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5 Tipps für eine schnellere Projektabrechnung

Die Rechnungsstellung ist für jedes Unternehmen wichtig, denn ohne Rechnung werden Sie nicht für Ihre Arbeit bezahlt. Die Projektabrechnung gestaltet sich dabei oft ineffizient und Aufwendig.

Mehr als ein Drittel der Unternehmen benötigen pro Woche drei Stunden um abrechenbare Zeiten zu verwalten und zu organisieren, rund 10% benötigen dafür vier oder mehr Stunden pro Woche. Doch das muss nicht sein! Mit guter Projektplanung und smarter Zeiterfassung werden Sie pro Woche weniger als eine Stunde zur Projektabrechnung benötigen.

Wie kann man Projekte besser abrechnen?

Projektabrechnung ist der Prozess, bei dem alle abrechenbaren Stunden und alle Kosten, die weiterberechnet werden können, dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Dabei können oft nicht alle geleitsteten Arbeitszeiten in Rechnung gestellt werden. Ebenso können evtl. nicht alle Kosten, z.B. Fahrtkosten, Reisekosten, Spesen oder Materialkosten in weiterberechnet werden. Bei der Abrechnung eines Projekts gibt es einige wichtige Faktoren, die beachtet werden sollten, um eine gute Abrechnung eines Projekts sicherzustellen:

  • Neben den Pflichtangaben der Rechnung sollte Sie Auftrags- und Projektinformationen erwähnen, damit Ihr Kunde die Rechnung korrekt zuweisen kann. Das spart Ihnen ein unnötiges Hin- und Her mit Ihrem Kunden.
  • Halten Sie sich an das Angebot, bzw. Auftragsbestätigung. Am einfachsten für Sie und Ihre Kunden ist, wenn Angebot und Rechnung die selben Positionen beinhalten. Vermeiden Sie unterschiedliche Formate oder andere Bezeichnungen für Leistungen zu verwenden.
  • In vielen Fällen verlangen Kunden einen Leistungsnachweis über die geleisteten Arbeitszeiten. Am besten Sie fügen einen detaillierten Zeiterfassungsbericht Ihrer Rechnung in einem separaten Dokument hinzu.

Im Grunde bei einer guten Projektabrechnung die Vorbereitung das wichtigste. Wenn Sie bei der Abrechnung die Zeiterfassungen verwalten und Kosten des gesamten Projekts überprüfen müssen, kann das sehr viel Arbeit sein - vor allem bei großen Projekten. Bereiten Sie also schon bei der Projektanlage das wichtigste für die spätere Abrechnung vor und nicht erst am Ende des Projekts. Hier sind 5 Tipps um Projekte besser abzurechnen.

1. Ziele, Meilensteine und Rahmenbedingungen festlegen

Wenn ein neues Projekt ansteht, sollten Sie die Projektziele festlegen. Bei Kundenprojekten können Sie dieses in der Regel aus dem Angebot übernehmen. Überlegen Sie danach welche Schritte notwendig sind, um das Projektziel zu erreichen und identifizieren Sie die wichtigsten Meilensteine oder Arbeitspakete, die erreicht werden müssen. Wichtig ist, dass die Meilensteine klar, messbar und realistisch sind, und dass sie dazu beitragen, das Projektziel zu erreichen. Gegebenenfalls können Sie auch die Arbeitspakete priorisieren und festlegen in welcher Reihenfolge die Meilensteine abgearbeitet werden sollen.

Berücksichtigen Sie auch Rahmenbedingungen bereits in diesem ersten Schritte. Wurde schon an den Kunden ein Datum für den Projektabschluss kommuniziert, oder können Sie den Zeitrahmen selbst festsetzen? Gibt es rechtliche Anforderungen die erfüllt werden müssen? Sind die technischen Anforderungen erfüllt? Brauche wir Drittanbieter oder Lieferanten um das Projekt erfolgreich abschließen zu können? So könne Sie direkt anstehende Schwierigkeiten identifiziere und diese rechtzeitig aus dem Weg räumen. Ein weiterer Faktor ist die Art der Abrechnung. Arbeiten Sie mit einem Vorschuss, rechnen Sie wöchentlich, monatlich oder nach Bedarf ab? Erfahren Sie hier alles über die verschiedenen Methoden der Projektabrechnung ➜

Natürlich sollten Sie auch bereits jetzt das Projektbudget im Block haben. In der Regel können Sie auch das Budget aus dem Kundenangebot übernehmen, da das Budget sich meistens während der Angebotsstellung aus einer Budgetkalkulation hervorgeht. Verteilen Sie das Budget auf die einzelnen Arbeitspakete und Meilensteine. Klären Sie dabei direkt wie mit einem eventuellen Mehraufwand verfahren werden soll. Wir dem Kunden der Mehraufwand zusätzlich in Rechnung gestellt oder tragen Sie als Dienstleister das Risiko, wenn das Budget überschritten wird? Dafür sollten Sie gleiche eine separate Aufgaben, bzw. ein separates Projekt anlegen. So trennen Sie Mehraufwand für sich und Ihre Mitarbeiter klar vom Hauptprojekt.

