Skill Management

Die wichtigsten Begriffe im Zeitmanagement

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Durch Skill Management oder Kompetenzmanagement gewinnen Unternehmen einen Überblick über die Qualifikationen, Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter. Hierdurch ist es möglich, die Personaleinsatzplanung, die Personalentwicklung und das Recruiting strategisch, taktisch und operativ auf den tatsächlichen Bedarf des Unternehmens auszurichten. HR-Software kann einen wesentlichen Beitrag zur Optimierung des Skill Managements leisten.

Was bedeutet Skill Management?

Um ihre Funktions- und Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten, sind Unternehmen darauf angewiesen, ein zielgerichtetes Kompetenzmanagement zu betreiben. Skill Management zielt darauf ab, das interne Kompetenzmanagement zu verfeinern und die Fähigkeiten (Skills) der Mitarbeiter in effizienter Weise zu verwalten. Im Kern geht es bei Skill Management darum, die Mitarbeiter entsprechend ihren Fähigkeiten an den richtigen Stellen im Unternehmen einzusetzen. Optimal ist, wenn dabei nicht nur fachliche Qualifikationen, sondern auch die sozialen Kompetenzen der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Skill Management kann für die Optimierung des Personaleinsatzes im Rahmen der Projektplanung ebenso wie für die Personaleinsatzplanung, die Personalplanung und die Personalentwicklung im gesamten Unternehmen zum Einsatz kommen.

Was sind Skills und Kompetenzen?

Für das Verständnis des Skill Managements ist es wichtig, die verschiedenen Dimensionen von Skills und Kompetenzen voneinander abzugrenzen:

Als Skills werden die potenziellen Fähigkeiten und Fertigkeiten bezeichnet, die Mitarbeiter benötigen, um ihre Arbeitsaufgaben sach- und termingerecht zu erfüllen. Fähigkeiten beschreiben in diesem Kontext die zur Leistungserbringung erforderlichen angeborenen oder erworbenen psychischen Bedingungen. Fertigkeiten sind dagegen durch Übung automatisierte Tätigkeitskomponenten, die ermöglichen, eine bestimmte Tätigkeit mit geringer Bewusstseinskontrolle auf routinierte Weise auszuführen. Die Grundlage von Fähigkeiten und Fertigkeiten bilden Kenntnisse und Qualifikationen. Bei Kenntnissen handelt es sich um erworbenes Know-how, das ermöglicht, die Anforderungen bestimmter Arbeitsaufgaben zu erkennen und in die Praxis umzusetzen. Sie sind in einem bestimmten Umfang messbar, da sie durch Berufserfahrung, fachliche Erfolge und Arbeitszeugnisse nachgewiesen werden können. Qualifikationen bezeichnen formale berufs- und tätigkeitsrelevante Abschlüsse, deren Ergebnisse überprüfbar sind.

Um Mitarbeiter in Projekten oder im Unternehmen in optimaler Weise einzusetzen, sind vor allem ihre individuellen Kompetenzen von Bedeutung. Anders als Qualifikationen lassen sich Kompetenzen nur indirekt erschließen und bewerten. Neben Wissen, Fähigkeiten, Fertigkeiten, Kenntnissen und Qualifikationen fließen in die Kompetenzen eines Mitarbeiters auch Faktoren wie Motivation, Interesse und Verhaltensweisen ein, die Einfluss auf die Erledigung von Arbeitsaufgaben nehmen. Die Grenzen zwischen Hard Skills (Kenntnisse, Qualifikationen) und Soft Skills sind im Hinblick auf die Kompetenzen eines Mitarbeiters fließend. In allgemeiner Form lassen sich Kompetenzen in Fach- und Methodenkompetenzen, soziale Kompetenzen und personale Kompetenzen unterteilen:

  • Fach- und Methodenkompetenzen werden durch Qualifikationen und berufliche Erfahrungen nachgewiesen. Sie befähigen Mitarbeiter zur strukturierten Bearbeitung von Sachaufgaben sowie zur Problemlösung durch Erschließung neuer Wissensquellen.
  • Soziale Kompetenzen befähigen dazu, Formen der Zusammenarbeit zu entwickeln, die auf Vertrauen, Wertschätzung und persönlicher Anerkennung aller Beteiligten beruhen. Hierzu gehören auch die Fähigkeit, innerhalb des Teams Verantwortung zu übernehmen, zwischenmenschliche Konflikte zu lösen und mit Kollegen, Vorgesetzten und Geschäftspartnern positive Beziehungen herzustellen.
  • Personale Kompetenzen beschreiben die Fähigkeiten einer Person, sich mit der eigenen Person kritisch auseinanderzusetzen. In diesen Bereich fallen beispielsweise Selbstmanagement sowie Organisations- und Lernfähigkeit.

