Projektkosten zu schätzen ist eine Sache. Zu wissen, was ein Projekt am Ende tatsächlich kosten wird — auf Basis aktueller Effizienz, mit dem realen Stundensatz jedes Teammitglieds — ist eine andere. Genau das leistet der KPI Hochrechnung Kosten (EAC): eine intelligente Hochrechnung der Gesamtpersonalkosten bis zum Projektabschluss, die nicht mit Durchschnittswerten rechnet, sondern mit der Realität.
Was ist der Hochrechnung Kosten (EAC)?
EAC steht für Estimate at Completion — Schätzung bei Abschluss. Die Kostenvariante beantwortet die Frage: Was werden die Personalkosten für dieses Projekt insgesamt betragen, wenn es nach aktuellem Stand fertiggestellt wird?
Der entscheidende Unterschied zur Stundenvariante (A.5): Stunden sind bei allen gleich lang — eine Stunde ist eine Stunde. Kosten hingegen hängen davon ab, wer die restlichen Aufgaben übernimmt. Eine Stunde Senior-Entwicklerin zu einem Kostensatz von 56 €/h ist fast doppelt so teuer wie eine Stunde Junior-Entwickler zu 30 €/h. Der EAC Kosten berücksichtigt diese Unterschiede, indem er auf Basis der jeweils zugewiesenen Mitarbeitenden kalkuliert — nicht auf Basis eines vereinfachten Durchschnittssatzes.
Wie wird der EAC Kosten berechnet?
Die Grundformel lautet:
EAC Kosten = Ist-Kosten + Restkosten
Für jede noch nicht abgeschlossene Aufgabe werden die Restkosten wie folgt ermittelt:
Restkosten = (Verbleibende Stunden ÷ CPI) × Kostensatz des zugewiesenen Mitarbeitenden
Die Bestandteile:
- Verbleibende Stunden: max(Aufgabenbudget − geleistete Stunden, 0) — mindestens 0, nie negativ
- ÷ CPI: Effizienzkorrektur. Bei einem CPI von 0,95 werden für die verbleibenden Stunden etwa 5 % mehr benötigt.
- × Kostensatz: der individuelle interne Stundenkostensatz des zugewiesenen Teammitglieds
Warum nicht einfach EAC-Stunden × durchschnittlichem Kostensatz? Weil das zu falschen Ergebnissen führt. Wenn die verbleibenden Aufgaben überwiegend von einer erfahreneren, teureren Person bearbeitet werden, unterschätzt die Durchschnittsmethode die Kosten erheblich. zistemo verwendet deshalb die differenzierte Methode auf Basis einzelner Mitarbeitender.
Schritt-für-Schritt-Beispiel aus dem Dashboard
| Kennzahl | Wert |
|---|---|
| Ist-Kosten bisher | 2.868 € |
| Errechnete Restkosten (alle Tasks) | 3.771 € |
| EAC Kosten | 6.639 € |
| Geplantes Kostenbudget (BAC) | 6.357 € |
| Abweichung | +282 € (+4,4 %) |
Die Ist-Kosten von 2.868 € setzen sich zusammen aus:
| Mitarbeiterin/Mitarbeiter | Projektstunden | Kostensatz | Kosten |
|---|---|---|---|
| Anna | 32 h | 25 €/h | 800 € |
| Ben | 28 h | 38 €/h | 1.064 € |
| Clara | 18 h | 56 €/h | 1.008 € |
| Gesamt | 78 h | — | 2.868 € |
Die Restkosten von 3.771 € ergeben sich aus der Hochrechnung der noch offenen Aufgaben, aufgeteilt nach den jeweils zugewiesenen Mitarbeitenden und angepasst um den CPI von 0,95.
Das Ergebnis: Mit 6.639 € liegt der EAC Kosten 282 € über dem geplanten Budget von 6.357 € — eine moderate Überschreitung von 4,4 %, die frühzeitig kommuniziert und gesteuert werden kann.
Was bedeutet das in der Praxis?
Die Interpretation folgt einer klaren Systematik:
- EAC Kosten < Kostenbudget: Das Projekt wird günstiger als geplant abgeschlossen. Positiv für die Marge und die interne Kalkulation.
- EAC Kosten leicht > Kostenbudget (bis ca. +10 %): Ein moderater Mehraufwand im normalen Schwankungsbereich. Beobachten und bei Bedarf kommunizieren.
- EAC Kosten deutlich > Kostenbudget (>10 %): Handlungsbedarf. Ursachen prüfen: Mehr Stunden als geplant? Teurere Mitarbeitende als vorgesehen? Scope-Erweiterungen ohne Budgetanpassung?
Der Vergleich mit der Stundenkennzahl (EAC Stunden, A.5) ist aufschlussreich: Wenn die Stunden leicht über Plan liegen, die Kosten aber deutlich stärker steigen, bedeutet das, dass die verbleibende Arbeit von teureren Mitarbeitenden übernommen wird als ursprünglich geplant.
Drei Perspektiven auf den EAC Kosten
Was sieht der Projektmanager?
Der PM kann auf Task-Ebene erkennen, wo die Kostenabweichung entsteht: Liegt es an einzelnen Aufgaben, an bestimmten Teammitgliedern oder an einer systemischen Ineffizienz? Er kann Aufgaben umverteilen, Priorisierungen anpassen oder mit dem Kunden über Mehraufwand sprechen — auf Basis konkreter Zahlen, nicht auf Basis von Schätzungen.
Was sieht das C-Level?
Die Führungsebene erhält eine verlässliche Aussage zur Rentabilität: Wenn EAC Kosten und EAC Revenue (aus D.2) bekannt sind, lässt sich die prognostizierte Marge berechnen. Das schafft Planungssicherheit für Unternehmenscontrolling und Liquiditätsplanung.
