Zuviel. Aber lesen Sie selbst.

Die meisten Unternehmen verschwenden noch immer Zeit, Geld und Ressourcen mit der Papierrechnung. Und das, obwohl die Vorzüge der E-Rechnung längst bekannt sind – und mit jedem Tag grösser werden. Es ist Zeit, sich von der Papierrechnung zu verabschieden! Sie werden es nicht bereuen. 

Was eine Papierrechnung wirklich kostet

Wissen Sie, wie viel Sie für eine Papierrechnung ausgeben? Wahrscheinlich nicht – und das ist auch kein Wunder. Selbst Experten sind sich nicht einig über die durchschnittlichen Kosten von Papierrechnungen; laut Sterling Commerce liegen Sie etwa zwischen 12 USD und 30 USD. Drei Arten von Kosten spielen für die Berechnung eine Rolle: Direkte, indirekte und versteckte Kosten. Letztere sind besonders gefährlich, da sie ihrer Natur nach unsichtbar sind. Dennoch: Sie sind da. Und Sie kommen dafür auf.

1. Direkte Kosten

Die direkten Kosten von Papierrechnungen sind ziemlich offensichtlich: Sie beinhalten Material wie Papier oder Druckertinte, sowie die Postspesen. Mit der elektronischen Rechnung fallen die direkten Kosten fast komplett weg (bis auf die Stromkosten für den Computer). Mehr als das: Eine E-Rechnung muss auch nicht in einen Briefumschlag gesteckt werden, die Kosten für direkte manuelle Arbeit können Sie sich also mit der E-Rechnung ebenfalls sparen.

2. Indirekte Kosten

Mit indirekten Kosten sind alle Ausgaben gemeint, die für die Ausführung eines Prozesses notwendig sind – wie eben die Kosten für den Mitarbeiter, der die Briefe verpackt und zur Post bringt. Oder die Mitarbeiterin, die alle Daten erfasst, die für die Rechnung notwendig sind. Von der Erfassung der Kundendaten bis zum Totalbetrag: Jede Rechnung ist Teil eines Prozesses – und dieser Prozess kann sehr komplex sein. Aber dazu kommen wir gleich.

3. Versteckte Kosten

Die versteckten Kosten einer Papierrechnung sind die interessantesten. Nehmen wir einmal die Zeit, die für den Versand benötigt wird: Auf dem Postweg sind es mindestens zwei bis drei Tage, auf elektronisch etwa zwei bis drei Sekunden. Stellen Sie sich nun vor, ein Kunde bestreitet die Rechnung und Sie müssen ihm eine neue zustellen: Elektronisch ist das innert Minuten erledigt; auf Papier kann es sich über Wochen hinziehen. Dasselbe gilt für verspätete Zahlungen: Eine Zahlungserinnerung auf Papier kostet Sie nicht nur Material und Postspesen, sondern sie verlieren Zeit – was ihren Cash Flow länger als nötig blockieren kann. Das sind die verborgenen Kosten, für die jemand aufkommen muss; und dieser Jemand sind Sie.

Die Vorteile der E-Rechnung

Es liegt auf der Hand: Papierrechnungen generieren massive Kosten. Kosten, die Sie mit elektronischem Rechnungswesen einsparen.

Wer kein Papier braucht, spart nicht nur Geld, sondern auch ökologische Ressourcen wie Bäume, Wasser und Energie: E-Rechnungen sorgen für einen kleineren ökologischen Fussabdruck.

Zudem sparen Sie – und vor allem Ihre Mitarbeiter – Zeit, die nun für echte Arbeit verwendet werden kann.

Aber die wirklichen Vorzüge des elektronischen Rechnungswesens sind oft unsichtbar.

Denn eine E-Rechnung zu versenden bedeutet nicht einfach, ein PDF per E-Mail zu verschicken. Eine Rechnung zu schreiben ist nur die Spitze des Eisbergs – alles, was davor und danach passiert, bleibt unter der Oberfläche. All die Arbeit, die in einem Produkt oder einem Service steckt; alle benötigten Ausgaben und Arbeitsstunden; die ganze Kommunikation mit dem Kunden: all das kulminiert in einer Rechnung.

Mit intelligenten elektronischen Rechnungsprogrammen lässt sich der gesamte Prozess automatisieren – und plötzlich haben Sie den ganzen Eisberg vor Augen, von der Spitze bis zur Basis.

Smartes elektronisches Rechnungswesen

Die Rechnung steht weder am Anfang noch am Ende eines Geschäftsprozesses. Smartes elektronisches Rechnungswesen weiss das.

Schauen Sie sich zum Beispiel mal den MoneyPenny Workflow an: Am Anfang steht das Angebot, das Sie elektronisch erstellen und versenden. Der Kunde akzeptiert Ihr Angebot – ebenfalls elektronisch, versteht sich, und Sie machen daraus per Mausklick ein Projekt: Arbeitszeiten und Ausgaben werden per App erfasst, und automatisch der entsprechenden Rechnung zugefügt. Ein Klick, und Sie senden die Rechnung an die Kunden – natürlich auch auf elektronischem Weg. Der Kunde bezahlt, und jede Zahlung (auch Teilzahlungen) wird erfasst; falls nötig werden automatisch Zahlungserinnerungen versendet, bis der Betrag eingetroffen ist.

Das Beste daran: Keine Ordner voller Papier, keine Sorgen über die übersichtliche und sichere Dokumentation Ihrer Buchhaltung – alle Rechnungen und Belege werden in der Cloud gespeichert. Jederzeit abrufbar, wann immer Sie die Daten brauchen: das ist smartes elektronisches Rechnungswesen.

Also bitte, liebe Unternehmer: Es ist Zeit. Verabschieden Sie sich endlich von der Papierrechnung. Am besten gleich jetzt.