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Online Rechnungen erstellen mit ZUGFeRD oder xRechnung sind Pflicht

08/03/2019

XRechnungen erstellen mit ZUGFeRD – Vorzüge und Nachteile.

Schon von ZUGFeRD oder XRechnung gehört? Wer online Rechnungen erstellen möchte, beziehungsweise muss, sollte sich mit diesen Begriffen vertraut machen. Denn aufgrund des e-Rechnungspflicht für Bundesbehörden verändert sich die Rechnungsstellung und muss neuen Anforderungen gerecht werden. Im öffentlichen Sektor hat diese Entwicklung bereits stattgefunden. Sinnvoll ist die Änderung jedoch auch in anderen Bereichen.

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Online Rechnungen erstellen und versenden – Sinn und Nutzen

Online Rechnungen zu erstellen beziehungsweise zu versenden ist schon längst nicht mehr neu. Es spart Papier und Geld für den Versand, verkürzt und vereinfacht die Rechnungszustellung. Die Zustellung auf dem digitalen Weg hat offensichtliche Vorteile.

Rechnungen online zu versenden hat sich daher auch bereits in vielen Bereichen durchgesetzt. Nicht so aber das Erstellen. Die Erstellung wird oftmals noch von Hand durchgeführt. Das ist nicht nur aufwendig in Hinblick auf Arbeitszeit und -aufwand, sondern hat auch noch einen weiteren Nachteil: die Lesbarkeit. Gemeint ist hiermit natürlich nicht die Lesbarkeit durch Menschen, sondern das Einlesen in ein System und eine Datenbank beim Rechnungsempfänger.

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Damit die Daten, wie z.B. Rechnungsbetrag, Steuerinformationen Datum, etc. nicht manuell übertragen werden müssen sondern maschinenlesbar sind, kommen e-Rechnungen ins Spiel. XRechnung ist dabei die deutsche Auslegung der EU-Norm EN 16931-1. Bei XRechnung handelt es sich aber um ein Dokument ohne menschenlesbare Daten wie bspw. ZUGFeRD-PDF. Welches Format Sie verwenden, bleibt Ihnen überlassen: ZUGFeRD und XRechnung sind gleichberechtigt nebeneinander, wobei ZUGFeRD vollständig der EU-Norm entspricht und von allen Verwaltungen in Europa anerkannt wird (vgl. BMWi). Factur-X ist das französische Gegenstück zu ZUGFeRD und beide sind miteinander kompatibel.

XRechnung: Was ist das?

Hierbei handelt es sich um einen XML-Datensatz mit Rechnungsinformationen, wie z.B fälliger Betrag, Steuer, IBAN, Fälligkeitsdatum etc. Aufgrund des Formats ist die Rechnung problemlos maschinenlesbar und kann so beim Empfänger direkt eingelesen werden.

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Ein manuelles Übertragen der Daten ist nicht nötig. Arbeitszeit und Aufwand werden eingespart und die Abwicklung der Rechnungen vereinfacht.

ZUGFeRD: Was ist das?

ZUGFeRD steht für Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es handelt sich um ein Format, dass den Datenaustausch zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger vereinfacht, strukturiert und beschleunigt. Das Format besteht aus einer PDF Rechnung mit angehängten XML-Datensatz.

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Der Vorteil bei ZUGFeRD ist, dass die Rechnung als PDF in Klarschrift vorliegt und somit für den Empfänger lesbar ist. Das erleichtert die persönliche Prüfung. Gleichzeitig ist das Format maschinenlesbar. Somit können die Rechnungsinformationen, z.B. Rechnungsaussteller, fällige Betrag, Steuer, IBAN, Fälligkeitsdatum, etc. ausgelesen werden.

Auch hier wird das Einlesen der Rechnungen also vereinfacht und beschleunigt. Das manuelle Eingaben von Daten entfällt. Zudem sind sie jedoch übersichtlich und sofort einsehbar aufbereitet.

Online Rechnungen erstellen – wie funktioniert das?

