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5 Tipps für besseres Zeitmanagement

Zeitmanagement kann Ihnen dabei helfen Ihren Arbeitsalltag besser zu strukturieren. Anstatt durch den Stress den Kopf zu verlieren, können Sie ganz bewusst Prioritäten setzen und sich auf Ihre Arbeit konzentrieren. Zeitmanagement bedeutet im Grunde Ihre Zeit bestmöglich zu nutzen.

Heutzutage gehören volle Terminkalender, spontane Aufgaben und ständige Benachrichtigungen als E-Mail und Push-Benachrichtigung zur Normalität. Das führt zum einen zu Stress am Arbeitsplatz und zum anderen fällt es uns dadurch schwerer uns auf unsere Aufgaben zu konzentrieren. Dadurch leidet nicht nur die Qualität der Arbeit, sondern auch unsere Gesundheit.

Warum ist Zeitmanagement wichtig?

Gutes Zeitmanagement hilft Ihnen Aufgaben zu organisieren und zu ordnen, so dass Sie auch Zeit für Ruhe und Entspannung schaffen können. Außerdem werden Sie dadurch effizienter. Nach dem Pareto-Prinzip (80/20-Regel) erzielen Sie mit 20% Ihrer Zeit 80% Ihrer Ergebnisse. Durch die Anwendung von Zeitmanagement können Sie vol den folgenden Vorteilen profitieren:

  • Erhöhte Produktivität: Durch effektives Zeitmanagement können Sie mehr Arbeit in weniger Zeit erledigen und verfallen nicht in Prokrastination.
  • Verbesserte Work-Life-Balance: Gutes Zeitmanagement hilft Ihnen, genug Zeit für Arbeit und persönliche Aktivitäten einzuplanen. Das führt zu einem besseren Gleichgewicht zwischen Beruf und Freizeit. Erfahren Sie hier mehr über Wok-Life-Balance ➜
  • Reduzierter Stress: Durch gutes Zeitmanagement sind Sie weniger überfordert und gestresst. Dies kann Ihr Wohlbefinden und Ihre mentale Gesundheit verbessern.
  • Bessere Entscheidungsfindung: Effektives Zeitmanagement ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu priorisieren und bessere Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie Ihre Zeit einsetzen.
  • Mehr Zeit für das Wesentliche: Durch effektives Zeitmanagement haben Sie mehr Zeit für die Dinge, die Ihnen wirklich wichtig sind, wie Familie, Freunde und persönliche Interessen.
  • Verbesserte Konzentration: Gutes Zeitmanagement hilft Ihnen, fokussiert zu bleiben und Ablenkungen zu vermeiden, was Ihnen zu konzentriertem Arbeiten verhilft.

Was gehört alles zum Zeitmanagement?

Das wichtigste für gutes Zeitmanagement ist ein Sache: Sie! Die Vorteile von Zeitmanagement liegen auf der Hand. Erreichen können Sie diese durch bewährte Zeitmanagement-Methoden. Dazu müssen Sie das zuerst aber einmal selber wollen und die Selbstdisziplin beweisen sich an den Zeitplan zu halten. Das muss nicht von heute auf morgen passieren, sondern ist ein Prozess der bei jedem unterschiedlich lange dauern kann. Zum Beispiel fällt es Menschen, die zum Perfektionismus neigen, schwieriger Aufgaben abzuschließen. Selbstmanagement ist hier also das Schlüsselwort.

Was ist wichtig für ein gutes Zeitmanagement?

Es gibt ganz unterschiedliche Ansätze für effektives Zeitmanagement. Man kann dabei nicht sagen, dass die eine Methode dabei besser ist als die andere, oder es ein falsches und ein richtiges Zeitmanagement gibt. Am Ende müssen Sie sich damit wohl fühlen. Sie können auch eine ganz eigenen Ansatz für Ihr Zeitmanagement entwickeln. Diese 5 Zeitmanagement-Tipps könnten Ihnen dabei helfen weniger Stress im Alltag zu haben und Ihr Zeitmanagement zu verbessern.