Besonders wichtige Skills aus der Sicht von Unternehmen sind Eigeninitiative, Kommunikations- und Teamfähigkeit, Begeisterungsfähigkeit, Belastbarkeit, Anpassungsfähigkeit, Charisma, interkulturelle Kompetenz und Durchsetzungsvermögen. Sie werden auch unter dem Begriff der sogenannten Business Skills zusammengefasst.

Skill Management ist vom Grundsatz her auf en ganzheitliches Kompetenzmanagement gerichtet. Gleichzeitig muss es gewährleisten, dass die verschiedenen Dimensionen von Skills und Kompetenzen separat und in detaillierter Art und Weise evaluierbar sind.

Warum Skill Management?

Skill Management ermöglicht in Projekten und im Unternehmen ein flexibleres Ressourcenmanagement. In der Praxis erfolgen die personelle Besetzung von Projekten, aber auch von offenen Stellen häufig mit Bezug zu konkreten Personen, die für die jeweilige Position als geeignet angesehen werden. Skill Management verfolgt demgegenüber einen anderen Ansatz: Die erforderlichen Ressourcen für ein Projekt oder der Personalbedarf des Unternehmens werden anhand der auf den jeweiligen Stellen benötigten Kompetenzen und Fähigkeiten definiert. Ein wichtiger Mehrwert für das Unternehmen besteht darin, dass durch Skill Management auf den Ebenen von Projektgruppen und dauerhaften Teams, aber auch für Abteilungen und Bereiche Defizite sichtbar werden, die durch eine fähigkeitsbasierte Personalplanung behoben werden können.

Wie kann ich meine Skills verbessern?

Hard Skills lassen sich durch verschiedene fachbezogene Weiterbildungsmaßnahmen verbessern. Dabei kann es sich um Training-on-the-job, Kurse, Seminare oder digitale Weiterbildungsformate handeln. Mindestens ebenso wichtig für die individuelle Performance, aber auch das Skill Management im Unternehmen sind die sogenannten Soft Skills – also die Kompetenzen eines Mitarbeiters. Diese beschreiben die Potenziale eines Menschen. Zum Tragen kommen sie in der Regel erst in der Interaktion mit anderen.

Maßnahmen für die Verbesserung von Soft Skills sind beispielsweise Seminare – beispielsweise zu Themen wie Zeitmanagement, Selbstmanagement, Präsentationstechniken oder Rhetorik – oder individuelle Coachings. Ebenso lassen sich Soft Skills jedoch im Alltag üben und trainieren. Wichtig für eine nachhaltige Verbesserung von Skills und Kompetenzen ist es, Defizite zu erkennen und Entwicklungsziele festzulegen. Auf individueller Basis, aber auch im Rahmen der übergreifenden Personalentwicklung eines Unternehmens stellen entsprechende Maßnahmen auch die langfristige Beschäftigungsfähigkeit (Employability) der Mitarbeiter sicher.

Wie funktioniert Skill Management?

Die Einführung von Skill Management im Unternehmen geht in insgesamt sechs Schritten vor sich:

  1. Entwicklung von Business-Szenarien in den einzelnen Geschäfts- und Fachbereichen

In diesem Rahmen wird eine Analyse aller Faktoren vorgenommen, die Einfluss auf den aktuellen und künftigen quantitativen und qualitativen Personalbedarf nehmen.

2.Definition einer Job-Architektur und damit verbundener Skill-Anforderungen

Hierfür wird zunächst die aktuelle Job-Struktur erhoben und um perspektivisch erwartete Anforderungen und Anforderungsprofile erweitert. Die erforderlichen Hard- und Soft Skills werden in detaillierter Art und Weise identifiziert.

3. Festlegung der angestrebten Funktions- und Jobprofile

Hier ist zwischen aktuell und künftig erforderlichen Funktions- und Jobprofilen und den dafür benötigten Skills zu differenzieren und für das Unternehmen ein strategisch definiertes Kompetenzmodell zu erstellen. Um diese Profile aktuell zu halten, sind eine fortlaufende Prozessbegleitung sowie ein darauf abgestimmtes Qualitätsmanagement nötig.

4. Aufnahme der existierenden Mitarbeiter-Profile

Für die Aufnahme der Skill-Profile kommen verschiedene Ansätze und Techniken in Frage. Hierzu gehören beispielsweise Mitarbeitergespräche, 360-Grad-Feedbacks von Vorgesetzten, Kollegen, internen Partnern und gegebenenfalls auch externen Geschäftspartnern und Kunden. Sinnvoll kann in diesem Zusammenhang auch sein, externe Medien heranzuziehen und die persönlichen Profile der Mitarbeiter auf Plattformen wie Xing oder LinkedIn zu sichten.

