Datensicherheit im Unternehmen: Wie sicher sind Ihre Geschäftsdaten wirklich?

Datensicherheit geht uns alle an – vor allem, wenn es um Geschäftsdaten geht. Wie steht es um die Sicherheit Ihrer Daten in Zeiten von Ransomware und Hacker Attacken?

Wie sicher sind Ihre Unternehmensdaten wirklich? Machen Sie den Test!

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Wo speichern Sie Ihre Kundendaten?

1. Gute Frage! Meine Assistentin hat sicher eine gute Antwort darauf. Wie kann man Sie erreichen?
2.  Kundendaten? Ich bin ein Freiberufler, kein Datensammler! Wenn mich jemand braucht, kann er mich über das Kontaktformular auf meiner Website erreichen.
3. Hallo? Es ist 2017! Alle meine Kontakte sind sicher im Adressbuch meines Smartphones gespeichert. Falls nötig werden sie mit dem Computer synchronisiert. Das machen wir hier alle so.
4. Meine Kundendaten sind sicher: Ich habe sie alle in einer Excel-Datei auf meinem Büro-Desktop gespeichert. Ausserdem machen wir einmal im Monat geplante Backups.

Schützen Sie Ihre Kundendaten!

Was ist Ihr wertvollstes Gut als Unternehmer? Es ist nicht das Geld, und auch nicht die Zeit. Es sind Ihre Kunden. Vom Mega-Unternehmen bis zum Freelancer, egal wie engagiert Sie sind und wie gute Ihre Arbeit ist: Ohne Kunden sind Sie sehr schnell aus dem Geschäft.

Gute Kundenbetreuung ist das A und O eines jeden Unternehmens. Und dazu braucht es Daten. Namen, Adressen, Zahlungsmoral oder Vorlieben: All diese Daten sind essentiell – und müssen sicher gespeichert werden. Was passiert mit den Daten von Ihrem Kontaktformular? Und wie werden Zahlungen abgewickelt? Am besten verwenden Sie ein zuverlässiges Kundenmanagementsystem, das dank privater Cloud-Speicherung alle Daten für Sie und aktuell hält.

Wo speichern Sie Ihre Rechnungen und Belege?

1. Gut, dass Sie fragen. Bitte wenden Sie sich an die Buchhaltung – einen Moment bitte … ich finde deren Telefonnummer gerade nicht…
2. Aaargh, Buchhaltung! All diese Zahlen, Steuern, verspätete Zahlungen … wie soll man da nur den Durchblick behalten? Entschuldigung, wie war nochmal die Frage …?
3. Versendet heutzutage irgendjemand noch Rechnungen? Ich benutze eine App, die das alles automatisch für mich abwickelt. Keine Ahnung, wo das alles gespeichert wird.
4. Ich speichere alle meine Rechnungen auf meinem Desktop im Büro und einer externen Festplatte. Wie schon gesagt, machen wir monatliche Backups. Ausserdem drucken wir alle Rechnungen aus und bewahren sie in einem Aktenschrank auf. Sicher ist sicher!

Bewahren Sie Rechnungen und Belege sicher auf!

Halten Sie Ihre Rechnungen und Belege in Ordnung – und bewahren Sie sicher auf. In den meisten Ländern gilt eine mehrjährige Aufbewahrungspflicht für Unternehmen. Vom Freelancer zum Firmenboss: Eine saubere Buchhaltung gehört zum Geschäft.
Rechnungen in Papierform zu behalten, ist nicht unbedingt verkehrt (und manchmal gesetzliche Pflicht) – aber sehr ineffizient.

Mit einer Buchhaltungssoftware können Sie mit Ihren Daten viel mehr anstellen: Bilanzen und Jahresrechnungen zum Beispiel. Aber die Frage bleibt: Wo halten Sie die Daten sicher?

Die Antwort: Ein vertrauenswürdiges professionelles Cloud-Accounting-System sorgt für maximale Sicherheit der Daten und grösstmöglicher Zugänglichkeit für Sie. So haben Sie die Gewissheit, dass Ihre Daten immer sicher und aktuell sind.

Was machen Sie mit den Daten aus der Arbeitszeiterfassung?

1. Arbeitszeiterfassung? Ah ja, ich bin mir ziemlich sicher, dass unsere Teams ihre Zeit erfassen. Wie genau kann Ihnen Stefanie von der HR-Abteilung sicher beantworten.
2. Erwischt … Ich nehme mir immer wieder vor, meine Arbeitszeit konsequent zu erfassen, aber wie das so läuft im Alltag als Freelancer. Manchmal denke ich daran, manchmal nicht.
3. Hallo!? Wer erfasst den heutzutage noch Arbeitszeit? Ich vertraue meinen Leuten total. Ich bezahle sie schliesslich für Ergebnisse, nicht für Ihre Zeit.
4. Wir haben vor einigen Jahren in eine gute Arbeitszeiterfassung investiert. Funktioniert sehr gut, alles übersichtlich im Excel dargestellt. War aber sehr teuer!

Nutzen Sie die Arbeitszeiterfassung nachhaltig!

