Anwesenheitszeiterfassung im Homeoffice

Anwesenheitszeiterfassung im Homeoffice - einfache und transparente Lösungen anbieten

Das Corona-Virus zwingt viele Unternehmen dazu, ihre Mitarbeiter ins Homeoffice zu verlegen. Darunter sind auch Arbeitgeber, die bislang nicht einmal an einen solchen Schritt gedacht hatten. Praktische Probleme sind die Folge: Wie funktioniert eine effektive Anwesenheitszeiterfassung? Wie unterscheidet sich jene von einer Projektzeiterfassung? Und wie lässt sich die Produktivität im Homeoffice sicherstellen? Sinnvoll sind einfache und transparente Lösungen.

Keine Angst vor dem Homeoffice – die Produktivität sinkt nicht

In Deutschland ist die Präsenzkultur weit verbreitet. Viele Unternehmen misstrauen dem Homeoffice. Dieses werde missbraucht, so eine gängige Vermutung. Tatsächlich zeigt allerdings einige amerikanische Studie von Gallup, dass dies nicht zutrifft (hier geht’s zur Studie). Personen in Telearbeit verbuchen demnach mehr Stunden als ihre Kollegen im Büro. Sie sind zudem engagierter als die Personen, die vor Ort sind. Kritiker halten gerne entgegen, dass die Stundenzahl vermutlich gelogen ist. Heimarbeiter werden ja nicht überwacht und ihre Produktivität sinke in Wahrheit. Dies führt zu drei interessanten Punkten, die für Unternehmen in Corona-Zeiten und darüber hinaus von Bedeutung sind:

1. Die Produktivität eines Menschen beträgt durchschnittlich drei Stunden pro Tag. Während einer acht Stunden-Schicht ist er also nicht einmal die Hälfte der Zeit auf der Höhe seines Schaffens.
2. Arbeitgeber, die Vertrauensarbeit eingeführt haben, entscheiden sich nicht selten doch wieder für eine Anwesenheitszeiterfassung. Nicht etwa, weil die Mitarbeiter zu wenig arbeiten würden, sondern im Gegenteil: Sie sammeln zu viele Überstunden.
3. Um Zweifel zu zerstreuen, ist eine leicht verständliche und faire Zeiterfassung für das Homeoffice notwendig.

Zeiterfassung fürs Homeoffice: Trennung zwischen Anwesenheitszeiterfassung und Projektzeiterfassung

Grundsätzlich existieren zwei Arten der Zeiterfassung für Mitarbeiter:

1. Für die Anwesenheit, sowie
2. für das Bearbeiten von Projekten und Aufgaben.

Für die Produktivität ist die Anwesenheitszeiterfassung nicht wichtig. Schließlich kann eine Person durchaus am Rechner sitzen, aber doch nichts leisten. Wesentlich interessanter ist deshalb die Zeiterfassung für das Bearbeiten von Aufgaben. Sie geben eine belastbare Auskunft darüber, was in welcher Geschwindigkeit geleistet wird. Dabei stellt sich jedoch ein Problem: Die Anwesenheitszeiterfassung ist oft unumgänglich. Teilweise ist sie gesetzlich vorgeschrieben. In vielen Unternehmen existieren zudem Regeln, die sie verpflichtend machen. Daraus resultiert eine weitere Schwierigkeit: Viele Zeiterfassungslösungen sind kompliziert und kosten wertvolle Arbeitsstunden. Laufen Anwesenheitszeiterfassung sowie Aufgaben- bzw. Projektzeiterfassung nebeneinander, wird es noch unübersichtlicher. Notwendig ist eine Verbindung zwischen Projekt- und Anwesenheitszeiterfassung. Zudem sollte die Software möglichst einfach sein. Mit zistemo gelingt das - auch im Zusammenspiel mit bereits vorhandener Projektmanagement-Tools.

Asana, Trello und Jira arbeiten mit zistemo zusammen

Beliebte Software-Lösungen für die Zeiterfassung und Produktivitätskontrolle in Unternehmen sind Asana, Trello und Jira. Sie richten sich vor allen an Teams, die online zusammenarbeiten.