Erstellen Sie einen Plan für den nächsten Tag

Oft fühlt sich der Arbeitsalltag wie eine Hetzjagd an. Bevor man angefangen hat, ist man schon in Verzug mit Fälligkeiten und Fristen. Gehören Sie auch zu den Menschen, die morgen erst einmal herausfinden müssen, was heute zu erledigen ist? Keine Sorge, Sie sind damit nicht allein.

Anstatt morgens schon gestresst herauszufinden was morgens zu tun ist, machen Sie am Ende des Tages einen Plan in dem Sie den nächsten Tag vorbereiten. Es kann unglaublich motivierend sein, während einer Tagesplanung zu sehen was sie alles erledigt haben werden. So ein Plan ist innerhalb von kurzer Zeit erstellt.

Optimal ist hierbei das Zusammenspiel zwischen Top-Down- und Buttom-Up-Planung. Also Die Aufgaben, zu denen Sie Ihre Vorgesetzte einplanen und die Aufgaben, die Sie selbst planen. Die richtige Software kann Ihnen hier viel Arbeit abnehmen. Mit zistemo können Projektmanager und Mitarbeitende Aufgaben selbst planen und verteilen. Natürlich inklusive Feiertage, Urlaube und der realen Kapazitäten jeder Person.

Priorisieren Sie Aufgaben

Beim Zeitmanagement geht es weniger darum die gesamte Arbeit, oder möglichst viele Aufgaben zu erledigen. Vielmehr geht es um die Priorisierung von Aufgaben, also die wichtigen Aufgaben zu ordnen und zu priorisieren. Wie Sie priorisieren bleibt am Ende Ihnen überlassen. Sie können entweder zuerst große Aufgaben, dringende Aufgaben oder unangenehme Aufgaben erledigen. Es kann hilfreich sein, Aufgaben nach der ABC-Methode (A-Aufgaben, B-Aufgaben, C-Aufgaben) zu priorisieren. Ziel ist es, dass Sie Ihre Aufgabenliste quasi abarbeiten können. Priorisierte Aufgaben sollten Sie dabei nur im Notfall aufschieben. Durch das Priorisieren von Aufgaben stärken Sie auch Ihr Gefühl, jeden Tag die richtigen Aufgaben zu machen.

Geben Sie jeder Aufgabe ein Zeitlimit

Zeit ist im Zeitmanagement der wichtigste Faktor. Daher ist es für gutes Zeitmanagement wichtig, Zeitlimits für Ihre Aufgabe zu setzen. Gleichzeitig ist das aber auch die schwierigste Disziplin im Zeitmanagement. Machen Sie sich also keine Vorwürfe, wenn Sie sich mal verschätzt haben sondern machen Sie es einfach das nächste mal besser.

Das setzen von Zeitlimits kann Ihnen dabei helfen Ihre vorhandene Zeit optimal auf Aufgaben aufzuteilen. Vor allem, wenn Sie davor Ihre Aufgaben geordnet und priorisiert haben. Dabei müssen Sie nicht die Aufgabe direkt fertig stellen, sondern auch große Aufgaben auf mehrere Tage verteilen. Ein weiterer Vorteil ist, dass sie direkt Zeitfresser und Zeitdiebe erkennen und direkt vorbeugen können um die Aufgaben optimal erledigen zu können.

Vergessen Sie aber nicht Pufferzeiten und Pausen mit einzubeziehen. Auch wenn Sie nur wenig Zeit für einzelne Aufgaben verplanen ist es für die Konzentration gut einige Minuten Pause zwischen den einzelnen Aufgaben zu machen.

