 2 oder 20 Stunden an einem Tag gearbeitet wurde: Es wird der Tagessatz abgerechnet. Eine solche Abrechnung wird häufig von Unternehmen bevorzugt, die vor Ort sein müssen und teilweise die Anfahrt hier mit ein kalkulieren.
Wer keinen exakten Stundenzettel führen möchte, was vor allem bei längeren und umfangreicheren Projekten relativ aufwendig ist, ist mit dem Tagessatz gut beraten.
Was ist der Unterschied zwischen Tagessatz und Stundensatz
Der Unterschied zwischen Tagessatz und Stundensatz besteht darin, wie die Arbeit abgerechnet wird. Ein Tagessatz ist ein Preis, der für einen ganzen Arbeitstag berechnet wird, unabhängig davon, wie viele Stunden in diesem Tag tatsächlich gearbeitet werden. Ein Tagessatz ist in der Regel höher als ein Stundensatz, da er die Kosten für Unterbringung, Verpflegung und Reisen abdeckt.
Ein Stundensatz hingegen ist ein Preis, der für jede gearbeitete Stunde berechnet wird. Ein Stundensatz ist eine flexiblere Art der Abrechnung, da er die tatsächliche Zeit, die für das Projekt aufgewendet wird, reflektiert.
Beide Preismodelle haben ihre Vor- und Nachteile. Ein Tagessatz ist einfacher zu berechnen, aber er berücksichtigt nicht die tatsächliche Arbeitszeit. Ein Stundensatz ist genauer, aber er kann unvorhersehbare Kosten verursachen, wenn die Arbeit länger dauert als geplant. Daher ist es wichtig, das richtige Preismodell für das Projekt auszuwählen, um eine gute Balance zwischen Flexibilität und Kostenkontrolle zu finden.
Pauschalpreis
Der Fest- oder Pauschalpreis klingt zunächst praktisch. Auftraggeber und Auftragnehmer wissen schließlich, worauf sie sich einlassen. Das Problem für den Auftragnehmer ist, dass sich durch Mehraufwand – wie Korrekturschleifen oder weitere Entwürfe – ein Nachteil für den Auftragnehmer ergeben kann. Auch Puffer lassen sich schwieriger einkalkulieren. Wichtig ist daher, dass im Vorfeld nicht einkalkulierte Leistungen gesondert abgerechnet werden. Dies kann wiederum über einen Stundenzettel oder über einen Festpreis erfolgen.
Bei einem Pauschalpreis ist es daher umso wichtiger, das Budget im Auge zu behalten und nicht zu überschreiten, da das Risiko beim Auftragnehmer liegt. Meistens werden Pauschalpreise bei kleineren Projekten vereinbar, bei denen der Auftragnehmer auf Grund der Erfahrung sehr genau abschätzen kann wie viel Aufwand nötig sein wird.
Stundensatz, Tagessatz, Pauschalpreis – was passt beim Honorar
Auftraggeber und Auftragnehmer haben im Prinzip das gleiche Ziel: Ein möglichst geringes Risiko. Diese Ziele stehen sich jedoch im Weg. Der Auftraggeber möchte möglichst wenig bezahlen. Der Auftragnehmer möchte keine Leistungen erbringen, ohne dafür bezahlt zu werden.
Obwohl das Grundprinzip also für jeden verständlich ist, können sich abhängig von der Ausgangslage verschiedene Varianten bewähren. Die folgende Übersicht hilft bei der Auswahl:
- Stundensatz: Exakt, flexibel und detailliert – dafür muss der Stundenzettel aber wöchentlich aufgestellt und übermittelt werden. Der Kunde kann den Aufwand im Vorfeld selten wirklich realistisch einschätzen. Der Auftragnehmer bleibt nicht auf unbezahlten Arbeitsleistungen sitzen und kann notfalls die Arbeit zeitnah einstellen.
- Tagessatz: Diese Variante der Honorar-Berechnung ist flexibler, für Kunden und Dienstleister aber zugleich einfacher im Vorfeld abzuschätzen. Verlängerungen sind überschaubarer. Zudem kann der Auftragnehmer auch relativ leicht einen Puffer einbauen, falls beispielsweise Korrekturen anfallen oder weitere Entwürfe gefordert werden. Allerdings stehen im Streitfall auch weniger detaillierte Informationen zur Verfügung. Gut ist daher, online Rechnungen zu erstellen und somit detaillierte Nachweise zu sammeln.
- Pauschal-Honorar beziehungsweise Festpreis: Dieser ist vor allem für den Kunden recht sicher. Leistungen und Honorar sind fest vereinbart und nicht vom eingereichten Stundenzettel abhängig. Dauert etwas länger und erfordert mehr Aufwand als kalkuliert, kann der Auftragnehmer jedoch den Kürzeren ziehen und unbezahlte Arbeiten erledigen müssen. Daher sollte von Anfang an eine genaue Auflistung der Leistungen vorhanden sein und Sonderleistungen sollten gesondert abgerechnet werden
Online Rechnungen erstellen – Apps
Wie abgerechnet wird, wirkt sich auch auf den Aufwand bei der Rechnungsstellung aus. Um möglichst einfach online Rechnungen zu erstellen, sollte eine passende Software wie zistemo eingesetzt werden. Anstatt einen manuellen „Stundenzettel“ zu führen, werden die Zeiten einfach in zistemo erfasst und dank integrierter Projektabrechnung mit wenigen Klicks in Rechnung gestellt. Alternativ auch voll automatisch mit wiederkehrenden Rechnungen.
Hierdurch wird einerseits Zeit und Aufwand gespart, da der Stundenzettel beziehungsweise die Leistungen teilweise bereits während der Arbeit aufgeführt werden können. Ob dabei nach Stunden oder Tagessatz abgerechnet wird, ist zunächst unerheblich. Der Aufwand um die online Rechnung zu erstellen ist in jedem Fall geringer.
Außerdem gibt zistemo eine größere Sicherheit. Da die einzelnen Positionen direkt aufgeführt werden, sind die Arbeitsleistungen einfacher nachweisbar. Im Falle eines Streits rund um den Stundenzettel lassen sich die Leistungen und Forderungen einfacher durchsetzen.
Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass prinzipiell nicht behauptet werden kann, welche Abrechnungsmethode besser als die andere ist. Am Ende muss jeder Freiberufler und jedes Unternehmen, vor allem im Dienstleistungsbereich selbst entscheiden welche Methode am besten zu welchem Projekt passt. Wichtig dabei ist lediglich, dass vor allem neue Freelancer berücksichtigen sollten, dass Kundenakquise und Projektakquise nicht abgerechnet werden können. Grundsätzlich sollte auch eine geeignete Software wie zistemo eingesetzt werden, um möglichst effizient die entsprechenden Projekte abzurechnen. Manuelle Rechnungen und händische Berichte in Excel sind nicht nur Fehleranfällig, sondern auch unprofessionell und maximal Zeitaufwendig. Work smarter – not harder.