Führen Sie das auch bei kleineren Projekten durch, denn so schaffen Sie eine optimale Basis für ein erfolgreiches Projekt.

2. Ressourcenplanung der Projektmitglieder

Eine gute Planung des Workloads der Projektmitglieder ist wichtig für einen erfolgreichen Projektabschluss. Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Planung des Workloads helfen können:

  • Klären Sie Verantwortlichkeiten: Es ist wichtig, dass jedes Projektmitglied über seine genauen Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Klaren ist. So gewährleisten Sie eine effektive Zusammenarbeit während des Projektverlaufs.
  • Berücksichtigen Sie die reale Kapazität der Projektmitglieder. Hierzu zählen, andere Projekte, Meetings, Feiertage, Urlaube und andere Abwesenheiten wie Krankheit. Nur so können Sie eine Überlastung vermeiden. Gleichzeitig unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter so proaktiv beim Zeitmanagement und schaffen ein produktives Arbeitsklima.
  • Verteilen Sie das Budget des Projekts, besser der einzelnen Arbeitspakete, auf die entsprechenden Personen. Am besten eignet sich hier die qualifizierte Personaleinsatzplanung, weil Sie so sicherstellen, dass jedes Projektmitglied sein Know-How und Fähigkeiten optimal einsetzen kann.
  • Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Planung und machen Sie bei Bedarf Anpassungen. Es ist wichtig, den Workload regelmäßig während der Projektdurchführung zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Projektmitglieder ihre Aufgaben effektiv erledigen können und niemand überlastet wird.

Fördern Sie enge Zusammenarbeit und eine offene Kommunikation innerhalb des Projektteams. Das können Sie z.B. durch regelmäßige Besprechungen oder offenes Feedback geben aber auch Feedback annehmen. Als Projektmanager sollten Sie mit gutem Beispiel voran gehen.

3. Projektzeiten und Kosten erfassen

Schlechte Zeiterfassung, z.B. in Excel, ist einer der häufigsten Fehler im Projektmanagement. Zeiterfassung ist für gutes Projektmanagement essenziell, da es hilft, den Projektfortschritt zu verfolgen, die Kosten zu kontrollieren und das Risiko von Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen zu minimieren.

Prüfen Sie regelmäßig während der Projektdurchführung die aktuell Kosten und ob das Projekt noch innerhalb des Budgets läuft. Dazu gehört die Zeiterfassung mit internen (kalkulatorischen) Personalkosten, Spesen, Fahrtkosten oder Materialkosten. Markieren Sie die direkt für die spätere Abrechnung welche Ausgaben Sie weiter berechnen und wo Sie ggf. sogar einen administrativen Aufschlag aufschlagen.

Achten Sie darauf, dass Ihre Kosten nicht das Budget überschreiten. Sonst sinkt Ihre Projektmarge, also Ihr Projektumsatz. Mit zistemo wissen Sie zu jedem Zeitpunkt den aktuell Status Ihres Projekts und der aktuellen Projektmarge. Anhand erfasster Zeiten und Kosten wird automatisch der Projektfortschritt ermittelt. Erstellen Sie Benachrichtigungen für die entsprechenden Personen, wenn das Projektbudget einen bestimmten Wert erreicht hat - z.B. wenn 90% des Budgets erreicht wurden.

Was ist der Unterschied zwischen Budget und Kosten?

Budget und Kosten sind zwei wichtige Begriffe in Bezug auf die Finanzierung eines Projekts. Ein Budget ist eine vorab genehmigte finanzielle Schätzung der Kosten für ein Projekt. Es wird verwendet, um sicherzustellen, dass ein Projekt innerhalb der zugewiesenen finanziellen Mittel durchgeführt werden kann. Kosten sind die tatsächlichen Ausgaben, die für ein Projekt anfallen. Diese können höher oder niedriger sein als das veranschlagte Budget.

Es ist wichtig, dass das Budget sorgfältig geplant und überwacht wird, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb seiner finanziellen Mittel durchgeführt werden kann. Wenn die tatsächlichen Kosten höher sind als das Budget, müssen möglicherweise Änderungen am Projektplan vorgenommen werden, um wieder innerhalb der finanziellen Mittel zu bleiben.

4. Vier-Augenprinzip anwenden

Das “4-Augen-Prinzip” besagt, dass mindestens zwei Personen an jeder wichtigen Entscheidung beteiligt sein sollten und die Ausführung con wichtigen Aufgabe von mindestens zwei Personen überwacht wird. Dieses Prinzip soll sicherstellen, dass keine Fehler gemacht werden und dass alle Schritte genau dokumentiert und überprüft werden.

Im Rahmen der Projektanrechnung ist hier die Genehmigung von Stundenzetteln gemeint. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Projektzeiten korrekt erfassen und lassen Sie eingereichten Stundenzettel vom jeweiligen Projektmanager genehmigen. Für die Projektabrechnung bedeutet das, dass sie ganz einfach nur genehmigte Stundenzettel abrechnen und somit komplizierte Rechnungsfreigaben vermeiden. Zistemo bieten Ihnen schlanke und transparente Genehmigungsprozesse für Ihre Projektzeiterfassung, damit Sie Projekte innerhalb von Minuten abrechnen. Automatisieren Sie Ihre Projektabrechnung mit wiederkehrenden Rechnungen von zistemo.