Beim verteilen der Zeitlimits können Sie ruhig großzügig sein - “under estimate and over deliver” lautet hier die Devise. Außerdem sollten sie nicht ins Micromanagement verfallen. Start- und Endzeit für einzelne Aufgaben zu planen ist viel zu kleinteilig und Sie können nicht mehr flexible reagieren. Bei Terminen, an denen mehrere Menschen teilnehmen macht das durchaus Sinn, aber verschwenden Sie keine Energie in kleinteilige Planung. Zistemo unterstützt Sie darin, Ihre Zeit nicht zu micro-managen damit Sie die Aufgaben erledigen, die wirklich wichtig sind.

Erfassen Sie Zeit auf Ihre Aufgaben

Sie können nur managen, was sie messen. Eine gute Zeiterfassung kann eine der besten Möglichkeiten sein, Ihr Zeitmanagement zu verbessern. Auf der einen Seite haben Sie somit eine perfekte Nachkontrolle und können ggf. beim nächsten mal mehr oder weniger Zeit einplanen. Das Thema Zeitmanagement hängt auch immer mit Ihrer Person zusammen. Desto besser Sie also selbst wissen, wie lange Sie für bestimmte Aufgaben benötigen, desto besser können Sie Ihre vorhandene Zeit planen.

Die richtige Zeiterfassungssoftware wie zistemo nimmt Ihnen hier viel Arbeit ab. Mit zistemo können Sie zum einen Aufgaben inkl. Zeitlimits planen. Somit erhalten Sie direkt Vorschläge für Ihre Zeiterfassung in Form einer To-Do-Liste. Sie können dann einfach Ihre Aufgaben abarbeiten. Im Nachgang können Sie mit einfachen Berichten direkt sehen, wie viel Zeit Sie eingeplant haben und wie viel Zeit Sie tatsächlich aufwenden mussten. So können Sie stets Ihre Performance verbessern und Ihr Zeitmanagement wird automatisch effektiver.

Minimieren Sie Ablenkungen

Ständige Benachrichtigungen über E-Mails und Push-Notifications sind eine der größten Zeitfresser und Ablenkungen im Arbeitsalltag. Schaffen Sie sich ganz bewusst Raum um wichtige und dringenden Aufgaben hochkonzentriert erledigen zu können. Es kann schon helfen, das Handy auszuschalten (oder der Flugmodus zu aktivieren), Ihr E-Mail-Programm zu schließen und vor allem kein Social-Media. Sie können auch Ihre Kollegen darauf hinweisen, dass für eine gewisse Zeit am Tag keine Anrufe entgegen nehmen, oder Sie können sich auch physisch zurückziehen. Hauptsache Sie lassen sich nicht ablenken. Sie können umgekehrt auch separate Zeitblöcke zum checken von E-Mails einplanen.

Zeitmanagement-Methoden

Ein guter Start um Ihr Zeitmanagement zu verbessern ist, bewährte Zeitmanagement-Methoden zu verwenden. Sie können verschiedene Methoden ausprobieren und auch Zeitmanagement-Methoden miteinander kombinieren. Diese Strategien helfen Ihnen Zeitlimits zu setzten und Ihnen Tag bewusster zu gestalten, damit Sie am Ende entspannter Arbeiten können.

Pausenzeit

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode hilft Ihnen den Tagesablauf zu planen. Die zentralen Elemente sind:

  • Aufgaben notieren
  • Länge schätzen
  • Pufferzeiten einplanen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrolle

Zuerst werden alle anstehenden Aufgaben, Aktivitäten und Termine notiert. Es reicht eine einfache To-Do-Liste ohne auf die Reheinfolge zu achten. Am besten Sie notieren die Aufgaben am Ende des Tages für den nächsten Tag.

Im nächsten Schritt werden die Zeitlimits für die einzelnen Aufgaben geschätzt. Termine sollten Sie hierbei mit genauen Uhrzeiten notieren. Für die Puffzeit sollten Sie ca. 40% Ihres Tages einplanen - Sie sollten also ca. 60% Ihres Tages konkret verplanen und den Rest für unerwartete Aufgaben offen lassen.