Ob Einzelfirma, Start-up oder KMU: Arbeitszeiterfassung ist essentiell. Zu wissen, wie Sie oder Ihre Teams ihre Zeit verbringen, steigert die Performance - und spart Geld. Aber nur, wenn Sie Ihre Daten gut nutzen.

Echte Arbeitszeiterfassung hat nichts mit Überwachung zu tun. Viel mehr geht es darum, die Motivation und Leistung Ihrer Mitarbeiter gezielt zu steigern – und ein gesundes Arbeitsklima zu schaffen. Die monatliche Arbeitszeittabelle spielt dabei eine eher untergeordnete Rolle. Viel wichtiger ist das Wissen, wie viel Zeit wofür aufgewendet wird. Und wer schliesslich dafür bezahlt. Wenn Sie das wissen, können Sie bessere Vorhersagen machen – und klügere Geschäftsentscheidungen treffen. Aber denken Sie daran die Daten sicher und geschützt zu halten. Zum Beispiel mit einem schlauen Zeiterfassungssystem in der Cloud.

Wer hat Zugriff auf Ihre Geschäftsdaten?

1. Nun, ich bin der Chef, das wäre also ich. Wer sonst? Ich bin mir nicht sicher. Ich frage meine Assistentin, wenn sie wieder da ist.
2. Witzige Frage… als Einzelfirma bin ich natürlich der Einzige, der Zugang zu meinen Daten hat. Ausser vielleicht mein Freund Mark, der mir bei der Website geholfen hat. Und Corey, der vor einer Weile meine Buchhaltung gemacht hat. Keine Ahnung, was die beiden jetzt so machen …
3. Ich und mein Team nutzen diese super sichere Fingerabdruck-Funktion auf unseren Smartphones. Sehr faszinierend, dieses Ding! Ich bin regelrecht süchtig nach neuen Apps.
4. Ich bin wirklich stolz auf unser rotierendes Passwort-System. Es ist so gut, ich erinnere mich manchmal nicht mehr an das richtige Passwort. Aber keine Sorge, ich hab mir alles aufgeschrieben. Damit meine Mitarbeiter es auch benutzen können.

Kontrollieren Sie Zugriffsrechte!

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Wissen ist Macht - und es ist sehr wichtig, den Zugang zum Wissen in Ihrem Unternehmen zu kontrollieren. Erstens: Teilen Sie Ihre Passwörter mit niemandem (und schreiben Sie sie nicht auf). Zweitens: Definieren Sie genau, wer zu welchen Daten Zugang braucht.

Idealerweise verwenden Sie eine Business-Lösung mit verschiedenen Vertraulichkeitsstufen – und dann nutzen sie diese auch konsequent.

Erstellen Sie temporäre Konten für temporäre Mitarbeiter und hohe Vertraulichkeit für Ihre vertrauenswürdigsten Teammitglieder. Und vergessen Sie nicht, diese Konten zu schliessen, wenn jemand Ihr Unternehmen verlässt.

Zu guter Letzt: Wie oft führen Sie Updates durch?

1. Ach so, ja. Updates. Martina aus der IT wird es wissen. Für so was habe ich keine Zeit.
2. Sch*** Updates! Ich hasse das, wenn ich mitten in der Arbeit bin und mein Computer plötzlich herunterfährt. Ich vermeide das, wenn ich kann.
3. Darum liebe ich mein Smartphone! Ich muss selbst nichts machen, es tut einfach was es zu tun hat. Keine Ahnung, wie oft es Updates macht …
4. Wir können momentan keine Updates machen wegen des Zeiterfassungssystems – man mir gesagt, dass es nicht kompatibel ist. Never change a winning team!

Machen Sie regelmässige Updates!

Bitte. Installieren. Sie. Updates. Immer.

Stellen Sie sicher, dass Sie stets die neuesten Versionen von Software und Apps verwenden. Warum? Würden Sie das Schloss an Ihrem Auto ersetzen, wenn es bekannt ist, dass es fehlerhaft ist? Na also. In vielen Fällen werden mit Updates Fehler behoben oder Sicherheitslücken geschlossen. Trotzdem gilt: Vergewissern Sie sich, dass Ihre Daten vor jedem Update gesichert werden. Wenn Sie sich diesen Aufwand ersparen wollen, versuchen Sie es mit einer professionellen Cloud-Lösung, die sich um Updates und Backups kümmert. Wie zum Beispiel zistemo.

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Die Sicherheit Ihrer Geschäftsdaten geht auch uns etwas an.

Wir wollen Ihnen das Leben leichter machen. Darum haben wir alle Unternehmens-Prozesse in eine App integriert. Von der Buchhaltung, Projektmanagement und Zeiterfassung, mit der totalen Kontrolle über den Zugangsstufen, Business Intelligence. Immer sicher, immer aktuell.

Mit unserer cloudbasierten Business-Lösung werden alle Ihre Geschäftsdaten an ein und demselben Ort gespeichert: Auf sicheren Servern in der Schweiz, geschützt mit den Sicherheitsstandards einer Schweizer Bank.

Klingt zu gut, um wahr zu sein? Testen Sie uns. Gratis – und ohne jegliche Verpflichtung.

zistemo