Projektarbeit ist heute in vielen Unternehmen Standard. Nicht nur Start-ups, sondern auch große Unternehmen organisieren ihre Arbeit und die Abwicklung ihrer Aufträge überwiegend in Projekten. Eine projektbezogene Zeiterfassung ist vor diesem Hintergrund für die Unternehmen selbst, aber auch für ihre Kunden wichtig. Die präzise Zuordnung von Budgets und Stundensätzen zu spezifischen Aufträgen ist dabei entscheidend, um eine klare Übersicht über die geleisteten Arbeitsstunden zu gewährleisten. Sie ermöglicht eine effiziente Projektabrechnung, die Überwachung der Leistungserbringung durch das Projektcontrolling und die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Projekten. Die Verwaltung und Erfassung von Projektbudgets sowie die Zuweisung von Stundensätzen in Bezug auf spezifische Aufträge sind dabei zentrale Aspekte. Ebenso ist sie für die Projektplanung von Bedeutung. Moderne Projektzeiterfassungs-Software wie zistemo ist eine Schnittstelle zwischen klassischer Arbeitszeiterfassung und umfassender Projektverwaltung.
Einführung
Die Projektzeiterfassung ist ein unverzichtbarer Bestandteil der modernen Projektarbeit in vielen Unternehmen. Sie ermöglicht die präzise Erfassung von Projektzeiten und liefert wertvolle Einblicke in den tatsächlichen Zeitaufwand für die Bearbeitung einzelner Projektaufgaben. Durch den Einsatz von Projektzeiterfassungs-Software wie zistemo können Unternehmen ihre Projekte effizienter planen und steuern. Diese Tools bieten nicht nur eine detaillierte Erfassung der Arbeitszeiten, sondern unterstützen auch die Kostenkontrolle und -abrechnung. So wird eine exakte Nachverfolgung von Projekten und eine realistische Kostenkalkulation ermöglicht, was letztlich zu einer besseren Ressourcennutzung und höheren Rentabilität führt.
Grundlagen
Die Grundlage der Projektzeiterfassung ist die präzise Erfassung der Arbeitszeiten, die für die Erfüllung spezifischer Aufgaben innerhalb eines Projekts erforderlich sind. Diese Erfassung unterstützt das Projektcontrolling und die Planung von Projekten, indem sie detaillierte Informationen über den Zeitaufwand für verschiedene Aufgaben liefert. Unternehmen können so ihre Ressourcen besser planen und sicherstellen, dass Projekte erfolgreich abgeschlossen werden. Darüber hinaus spielt die Projektzeiterfassung eine wichtige Rolle bei der internen Projektabrechnung, da sie eine detaillierte Aufschlüsselung der Zeitanteile für verschiedene Aufgaben innerhalb eines Teams oder einer Abteilung ermöglicht. Dies trägt zu einer besseren Transparenz und Effizienz in der Projektarbeit bei.
Sind Projektzeiterfassung und Arbeitszeiterfassung identisch?
Projektzeiterfassung und Arbeitszeiterfassung sind nicht identisch. Bei der klassischen Arbeitszeiterfassung geht es ausschließlich darum, den allgemeinen zeitlichen Rahmen der Leistungserbringung zu dokumentieren. Pro Mitarbeiter wird, manuell oder mittels einer Zeiterfassungssoftware, Beginn und Ende des Arbeitstages, Pausenzeiten sowie Abwesenheiten erfasst. Die betriebliche Arbeitszeiterfassung schafft die Voraussetzungen für die Erfüllung arbeitsrechtlicher Verbindlichkeiten. Nach aktueller EU-Rechtsprechung ist eine lückenlose Erfassung der Arbeitszeit auch in Deutschland für alle Unternehmen Pflicht – ein entsprechendes Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und seine Überführung in nationales Recht sollen europaweit die Rechte von Arbeitnehmern stärken. Jedoch ist auf der Basis der einen Arbeitszeiterfassung keine Aussage darüber möglich, mit welchen Aktivitäten die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit verbringen.
