Arbeitszeiterfassung wird in Deutschland Pflicht

23/09/2022

Im sogenannten Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs ist bereits seit 2019 vorgesehen, europaweit eine lückenlose Arbeitszeiterfassung für Arbeitnehmer einzuführen. Seit dem stehen die EU-Mitgliedsstaaten in der Pflicht, diese Vorgabe in nationales Recht zu übertragen. Deutschland hat bisher allerdings keine entsprechenden Schritte unternommen. In einem Grundsatzurteil hat das Bundesarbeitsgericht in Erfurt jetzt entschieden, dass in Deutschland auf der Grundlage des EuGH-Urteils bereits eine gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung besteht. Zwar hat die deutsche Ampel-Regierung bereits im Koalitionsvertrag vereinbart, das Arbeitszeitgesetz in diesem Punkt zu novellieren, aber durch das BAG-Urteil gerät die Regierung nun in Zugzwang einen Gesetzentwurf zur Arbeitszeiterfassung vorzulegen. 

Ist Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?

Das deutsche Arbeitszeitgesetz erfordert bisher keine lückenlose Zeiterfassung. Bisher sind Unternehmen per Gesetz nur verpflichtet die Überstunden ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Ausnahmen gelten für Arbeitnehmende, die nach dem Mindestlohngesetz beschäftigt werden oder für bestimmte Berufsgruppen die unter die Gesetzgebung zur Bekämpfung der Schwarzarbeit fallen. Für diese Mitarbeitergruppen müssen Arbeitgebende bereits heute die gesamte Arbeitszeit erfassen.

Dass die aktuellen deutschen Regelungen überarbeitet werden müssen, ist bereits seit 2019 klar. Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) in einem Grundsatzurteil entschieden, dass die Arbeitszeit aller Beschäftigten lückenlos zu dokumentieren ist. Das höchste europäische Gericht will damit die Rechte von Arbeitnehmenden stärken. In ihrer Urteilsbegründung verweisen die EuGH-Richter darauf, dass Arbeitgebende dazu verpflichtet sind, die erforderlichen Mittel für den Gesundheitsschutz von Arbeitnehmern bereitzustellen. Also die Beachtung der täglichen und wöchentlichen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten.

So entschied es jetzt auch das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Erfurt. BAG-Präsidentin Inken Gallner begründet das Urteil des Bundesarbeitsgerichts allerdings nicht mit dem Arbeitszeitgesetz, sondern mit der Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes auf der Basis des EuGH-Urteils. Laut Gallner geht aus §3 des Arbeitsschutzgesetzes hervor, dass die Pflicht zu einer lückenlosen Zeiterfassung auch heute schon besteht. Das BAG greift damit direkt in die politische Debatte zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes ein. Für die Ampel-Koalition steht damit eine weitere Herausforderung auf der Agenda.

Kritik gibt es an dem Urteil vor allem von Arbeitgeberverbänden. Sie kritisieren, dass eine systematische Arbeitszeiterfassung einen höheren Verwaltungsaufwand bedeutet. Fachleute sehen in dem Urteil keine Gefährdung von Home-Office, mobiler Arbeit oder flexiblen Arbeitszeitmodellen. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung dürfe nicht mit einer Präsenzpflicht verwechselt werden. Arbeitnehmerverbände begrüßen das Urteil des Bundesarbeitsgerichts. Zudem steht die Ampel-Regierung nun in der Pflicht, von ihrem Initiativrecht zur Novellierung des Arbeitszeitgesetzes kurzfristig Gebrauch zu machen.

Was bedeutet das BAG-Urteil in der Praxis?

Arbeitsrechtler rechnen damit, dass die Umsetzung des BAG-Urteils weitreichende Folgen für die Arbeitszeitmodelle in deutschen Unternehmen hat. Der Bonner Arbeitsrechtsprofessor Gregor Thüsing bezeichnet das Urteil als einen Paukenschlag, das unter anderem Vertrauensarbeitszeit obsolet macht.

Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung des BAG-Urteils soll vor allem die Gesundheit der Arbeitnehmenden schützen. Viele betrachten die Stechuhr als Instrument des Misstrauens und sehen sie als Gegenteil zu flexibler Arbeit. Doch mit smarten Lösungen wie zistemo können mobile Arbeit und Home Office, aber vor allem ein Arbeitsumfeld von Vertrauen, Verantwortung und Freiheit mit der Arbeitszeiterfassung optimal vereinbart werden. Schlussendlich liegt es daran, wie die Unternehmen die Arbeitszeitmodelle ihrer Mitarbeitenden definieren. Arbeitszeiterfassung bedeutet kein Diktat von starren Arbeitszeitmodellen und schon gar nicht Arbeit vor Ort, im Gegenteil – mit einer smarten aber systematischen Arbeitszeiterfassung sind Gleitzeitmodelle durch personalisierte Anzeigen ganz einfach umzusetzen. Auch Home-Office-Regelungen und mobile Arbeit, die seit Corona an Akzeptanz gewonnen haben, sind mit einer elektronischen Zeiterfassung wie in zistemo kein Problem.