Asana stellt dabei eine Reihe wertvoller Tools zur Verfügung, um sich zu organisieren. Redundanzen sollen auf diese Weise vermieden werden. Der Fokus liegt auf dem zielgerichteten Arbeiten, um Fristen einzuhalten und die Produktivität zu stimulieren.

Trello bietet einige Tools für die Organisation der Arbeit. Die Software stellt Boards, Listen und Karten zur Verfügung. Gerade für die Projektplanung ist das hilfreich, können Aufgaben doch einfach organisiert sowie priorisiert werden. Für die Projektzeiterfassung ist dabei wesentlich, dass Teamaufgaben hinterlegt werden können.

Jira wurde speziell für Softwareteams geschaffen, die agil zusammenarbeiten. Die Lösung hilft bei der Planung, Umsetzung und dem Erreichen der gesteckten Ziele. Dabei kommen innovative Werkzeuge wie Benutzer-Storys zum Einsatz. Diese sind dafür gedacht, die allgemeine Produktivität durch gegenseitige Motivation zu erhöhen. Die Teammitglieder sehen, was die anderen geschafft haben. Mit zistemo lassen sich die Software-Lösungen auch im Homeoffice weiter nutzen und für die Projekt-, sowie Anwesenheitszeiterfassung einsetzen. Dabei müssen weder Trello noch Jira oder Asana verlassen werden. Zudem sorgt die zistemo-Suite dafür, dass die Zeiterfassung intuitiv einfach ist.

So vereinfacht zistemo die Anwesenheits- und Projektzeiterfassung im Homeoffice

Mit zistemo können die Nutzer visuelle Rückmeldung für die Aufgaben- und Projektzeiterfassung geben. Rot zeigt beispielsweise an, dass für eine Aufgabe derzeit die Uhr läuft. Gelb ist der Hinweis auf die Summe der an einem bestimmten Tag erfassten Zeit. Zeitbudgets lassen sich außerdem festlegen und überwachen. Für eine Aufgabe kann also eine bestimmte Frist für den Mitarbeiter im Homeoffice gesetzt werden. Der Vorgesetzte vollzieht über die Budgetverwaltung nach, ob diese eingehalten wird. Die Anwesenheits- und Projektzeiterfassung ist in vielen Fällen auch für die Rechnungsstellung bedeutsam - einfach, weil Arbeitsstunden für den Kunden verbucht werden. Mit zistemo lässt sich deshalb auch diese Aufgabe professionell erledigen.

Ein Wort der Warnung: Mikromanagement ist zu vermeiden

Die Möglichkeit, bestimmte Zeitbudgets für Aufgaben vorzugeben und zu kontrollieren, kann zum sogenannten Mikromanagement verführen - dies gilt gleichermaßen für den Vorgesetzten und den Mitarbeiter. Vereinfacht gesagt gibt der Chef seinem Angestellten jeden Arbeitsschritt vor. Das Problem liegt auf der Hand: Das Ganze ist unkoordiniert. Der Mitarbeiter gewöhnt sich daran und arbeitet erst nach der nächsten Vorgabe. Der Vorgesetzte verliert viel Arbeitszeit, weil er damit beschäftigt ist, viel zu kleinteilige Vorgaben zu machen und zu überwachen. Die Produktivität leidet immens unter Mikromanagement.

Fazit: Die Projekt- und Anwesenheitszeiterfassung im Homeoffice als Chance begreifen

Das Homeoffice gibt den Menschen mehr Freiheit und Flexibilität. Es ist verständlich, dass Arbeitgeber einen Missbrauch fürchten und deshalb auf eine verlässliche Anwesenheits- und Projektzeiterfassung drängen. Es ist aber sinnvoll, diese nicht als Überwachungsinstrument zu verwenden, sondern als Chance. Arbeitgeber können sich davon überzeugen, dass Flexibilität nicht zu Einbußen bei der Produktivität führt. Zudem lernen sie, welche Zeitvorgaben für bestimmte Aufgaben realistisch sind. Idealerweise entsteht so aus der Not der Anwesenheits- und Projektzeiterfassung eine Tugend.