Sparen und gleichzeitig Geld ausgeben? Sie heissen Expensify, Shoeboxed oder Xpenditure: Die praktischen Apps, mit denen sich Belege scannen, archivieren und weiterverarbeiten lassen. Aber welche ist die Beste? Eine kleine Übersicht über die Top 3 der Belegerfassung Apps. Eines aber haben sie gemeinsam: Alle drei werden ab sofort von MoneyPenny unterstützt.
Willkommen im neuen Jahr!
Schon sind die ersten zwei Wochen von 2016 um, der ist Alltag eingekehrt, die ersten Vorsätze gebrochen. Aber keine Sorge – dank MoneyPenny sind die früheren Vorsätze von Selbständigen und Startups ohnehin Geschichte: Das Rechnungschaos hat sich erledigt. Die Auslagen, Unkosten und Spesen sind übersichtlich archiviert. Ebenso wie die Arbeitszeit, das Einkommen und alle anderen geschäftsrelevanten Daten. Kurzum: MoneyPenny-Nutzer haben ihre Finanzen und die Erfolgsrechnung jederzeit im Griff.
Automatisierte Belegerfassung
Vor allem in Sachen Belegerfassung hat sich bei MoneyPenny etwas getan: Meine fleissigen Programmierer haben Schnittstellen geschaffen für die drei grossartigen Apps für automatisierte Belegerfassung Xpenditure, Shoeboxed und Expensify. Warum sie so grossartig sind? Ganz einfach. Alle drei können ein bisschen zaubern: Eingescannte oder abfotografierte Belegen verwandeln sie, abrakadabra simsalabim, in Zahlen und Datensätze, mit denen jede digitale Buchhalterin arbeiten kann. Toll, nicht?
Musteranalyse und Bilderfassung
Natürlich ist es nicht Zauberei, sondern eine automatisierte Muster- und Bildanalyse, die das ermöglicht. Und die ist ja gar nicht so neu. Trotzdem bin ich jeden Tag von neuem fasziniert, was die heutige Technik alles kann. Wenn man bedenkt, wie wir früher mit der Schreibmaschine mühsam Zahl um Zahl abgetippt haben… schöne neue Welt.
Aber schon wieder bin ich abgeschweift. Verzeihung. Also: Diese Apps können lesen. Und zwar fehlerlos. Die Magie der automatischen Belegerfassung liegt darin, dass vom digitalen Bild eines Beleges Zahlen, Zeichen und Buchstaben akkurat erkannt werden. Diese Zahlen werden in einzelne Datensätze umgewandelt, die problemlos archiviert und weiterverwendet werden können, zum Beispiel mit MoneyPenny. Doch für wen ist welche App geeignet? Ich habe alle drei getestet.
Xpenditure
Xpenditure automatisiert seit zwei Jahren alle Geschäftsausgaben, vom Beleg bis zur Buchhaltung. Der Benutzer scannt alle Belege mit der Webcam oder der mobilen App, und Xpenditure liest alle Daten aus, die buchhalterisch relevant sind. Die App eignet sich vor allem für Unternehmen und Startups mit einem grossen Belegvolumen, die eine schnelle und klare Verwaltung ihrer Geschäftsausgaben wollen. Xpenditure erkennt verschiedene Währungen und rechnet sie in Echtzeit um in die Hauptwährung. Die App wurde ursprünglich in Deutschland entwickelt und hat damit für deutsche Kunden einen klaren Sprachvorteil gegenüber der Konkurrenz aus Übersee.
Shoeboxed
Shoeboxed ist seit 2007 auf dem Markt und bietet eine solide, einfache Erfassung und Verwaltung von Belegen. Die papierenen Belege werden in einen vorfrankierten Briefumschlag gesteckt, der von Shoeboxed zur Verfügung gestellt wird, und per Post an Shoeboxed gesendet. Dort werden die Belege gescannt und verarbeitet; die Bilddateien entsprechen den Vorgaben der amerikanischen Steuerbehörden IRS und können damit auch gleich für die Steuererklärung mitverwendet werden. Natürlich kann man die Belege auch selber abfotografieren und online hochladen. Auch Shoeboxed unterstützt die meisten Währungen und ist für Reisende geeignet. Dieser Dienst eignet sich für alle, die ein kleines bis mittelgrosses Volumen an Belegen haben wie Freelancer und kleine Unternehmen.
Expensify
Expensify ist vergleichbar mit Shoeboxed, allerdings ohne den netten Post-Service. Expensify arbeitet mit Bezug auf Kreditkarten und vereinfacht vor allem das Ausfüllen von Spesenformularen und den gesamten Prozess der Spesenverwaltung. Expensify tut, was es tun soll, keine Frage. Und das zu einem günstigen Preis. Aber im Vergleich überwiegen aber die Vorteile von Shoeboxed und Xpenditure.
Belege erfassen und reich werden
Wie auch immer Sie sich entscheiden: Die Schnittstelle zu MoneyPenny ist kein Problem. Dass man mit Belegerfassung Apps Zeit spart, liegt auf der Hand. Und weil Zeit ja bekanntlich Geld ist, spart man auch dieses. Die Hauptwährung unserer Zeit sind aber Daten. Und diese gewinnt man in grosser Zahl dank der Erfassung von Belegen: Automatisierte Belegerfassung macht reich.
Denn diese Daten können von MoneyPenny zu Berichten und Statistiken weiterverarbeitet werden, die einen einmaligen Einblick in das Geschäft ermöglichen. So werden selbst Zahlenmuffel zu Finanzprofis und können mit Ausgaben, Einnahmen und Spesen jonglieren. Und plötzlich wird klar, welche Ausgaben sinnvoll waren – und wo gespart werden könnte. So einfach kann es sein.
Für einen nachhaltig guten Geschäftsgang – für mehr Zeit für gute Arbeit.
Viel Erfolg!
Herzlich,
MoneyPenny
