Projekte werden häufig nach Stunden oder Budgetverbrauch gesteuert — aber selten nach dem, was wirklich zählt: dem tatsächlichen Deckungsbeitrag. Die Aktuelle Marge (D.1) schließt diese Lücke. Sie zeigt auf den Cent genau, wie profitabel Ihr Projekt in diesem Moment ist — nicht erst bei der abschließenden Abrechnung, sondern während der Laufzeit.
Wer diese KPI konsequent beobachtet, erkennt Margenschwund Wochen früher als ein klassisches Projektcontrolling es erlaubt.
Was ist die Aktuelle Marge?
Die Aktuelle Marge ist der bisher erzielte Rohertrag eines Projekts. Sie berechnet sich aus dem Unterschied zwischen den fakturierbaren Leistungen — also dem, was Sie dem Kunden in Rechnung stellen könnten — und den Personalkosten, die bis dato angefallen sind.
Diese KPI beantwortet die Frage: Wie viel Gewinn hat das Projekt bis heute generiert? Da das Projekt noch läuft, ist dies ein Zwischenstand. Für die projizierte Endmarge ist D.2 Erwartete Marge zuständig.
Wie wird die Aktuelle Marge berechnet?
Formel:
Aktuelle Marge = Actual Revenue − Tatsächliche Kosten
Dabei gilt:
- Actual Revenue = Summe aller Projektstunden multipliziert mit dem individuellen Verrechnungssatz des jeweiligen Mitarbeiters (was Sie dem Kunden berechnen)
- Tatsächliche Kosten = Summe aller Projektstunden multipliziert mit dem individuellen Kostensatz des jeweiligen Mitarbeiters (was der Mitarbeiter das Unternehmen kostet)
Der entscheidende Mechanismus: Kostensatz und Verrechnungssatz sind nicht identisch. Der Spread zwischen beiden ist der stündliche Deckungsbeitrag — und genau dieser treibt die Aktuelle Marge.
Rechenbeispiel aus dem Dashboard:
| Mitarbeiter | Stunden | Verrechnungssatz | Umsatz | Kostensatz | Kosten |
|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 32 h | 80 €/h | 2.560 € | 25 €/h | 800 € |
| Ben | 28 h | 85 €/h | 2.380 € | 38 €/h | 1.064 € |
| Clara | 18 h | 155 €/h | 2.790 € | 56 €/h | 1.008 € |
| Gesamt | 78 h | — | 7.740 € | — | 2.868 € |
Aktuelle Marge = 7.740 € − 2.868 € = 4.872 €
Die aktuelle Marge von 4.872 € entspricht einer Margenrate von 63,0 % (4.872 € ÷ 7.740 €). Die geplante Margenrate aus dem Budget beträgt 63,9 % — die Abweichung liegt unter einem Prozentpunkt. Das Projekt ist margenseitig auf Kurs.
Was bedeutet das in der Praxis?
Die Aktuelle Marge ist kein statischer Wert, sondern bewegt sich mit jedem gebuchten Stundenzettel. Drei Szenarien und ihre Bedeutung:
Aktuelle Marge auf Zielkurs: Die laufende Margenrate stimmt mit der geplanten Rate aus der Kalkulation überein. Keine Sofortmaßnahme erforderlich — weiter beobachten.
Aktuelle Marge fällt ab: Die Margenrate sinkt gegenüber dem Planwert. Mögliche Ursachen: Ein teurer Senior-Mitarbeiter übernimmt Aufgaben, die für einen Junior geplant waren. Oder Nacharbeiten fressen Stunden, ohne dass zusätzliche Leistungen verrechnet werden können. In beiden Fällen ist schnelles Handeln gefragt, bevor der Trend sich verfestigt.
Aktuelle Marge steigt: Das Projekt arbeitet effizienter als geplant. Möglicherweise ein Signal dafür, dass die ursprüngliche Kalkulation zu konservativ war — eine Information, die für zukünftige Angebote wertvoll ist.
Drei Perspektiven auf die Aktuelle Marge
Was sieht der Projektmanager?
