In Zeiten des Fachkräftemangels müssen sich viele Unternehmen mit den Problemen der Personalplanung beschäftigen. Nicht nur, dass der aktuelle Ist-Zustand verwaltet werden muss, auch der zukünftige Bedarf an Fachkräften muss berücksichtigt werden.
Sowohl kleine als auch große Unternehmen müssen deshalb Zeit und Energie in die strategische Personalplanung investieren, um langfristig wirtschaftlich zu bleiben und sich gegen die Konkurrenz durchsetzen zu können.
Warum ist die strategische Personalplanung so wichtig?
Unternehmen, die immer erst bei akutem Bedarf versuchen neues Personal zu rekrutieren und sich nur wenig um ihre Mitarbeitenden und deren Zufriedenheit kümmern, können nicht lange am Markt existieren. Denn die Konkurrenz schläft nicht und der Fachkräftemangel greift in immer mehr Branchen um sich. Wer als Unternehmen also folgende Fragen der strategischen Personalplanung nicht berücksichtigt, wird über kurz oder lang kein qualifiziertes Personal für das eigene Unternehmen und die verschiedenen Fachbereiche mehr bekommen. Gute Personalverantwortliche in Unternehmen arbeiten somit strategisch und auf die Zukunft ausgerichtet und können so die Stärke des Unternehmens langfristig erhalten.
Verschiedene Elemente der Personalplanung in ihrer Funktion fürs Unternehmen
Der gesamte Bereich der Personalplanung umfasst viele verschiedene Komponenten, welche im Bereich des Human Resource Managements kontrolliert und administriert werden. Egal ob es darum geht neue Mitarbeiter zu rekrutieren, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern oder das Know-how im Unternehmen zu halten oder zu verbessern: Die Personalwirtschaft ist der wichtigste Teil des gesamten Prozesses. Unterteilt wird die strategische Personalplanung in die Bereiche Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffungsplanung, Personaleinsatzplanung, Personalfreisetzungsplanung, Personalentwicklungsplanung und Personalkostenplanung. Betrachten wir diese Bereiche einmal detaillierter, um die verschiedenen Schwerpunkte genauer zu analysieren.
Was ist die Personalbedarfsplanung?
Im Rahmen der Personalbedarfsplanung wird nicht nur der aktuelle Ist-Zustand des Unternehmens betrachtet, sondern auch der Soll-Zustand im Bereich des Personals. Diese Planungen beschäftigen sich allerdings nicht nur mit der aktuellen Situation, sondern müssen auch künftige Ereignisse mit im Blick behalten. Denn der Personalbestand und der Personalbedarf im Unternehmen können sich aus unterschiedlichen Gründen ändern. Abgänge von Mitarbeitern, egal ob durch Kündigung oder Verrentung, Nachfolgeplanung für den Mutterschutz einzelner Mitarbeiterinnen, oder auch der zukünftige Bedarf an neuen Mitarbeitern durch die Vergrößerung des Unternehmens spielen hier eine wichtige Rolle. Ein gut strukturiertes Unternehmen weiß, wann in Zukunft Neueinstellungen notwendig werden und kann dementsprechend frühzeitig für neue Mitarbeiter sorgen. Die quantitative Personalplanung ist somit ein wichtiger Teilbereich für Personalverantwortliche, damit das Unternehmen immer optimal aufgestellt ist und weder Personalüberhang noch Personalmangel besteht.
Was ist die Personalbeschaffungsplanung?
Wurden im Rahmen der Personalbedarfsplanung Defizite oder Lücken entdeckt, muss im Rahmen der Personalbeschaffungsplanung an diesen Problemen gearbeitet werden. Hierbei handelt es sich um die typischen Arbeiten im Bereich Human Resources. Die Suche nach neuen Mitarbeitenden, nach Fach- und Führungskräften für einzelne Abteilungen umfasst viele Aufgaben. Unterschieden wird in diesem Bereich vor allem zwischen der internen und der externen Personalbeschaffung. Die externe Personalbeschaffung erfolgt über Leiharbeiter, aber auch über die Ausschreibung von Stellen auf dem Arbeitsmarkt. Auch der Einsatz von Headhuntern kann sich bei Fach- und Führungskräften durchaus lohnen. Die interne Personalbeschaffung erfolgt z.B. durch Beförderungen und die Qualifikation der Mitarbeitenden. Die typischen Aufgaben im Bereich Human Resources sind bei der Personalbeschaffungsplanung vor allem die richtige Anzahl der Mitarbeiter im Recruitingprozess auszuwählen, die Anforderungsprofile für die verschiedenen Positionen zu kommunizieren und auch die Personalbestandsplanung für die Zukunft zu optimieren.
Was ist die Personaleinsatzplanung?
Bei der Einsatzplanung handelt es sich um die Frage, wie das bereits bestehende Personal im Unternehmen optimal eingesetzt werden kann. Manchmal sind einzelne Fachabteilungen unterbesetzt und müssen gezielt ergänzt werden. Kann dies mit dem bestehenden Personal realisiert werden? Benötigt man dazu besser qualifizierte Mitarbeitende oder können Mitarbeitende einzelner Abteilungen einfach wechseln wie z.B. Job Rotation? Den personellen Zustand der verschiedenen Abteilungen können in der Regel nur deren unmittelbare Führungskräfte korrekt beantworten. Aus diesem Grund stehen Mitarbeitende im Human Resource Management häufig in engem Kontakt mit den Führungskräften und tauschen sich aus. Dies gilt nicht nur für die Erstellung von Stellenbeschreibungen und die Durchführung von Jobinterviews, sondern auch für die gesamte Personaleinsatzplanung. Die Aufgabe der Personaleinsatzplanung ist also passendes Personal für eine anstehende Aufgabe zu finden.
