Projekte laufen, Stunden werden gebucht, Leistungen werden erbracht. Aber nicht jede erbrachte Leistung ist bereits eine bezahlte Leistung — denn zwischen dem Zeitpunkt, an dem Arbeit geleistet wird, und dem Zeitpunkt, an dem eine Rechnung beim Kunden eingeht, kann viel Zeit vergehen. Der KPI Billed macht diese Lücke sichtbar: Er zeigt exakt, wie viel des erarbeiteten Umsatzes bereits fakturiert wurde — und was noch aussteht.
Was ist der KPI Billed?
Billed zeigt den Gesamtbetrag, der dem Kunden bisher in Rechnung gestellt wurde. Dabei gilt: Nicht jede Projektleistung wird sofort fakturiert. Viele Projekte arbeiten mit Monatsabrechnungen, Meilenstein-Rechnungen oder vereinbarten Abrechnungszyklen. Billed gibt Auskunft darüber, ob Rechnungen zeitnah gestellt werden — oder ob eine wachsende Lücke zwischen erbrachter Leistung und Rechnungsstellung entsteht.
Dieser KPI ist zentral für das Cashflow-Management eines Unternehmens. Erbrachte Leistungen, die noch nicht fakturiert sind, binden Kapital: Die Kosten für Gehälter, Infrastruktur und Overhead fallen an — aber der Zahlungseingang vom Kunden fehlt noch.
Wie wird Billed berechnet?
Die Formel lautet:
Billed = Σ Umsatz aller Zeiteinträge mit "Fakturiert = Ja"
Dabei gilt:
- Umsatz pro Zeiteintrag = Stunden × Verrechnungssatz des Mitarbeitenden (also das, was dem Kunden berechnet wird — nicht der interne Kostensatz)
- Fakturiert = Ja: dieser Zeiteintrag ist in einer ausgehenden Rechnung enthalten
Zusätzlich wird die Fakturierungsquote ausgewiesen:
Billing Rate % = Billed ÷ Actual Revenue × 100
Beispiel aus dem Dashboard
Ein Projekt hat folgende Werte:
| Kennzahl | Wert |
|---|---|
| Tatsächlicher Umsatz (Actual Revenue) | 7.740 € |
| Bereits fakturiert (Billed) | 3.870 € |
| Fakturierungsquote (Billing Rate) | 50,0 % |
Von 7.740 € erbrachter Leistung wurden 3.870 € bereits fakturiert — genau die Hälfte. Das bedeutet: 3.870 € sind zwar wirtschaftlich verdient, aber noch nicht beim Kunden in Rechnung gestellt.
Die Fakturierungsquote von 50 % ist ein klares Signal, dass der Rechnungsstellungsprozess Aufmerksamkeit braucht.
Was bedeutet das in der Praxis?
Die Interpretation von Billed folgt einer einfachen Logik:
- Billed ≈ Actual Revenue (Billing Rate nahe 100 %): Fast alle erbrachten Leistungen sind fakturiert. Der Cashflow ist gesund — Leistung und Rechnungsstellung sind synchronisiert.
- Billing Rate 50–80 %: Ein erheblicher Teil der Leistungen wartet noch auf die Rechnung. Je nach Zahlungsziel können hier bereits erhebliche Beträge ausständig sein.
- Billing Rate < 50 %: Mehr als die Hälfte der erbrachten Leistungen ist noch nicht fakturiert. Das ist ein klares Cashflow-Risiko — Rechnungen müssen sofort gestellt werden.
Im Beispiel signalisiert eine Billing Rate von 50 %, dass der nächste Fakturierungslauf dringend ansteht. Bei einem Zahlungsziel von 30 Tagen bedeutet das: Wenn die Rechnung heute nicht gestellt wird, kommt das Geld frühestens in einem Monat.
Drei Perspektiven auf den KPI Billed
Was sieht der Projektmanager?
Der PM erkennt auf einen Blick, ob die Rechnungsstellung mit dem Projektfortschritt Schritt hält. Wenn das Projekt zu 44 % fertiggestellt ist, aber nur 50 % des bisherigen Umsatzes fakturiert wurde, läuft die Abrechnung nach Plan. Wenn aber 80 % Fortschritt erreicht sind und nur 30 % fakturiert sind, besteht dringender Handlungsbedarf.
Was sieht das C-Level?
Führungskräfte sehen den Billed-Wert als Cashflow-Indikator. Ein hoher unbilierter Betrag über mehrere Projekte hinweg bindet Betriebskapital und kann Liquiditätsengpässe erzeugen — selbst wenn die Projekte profitabel sind. Ein Portfolio-Überblick über alle Billed- und Unbilled-Werte ist ein Standard-Instrument des Finanzcontrollings.
Was sieht der Team-Lead?
Für den Team-Lead ist Billed eine Rückmeldung auf die eigene Arbeitsweise: Werden Leistungen zeitnah erfasst und freigegeben? Nur valide, freigegebene Zeiteinträge können fakturiert werden. Verzögerungen bei der Zeiterfassung oder im Genehmigungsprozess verschieben die Rechnungsstellung direkt nach hinten.