Der PM nutzt die Aktuelle Marge als Frühwarnsystem. Wenn die Margenrate von 63 % auf 58 % abrutscht, ist das ein Signal: Welche Aufgaben haben unverhältnismäßig viele Stunden verbraucht? Welche Mitarbeiter sind im Einsatz, und stimmt deren Kostensatz mit der ursprünglichen Kalkulation überein? Die granulare Stunden-Auswertung nach Mitarbeiter und Aufgabe liefert die Antwort.
Was sieht das C-Level?
Für Geschäftsführer und CFOs ist die Aktuelle Marge die primäre Steuerungsgröße im Projektportfolio. Sie ermöglicht den direkten Vergleich: Welche Projekte generieren heute schon eine solide Marge? Welche zeigen Schwächen? Auf Basis dieser Daten lassen sich Portfolioentscheidungen treffen — etwa die Allokation von Ressourcen auf margenstarke Projekte oder die frühzeitige Eskalation bei strukturell unrentablen Aufträgen.
Darüber hinaus ist die laufende Aktuelle Marge ein führender Indikator für die Unternehmensrentabilität. Wer über zehn oder zwanzig Projekte hinweg eine rückläufige durchschnittliche Margenrate erkennt, hat ein systemisches Pricing- oder Staffing-Problem — nicht ein Einzelfall-Problem.
Was sieht der Team-Lead?
Team-Leads erkennen anhand der Aktuelle Marge, ob ihr Team im Verhältnis zu den verrechneten Leistungen kosteneffizient arbeitet. Wenn Clara mit 155 €/h Verrechnungssatz und 56 €/h Kostensatz einen Deckungsbeitrag von 99 €/h generiert, ist sie eine wertvolle Ressource auf diesem Projekt. Wenn dieselbe Clara auf einem Festpreisprojekt Mehrarbeit leistet, die nicht verrechnet werden kann, sinkt ihre Netto-Margenleistung signifikant.
Typische Fehler und Fallstricke
Fehler 1: Urlaubs- und Krankheitsstunden einberechnen. Nur Projektstunden fließen in die Aktuelle Marge ein. Urlaubsstunden erzeugen keinen Kundennutzen und kein Fakturierungspotenzial — ihre Einberechnung würde die Margenrate verfälschen.
Fehler 2: Kostensatz und Verrechnungssatz verwechseln. Der Kostensatz ist, was der Mitarbeiter das Unternehmen kostet. Der Verrechnungssatz ist, was der Kunde zahlt. Wer beide verwechselt, rechnet entweder zu günstigen Angeboten oder überschätzt die Profitabilität dramatisch.
Fehler 3: Die Aktuelle Marge isoliert betrachten. Ohne den Vergleich zur Geplante Marge (D.3) ist die Aktuelle Marge eine nackte Zahl. Erst im Vergleich wird erkennbar, ob 4.872 € ein gutes oder schlechtes Ergebnis sind.
Fehler 4: Monatliche statt laufende Auswertung. Wer die Aktuelle Marge nur einmal im Monat ausliest, verliert vier Wochen Reaktionszeit. In Festpreisprojekten kann sich die Marge in dieser Zeit drastisch verschlechtern.
Wie zistemo diese KPI liefert
Stundensätze pro Mitarbeiter
zistemo speichert für jeden Mitarbeiter getrennt den internen Kostensatz und den externen Verrechnungssatz. Bei jedem gebuchten Stundenzettel erfolgt die Berechnung automatisch — ohne manuelle Excel-Formeln. Die Aktuelle Marge ergibt sich in Echtzeit aus der Summe aller Einträge.
Echtzeit-KPI-Dashboard
Das zistemo-Dashboard zeigt die Aktuelle Marge auf Projektebene sofort nach jeder neuen Zeitbuchung. Es ist kein Warten auf den Monatsabschluss, keine Datenaufbereitung durch das Controlling: Die Zahl ist jederzeit abrufbar — mobil, im Browser, im Team Monitor.
