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Stundennachweis

Die wichtigsten Begriffe im Zeitmanagement

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Ein Stundennachweis ist erforderlich, um die tatsächlich geleistete Arbeitszeit der Mitarbeiter zu dokumentieren. Arbeitgeber können damit außerdem belegen, dass das Arbeitszeitgesetz in ihrem Unternehmen eingehalten wird. Für die Erfassung der Arbeitszeit gibt es unterschiedliche Methoden vom handgeschriebenen Stundenzettel bis zu digitalen Zeiterfassungssystemen.

Ist ein Stundennachweis Pflicht?

Eine vollständige Erfassung der Arbeitszeit mittels Stundennachweis ist in Deutschland bisher nicht verpflichtend. Allerdings dürfte sich das in absehbarer Zukunft ändern: Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in einem Grundsatzurteil vom 14. Mai 2019 entschieden, dass Unternehmen in der Europäischen Gemeinschaft künftig dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter vollständig zu dokumentieren. Hierdurch soll ein besserer Schutz von Arbeitnehmern vor überlangen Arbeitszeiten gewährleistet werden.

Im Hinblick auf die Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland derzeit noch die Regelung, dass Unternehmen verpflichtet sind, die Überstunden ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen. Eine vollständige Aufzeichnungspflicht der geleisteten Arbeitsstunden gilt in den folgenden Fällen:

  • Für Mitarbeiter, die nach dem Mindestlohngesetz beschäftigt sind und für ihre Arbeit den gesetzlichen Mindestlohn erhalten.
  • Für Leiharbeiter.
  • Für Beschäftigte in Branchen, die den Vorgaben des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit unterliegen. Hierunter fallen unter anderem das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Logistikunternehmen, Gebäudereinigungsbetriebe und die Forstwirtschaft.
  • Für geringfügig Beschäftigte/Minijobber (mit Ausnahme von Tätigkeiten in Privathaushalten).

Für diese Arbeitnehmer müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Eine Dokumentation der Pausenzeiten ist empfehlenswert, jedoch gesetzlich bisher nicht verpflichtend. Vereinfachte Regelungen gelten für Minijobber, die ausschließlich mobile Tätigkeiten ausüben und keinen Vorgaben zum Beginn und Ende ihrer täglichen Arbeitszeit unterliegen – hier müssen lediglich die täglich geleisteten Arbeitsstunden aufgezeichnet werden.

Warum Stundennachweis?

In der Praxis ist ein vollständiger Stundennachweis nicht nur für Beschäftigte und Unternehmen von Bedeutung, für die eine Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit besteht. Zeitlich und räumlich mobile Arbeitsformen – beispielsweise im Außendienst – erfordern einen exakten Arbeitszeitnachweis. Das Gleiche gilt für Unternehmen, die flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Funktionsarbeitszeit oder Homeoffice mit flexibler Arbeitszeitgestaltung nutzen. Praktikabel sind solche Lösungen nur in Verbindung mit einer lückenlosen Zeiterfassung auf einem Arbeitszeitkonto, auf dem die geleistete Regelarbeitszeit, Plus- und Minusstunden, Urlaubstage und andere Abwesenheitszeiten ausgewiesen.

Außerdem dienen Stundennachweise zur Dokumentation der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes. Bei Kontrollen werden diese Aufzeichnungen durch verschiedene Aufsichtsbehörden gefordert. Sie erleichtern die Personaleinsatzplanung, bei der ebenfalls die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit beachtet werden müssen. Für Mitarbeiter, die kein fixes Gehalt, sondern eine Stundenlohn beziehen, ist der Stundennachweis die Grundlage der Gehaltsabrechnung. Das Gleiche gilt für Überstunden, die finanziell vergütet werden sollen.

Wie schreibt man einen Stundennachweis?

Gesetzliche Vorgaben für die Erstellung und Gestaltung von Stundennachweisen gibt es nicht. Ein vollständiger Stundennachweis sollte jedoch die folgenden Angaben enthalten:

  • Informationen zum jeweiligen Mitarbeiter für die Zuordnung und Sortierung von Stundennachweisen (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Personalnummer, Projektnummer)
  • Tägliche Angaben zum Arbeitsbeginn, zum Arbeitsende und den Pausenzeiten
  • Urlaubs- und Krankheitstage
  • Falls intern erforderlich, gegebenenfalls Angaben zur Art der Tätigkeit (Büro, Kundenbesuch, Dienstreise etc.).

Für die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden können Unternehmen unterschiedliche Möglichkeiten nutzen:

Stundenzettel, Formularbücher, Fahrtenbücher

Von den Mitarbeitern handschriftlich geführte Stundenzettel sind die einfachste, aber auch die fehleranfälligste Methode, einen Stundennachweis zu erstellen. Unternehmen können dafür Ausdrucke einer PDF- oder Excel-Vorlage verwenden. Im Handel sind für den handschriftlichen Stundennachweis Formularbücher erhältlich – bekannte Anbieter sind beispielsweise die Firmen Avery Zweckform und Sigel. Die Bücher werden in den Formaten DIN A4 und DIN A5 und beispielsweise im Umfang von 2x40 Blatt geliefert. Sie werden an die Mitarbeiter ausgehändigt. Die Formulare sind selbstdurchschreibend – Blaupapier ermöglicht, dass der jeweilige Mitarbeiter einen Durchschlag erhält, während das Original an den Vorgesetzten oder die Personalabteilung übergeben wird.