5. Projektnachverfolgung

Lernen Sie aus abgeschlossenen Projekten und integrieren Sie das gelernte Know-How un neue Projekte. Neben der Überprüfung des Projektverlauf und des Projektergebnisses hinterfragen Sie auch die Abrechnung: Ist die Abrechnung nach Tagessatz wirklich am besten, oder hätte eine Abrechnung nach Stundensatz oder eine Pauschalbetrag besser gepasst? Machen Sie Fehler das letzte mal und schließen Sie mehr Projekte erfolgreicher ab.

Was ist wichtig für den Erfolg eines Projektes?

Ein Projekt kann als erfolgreich bezeichnet werden, wenn es seine Ziele und Erwartungen innerhalb des festgelegten Zeitrahmens, Budgets und Ressourcen erfüllt. Das umfasst in der Regel auch die Zufriedenheit aller beteiligten Stakeholder, einschließlich Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner.

Um die Erfolgskriterien für ein Projekt zu bestimmen, sollte eine klare Definition der Ziele und Erwartungen erfolgen, bevor das Projekt beginnt. Diese Ziele und Erwartungen können dann in Arbeitspaketen ​​und Leistungskennzahlen umgewandelt werden, die überwacht und bewertet werden können.

Halten Sie sich an bewährte Projektmanagement-Methodik um ein erfolgreiches Projekt durchzuführen. Sorgen Sie für eine sorgfältige Planung, Überwachung und Kontrolle der Projektaktivitäten, Ressourcen während der Projektdurchführung und analysieren Sie Ergebnisse am Ende des Projekts.

Für den Erfolg eines Projekts gibt es viele Faktoren, die berücksichtigt werden müssen. Hier sind einige wichtige Punkte:

  • Sorgen Sie dafür, dass alle beteiligten Parteien ein klares Verständnis davon haben, was das Projekt erreichen soll und welche Anforderungen erfüllt werden müssen.

  • Ein erfahrener Projektmanager ist wichtig, um das Projekt auf Kurs zu halten und Probleme schnell zu lösen.

  • Schaffen Sie Möglichkeiten, dass alle beteiligten Parteien auf demselben Stand sind und regelmäßig miteinander kommunizieren. Eine effektive Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts.

  • Verwalten und Planen Sie notwendige Ressourcen wie Zeit, Budget und Personal. Überprüfen Sie Ihre Ressourcenplanung während der Projektdurchführung regelmäßig.

  • Bleiben Sie flexibel. Veränderungen sind unvermeidlich und es ist wichtig, sich an Veränderungen anzupassen, um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten.

  • Tragen Sie proaktiv zu einem guten Arbeitsklima bei. Eine gute Zusammenarbeit und ein positives Teamklima tragen wesentlich zum Erfolg des Projekts bei.

Um Projekte erfolgreich abzuschließen sollten Sie auch typische Fehler im Projektmanagement vermeiden. Erfahren Sie hier die 10 häufigsten Fehler im Projektmanagement und wie man sie vermeidet ➜

Wie kann man ein Projekt auf Erfolg prüfen?

Ein Projekt auf seinen Erfolg zu prüfen erfordert eine systematische Vorgehensweise, bei der einige wichtige Faktoren berücksichtigt werden sollten. Hier sind einige Tipps, wie man ein Projekt auf seinen Erfolg prüfen kann:

  1. Überprüfen Sie, ob das Projektziel erreicht wurde und ob es immer noch relevant ist.
  2. Überprüfen Sie, ob das Projekt im Zeitplan und innerhalb des Budgets liegt.
  3. Überprüfen Sie die Qualität der erbrachten Leistungen und ob sie den Anforderungen entsprechen.
  4. Holen Sie Feedback von allen Beteiligten, um ihre Meinung und ihre Zufriedenheit mit dem Projekt zu erfahren.
  5. Überprüfen Sie, ob das Risikomanagement effektiv war und ob es notwendig war, Änderungen vorzunehmen.
  6. Überprüfen Sie, ob die Ressourcen (Personal, Technologie, Budget) effektiv eingesetzt wurden.
  7. Erstellen Sie einen Nachbesprechungsbericht, in dem Sie die Ergebnisse und Lernpunkte des Projekts dokumentieren.

Diese Schritte können Ihnen helfen, ein Projekt auf seinen Erfolg zu prüfen. Es ist wichtig, dass Sie objektiv und unvoreingenommen vorgehen, um eine genaue Bewertung des Projekts zu erhalten.

Zusammenfassung zur effizienten Projektabrechnung

Effiziente Projektabrechnung ist nach wie vor für viele Unternehmen eine Herausforderung. Aufwendiges und fehleranfälliges Organisieren und Verwalten von Zeiterfassungen am Ende des Projekts kostet enorm viel Zeit. Mit smarter Projektplanung von zistemo rechnen Sie ihre geleistete Arbeitszeit innerhalb von Minuten ab. Work smarter, not harder.

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