Die Vorteile davon, Rechnungen digital und maschinenlesbar zu erstellen, liegen auf der Hand. Vor allem der Empfänger hat hierdurch einen deutlich geringeren Aufwand. Was aber ist der Vorteil für den Rechnungssteller? Ist der Aufwand für diesen nicht noch höher?

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Das kann natürlich der Fall sein, wenn die Rechnungen weiterhin per Hand aufgesetzt werden. Bei kleineren Unternehmen und übersichtlichen Beträgen mag das noch Gang und Gäbe sein. Denn einige Betriebe scheuen sich davor, den Prozess umzustellen. Sie befürchten hohe Kosten und einen vergrößerten Aufwand. Damit liegen sie jedoch falsch.

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Dank passender Tools muss für die Lösungen nicht viel Geld ausgegeben und kein erhöhter Aufwand betrieben werden. Ganz im Gegenteil. Als Spezialist für Zeitmanagement und Business-Prozesse ist zistemo mit einer manuellen oder automatischen Möglichkeit der PDF Rechnungsstellung ausgestattet.

Dem Rechnungssteller wird es damit ermöglicht, Arbeitsaufwand und Materialien projektbezogen automatisch oder per Mausklick aufzulisten und in ein geeignetes Format zu überführen. Die Rechnung ist hierdurch exakt und deutlich schneller erstellt, als es beim einzelnen, manuellen Auflisten der Posten möglich wäre.

Trotz dieser überzeugenden Vorteile stellen sich viele dennoch die Frage, ob sich die Umstellung lohnt. Denn Aufwand und Arbeitszeit werden durch die automatisierte beziehungsweise vereinfachte Rechnungsstellung zwar an dieser Stelle eingespart und damit Abläufe effizienter gestaltet, aber erhöhen sich durch den Kauf und die Implementierung entsprechender Tools nicht der IT-Aufwand und somit auch die Kosten deutlich?

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Nein! Abhängig von der Anzahl der Anwender starten die Paketpreise für zistemo bereits bei 15 Euro. Selbst der Kaffee im Büro ist kostspieliger!

Online Rechnungen erstellen – wie sieht es mit der Sicherheit aus?

Online Rechnungen zu erstellen ist also schnell und einfach, kann den Arbeitsaufwand beim Rechnungssteller und Rechnungsempfänger reduzieren und sogar Kosten sparen. Wie sieht es aber mit der Sicherheit aus? Schließlich befinden sich wichtige Daten in den Rechnungen, die nicht an Dritte gelangen sollten.

Sicherheit in der Cloud

Zistemo arbeitet mit SHA-256 mit RSA-Verschlüsselung in einer Hochsicherheits-Cloud und ist somit überall ohne zusätzliche IT Ressourcen nutzbar. Und darüber hinaus sicher! Gerade wenn auch Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten oder projektbedingt mehrere Standorte beteiligt sind, sind das überzeugende Vorteile.

Ist ZUGFeRD und XRechnung Pflicht?

Die Vorteile sind klar. Aber wie sieht es mit der Pflicht für ZUGFeRD oder xRechnung aus? In Gemeinden, Ministerien und Behörden  wird ein entsprechendes Format mittlerweile verlangt. Deutsche Bundesbehörden dürfen also nur noch e-Rechnungen gemäß EU-Richtlinien akzeptieren. Dabei spielt die Größe des Unternehmens keine Rolle.

ZUGFeRD oder xRechnung pflicht bei geschäftliche Beziehungen zu dem öffentlichen Sektor - zistemo

Für andere Unternehmen ist die Verwendung (noch) nicht verpflichtend. Eine frühzeitige und schrittweise Umstellung ist aber sinnvoll, da sich ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung zunehmend durchsetzenw werden und viele Kunden ein entsprechendes Rechnungsformat wünschen.

Erstellen Sie jetzt Ihre XRechnung im ZUGFeRD-PDF-Format gemäß EU-Richtlinien. Als Spezialisten für Zeitmanagement und Business-Prozesse haben wir die nötige Erfahrung und Know-How um Sie zu unterstützen. Work Smarter, Not Harder.


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