Wer muss keine Arbeitszeit erfassen?

Einige Arbeitnehmende sind bisher von der Zeiterfassung grundsätzlich ausgenommen. Ob sich daran durch die neue Rechtslage etwas ändert, bleibt abzuwarten. Hierzu gehören:

  • Leitende Angestellte, die in ihrer Position unmittelbar unternehmerische Entscheidungen treffen
  • Chefärzte
  • Schiffsbesatzungen und Beschäftigte der Luftfahrtbranche
  • Mitarbeitende des öffentlichen kirchlichen Dienstes.

Beamte und Angestellte im Öffentlichen Dienst unterliegen nicht dem Arbeitszeitgesetz, sondern der Arbeitszeitverordnung, die derzeit ebenfalls lediglich eine Erfassung von Überstunden vorsieht.

Wer ist zur Zeiterfassung verpflichtet?

Die Pflicht zur Zeiterfassung liegt nach deutschem Arbeitsrecht bei allen Unternehmen über die gesamte Arbeitszeit, wodurch sich durch die Novellierung des Arbeitszeitgesetzes auch nichts ändern wird. Über die Methode der Arbeitszeiterfassung können Arbeitgeber bisher frei entscheiden. In der Praxis kommen dafür bisher analoge Stundenzettel und Excel-Dokumentationen, die klassische Stechuhr oder digitale Zeiterfassungssysteme zum Einsatz. Durch die Urteile des EuGH und des Arbeitsgerichts sind Arbeitgeber jedoch künftig verpflichtet, ihren Mitarbeitenden geeignete Systeme für die Zeiterfassung zur Verfügung zu stellen. Viele Unternehmen werden sich spätestens nach dem Inkrafttreten des neuen Gesetzes für eine elektronische Zeiterfassung entscheiden, zudem sie dabei auch die gesetzlichen Anforderungen zum Schutz über personenbezogene Daten und damit ein hohes Datenschutzniveau erfüllen müssen. Am besten eigenen sich dazu Softwarelösungen in der Cloud. zistemo bietet im Abo-Modell Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitszeitmodelle an, natürlich DGSVO-konform.

Wer muss die tägliche Arbeitszeit dokumentieren?

Die Dokumentation der täglichen Arbeitszeit kann der Arbeitgeber an die Mitarbeitenden delegieren. Die müssen dann ihre Arbeitsstunden per Stundenzettel, durch das Ein- und Auschecken an der Stechuhr, oder in einem digitalen Zeiterfassungssystem belegen. Ebenso kann die Dokumentation der Arbeitszeit durch den Arbeitgeber vorgenommen werden, was allerdings nur in Unternehmen realistisch ist, die keine flexiblen Arbeitszeiten praktizieren.

Für wen gilt die Arbeitszeiterfassung?

Die Grundsatzurteile des EuGH und des BAG sehen vor, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung künftig für alle Arbeitnehmenden gilt. Aktuell ist nicht absehbar, ob die derzeit gegebenen Ausnahmen bestehen bleiben, oder ob es spezielle Ausnahmen bei Homeoffice und mobiler Arbeit geben wird. 

Wer hat das Recht auf Arbeitszeiterfassung? 

Aus der Perspektive der beiden Gerichte ist eine lückenlose Arbeitszeiterfassung künftig ein wesentliches Recht aller Arbeitnehmenden, um ihre gesundheitlichen Belange besser zu schützen als bisher. 

Ist Zeiterfassung Pflicht in der Schweiz?

Die Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter ist auch für Schweizer Arbeitgeber Pflicht, die sich aus dem Arbeitsgesetz ergibt. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit in der Schweiz liegt je nach Unternehmensart und Branche bei 45 oder 50 Stunden. Als Arbeitszeit gilt die Zeit, in der sich Arbeitnehmer zur Verfügung des Arbeitgebers zu halten haben. Wegzeiten, Pausen oder bloße Präsenzzeiten sind hier nicht eingeschlossen.

