Workforce Management: Die wichtigsten Informationen zum Thema Personaleinsatzplanung

Die wichtigsten Begriffe im Zeitmanagement

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Workforce Management (WFM) ist zu einem geflügelten Begriff in vielen Unternehmen geworden. Die Verwaltung der Arbeitskräfte soll dabei helfen, alle Tätigkeiten im jeweiligen Betrieb optimal ablaufen zu lassen. Zugleich soll sie der Mitarbeiterzufriedenheit dienen und der entsprechenden Firma mittel- und langfristige Planungssicherheit geben. Teilweise werden deshalb Begriffe wie Personalplanung oder Personaleinsatzplanung (PEP) als Synonyme verwendet. Dies ist allerdings nicht vollständig richtig.

In diesem Artikel sind deshalb die wichtigsten Informationen zum Thema Workforce Management zusammengefasst.

Was ist Workforce Management (WFM)

Der Begriff Workforce Management beschreibt das strategische Konzept, alle Arbeitsprozesse in einer organisatorischen Einheit möglichst optimal ablaufen zu lassen. Letztere können ganze Unternehmen sein. Es ist aber ebenfalls möglich, das Workforce Management auf der Abteilungsebene durchzuführen. Der Begriff berührt mehrere Problemfelder:

  • Welche Personalkapazitäten werden benötigt und welche sind vorhanden?
  • Welche Expertise wird benötigt und welches Know-How muss hinzu geholt werden?
  • Wie lassen sich möglichst effektive Einsatzpläne erstellen?
  • Welche Rahmenbedingungen (gesetzliche Vorgaben, individuelle Vertragsvereinbarungen, etc.) sind bei der Ermittlung des Personalbedarfs und den weiteren Schritten zu berücksichtigen?
  • Welche Rückmeldungen der Arbeitskräfte gibt es, wie diese nach ihrer Sicht bestmöglich arbeiten können?

Durch das Workforce Management sollen deshalb die folgenden Ziele erreicht werden: Die Mitarbeiter sind

  • zum richtigen Zeitpunkt,
  • in der benötigten Zahl,
  • am richtigen Ort,
  • üben die zu ihren Qualifikationen passenden Tätigkeiten aus
  • und haben dabei Zugriff auf die hierfür notwendigen Arbeitsmittel.

Wie unterscheiden sich Workforce Management und Workforce Planning?

Die obigen Frage zeigen, ist Workforce Management ist ein umfassender Prozess. Er berührt alle Bereiche, die für die Belegschaft relevant sind. Workforce Planning wird vor allem in der englischen Literatur oft als Synonym verwendet. Dieser Begriff meint aber eigentlich nur einen speziellen Baustein der Verwaltung der Arbeitskräfte: Die Planung des Bedarfs. Sprachlich ist deshalb stets darauf zu achten, mit den richtigen Begriffen zu arbeiten, um Missverständnisse zu vermeiden. Als Beispiel: Die Feststellung von Personalbedarf und die Zuteilung von Beschäftigten sind offensichtlich unterschiedliche Abläufe, die verschiedene Kompetenzen erfordern. Die Sprache muss dies widerspiegeln. 

Wie funktioniert Workforce Management prinzipiell?

Das Workforce Management funktioniert als Kreislauf. Dieser hat die folgenden Etappen:

  1. Bedarfsanalyse
  2. Bedarfsermittlung
  3. Anpassung der Personalstruktur
  4. Planung des Personaleinsatzes
  5. Gestaltung passender Arbeitszeitmodelle
  6. Controlling
  7. Optimierung anhand der Daten aus dem Controlling
  8. Bedarfsanalyse aufbauend auf den Informationen der Optimierung

In welchem Verhältnis stehen die Begriffe Personaleinsatzplanung, Personalplanung und Personalbedarfsermittlung?

Wie Workforce Planning fälschlich in der englischen Sprache oft als Synonym für Workforce Management benutzt wird, ist es im Deutschen mit einigen abgeleiteten Begriffen ebenfalls der Fall. Namentlich handelt es sich um Personaleinsatzplanung, Personalplanung und Personalbedarfsermittlung. Der Fehler wurde im Rahmen der Übersetzung gemacht. Wie der obige Kreislauf zeigt, handelt es sich bei diesen Begriffen lediglich um Etappen des Workforce Managements:

  • Die Personalbedarfsermittlung beruht auf der Bedarfsanalyse und legt fest, welche Neueinstellungen konkret vorgenommen werden müssen.
  • Die Personalplanung ist Teil der Anpassung der Personalstruktur. Hier geht es darum, die neuen Arbeitskräfte den passenden organisatorischen Einheiten zuzuteilen.
  • Die Personaleinsatzplanung legt konkret fest, wann, wo und was die Mitarbeiter tun.

Workforce Management im Detail

Welche Vorteile bietet eine strukturierte Verwaltung der eigenen Arbeitskräfte?

  • Agilität: Durch belastbare Planungen kannst Du auf plötzliche Änderungen flexibel reagieren.
  • Mitarbeiterzufriedenheit: Dadurch, dass die Wünsche der Belegschaft berücksichtigt werden steigt die Mitarbeiterzufriedenheit. Für diese ist es auch hilfreich, dass das Workforce Management für die Belegschaft eine klare Zuordnung der Aufgaben festlegt, die zu den individuellen Talenten passen.
  • Kosteneinsparungen: Unterproduktivität und überflüssige Überstunden werden abgebaut.
  • Belastbares Entscheidungsfundament: Es liegen zahlreiche Daten vor, die Dir helfen, die richtigen Beschlüsse zu fassen.
  • Niedrige Fluktuationsrate der Belegschaft: Diese haben seltener den Eindruck, überfordert zu werden. Dies macht Dein Unternehmen zugleich als Arbeitgeber attraktiver. 
  • Besserer Kundenservice: Oft steigt durch die strukturierte Verwaltung die Kundenzufriedenheit, da diese durch die Planungen stets einen Ansprechpartner haben. Beispielhaft seien kürzere Wartezeiten der Kunden im Call Center genannt.