Stundenerfassung mit einer Excel-Tabelle

Die Mitarbeiter tragen ihre Arbeitsstunden in eine Excel-Tabelle ein und schicken diese täglich oder in festgelegten Intervallen an den Chef oder die Personalabteilung. Alternativ ist ein Zugriff des Mitarbeiters und der Adressaten auf die Tabellen im Intranet oder mittels geteilter Dokumente möglich. Auch bei der Stundenerfassung mit einer Excel-Tabelle müssen Unternehmen mit hohen Fehlerquoten rechnen.

Zeiterfassung mittels Stechuhr

Klassische Stechuhren werden heute vor allem Industriebetrieben eingesetzt, in denen nicht alle Mitarbeiter an PC-Arbeitsplätzen tätig sind. Das Zeiterfassungsterminal ist meist mit einem zentralen Zeitwirtschaftssystem verbunden.

Digitale Zeiterfassung am PC oder mit mobilen Apps

Bei der Online-Zeiterfassung geben die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten am PC, am Laptop oder auf Mobilgeräten ein. Die Daten werden zentral gespeichert und können auch durch die Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt abgerufen werden. Die mobile Zeiterfassung ermöglicht maximale Flexibilität und eignet sich hervorragend für Mitarbeiter, die an unterschiedlichen Einsatzorten tätig sind. In der Transport- und Logistikbranche wird die digitale Zeiterfassung häufig mit einem digitalen Fahrtenbuch kombiniert.

Wie lange muss man Stundenaufzeichnungen aufbewahren?

Für die aktuellen Pflichtaufzeichnungen von Arbeitszeiten ist gesetzlich vorgeschrieben, die Stundennachweise für mindestens zwei Jahre aufzuheben.

Muss der Arbeitgeber den Mitarbeitern Stundennachweise aushändigen?

Eindeutige gesetzliche Regelungen zur Aushändigung von Stundennachweisen existieren nicht. Das Bundesdatenschutzgesetz schreibt jedoch vor, dass Arbeitnehmer Auskunftsrechte in Bezug auf alle über sie gespeicherten Daten haben. Laut Betriebsverfassungsgesetz muss der Arbeitgeber jedem Mitarbeiter auf Verlangen Einsicht in die Personalakte gewähren. Beide Vorgaben schließen auch die Dokumentation der Arbeitszeiten ein. Arbeitgeber sind somit mindestens dazu verpflichtet, Mitarbeitern die Einsicht in ihre individuelle Arbeitszeitdokumentation zu ermöglichen. Dagegen können Unternehmen über die Aushändigung von Stundennachweisen frei entscheiden.

Wie lange ist ein Stundennachweis gültig?

Vom Grundsatz her sind Stundenzettel und andere Stundennachweise mindestens während der zweijährigen Aufbewahrungsfrist oder – beispielsweise als Beleg bei Rechtsstreitigkeiten – für einen unbegrenzten Zeitraum gültig. Für eine gültige Abgabe von Stundennachweisen treffen Unternehmen jedoch interne Regelungen. Der Arbeitgeber entscheidet, ob ihm die Nachweise werktäglich oder in einem anderen Zeitraum vorzulegen sind. Den Rahmen dafür bilden gegebenenfalls gesetzliche Nachweispflichten, die vorsehen, dass die Arbeitszeitdokumentation jeweils innerhalb von sieben Arbeitstagen vorzunehmen ist. Die Abgabe des Stundenzettels durch den Mitarbeiter muss folglich innerhalb von sechs Werktagen erfolgen. Wichtig für die Gültigkeit von Stundennachweisen ist außerdem, dass sie alle relevanten Angaben enthalten. Eine Unterzeichnungspflicht für Stundennachweise gibt es weder für Arbeitgeber noch für Arbeitnehmer. Durch ein digitales Zeiterfassungssystem werden Auseinandersetzungen über die Gültigkeit von Zeitnachweisen von vornherein vermieden.

Wie lange dauert eine Stunde?

Eine Arbeitsstunde entspricht einer normalen Zeitstunde mit 60 Minuten. Als tägliche Arbeitszeit gilt laut Arbeitszeitgesetz die Zeit zwischen dem Beginn und dem Ende der Arbeitstätigkeit. Pausenzeiten sowie Fahr- und Wegezeiten zählen nicht als Arbeitszeit.

Für die Gestaltung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit gelten die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes. Die tägliche Regelarbeitszeit beläuft sich demnach auf acht Stunden. Eine Verlängerung auf zehn Stunden ist möglich, wenn innerhalb der dafür vorgesehenen gesetzlichen Fristen ein Zeitausgleich oder eine finanzielle Abgeltung von Plusstunden vorgenommen wird. Das Arbeitszeitgesetz gibt vor, dass der Ausgleich innerhalb von 24 Wochen/sechs Kalendermonaten erfolgen muss. Durch tarifvertragliche Regelungen kann diese Frist auf ein Jahr verlängert werden.

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