Zu erfassen sind die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit sowie Ausgleichszeiten. Abweichungen von gesetzlichen Regelungen zur Gestaltung der Arbeitszeit müssen in der Dokumentation erläutert werden. Vereinfachte Regelungen zur Zeiterfassung gelten für kleinere Betriebe. Mitarbeitende, die über mindestens 50 Prozent ihrer Arbeitszeit frei verfügen können, sind von der Pflicht zur Zeiterfassung ausgenommen. Kriterien hierfür sind beispielsweise Homeoffice-Lösungen ohne festen Zeitplan, gleitende Arbeitszeiten und keine zwingenden Präsenzvorgaben.

Wie lange darf die tägliche Arbeitszeit sein?

Laut Arbeitszeitgesetz beträgt die tägliche Regelarbeitszeit in Deutschland acht Stunden. Da sich der Gesetzgeber hierbei bisher auf eine Sechs-Tage-Woche bezieht, liegt die wöchentliche Höchstarbeitszeit bei 48 Stunden. Eine Erhöhung der täglichen Arbeitszeit auf zehn Stunden ist möglich, diese muss aber innerhalb von 24 Wochen auf die wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden ausgeglichen werden.

Die konkrete Arbeitszeitgestaltung und die Form der Zeiterfassung werden durch individuelle Vereinbarungen im Arbeitsvertrag, Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen geregelt. Sie unterliegt der betrieblichen Mitbestimmung, was auch für das BAG-Urteils eine Rolle spielt: Der Kläger war ein Betriebsrat, der von seinem Arbeitgeber die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems für eine bessere Dokumentation von Überstunden forderte. Das hat ein vorgelagertes Gericht zunächst abgelehnt, da die betriebliche Mitbestimmung oder ein Initiativrecht ausgeschlossen sei, wenn es bereits eine gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung gäbe.

Wer muss die Arbeitszeit pro Monat dokumentieren?

Die grundsätzliche Verpflichtung zur monatlichen Dokumentation der Arbeitszeit liegt bei den Arbeitgebenden, die dafür auf die Mitwirkung ihrer Mitarbeiter angewiesen sind. Die Anweisung an Arbeitnehmende, ihre Arbeitsstunden zu dokumentieren, ist Bestandteil des Weisungsrechts des Arbeitgebers.

Wann muss die Arbeitszeiterfassung erfolgen?

Nach aktueller Gesetzeslage müssen prinzipiell nur Überstunden erfasst werden. Eine lückenlose Arbeitszeiterfassung gilt bereits für Mitarbeitende die den Mindestlohn erhalten und bestimmte Berufsgruppen, die unter die Gesetzgebung zur Bekämpfung der Schwarzarbeit fallen. Künftig müssen wohl alle Unternehmen eine lückenlose Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeitenden sicherstellen. Erfasst werden jeweils Arbeitsbeginn, Arbeitsende sowie Pausen, die aus der Arbeitszeit herausgerechnet werden müssen. Es kann davon ausgegangen werden, dass die Arbeitszeiterfassung zeitnah geschehen muss. Ein konkreter Zeitraum wird wohl nicht benannt, zeitnah bedeutet dabei möglichst unmittelbar nach der Entstehung – i.d.R. gelten 10 Tage als unbedenklich z.B. bei der GoBD.

Aktuell schreibt der Gesetzgeber für Überstunden ebenso wie für Beschäftigte, deren Arbeitszeit lückenlos zu erfassen ist, eine wöchentliche Dokumentation der Arbeitszeiten vor. Nicht absehbar ist, ob an diesem Intervall nach der Novellierung des Arbeitszeitgesetzes Änderungen vorgenommen werden.

Wer hat die Verpflichtung, die Arbeitszeiten auszuweisen? 

Die Verpflichtung, die Arbeitszeiten auszuweisen, liegt beim Arbeitgeber. Behördliche Kontrollen der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes werden in Zukunft möglicherweise eine größere Rolle spielen als bisher.

Noch Fragen?

Bei weiteren Fragen zur Arbeitszeiterfassung und die Auswirkungen des Urteils des Bundesarbeitsgericht können Sie uns gerne hier kontaktieren

Aktuell kann nicht abgeschätzt werden welche konkreten Auswirkungen das Urteil auf die Gesetzeslage haben wird. Fest steht, dass die Gesetzgebung nun unter Zugzwang steht. Im Kontext der Arbeitszeiterfassung sollte man diese nicht mit einer Präsenzpflicht verwechseln, denn eine systematisch Erfassung der Arbeitszeit heißt nicht automatisch einen höheren Verwaltungsaufwand zu haben. Am Ende kommt es darauf an, wie die Arbeitszeit erfasst wird und welche Software zum Einsatz kommt. Mit zistemo können Sie die Arbeitszeiterfassung mit ihrem Arbeitszeitmodellen realisieren. Work smarter, not harder.


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