Vielleicht haben Sie schon Tausende davon erstellt, vielleicht arbeiten Sie gerade an der allerersten eigenen Rechnung. In beiden Fällen: Herzliche Gratulation. Ihre Arbeit wird belohnt. Aber was gehört denn eigentlich dazu, zur perfekten Rechnung?
Zuerst einmal zu den Basics. Es scheint ja eigentlich selbstverständlich - aber wenn Sie wüssten, was ich da schon gesehen habe! Meine Güte. Was für jede offizielle briefliche Korrespondenz gilt, gilt umso mehr für Rechnungen:
Es braucht einen professionellen Briefkopf mit dem eigenen Firmennamen, der eigenen Adresse und wenn möglich einem ansprechenden Logo (und jetzt kommen Sie mir bitte nicht mit einer WordArt-Kreation in Neonfarben - dann lassen Sie es lieber mit dem Logo. Aber dazu ein anderes Mal mehr…). Darauf folgt die Adresse des Kunden, ein Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer. So. Aber was muss man sonst noch beachten, damit die Rechnung rechtskonform ist? Bei der Antwort auf diese Frage gibt es, wie so oft, kleine aber feine Unterschiede in den verschiedenen Ländern. Allen gemeinsam sind die oben genannten Angaben über Adressen der Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum, je nach System und Recht die Angaben zur Mehrwert- oder Umsatzsteuer.
In Deutschland dürfen folgenden Angaben nicht fehlen:
- Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsstellers
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Für jede Rechnungsposition: Menge, Bezeichnung, Einzel- und Gesamtpreis
- Summe der Nettobeträge
- Mehrwertsteuer (enfällt bei Freiberuflern und Gewerbetreibenden ohne Umsatzsteuer)
- Endbetrag der Rechnung
- Begründung, falls keine Mehrwertsteuer erhoben wird, zum Beispiel bei Freiberuflern: “Kein Ausweis von USt gem. § 19 Abs. 1 UStG”.
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID); Alternativ die Steuernummer oder Einkommensteuernummer
- Zahlungsfrist bei Rechnungen und Zahlungsbedingungen (nach § 286 BGB 30 Tage, falls nicht anders vereinbart)
- Bankverbindung des Zahlungsempfängers
Schweiz
Die Schweizer sind für einmal ein bisschen unbürokratischer als Deutschland. So ist es nicht unbedingt Pflicht, eine Zahlungsfrist anzugeben – dennoch ist es sehr empfehlenswert, um Missverständnisse zu vermeiden. In der Schweiz gilt als mehrwertsteuerpflichtig, wer einen Umsatz von mehr als 100‘000.- Schweizer Franken im Inland erwirtschaftet. Falls Sie dazu gehören: Hut ab! Falls nicht: kommt schon! Für alle gilt: Eine korrekt ausgestellte Rechnung muss zwingend die folgenden inhaltlichen Angaben enthalten.
- Name und Adresse des Rechnungstellenden
- Falls vorhanden: die MWST-Nummer
- Name und Ort des Rechnungsempfängers (ausgenommen bei Kassenzetteln unter 400.- CHF)
- Rechnungsdatum
- Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
- Das Entgelt für die Leistung
- Bankverbindung des Rechnungsstellers
- Angaben zum anwendbaren Mehrwertsteuersatz und - sofern das Entgelt den Mehrwertsteuerbetrag nicht einschliesst (beispielsweise „einschliesslich 8% MWST“): Angaben zum geschuldeten Mehrwertsteuerbetrag
Österreich
Folgende Rechnungsmerkmale sind bei Rechnungen in Österreich zwingend notwendig:
- Name und Adresse des Rechnungsstellers
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Eine fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung
- Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder die Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Der Tag der Lieferung oder der Leistungszeitraum (bei sonstigen Leistungen)
- Das Entgelt (Nettobetrag!) für die Lieferung oder sonstigen Leistung
- Den auf das Entgelt anfallende Umsatzsteuerbetrag
- Der Steuersatz
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des Rechnungsstellers oder für steuerbefreite Unternehmer: Vermerk über die Umsatzsteuerbefreiung, zum Beispiel: “Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung”.
Übrigens: Bei Kleinbetragsrechnungen in Österreich mit Bruttobeträgen unter 150.- Euro sind Name und Anschrift des Rechnungsempfängers nicht unbedingt zwingen. Ich empfehle aber auch bei Kleinrechnungen eine Normalbetragsrechnung mit allen Rechnungsmerkmalen auszustellen – schaden tut es sicher keinem.
E-Rechnungen
Die Zukunft, nein, die Gegenwart der Rechnung ist elektronisch. Die meisten von uns versenden ihre Rechnungen nur noch als PDF angehängt an eine E-Mail. Eine Weile lang war es in den deutschsprachigen Ländern Pflicht, diese Rechnungen digital zu signieren, damit eine spätere Manipulation der Datei ausgeschlossen werden konnte. Diese Pflicht entfällt mittlerweile. Allerdings bleibt die Möglichkeit, die versendeten Dateien auszudrucken, abzustempeln und im analogen Archiv aufzubewahren – empfehlenswert für alle, die der Elektronik doch nicht so trauen.
Ein ungeschriebenes Gesetz
Auch wenn es keine rechtliche Pflicht dafür gibt: Ein ansprechendes Layout, ein freundlicher Satz zum Einstieg und ein Dankeschön zum Abschluss machen sich immer gut. Bei mir, zum Beispiel, können Sie zwischen verschiedenen zeitgemässen Designs wählen, die Rechnung mit Ihrem eigenen Logo versehen und in Freitextfeldern die verehrte Kundschaft persönlich und individuell ansprechen.
In diesem Sinne: Ich hoffe, dass ich Ihnen weiterhelfen konnte und bedanke mich für die Aufmerksamkeit!
Herzlich