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Dagegen dient die Projektzeiterfassung dazu, den Projektfortschritt sowie den aktuellen Projektstatus zu beurteilen und basierend auf einem Soll-Ist-Vergleich zeitnah Anpassungen und Optimierungen in der Projektplanung vorzunehmen. Die Überwachung des Projektfortschritts in Echtzeit ermöglicht es, Projekte innerhalb vereinbarter Zeit- und Budgetrahmen zu halten. Sie ist eine wesentliche Grundlage für die exakte Nachverfolgung von Projekten und eine realistische Kostenkalkulation.
Eine projektbezogene Zeiterfassung kann in unterschiedlicher Form erfolgen. Ursprünglich waren auch in der Projektverwaltung manuelle Techniken der Zeiterfassung oder die Dokumentation des Zeitaufwands in Excel-Tabellen üblich. Solche Methoden wurden inzwischen jedoch weitgehend durch den Einsatz von Projektzeiterfassungs-Software in der Cloud und als mobile Zeiterfassungs-App abgelöst. Für die Nutzung der Zeiterfassungssoftware ist ein PC erforderlich, wobei die Anwendung auch auf Tablets und Smartphones bequem genutzt werden kann.
Welche Vorteile ergeben sich aus der Projektzeiterfassung?
Der grundlegende Vorteil einer projektbezogenen Zeiterfassung besteht darin, dass sich die Zeiten und der Aufwand für aktuelle und künftige Projekte besser kalkulieren lassen. Im Kern geht es darum, einzuschätzen ob die verfügbaren Ressourcen in die richtigen Aktivitäten investiert werden. Diese Informationen sind von strategischer Bedeutung. Projektzeiterfassung ermöglicht einen Lernprozess, aus dem hervorgeht, wieviel Arbeitsaufwand in die Erledigung der einzelnen Projektaufgaben fließt und welche Zeit für bestimmte Prozesse veranschlagt werden muss. Auswertungen bieten dabei die Möglichkeit zur umfassenden Analyse von Projektzeiten und Kosten, was wertvolle Einblicke ermöglicht und hilft, informierte Entscheidungen zu treffen. Hieraus ergeben sich Vorteile für die Projektplanung, die Projektabrechnung und das Projektcontrolling. Die Überwachung und Auswertung von Projektfortschritten ist dabei von großer Bedeutung, da Teams durch strukturierte Zeiterfassung den Überblick über den Fortschritt einzelner Projekte behalten können, was eine frühzeitige Identifikation von Engpässen ermöglicht.
Welche Bedeutung hat die Projektzeiterfassung für die Projektplanung?
Eine projektbezogene Zeiterfassung ist für Planungsanpassungen laufender Projekte, vor allem aber für die Planung künftiger Projekte wichtig. Wenn aus früheren Projekten bekannt ist, welcher Zeitaufwand für die Ausführung bestimmter Aufgaben erforderlich ist, können Unternehmen Prozesse der Entwicklung und Realisierung ihrer Leistungsangebote durch Projektmanagement-Lösungen umfassend abbilden und den Aufwand für künftige Projekte in exakter Art und Weise planen. Historische Projektdaten sind hierbei von großer Bedeutung, da sie eine präzise Planung und realistische Kalkulationen ermöglichen. Eine solche Projektplanung schließt die Kapazitätsplanung und Personalbedarfplanung mit ein. Die Verwaltung und Kontrolle von Budgets während der Projektabrechnung ist ebenfalls entscheidend, um den aktuellen Fortschritt im Vergleich zum Budget zu verfolgen. Durch eine valide Projektzeiterfassung gewinnen Unternehmen Planungssicherheit. Vor allem bei großen Aufträgen sind hierdurch eine längerfristige Kapazitätsplanung und die zuverlässige Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen möglich.
Wie unterstützt Projektzeiterfassung eine effiziente Projektabrechnung?
