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Proforma Rechnung: Definition, Vorlagen und Beispiele

Proforma Rechnung oder Proformarechnung: Was ist das überhaupt? Und wie sieht eine korrekte Pro-Forma-Rechnung aus? Wir haben die wichtigsten Fragen zur Proforma Rechnung zusammengetragen – damit Sie im Nu zum Pro-Forma-Profi werden.

Was ist eine Proforma Rechnung?

Proforma oder pro forma bedeutet wörtlich „für die Form“. Das heisst, eine Proforma Rechnung ist eine Rechnung, die aus rein formalen Gründen ausgestellt wird, um den Wert eines Handels zu beweisen. Sie ist im Grunde ein Beleg ohne Zahlungsaufforderung: Im Unterschied zu einer echten kommerziellen Rechnung muss der Rechnungsempfänger den festgelegten Betrag nicht bezahlen, und der Rechnungssteller erhält kein Geld. Eine Pro-Forma-Rechnung ist eine Handelsrechnung, über die Händler und Empfänger ihren Handel dokumentieren. Aber Achtung: Eine Pro-Forma-Rechnung ist trotzdem rechtlich bindend im Sinne einer Auftragsbestätigung.

Wer braucht eine Proformarechnung?

Proformarechnungen kommen oft im internationalen Handel zum Einsatz, um den zollrechtlichen und steuerrechtlichen Warenwert zu dokumentieren. Bei Leistungen oder Lieferungen auf Vorkasse kann eine Proforma Rechnung als Zahlungsgrundlage dienen. Und bei Mustersendungen oder kostenlosem Warenaustausch wie Ersatzteilen wird über eine Proforma Rechnung der Warenwert deklariert. Kurz: Überall da, wo eine Dokumentation eines Handels oder eines Austausches nötig ist, kommt die Pro-Forma-Rechnung zum Einsatz.

Proforma Rechnungen im internationalen Handel

Wenn Sie sich für Proforma Rechnung interessieren ist die Wahrscheinlichkeit gross, dass Sie im internationalen Handel tätig sind. Gratulation! Aber wahrscheinlich verschwenden Sie viel Zeit mit Formularen, Gebühren und komplizierter Kommunikation. Glauben Sie mir, ich weiss wovon ich spreche! Darum ist zistemo international, spricht viele Sprachen und rechnet in allen Währungen. EURO, US-Dollar oder Russischer Rubel: Sie wählen Sprache und Währung, und zistemo versendet professionelle internationale Proforma Rechnungen. Sie wollen mehr wissen? Dann lesen Sie hier meinen Artikel über die internationale Unternehmensführung mit zistemo.

Vorabrechnung, Vorkasse und Proformarechnungen

Oft kommt eine Proformarechnung als Vorabrechnung oder zur Vorkasse zum Einsatz. Auch in diesem Fall gilt: Diese Rechnung ist keine Zahlungsaufforderung, aber dennoch eine rechtlich bindende Auftragsbestätigung. Das bedeutet, es gelten dieselben formalen Vorgaben wie für eine reguläre Rechnung – nur ist das Geschäft noch nicht abgeschlossen, sondern schwebend. In Bezug auf die Buchhaltung heisst das, der Betrag oder Warenwert einer Proforma Rechnung muss eingeplant werden, ist aber noch nicht eingetroffen oder kann nicht direkt abgebucht werden, wie im Falle eines Warenmusters.

Proforma Rechnung: Vorlagen und Tipps

Und wie sieht sie nun aus, die professionelle Proforma Rechnung? Damit eine Proforma Rechnung rechtlich binden wird, gelten dieselben Regeln wie für jede Rechnung: Es braucht die Angaben Namen und Adressen beider Parteien, Details zu den Waren oder dem angebotenen Service sowie deren Preis, und die Daten der formalen Rechnungsstellung sowie der Lieferung. Zusätzlich dazu sollte eine Proforma Rechnung eine eindeutige Identifikationsnummer haben und, das ist das Wichtigste, es muss PROFORMA drauf stehen. Oder Pro-Forma. Oder Proformarechnung. Oder, wie es Duden als korrekt bezeichnet, Pro-Forma-Rechnung. Die Rechtschreibung ist dabei weniger wichtig als die Tatsache, dass die Rechnung als rein formale Rechnung gekennzeichnet ist.

Proforma Rechnung online erstellen

Damit Sie keine Zeit mit Formalitäten verschwenden, haben wir es wirklich einfach gemacht, professionelle online Pro-Forma-Rechnungen zu erstellen. Wenn Sie eine Rechnung in Ihrem zistemo Account erstellen, erhält diese automatisch den Status „Entwurf“ – und wenn Sie diesen Entwurf an Ihre Kundschaft versenden, wird er automatisch zur Proforma Rechnung. Falls (oder wenn) es dann so weit ist, genügt ein Klick, und aus der Pro-Forma-Rechnung wird eine echte Rechnung. Und schon werden Sie bezahlt.

Proforma Buchhaltung: Finanzplanung in drei Schritten

Kennen Sie die Proforma Buchhaltung? Nein? Dann wird es Zeit! Denn besser bekannt als „pro forma accounting“ ist die Proforma Buchhaltung ein simples aber effektives Tool zur Finanzplanung für Selbständige und Kleinunternehmer. Das Prinzip ist einfach: Sie simulieren die Buchhaltung innerhalb eines bestimmten Zeitraums in der Zukunft. Nehmen wir die nächsten 30 Tage: Sie erfassen die Rechnungen, die Sie wahrscheinlich in Zukunft ausstellen werden als Entwurf, ohne Sie zu versenden. In einem zweiten Schritt schätzen und erfassen Sie pro forma die Ausgaben, die sie wahrscheinlich tätigen müssen. Und voilà, Sie haben sofort die Übersicht über Ihr Budget der nächsten 30 Tage. Es war noch die so einfach, in die Zukunft zu sehen.

Work smarter, not harder.

Herzlich, zistemo

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