Typische Fehler und Fallstricke
Der klassische Fehler: Rechnungen werden gesammelt und erst am Monatsende oder am Projektabschluss gestellt. Das ist verständlich aus Prozesssicht — aber teuer aus Liquiditätssicht. Wer Leistungen über Wochen oder Monate ansammelt, bevor er fakturiert, streckt de facto Kredite an seinen Kunden vor.
Zweiter Fehler: Zeiteinträge werden nicht regelmäßig als “fakturiert” markiert. Wenn Rechnungen außerhalb des Projektsystems erstellt werden (zum Beispiel in einem separaten Buchhaltungstool), verliert der Billed-KPI seine Aussagekraft.
Dritter Fallstrick: Leistungen werden zwar erbracht, aber nicht korrekt im System erfasst. Ohne vollständige Zeiterfassung gibt es keine solide Datenbasis für die Fakturierung — und kein verlässliches Billed-Signal.
Wie zistemo den KPI Billed liefert
1. 1-Klick-Rechnungsstellung aus dem Timesheet
zistemo ermöglicht die direkte Rechnungserstellung aus dem Timesheet heraus. Alle freigegebenen Zeiteinträge mit dem Status “nicht fakturiert” werden angezeigt und können mit einem Klick auf eine Rechnung übertragen werden. Sobald die Rechnung erstellt ist, werden die entsprechenden Zeiteinträge automatisch als “fakturiert” markiert — der Billed-KPI aktualisiert sich sofort.
2. Echtzeit-Dashboard mit Fakturierungsquote
Das Project Cockpit von zistemo zeigt Billed, Actual Revenue und die Billing Rate auf einem Blick — live, nicht einmal im Monat. So sehen Projektmanager und Führungskräfte jederzeit, wie groß die Lücke zwischen Leistung und Rechnung ist, und können proaktiv reagieren.
3. Wiederkehrende Rechnungen und Automatisierung
Für Projekte mit regelmäßigen Abrechnungszyklen (monatliche Pauschalen, Retainer, Rahmenverträge) unterstützt zistemo wiederkehrende Rechnungen. Der Fakturierungsprozess wird automatisiert — ohne manuellen Aufwand, ohne vergessene Rechnungsläufe.
zistemo USPs: Warum Billed hier lückenlos funktioniert
All-in-One: Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einer Plattform
Der Kern des Billed-KPI ist die Verbindung zwischen Zeiteintrag und Rechnung. In zistemo ist diese Verbindung native — keine Exporte, keine Importe, keine manuelle Zuordnung. Jeder fakturierte Zeiteintrag ist sofort im System als “Billed” gekennzeichnet.
More Clarity — sofort sichtbar, wer noch nicht fakturiert ist
zistemo zeigt nicht nur den aggregierten Billed-Wert, sondern erlaubt auch eine tiefere Analyse: Welche Zeiteinträge sind noch offen? Welche Mitarbeitenden haben nicht fakturierte Leistungen? Das schafft Transparenz bis auf Zeileebene.
Corporate Design — Rechnungen in Ihrem Branding
Alle Rechnungen, die aus zistemo erstellt werden, können mit dem Corporate Design Ihres Unternehmens versehen werden: Logo, Farben, Schriftbild, Fußzeile. Das spart Zeit und sorgt für ein professionelles Erscheinungsbild beim Kunden.
Verwandte KPIs
- Unbilled (€) — der komplementäre KPI für noch nicht fakturierte Leistungen
- Aktuelle Marge — fakturierter Umsatz in Marge umgewandelt
Fazit
Der KPI Billed ist die Verbindung zwischen Projektleistung und Unternehmensfinanzierung. Er zeigt, wie konsequent erbrachte Arbeit auch in Umsatz verwandelt wird — und wann es Zeit ist, den nächsten Rechnungslauf anzustoßen.
Eine Billing Rate von 50 % wie im Beispiel ist kein Notfall — aber ein klares Signal. Und das Gute an einem klaren Signal ist: Man kann handeln, bevor es zu einem Problem wird.
Jetzt zistemo kostenlos testen
Vollständiges Rechnungsmanagement, 1-Klick-Fakturierung aus dem Timesheet und Echtzeit-Controlling — alles in einer Plattform.
Jetzt zistemo kostenlos testen
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen Billed und Unbilled?
Billed ist der Anteil des erbrachten Umsatzes, der bereits in Rechnung gestellt wurde. Unbilled (A.8) ist der komplementäre KPI — er zeigt, was noch nicht fakturiert ist. Zusammen ergeben Billed + Unbilled immer den Actual Revenue (Ist-Umsatz).
Wie wirkt sich eine Rechnungsstellung auf den Billed-KPI aus?
Sobald eine Rechnung aus zistemo erstellt wird, werden alle enthaltenen Zeiteinträge automatisch als “fakturiert” markiert. Der Billed-Wert steigt entsprechend, der Unbilled-Wert sinkt im gleichen Maß. Die Aktualisierung erfolgt in Echtzeit.
Kann ich Billed auch auf Portfolio-Ebene sehen — also über mehrere Projekte hinweg?
Ja. zistemo bietet sowohl projektspezifische als auch portfolioweite Auswertungen. Custom Reports und Custom SQL Queries ermöglichen eine aggregierte Sicht auf alle Projekte, sortiert nach Billing Rate, Volumen oder Fälligkeitszeitraum.
