Business Intelligence

Handwerk 4.0: Rechnungen und Zeiterfassung in der Cloud

Die Digitalisierung ist da– so auch bei den klassischen Handwerksberufen. Stichwort Handwerk 4.0 - doch was bedeutet das? Kleine wie grosse Betriebe können von Rechnungen und Zeiterfassung in der Cloud profitieren. zistemo zeigt, wie’s geht. Ohne Handwerk läuft auch in der digitalen Welt nichts. Internet, Börse, Datenzentren: irgendwo muss immer jemand Hand anlegen, damit’s funktioniert. Umgekehrt hat die Digitalisierung das klassische Handwerk verändert, neue Berufsfelder sind entstanden, neue Prozesse werden kreiert**. Besonders Familienbetriebe und kleinere Handwerksbetriebe können vom Handwerk 4.0 und automatisierten Lösungen profitieren.** Aber die Berührungsangst ist scheinbar noch immer gross, besonders bei kleineren Betrieben. Vielen fehlt im Tagesgeschäft schlicht und einfach die Zeit und die Energie dafür, sich mit noch mehr Verwaltungskram auseinanderzusetzen. Und darum bleibt es oft bei veralteter Buchhaltungssoftware, Excel-Tabellen – und ganz viel Papierkram. Kein Witz: Ich kenne Betriebe, die sich keinen neuen Computer kaufen können, weil die Rechnungssoftware von den neuen Rechnern nicht mehr unterstützt wird. Aber keine Sorge. Nach der Tour durch den zistemo Workflow werden auch hartgesottene Papiertiger überzeugt sein: Arbeiten in der Cloud lohnt sich. Garantiert.

Der alte, analoge Workflow

Nehmen wir mal einen Elektroinstallateur (der seit 2004 in Deutschland ganz korrekt Elektrotechniker - Fachrichtung Energie- und Gebäudetechnik heissen müsste). Seinen Tag beginnt er wie geplant auf Baustelle XY, doch dann kommt ein Anruf: Dringender Notfall im Bürogebäude Z, am anderen Ende der Stadt. Früher hätte er entweder ins Büro angerufen, wo jemand bereit war zu schauen, welcher Kollege verfügbar ist, um den Notfall zu beheben. Im Idealfall. Im Realfall hat er sich wahrscheinlich von Kollege zu Kollege telefoniert, bis er jemanden gefunden hat, der Zeit hat. Und im schlechtesten (und dem wahrscheinlichsten) Fall hätte er sich ins Auto gesetzt und wäre ans andere Ende der Stadt gefahren, um den Notfall selber zu beheben. Noch im Auto holt er Papier und Stift aus der Tasche und füllt das papierene Formular aus, mit dem er Aufwand und Arbeit festhält. Das Formular gibt er abends im Büro ab, wo (idealerweise durch das Sekretariat, normalerweise durch den Chef oder seine Frau, die die Buchhaltung macht) die Angaben in ein altes Buchhaltungstool oder sogar eine Rechnungsvorlage im Word sowie eine Excel-Tabelle übernommen werden.

Workflow 4.0: Handwerk in der Cloud

Ganz anders sieht es heute aus. Der Handwerker 4.0 zückt schnell sein Smartphone oder das Tablet, loggt sich in der zistemo App ein und schaut kurz nach, woran seine Kollegen gerade arbeiten. Blitzschnell schickt er den nächstgelegenen Elektrotechniker an die Notfallstelle – und der sieht im System sofort alle Details und frühere Aufträge des Kunden. So fällt es leichter, die Probleme zu analysieren und Lösungen zu finden. Mit einem kurzen Klick auf der App startet der Kollege vor Ort seine automatische Zeiterfassung. Die Zeiterfassung ist schon dem richtigen Kunden zugeordnet, und alle Ausgaben und Spesen können ebenfalls schnell und einfach am richtigen Ort eingelesen werden. Und wenn es so weit ist, wird aus den erfassten Daten schnell und einfach eine professionelle Rechnung, die an den richtigen Kunden verschickt wird. Bezahlt der Kunde, wird auch das automatisch erfasst – und falls nicht, so verschickt zistemo von selber höfliche Mahnungen, bis die Zahlung eintrifft.

Tschüss Papier!

Keine papierenen Formulare mehr, die Zeit rauben. Keine Übertragung von Papier in Computersysteme – und kein telefonisches Hin und Her. Dank der Cloud sind alle Daten immer und überall abrufbereit, damit alle Beteiligten sofort handeln können. Zeiterfassung für Teams ist kein Problem mit zistemo: Jeder Mitarbeiter kann sich per App einloggen und die Zeiterfassung starten – Kunden- und Projektbezogen. Und wenn’s mal nicht reicht für den Klick, können die Daten manuell eingegeben werden. Der digitale Workflow erleichtert den Arbeitsalltag von Handwerkern enorm: keine Zeit mehr mit Buchhaltung verschwenden, Rechnungen werden automatisch erstellt. Und das Beste: Sie sparen Steuern. Laden Sie einfach Ihren Steuerberater ein, und sehen Sie warum.

Angebot, Rechnung, Zahlung – alles automatisch

Der standardisierte Workflow mit zistemo sieht so aus: Ein Mitarbeiter erstellt ein Angebot, das er direkt aus dem System an den Kunden senden kann. Dieser nimmt das Angebot an, oder äussert eine Bemerkung dazu – alles über zistemo. Wird man sich einig, macht sich der Mitarbeiter an seine echte Arbeit und erfüllt den Auftrag. Jede Minute, die er darauf verwendet wird detailliert erfasst. Alle Aufwendungen für Material oder sonstige Spesen können per App eingelesen werden. Aus all diesen Angaben erstellt zistemo automatisch eine Rechnung – entsprechend dem ursprünglichen Auftrag. Diese wird an den Kunden versendet, der über Paypal, Kreditkarte, Bankkonto und fast alle denkbaren Übertragungswege bezahlen kann – und wenn er es nicht tut, wird er höflich daran erinnert. Das einzige, was zu tun bleibt, ist die Arbeit. Die echte Arbeit, von Hand, mit Kabeln und Werkzeug, Hammer und Holz. Das echte, gute Handwerk.

„Bei uns steht ‚digital’ nicht drauf, bei uns steckt es drin“, fasst die Internationale Fachmesse für Handwerk IHM 2016, das Handwerk 4.0 zusammen. Veränderungen sind bekanntlich Chancen – und das Handwerk 4.0 kann den Arbeitsalltag von Handwerkern erheblich erleichtern. Verschwenden Sie keine Zeit und testen Sie zistemo noch heute! Wetten, dass Sie Zeit gewinnen?

Herzlich, zistemo

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