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Alles über Vorschuss, Vorauskasse und Teilzahlungen für Selbständige und Kleinunternehmer

Finanzielle Stabilität ist für viele eine ständige Sorge - insbesondere für Kleinunternehmer, Freiberufler und Unternehmer. Sind Vorauskasse, Teilzahlungen oder ein Vorschuss die Lösung? Lesen Sie weiter – keine Sorge: Sie brauchen keine Buchhaltungskenntnisse.

Die Magie der Vorauskasse

Sorgen Sie sich manchmal, wie Sie nächsten Monat die Rechnungen bezahlen sollen? Ob Selbständiger oder Unternehmer: Sie können ein sehr erfolgreiches Geschäft führen und sich immer noch Sorgen um Ihre Finanzen machen, lang- oder kurzfristig. Ihre Kunden zahlen zu spät (oder, Gott bewahre, überhaupt nicht), es herrscht saisonale Flaute – oder Sie sind einfach zu beschäftigt um Zeit zu finden, ihre Rechnungen zu versenden. Die schlechte Nachricht zuerst: Sie sind damit nicht allein. Die gute: Es gibt Hilfe. Erstens sollten Sie sich umgehend eine smarte Business-Software zulegen, die sich um ihre Rechnungen kümmert und säumige Zahler für Sie erinnert. Zweitens: Arbeiten Sie mit Vorauskasse. Kleiner Tipp: Ihr intelligentes Buchhaltungssystem wird wissen, wie man buchhalterisch damit umgeht.

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Finanzsorgen adieu, dank Vorschuss, Vorauskonto und Teilzahlungen… (Photo by gpointstudio | stock.adobe.com)

Vorauskasse, Vorschuss, Teilzahlung: Was ist was?

Vorauskasse ist eine Vorauszahlung, die vor der Zustellung einer Dienstleistung (oder eines Teils eines Produkts) geleistet wird. Der Vorschuss ist eine Anzahlung für die vollen Kosten, die aus einem Auftrag entstehen werden. Eine Teilzahlung hingegen ist nicht unbedingt eine Vorauszahlung; sie wird gerne bei grösseren Projekten anstatt eines Endhonorars eingesetzt. Alle drei Zahlungsformen können dazu beitragen, die Budgetplanung zu erleichtern und finanzielle Stabilität zu erreichen.

Vorschuss & Co.: Lohnt sich das wirklich?

Die Vorteile liegen auf der Hand: Auftraggeber, die eine Vorauszahlung leisten, erhalten die Sicherheit, dass der Auftrag mit vollem Engagement erfüllt wird. Die Partie, die auf Vorschuss, Teilzahlung oder Vorauskasse arbeitet, erhält umgekehrt die Sicherheit, dass sie für die geleistete Arbeit auch tatsächlich bezahlt wird. Klingt gut, oder?

Dennoch gibt es Vorbehalte: Vielen Auftraggeber ist die Zahlung im Voraus suspekt; wer kauft schon gern die Katze im Sack? Was, wenn die gelieferte Dienstleistung oder die gelieferten Waren nicht den erwarteten Standards entsprechen? Und was, wenn überhaupt nicht geliefert wird? Es braucht viel Vertrauen, um mit Vorauszahlungen zu arbeiten – aber in den meisten Fällen ist es das wert. Denn für die angestellte Partei bedeutet dies, dass ihre Zeit oder ihr Service bereits gekauft wurde - und sie sich somit voll und ganz der Aufgabe widmen kann und muss. Was in manchen Fällen ein großer Nachteil sein kann: Die Lieferung ist absolut verbindlich – selbst wenn plötzlich ein spannendes Projekt auftaucht, das Ihr Leben verändert.

Pauschale Vorauskasse vs. Vorschuss auf Stundenbasis

Viele Unternehmer schwören auf eine pauschale Vorauskasse statt auf einen Honorarvorschuss auf Stundenbasis; sie versprechen sich dadurch mehr Flexibilität. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie dafür bezahlt werden, monatliche Blogposts zu schreiben, zwei Landing Pages zu gestalten oder 10 Porträts zu machen: Egal wie lange Sie dafür brauchen, Sie wissen genau, wie viel Sie jeden Monat verdienen. Falls Sie schneller als geplant arbeiten, haben Sie zudem mehr Zeit für andere Aufgaben - und können Ihren Verdienst optimieren. Sehr oft ist jedoch das Gegenteil der Fall: Wenn eine Aufgabe länger dauert, als in der Pauschale veranschlagt, verdienen Sie unter dem Strich weniger.

Der Vorschuss auf Stundenbasis kombiniert das Beste aus zwei Welten: Sie werden für die Zeit bezahlt, die Sie tatsächlich für die Arbeit aufwenden – und Sie erhalten den Luxus, im Voraus bezahlt zu werden. Die ideale Lösung für Ihre Geldsorgen!

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Der Vorschuss auf Stundenbasis kombiniert das Beste aus zwei Welten… (Photo by goodluz | stock.adobe.com)

Wie man sich Vorschuss-Vereinbarungen sichert

Eine Vorschuss-Vereinbarung zu sichern ist einfacher als es scheint. Versetzen Sie sich einfach in die Lage Ihrer Kunden: Was benötigen sie von Ihnen, um Ihnen mit gutem Gefühl eine Vorauszahlung zu leisten? Neukunden können Sie ein kleines Beispielprojekt mit Endhonorar anbieten; oder Sie beginnen mit einem kleineren Betrag, der als Vorschuss zu leisten ist. Ein kleiner Rabatt auf Ihren Stundensatz im Gegenzug für eine Vorschuss-Vereinbarung ist ebenfalls denkbar – aber nicht zwingend! Der Schlüssel zum Vorschuss ist das Vertrauen; zuverlässig gute Arbeit ist letztlich der einzige Weg, es nachhaltig zu gewinnen.

Vorschuss und Teilzahlung in der Buchhaltung

Nehmen wir an, Sie haben einen Stundensatz von 100 Euro und verhandeln über ein 100-Stunden-Projekt. Sie vereinbaren einen Vorschuss von 3’000 Euro, erhalten das Geld und beginnen mit der Arbeit. Ein Kinderspiel – wenn da nur nicht die Buchhaltung wäre. Ein intelligentes Buchhaltungssystem mit integrierter Zeiterfassung, macht es einfach, Teilzahlungen und Vorschüsse zu verwalten.

Retainer workflow

Vorschuss und Vorauskasse leicht gemacht - dank smarter Business-Software. (Grafik by zistemo.de)

Sie erstellen eine Vorschussrechnung, senden diese an den Kunden und erhalten eine Benachrichtigung, sobald sie bezahlt wurde. Jetzt können Sie an die Arbeit gehen – und der Vorschussrechnung automatisch alle Arbeitsstunden des Projekts zuweisen. Sobald die geleisteten Stunden den vereinbarten Betrag übersteigen, werden Sie wieder benachrichtigt, und erstellen mit wenigen Klicks eine Rechnung. So einfach ist das – und Sie können das für beliebig viele Kunden und Projekte tun.

Kein Aufwand, keine Sorgen – und mehr Zeit die echte Arbeit. Denn Zeit gibt es leider nicht per Vorauskasse.

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