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Online Rechnungen erstellen mit ZUGFeRD oder xRechnung bald Pflicht?

08/03/2019

Rechnungen erstellen mit ZUGFeRD oder xRechnung – Vorzüge und Nachteile.

Schon von ZUGFeRD oder xRechnung gehört? Wer online Rechnungen erstellen möchte beziehungsweise muss, sollte sich mit diesen Begriffen vertraut machen. Denn aufgrund des e-Rechnungsgesetzes verändert sich die Rechnungsstellung und muss neuen Anforderungen gerecht werden. Im öffentlichen Sektor hat diese Entwicklung bereits stattgefunden. Sinnvoll ist die Änderung jedoch auch in anderen Bereichen.

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Online Rechnungen erstellen und versenden – Sinn und Nutzen

Online Rechnungen zu erstellen beziehungsweise zu versenden ist schon längst nicht mehr neu. Es spart Papier und Geld für den Versand, verkürzt und vereinfacht die Rechnungszustellung. Die Zustellung auf dem digitalen Weg hat offensichtliche Vorteile.

Rechnungen online zu versenden hat sich daher auch bereits in vielen Bereichen durchgesetzt. Nicht so aber das Erstellen. Die Erstellung wird oftmals noch von Hand durchgeführt. Das ist nicht nur aufwendig in Hinblick auf Arbeitszeit und -aufwand, sondern hat auch noch einen weiteren Nachteil: die Lesbarkeit. Gemeint ist hiermit natürlich nicht die Lesbarkeit durch Menschen, sondern das Einlesen in System und Datenbank bei dem Empfänger der Rechnung.

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Damit die Daten, wie Rechnungsbetrag und Steuer, nicht manuell übertragen werden müssen, sondern maschinenlesbar sind, kommt das e-Rechnungsgesetz ins Spiel. Das Modell ZUGFeRD aber auch xRechnung entsprechen den Standards und Richtlinien und können Rechnungen maschinenlesbar machen – die Rechnungsstellung als solche jedoch auch vereinfachen.
Doch worum handelt es sich bei den beiden Modellen überhaupt?

xRechnung: Was ist das?

Hierbei handelt es sich um einen XML Datensatz mit Rechnungsinformationen, wie dem fälligen Betrag, der Steuer und IBAN sowie dem Fälligkeitsdatum. Aufgrund des Formats ist die Rechnung problemlos maschinenlesbar und kann so beim Empfänger direkt eingelesen werden.

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Ein manuelles Übertragen der Daten ist nicht von Nöten. Arbeitszeit und Aufwand werden eingespart und die Abwicklung der Rechnungen vereinfacht.

ZUGFeRD: Was ist das?

Die bedeutsame Abkürzung ZUGFeRD steht für Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es handelt sich um ein Format, dass den Datenaustausch zwischen Rechnungssteller und -empfänger vereinfacht, strukturiert und beschleunigt.
Das Format besteht aus einer PDF Rechnung mit angehängten XML Datensatz.

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Der Vorteil bei ZUGFeRD ist, dass die Rechnung als PDF in Klarschrift vorliegt und somit für den Empfänger lesbar ist. Das erleichtert die persönliche Prüfung. Gleichzeitig ist das Format maschinenlesbar. Somit können die Rechnungsinformationen – wie beispielsweise der Rechnungsaussteller, der fällige Betrag, Steuer, IBAN und das Fälligkeitsdatum ausgelesen werden.

Auch hier wird das Einlesen der Rechnungen also vereinfacht und beschleunigt. Das manuelle Eingaben von Daten entfällt – zudem sind sie jedoch übersichtlich und sofort einsehbar aufbereitet.

Online Rechnungen erstellen – wie funktioniert es?

Die Vorteile davon, Rechnungen digital und maschinenlesbar zu erstellen, liegen auf der Hand. Vor allem der Empfänger hat hierdurch einen deutlich geringeren Aufwand. Was aber ist der Vorteil für den Rechnungssteller? Ist der Aufwand für diesen nicht noch höher?