Als nächsten müssen Sie Entscheidungen treffen. Welche Aufgaben müssen Sie weglassen und welche Aufgaben können Sie delegieren? Hier kann eine Priorisierung der Aufgaben sehr hilfreich sein.

In der Nachkontrolle sollten Sie nicht nur die erledigten Aufgaben kontrollieren, sondern auch Ihre Planung generell. Welche Aufgaben konnten Sie nicht erledigen und bis wann müssen die erledigt sein? Offenen Aufgaben könne Sie gleich für die Planung am nächsten Tag aufnehmen.

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, bei dem Sie Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte, die Pomodori, unterteilen. Ein Kurzzeitwecker dient hierbei als Hilfe. Im wesentlichen besteht die Pomodoro-Technik aus folgenden Schritten

  1. Aufgabe schriftlich formulieren
  2. Wecker oder Timer auf 25 Minuten stellen
  3. Aufgabe bearbeiten für 25 Minuten
  4. Kurze Pause, ca. 5 Minuten

Nach vier Blöcken sollten Sie eine längere Pause (ca. 15-20 Minuten) machen. Die Pomodoro-Technik hilft Ihnen Unterbrechungen zu verringern. Außerdem fällt es Ihnen durch den festen zeitlichen Rahmen leichter große Aufgaben zu unterteilen.

Eisenhower-Prinzip

Die Eisenhower-Prinzip, auch Eisenhower-Methode oder Eisenhower-Matrix genannt, hat Ihren Namen vom US-Präsident Dwight D. Eisenhower, der dieses Prinzip zwar nicht offiziell anwendete, aber das Prinzip in einer Rede ansprach.

Beim Eisenhower-Prinzip werden Aufgaben anhand ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit kategorisiert. Dabei haben Sie am Ende vier Aufgaben-Typen

  • A-Aufgaben: Wichtig und dringend ➜ Sofort selbst erledigen
  • B-Aufgaben: Unwichtig aber dringend ➜ Terminieren und selbst erledigen
  • C-Aufgaben: Wichtig aber nicht dringend ➜ Delegieren
  • D-Aufgaben: Unwichtig und nicht dringend ➜ Nicht bearbeiten, diese Aufgaben sind Zeitfresser

Das Eisenhower-Prinzip wird heute kritisch gesehen, da wichtige Aufgaben selten dringend und dringende Aufgaben selten wichtig sind.

Wie können Sie Ihr Zeitmanagement verbessern?

Beim Zeitmanagement geht es in erster Linie darum, bewusst Prioritäten zu setzen um konzentrierter arbeiten zu können. Die vorgestellten Zeitmanagement-Tipps und Zeitmanagement-Methoden sind bewährte Praktiken um dies zu erreichen. Jedoch kann nicht jedes Unternehmen das Setting bieten alle Methoden exakt umzusetzen. Das kann verschiedene Gründe haben: Branche, interne Strukturen, Kollegen und Vorgesetzte oder Ihre persönlichen Gewohnheiten. Wichtig ist vor allem flexibel in der Zeitplanung zu sein. Wenn Sie wissen wie lange Sie für eine Aufgabe brauchen, können Sie einfacher Ihren Plan anpassen - nur weil etwas geplant ist, heißt das nicht, dass es genauso umgesetzt werden muss.

Zeitmanagement ist aber vor allem Selbstmanagement. Verschiedene Methoden helfen Ihnen zwar Ihr Zeitmanagement zu verbessern, aber am Ende liegt es in Ihrer Verantwortung Ihre Pläne auch einzuhalten und sich selbst zu reflektieren. Neben den Zeitmanagement-Methoden hilft Ihnen auch die richtige Software wie zistemi Ihr Zeitmanagement zu verbessern. Wie gesagt, Sie können nur verwalten was sie messen. Machen Sie das Thema Zeitmanagement nicht unnötig kompliziert - Work smarter, not harder.

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