Welche Probleme sind beim Workforce Management zu berücksichtigen?

  • Komplexität: Das Workforce Management muss zahlreiche Faktoren berücksichtigen. Zudem müssen Daten gesichert und aufgearbeitet werden. Da der Prozess ein Kreislauf ist endet, endet er niemals. Dies sorgt für hohe Komplexität.
  • Zielkonflikte: Das Workforce Management muss an einigen Stellen die richtige Balance zwischen Zielen finden, die eigentlich in Konkurrenz zueinander stehen, z.B. Agilität und eine belastbare Personaleinsatzplanung genannt.
  • Unvorhersehbare Faktoren: Es gibt Ereignisse, die für Verwaltung der Arbeitszeiten große Herausforderungen bedeuten, aber kaum planbar sind, z.B. eine plötzliche Erkrankung einer Fachkraft.

Warum ist die Personaleinsatzplanung wichtig?

Die Bedeutung der Personaleinsatzplanung zeigt sich über die Vorteile und Probleme des Workforce Managements. Die Personaleinsatzplanung ist das Werkzeug, um die Schwierigkeiten bei der Kapazitätsplanung auszutarieren. Als Beispiel: Die Planung erfolgt so, dass am Arbeitsort stets mindestens eine weitere Person weiß, was jeder Beschäftigte tut. Fällt ein Mitarbeiter aus, kann er so nahtlos ersetzt werden. Handelt es sich um eine Fachkraft, kann zumindest der Schaden des Ausfalls ermittelt werden. Diese Zuteilung erfolgt über die Einsatzplanung.

Was bedeutet Einsatzplanung dabei genau?

Die Einsatzplanung beschreibt nicht nur, wann welche Beschäftigten wo sind. Hier werden ebenfalls die konkreten Aufgaben definiert. Wenn man mit dem Workforce Management beginnst, ist es in der Regel ein Lernprozess. Man versteht im Laufe der Zeit zunehmend besser, was als Aufgaben beschrieben werden musst.

Was zeigt die Personaleinsatzplanung an?

Die Personalplanung ist die schriftliche Dokumentation der PEP. In der Regel ist es kalendarisch aufgebaut und vertraut auf unterschiedliche Farben für die einzelnen Mitarbeiter. Folgende Informationen sind in der Regel vermerkt:

  • Arbeitsorte
  • Arbeitszeiten (auch für die Schichtplanung)
  • Aufgaben
  • optional: Namen von Kunden, wenn vor Ort gearbeitet wird
  • Notizen oder Hinweise

Der Personaleinsatzplan eignet sich auch hervorragend für das Controlling. Du kannst mit seiner Hilfe leicht ermitteln, was wie geplant funktioniert hat und was nicht. Das setzt natürlich voraus, dass man eine integrierte Zeiterfassung hat. Über die Notizen kann man zudem Dinge vermerken, die einem für die Zukunft aufgefallen sind. 

Die richtige Workforce Management Software

Wie kannst Du mit dem Workforce Management beginnen?

Der konkrete Einstieg in das Workforce Management fällt oft schwer. Durch die Komplexität wirkt die Aufgabe überfordernd. Dies beginnt damit, die Zeitkonten dem jeweils richtigen Mitarbeiter zuzuordnen. Und es damit, Arbeitsaufkommen, Bedarfsprognosen und Dienstpläne zu synchronisieren. Dies gilt ebenfalls, wenn es bereits Prozesse für die Mitarbeitersteuerung gibt. Folgende Hinweise können helfen:

  • Schrittweisen Übergang planen. Es ist unrealistisch, den gesamten Planungsprozess aus dem Stand umsetzen zu können. Insbesondere die Bedarfsanalyse und das Finden passender Mitarbeiter benötigt Zeit. Das Workforce Management sollte man deshalb in Etappen beginnen Kleine und mittlere Unternehmen brauchen nicht selten mehr als ein Jahr, um den Kreislauf zum ersten Mal vollständig zu durchlaufen.
  • Nicht alleine Planen. Idealerweise hat man Unterstützung von Experten, die bereits Erfahrung mit dem Workforce Management haben. Wenigstens das eigene Führungspersonal sollte mit ins Boot geholt werden.
  • Transparent sein. Die Belegschaft sollte frühzeitig über die Änderungen informiert werden und die Optimierung des Personaleinsatzes sollte verdeutlich werden.

Wie wird die Arbeitszeit ermittelt?

Planungen scheitern an der Realität, weil nur Netto-Arbeitszeiten berücksichtigt wurden. Es muss aber auch die Bruttoarbeitszeit berücksichtigt werden. Hierzu zählen beispielsweise An- und Abfahrten, Einkäufe, Leerlaufzeiten oder Stopps im Lager. Eine gute Workforce Management Lösung für das Arbeitszeitmanagement sollte auch Abwesenheiten berücksichtigen. Zudem sollte sie Modelle für die Arbeitszeitflexibilisierung simulieren können. 

Welche Hilfsmittel sind für das Workforce Management wichtig?

Es ist unrealistisch, das Workforce Management nur mit einfachen Programmen, wie z.B. Excel, umsetzen zu können. Dazu sind zu viele Punkte zu berücksichtigen. Eine spezialisierte Software ist unverzichtbar. Auf jeden Fall sollte das die Workforce Management Software einfach an das Back-Office angebunden werden können und sollte bei der Zeitwirtschaft unterstützen. Dazu zählt auch das erfassen von Arbeitszeit im Homeoffice

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