Custom Reports und Custom SQL Queries
Wer die Aktuelle Marge über mehrere Projekte hinweg aggregieren oder nach bestimmten Kriterien filtern möchte — etwa nach Projekttyp, Branche oder Projektleiter — nutzt die Custom Reports oder Custom SQL Queries von zistemo. Eigene Kennzahlen lassen sich ohne Entwicklerkenntnisse definieren und dauerhaft speichern. Das ersetzt externe BI-Tools für die tägliche Steuerungsarbeit.
Rechnungsstellung aus dem Timesheet
Die Actual Revenue ist nicht abstrakt: Sie entspricht genau dem, was zistemo per 1-Klick-Rechnungsstellung fakturieren kann. Aus dem Timesheet heraus werden Rechnungen direkt im Corporate Design des Unternehmens erstellt. Das schließt die Lücke zwischen Leistungserfassung und Liquidität.
zistemo USPs im Fokus
All-in-One statt Tool-Chaos: Zeiterfassung, Kostenkalkulation, Rechnungsstellung und KPI-Reporting laufen in einer Plattform. Die Aktuelle Marge entsteht nicht durch das Zusammenführen von Daten aus drei verschiedenen Systemen — sie ist einfach immer da.
Echtzeit-Daten statt Excel-Friedhof: Kein monatlicher Abgleich, kein manueller Datenexport: Die Aktuelle Marge ist eine Live-Kennzahl. Abweichungen werden sichtbar, sobald sie entstehen — nicht erst beim nächsten Jour Fixe.
Custom SQL Reports: Für Unternehmen mit individuellen Reporting-Anforderungen bietet zistemo direkte SQL-Abfragen auf die Projektdatenbank. Damit lassen sich beliebige Margensegmentierungen, Projekt-Rankings und Trendanalysen erstellen — ohne Abhängigkeit von einem Entwickler oder einem externen BI-System.
Verwandte KPIs
- Erwartete Marge — projizierte Marge bei Projektabschluss
- Tatsächliche Kosten — die Kostenseite der Margenrechnung
Fazit
Die Aktuelle Marge (D.1) ist die wichtigste Echtzeit-Kennzahl für die laufende Projektrentabilität. Sie zeigt nicht, wie viele Stunden verbraucht wurden, sondern wie viel Geld das Projekt heute wert ist. Für Projektmanager ist sie ein Frühwarnsystem. Für C-Level-Verantwortliche ist sie die Grundlage für Portfolioentscheidungen und Pricing-Strategien.
Mit zistemo ist diese KPI kein Aufwand — sie ist eine selbstverständliche Echtzeitinformation, die mit jedem Stundenzettel aktualisiert wird.
Jetzt zistemo kostenlos testen: https://zistemo.de
FAQ
Warum weicht die Aktuelle Marge von der Margenrate im Angebot ab?
Abweichungen entstehen, wenn die tatsächlich eingesetzten Mitarbeiter andere Kostensätze haben als bei der Kalkulation angenommen. Auch Stunden, die nicht fakturiert werden können (z. B. interne Abstimmung, Nacharbeiten ohne Scope-Änderung), drücken die Margenrate nach unten. zistemo macht diese Abweichungen auf Task- und Mitarbeiterebene sichtbar.
Wie unterscheidet sich die Aktuelle Marge von der Erwartete Marge?
Die Aktuelle Marge (D.1) zeigt den heutigen Stand: den Deckungsbeitrag aus den bisher erbrachten Leistungen. Die Erwartete Marge (D.2) projiziert, was das Projekt bei Abschluss insgesamt erwirtschaften wird — unter Berücksichtigung der bisherigen Effizienz (CPI) und des geplanten Mitarbeiter-Einsatzes für die verbleibenden Aufgaben.
Kann die Aktuelle Marge negativ werden?
Ja. Das tritt auf, wenn die Personalkosten (Tatsächliche Kosten) die fakturierbaren Leistungen (Actual Revenue) übersteigen. Das ist ein unmittelbares Signal: Das Projekt arbeitet strukturell unrentabel. Ohne Kurskorrektur — sei es durch Nachkalkulation, Scope-Verhandlung oder Ressourcentausch — wird die Endmarge negativ ausfallen.