Was ist die Personalfreisetzungsplanung?
Nicht immer sind die Zeiten in Unternehmen rosig. Auftragszahlen können rückläufig sein oder saisonale Effekte den Personalbedarf beeinflussen. Als Teilbereich der Personalplanung muss auch die sozialverträgliche Personalfreisetzung beachtet werden. Denn nicht immer kann der Personalbestand im Unternehmen gleich hoch gehalten werden. Wer auf Leiharbeiter für saisonale Spitzen zurückgreift, kann hier einfacher die Personalfreisetzung realisieren. Wenn allerdings aufgrund einer wirtschaftlichen Verschlechterung einzelne Mitarbeitende entlassen werden müssen, sollten auch die Abgänge richtig geplant und strategisch optimal umgesetzt werden. Hier ist das Human Resources Management gefragt. Sie finden die richtige Zeit um Mitarbeitende zu entlassen, ohne die Mitarbeiterzufriedenheit des übrigen Personals zu gefährden. Ein sozial verträglicher Stellenabbau ist in jedem Fall Entlassungen vorzuziehen. Die Kunst der Personalwirtschaft liegt darin, solche Fälle bereits im Vorfeld zu planen und für die einzelnen Fachabteilungen und Fachbereiche genau zu wissen, welche Stellen abgebaut werden können und welche nicht. Dies muss bei der Personalfreisetzungsplanung immer bedacht werden.
Was ist die Personalentwicklungsplanung?
Zufriedene Mitarbeiter bringen das Unternehmen voran und helfen dabei, den Vorsprung zur Konkurrenz zu halten. Damit Mitarbeitende zufrieden sind, spielt nicht nur deren Bezahlung eine wichtige Rolle. Durch Schulungen, Weiterbildungen und Qualifizierungen können diese im Rahmen der Personalentwicklungsplanung enger an das Unternehmen gebunden werden. Dies beugt auch dem Fachkräftemangel vor, da eigene Mitarbeitende oftmals die gewünschten Fachkräften bereits sind, oder werden können. Eines der wichtigsten Ziele der Personalplanung ist somit auch der Erhalt von Personal im Unternehmen. Häufig können somit personelle Lücken in bestimmen Bereichen nicht nur durch Neueinstellungen, sondern auch durch die Qualifikation der Mitarbeitenden geschlossen werden.
Was ist die Personalkostenplanung?
Ein Teil der Unternehmensplanung und somit auch im Personalwesen ist die Personalkostenplanung. Denn Personal kostet Geld, das erwirtschaftet werden muss. Eine leistungsstarke Software unterstützt Unternehmen und einzelne Fachbereiche dabei, die Kosten der personellen Maßnahmen zu kalkulieren und zu bestimmen. Unter anderem können durch die Personalzeiterfassung und durch die Messung der Effizienz die Kosten jedes Personaleinsatzes genau bestimmt werden.
Wie lange dauern die Aufgaben der Personalplanung?
Bei der gesamten strategischen Personalplanung handelt es sich nicht um einmalig zu erledigende Tätigkeiten. Es ist ein komplexer Prozess, der während der gesamten Betriebsdauer des Unternehmens immer weiter fortgeführt wird. Ähnlich dynamisch wie der Markt ändert sich auch der Personalbedarf eines Unternehmens, z.B. durch Mutterschutz, Kündigung oder technologische Veränderung. Ein gut aufgestelltes Human Resources Management muss dabei nicht nur den tagesaktuellen Bedarf und den Ist-Zustand berücksichtigen, sondern immer auch für die Zukunft planen. Deshalb sollte das Human Ressource Management in die Unternehmensentwicklung mit eingebunden und frühzeitig über anstehende Änderungen informiert werden. So kann vor allem in den Bereichen der Personalbeschaffungsplanung und der Personalfreisetzungsplanung frühzeitig mit den richtigen Maßnahmen begonnen werden.
Was sind die Ziele der Personalplanung für Unternehmen?
Die Ziele der Personalplanung lassen sich mit einem einfachen Satz zusammenfassen. Die Unternehmensplanung wird so optimiert, dass zum richtigen Zeitpunkt immer die passenden Mitarbeitenden mit der richtigen Qualifikation am richtigen Ort eingesetzt werden. Dabei berücksichtigt die Personalplanung sowohl die akuten Entwicklungen als auch die langfristigen strategischen Entwicklungen und stellt somit das Unternehmen für die Zukunft optimal auf. Daher ist die Arbeit bei der Personalplanung nie beendet, sondern wird immer wieder von neuem begonnen. Berücksichtigt werden dabei sowohl neue Mitarbeitende und deren Rekrutierung, als auch die Qualifikation von Mitarbeitenden, deren Ausscheiden aus dem Unternehmen und die Nachfolgeplanung für wichtige Stellen im Unternehmen.
Fazit: Höhere Wirtschaftlichkeit durch eine professionelle Personalplanung erreichen
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Unternehmen ohne eine strategische Personalplanung langfristig nicht in der Lage sein werden, als Unternehmen weiter zu wachsen und den eigenen Markt zu dominieren. Denn der Mangel an Fachkräften und der Kampf mit der Konkurrenz um eben diese Fachkräfte macht es für Unternehmen ohne eine gute und strategische Planung beinahe unmöglich, das eigene Mitarbeiterprofil zu optimieren.