Rechnungsvorlagen online: Rechnungs-Generator

Rechnungsvorlagen online: Rechnungs-Generator

Das kann natürlich der Fall sein, wenn die Rechnungen weiterhin per Hand aufgesetzt werden. Bei kleineren Unternehmen und übersichtlichen Beträgen mag das noch Gang und Gäbe sein. Denn einige Betriebe scheuen sich davor, den Prozess umzustellen. Sie befürchten hohe Kosten und einen vergrößerten Aufwand. Damit liegen sie jedoch falsch.

Dank passender Tools muss für die Lösungen weder viel Geld ausgegeben, noch ein erhöhter Aufwand betrieben werden. Ganz im Gegenteil. Als One-Stop-Tools ist zistemo für Business-Prozesse, Arbeitszeiten und Projekte wahlweise mit einer manuellen oder automatischen Möglichkeit der PDF Rechnungsstellung ausgestattet.

Dem Rechnungssteller wird es damit ermöglicht, Arbeitsaufwand und Materialien projektbezogen entweder automatisch oder per Mausklick aufzulisten und in ein geeignetes Format zu überführen. Die Rechnung ist hierdurch exakt – und deutlich schneller erstellt, als es beim einzelnen, manuellen Auflisten der Posten möglich wäre.

Trotz dieser überzeugenden Vorteile stellen sich viele dennoch die Frage, ob sich die Umstellung lohnt. Denn Aufwand und Arbeitszeit werden durch die automatisierte beziehungsweise vereinfachte Rechnungsstellung zwar an dieser Stelle eingespart und damit Abläufe effizienter gestaltet – aber erhöhen sich durch den Kauf und die Implementierung entsprechender Tools nicht der IT Aufwand und somit auch die Kosten deutlich?

erhöht sich bei online Rechnung der IT Aufwand

Nein. Abhängig von der Anzahl der Anwender starten die Paketpreise für zistemo bereits bei 15 Euro. 15 Euro für einen Anwender, 35 Euro für bis zu fünf Anwender und 55 Euro für bis zu 30 Anwender. Selbst der Kaffee im Büro ist kostspieliger.

Online Rechnungen erstellen – wie sieht es mit der Sicherheit aus?

Online Rechnungen zu erstellen ist also schnell und einfach, kann den Arbeitsaufwand beim Rechnungssteller und beim -empfänger reduzieren und sogar Kosten sparen. Wie sieht es aber mit der Sicherheit aus? Schließlich befinden sich teils wichtige Daten in den Rechnungen, die nicht in dritte Hände gelangen sollten.

Sicherheit in der Cloud

Zistemo arbeitet mit SHA-256 mit RSA-Verschlüsselung in der Hochsicherheits-Cloud und ist somit überall und ohne zusätzliche IT Ressourcen nutzbar – und darüber hinaus sicher. Gerade wenn auch Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten oder projektbedingt mehrere Standorte beteiligt sind, sind das überzeugende Vorteile.

Werden ZUGFeRD und xRechnung zur Pflicht?

Die Vorteile sind klar – wie sieht es aber mit der Pflicht aus, ZUGFeRD oder xRechnung zu verwenden? In Gemeinden, Ministerien und Behörden wird ein entsprechendes Format mittlerweile verlangt. Gleiches gilt für Unternehmen, die geschäftliche Beziehungen zu dem öffentlichen Sektor haben.

ZUGFeRD oder xRechnung pflicht bei geschäftliche Beziehungen zu dem öffentlichen Sektor - zistemo

Für andere Unternehmen ist die Verwendung (noch) nicht verpflichtend. Eine frühzeitige und schrittweise Umstellung ist aber sinnvoll, da sich ZUGFeRD und Co. zunehmend durchsetzen und viele Kunden ein entsprechendes Rechnungsformat wünschen.


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