Was sieht der Team-Lead?
Der Team-Lead versteht, wie der eigene Kostensatz und die eigene Effizienz die Gesamtprognose beeinflussen. Das macht Ressourceneinsatz transparent und schafft Grundlage für ein sachliches Gespräch über Aufgabenverteilung und Kostenverantwortung.
Typische Fehler und Fallstricke
Der häufigste Fehler: Alle verbleibenden Stunden werden mit einem durchschnittlichen Kostensatz multipliziert. Das führt zu systematischen Fehlkalkulationen — entweder zu niedrig (wenn teure Mitarbeitende mehr eingesetzt werden) oder zu hoch (wenn günstigere Mitarbeitende die Resttasks übernehmen).
Zweiter Fehler: Der CPI wird ignoriert oder als irrelevant abgetan. “Die Effizienz wird sich schon verbessern” ist kein belastbarer Forecast. Der CPI basiert auf tatsächlicher Leistung — er ist das ehrlichste Signal, das ein Projekt senden kann.
Dritter Fallstrick: Kostensätze werden nicht aktuell gehalten. Wenn Mitarbeitende Gehaltsanpassungen erhalten haben, ihre Kostensätze aber noch auf dem alten Stand stehen, ist jede Kostenhochrechnung ungenau.
Wie zistemo den EAC Kosten liefert
1. Individuelle Kostensätze pro Mitarbeitenden
In zistemo hinterlegen Sie für jede Person einen individuellen Kostensatz. Die EAC-Berechnung verwendet diesen Satz automatisch für alle offenen Aufgaben, die dieser Person zugewiesen sind — keine Durchschnittsrechnung, keine manuelle Anpassung.
2. Echtzeit-Projektcontrolling mit Live-Dashboard
Das Project Cockpit in zistemo zeigt EAC Kosten, Ist-Kosten, Kostenbudget und die prozentuale Abweichung auf einen Blick. Die Daten aktualisieren sich mit jeder neuen Zeitbuchung — kein Warten auf den monatlichen Reporting-Lauf.
3. Custom Reports und Custom SQL Queries
Wer die Kostenhochrechnung noch tiefer analysieren möchte, kann in zistemo eigene Berichte bauen — nach Kostenstellen, nach Mitarbeitenden, nach Aufgabengruppen. Custom SQL Queries ermöglichen individuelle Auswertungen ohne Entwickler-Aufwand.
zistemo USPs: Warum der EAC Kosten hier besonders präzise ist
Echtzeit-Daten statt Excel-Friedhof
In Unternehmen ohne integriertes System entstehen Kostenprognosen aus einer Kette manueller Schritte: Stundenliste exportieren, Kostensätze in Excel einfügen, Formel anlegen, Ergebnis per Mail versenden. zistemo macht das überflüssig. Die Prognose entsteht automatisch, laufend und fehlerfrei.
All-in-One: Zeiterfassung, Kosten und Controlling in einer Plattform
Weil Zeiterfassung und Controlling in zistemo eine Einheit bilden, sind alle Daten, die der EAC Kosten benötigt, immer aktuell und konsistent. Es gibt keine Medienbrüche, keine Übertragungsfehler und keine veralteten Stundenexporte.
Skalierbar für jede Teamgröße
Ob fünf Mitarbeitende oder fünfhundert — zistemo skaliert unbegrenzt. Das EAC-Controlling funktioniert genauso für ein kleines Projektteam wie für einen Konzern mit mehreren Standorten und internationalen Teams.
Verwandte KPIs
- Hochrechnung Stunden (EAC) — das Stunden-Pendant
- Erwartete Marge — wie EAC Kosten in den Margenforecast einfließt
Fazit
Der Hochrechnung Kosten (EAC) ist das finanzielle Frühwarnsystem im Projektcontrolling. Er zeigt, ob das Kostenbudget eingehalten wird — nicht auf Basis von Hoffnungen, sondern auf Basis der tatsächlichen Effizienz und des realen Kostensatzes jedes Teammitglieds.
+4,4 % Mehraufwand im Beispielprojekt sind beherrschbar. Aber sie bleiben nur beherrschbar, wenn sie früh erkannt werden — nicht erst bei der Abschlussabrechnung. Genau das ist der Zweck dieses KPI.
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FAQ
Warum rechnet zistemo mit individuellen Kostensätzen statt einem Durchschnitt?
Weil Durchschnittssätze systematisch falsch liegen, sobald teure und günstige Mitarbeitende unterschiedlich stark in Rest- und abgeschlossenen Aufgaben eingesetzt werden. Individuelle Kostensätze liefern eine präzisere Prognose — das ist der Kern der “Rate per Staff Member”-Methode.
Was ist der Unterschied zwischen EAC Kosten (A.6) und EAC Stunden (A.5)?
EAC Stunden zeigt die prognostizierten Gesamtstunden — unabhängig davon, wer diese Stunden leistet. EAC Kosten übersetzt diese Stunden in Euro unter Berücksichtigung der individuellen Kostensätze. Beide KPIs zusammen geben ein vollständiges Bild: Stundenrisiko und Kostenrisiko.
Was passiert mit dem EAC Kosten, wenn sich der Kostensatz eines Mitarbeitenden ändert?
In zistemo wirken sich aktualisierte Kostensätze sofort auf alle künftigen Berechnungen aus. Die historischen Ist-Kosten bleiben auf Basis der zum Zeitpunkt der Buchung gültigen Sätze bestehen. So bleibt der EAC Kosten immer realistisch und konsistent.