5. Ist-Soll-Vergleich von Skill-Profilen und Identifikation von Skill Gaps

Skill Gaps werden auf Team-, Fachbereichs- und Unternehmensebene erfasst und kategorisiert, um jeweils passgenaue Lösungskonzepte zu entwickeln.

6. Planung und Umsetzung konkreter Maßnahmen zur Beseitigung von Skill Gaps

Hierbei kann es sich um operativ oder strategisch ausgerichtete Personalentwicklungsmaßnahmen oder die Entscheidung für Veränderungen des Personalbestands durch Neueinstellungen oder auch Entlassungen handeln.

Für eine nachhaltige Umsetzung und Wirkung von Skill Management ist auch dessen Verzahnung mit anderen HR-Instrumenten von Bedeutung. Hierzu gehören beispielsweise Nachfolgemanagement, Weiterbildung und Karriereplanung, Potentialanalysen sowie Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen.

Digitale Skill-Management-Software unterstützt einen solchen integrierten Ansatz. Sie ermöglicht, Kompetenzprofile für einzelne Mitarbeiter, Teams, Abteilungen oder Bereiche anzulegen, mit den jeweiligen Skill-Anforderungen abzugleichen und mit anderen Modulen der HR-Software (Personalentwicklung, Talent-Management, Projektmanagement etc.) zu verknüpfen. Wichtig bei der Erhebung von Kompetenzprofilen der individuellen Mitarbeiter ist allerdings gerade bei der Nutzung eines digitalen Skill-Management-Systems, personenbezogene Daten zuverlässig und rechtskonform zu schützen. Entsprechende Systeme bieten dafür zum Teil bereits vorkonfigurierte Datenschutzeinstellungen an.

Wo wird Skill Management angewandt?

Anwendungsfelder des Skill Managements und digitaler Skill-Management-Systeme sind:

  • Strategisches, taktisches und operatives Personalmanagement
  • Wissens- und Wissensträgermanagement
  • Personalplanung und Personaleinsatzplanung
  • Projektmanagement
  • Personalauswahl/Recruiting
  • Personalentwicklung.

Was sind die 3 Komponenten von Skill Management?

Skill Management besitzt eine strategische, eine taktische und eine operative Komponenten:

  • Aus einer strategischen Perspektive kombiniert es Wissens- und Personalmanagement miteinander. Die benötigten Fähigkeiten, Kompetenzen und personellen Kapazitäten werden anhand der strategischen Unternehmensziele ermittelt, um den Personalbestand langfristig in optimaler Weise zu entwickeln. Es ist damit ein wesentliches Instrument zur Entwicklung der Personalstrategie des Unternehmens.
  • Taktisches Skill Management ist ein Bestandteil der operativen Ressourcenplanung. Es stellt sicher, dass innerhalb der jeweiligen Teams jederzeit und am richtigen Ort ausreichend geeignetes Personal zur Verfügung steht. Teamleiter stehen in der Pflicht, zusammen mit der Personalabteilung ihre Teams entsprechend aufzustellen und zu entwickeln.
  • Operatives Skill Management bezieht sich auf die Aus- und Weiterbildung einzelner Mitarbeiter. Zu seinen Aufgaben gehört, die individuelle Karriereplanung an den Team- und Unternehmenszielen auszurichten.

Warum ist Skill Management wichtig?

Durch das Skill Management werden Fähigkeiten, Fertigkeiten, Qualifikationen und Kompetenzen identifiziert, die für den langfristigen wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen von Bedeutung sind. Die Grundlage dafür bilden die Identifikation erforderlicher Schlüsselkompetenzen, die Systematisierung der aktuell und perspektivisch erforderlichen Kompetenzanforderungen im Unternehmen sowie die interne Entwicklung und externe Beschaffung entsprechender Ressourcen. Aus einer strategischen Perspektive geht es dabei auch darum, trotz Fachkräftemangel den längerfristigen Bedarf an qualifizierten und persönlich kompetenten Fach- und Führungskräften abzusichern. Hier ist auch die allgemeine strategische Planung des Unternehmens von Bedeutung. Beispielsweise resultieren aus der Einführung neuer Technologien oder Produktlinien oft auch veränderte Anforderungen an die Skills der Mitarbeiter. Skill Management ist nicht nur in großen Unternehmen, sondern auch für kleine und mittlere Firmen von Bedeutung.

Mit Skill Management stellen Unternehmen ihre operative Funktionsfähigkeit und ihre langfristige Wettbewerbsfähigkeit sicher. Gleichzeitig sorgt Skill Management dafür, dass Mitarbeiter ihren Kompetenzen entsprechend eingesetzt werden und ihnen im Unternehmen Karriereperspektiven zur Verfügung stehen. Hiermit ist es auch essenziell für gute Mitarbeiterbindung und hohe Arbeitgeberattraktivität.

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