Zum einen ermöglicht eine projektbezogene Zeiterfassung einen ordnungsgemäßen Leistungsnachweis gegenüber dem Kunden. Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung gewinnen hierdurch an Transparenz, die nicht nur zu einer effizienten Kooperation, sondern auch zur Verbesserung der Kundenbeziehung und damit zu einer langfristigen Kundenbindung einen Beitrag leistet. Eine präzise Erfassung von Arbeitszeiten dient als Grundlage für Rechnungen an die Kunden. Daneben ist die Projektzeiterfassung jedoch auch für die interne Projektabrechnung von Bedeutung. Vor allem bei Querschnittsabteilungen wie Forschung und Entwicklung, IT oder Logistik ist nicht immer klar, welcher Arbeitsaufwand in welche Arbeitsaufgaben fließt. Als ein Beispiel: Wenn die Entwicklungsabteilung des Unternehmens in sehr großem Umfang mit internen Support- und Wartungsaufgaben beschäftigt ist, steht diese Zeit nicht zur Realisierung von Kernprojekten und Kundenaufträgen zur Verfügung. Hieraus ergeben sich Konsequenzen für die Kostenstruktur und die Gewinnaussichten des Unternehmens. Ein klar definiertes Budget ist entscheidend für eine effektive Kostenüberwachung. Wenn die Zeitanteile für die verschiedenen Aufgaben einer Abteilung oder eines Teams in detaillierter Form bekannt sind, ist es möglich, Maßnahmen zu entwickeln, um den Aufwand für interne Leistungen zu reduzieren oder auch unter Kostenaspekten effizientere Lösungen dafür zu finden.
Ebenso sind Dienstleister und andere Unternehmen, die für ihre Kunden auf Honorarbasis tätig werden, auf eine exakte Erfassung von Projektaufwänden und Projektzeiten angewiesen, die anschließend dem Kunden weiterberechnet werden. Ohne Projektzeiterfassung sind diese Firmen für ihre Rechnungsstellung auf Aufwandsschätzungen angewiesen, was sich in wirtschaftlicher Hinsicht oft als negativ erweist: Wenn die geleisteten Arbeitsstunden den vorab geschätzten Aufwand deutlich überschreiten, verliert das Unternehmen bares Geld. Ohne exakte Zeit- und damit auch Kostendokumentation ist es nicht möglich, diesen Projektaufwand an den Kunden weiterzugeben. Zudem begrenzen Fehleinschätzungen der erforderlichen Zeitressourcen die Möglichkeiten des Unternehmens, weitere Aufträge anzunehmen.
Vor allem eine mobile Zeiterfassungs-App, die mit Funktionalitäten zur Projektzeiterfassung ausgestattet ist, ermöglicht eine lückenlose und projektbezogene Zeiterfassung aller Mitarbeiter – also auch von Projektbeteiligten, die ihre Arbeitsleistung im Außendienst, als Berater und Dienstleister im Kundenunternehmen oder im Home Office erbringen.
Was leistet die Projektzeiterfassung für das Projektcontrolling?
Das Projektcontrolling umfasst alle Tätigkeiten, die nötig sind, um ein Projekt während seiner gesamten Laufzeit zu steuern und bei Bedarf korrigierend einzugreifen. Seine Aufgabe besteht darin, das Erreichen der Projektziele, das Einhalten von Terminen für das Gesamtprojekt und Teilaufgaben sowie die Einhaltung des im Rahmen der Projektplanung definierten Kostenrahmens abzusichern. Für die Durchführung von Projekten besitzt das Projektcontrolling zum einen eine strategische Funktion, die eng mit dem Erreichen der strategischen Unternehmensziele verbunden ist. Zum anderen hat es die Aufgabe, den Projektablauf und die Ressourcennutzung auf der operativen Ebene zu überwachen. Eine systematische Auswertung der erfassten Arbeitszeiten und Projektleistungen ermöglicht eine bessere Übersicht und Kontrolle über den Projektfortschritt sowie eine effiziente Abrechnung der Zeiten.
In der Praxis kommt es allerdings häufig vor, dass sich die ursprüngliche Projektplanung im Hinblick auf Zeit, Kosten und Ressourcen als unzulänglich erweist. Hierzu tragen nicht zuletzt unsichtbare Aufwände bei, die in der Kalkulation des Projektaufwands nicht berücksichtigt werden. Hierzu zählen beispielsweise langwierige Abstimmungsprozesse oder Feedback-Schleifen, die das Projekt zeitlich aus dem Ruder laufen lassen. Transparenz in der Projektzeiterfassung ist entscheidend, um den Fortschritt der Arbeiten zu überwachen und frühzeitig Engpässe zu identifizieren. Eine projektbezogene Zeiterfassung ermöglicht dem Projektcontrolling, solche Einflüsse zu identifizieren und Korrekturen vorzunehmen, sofern alle Mitarbeiter ein projektbezogenes Zeiterfassungssystem nutzen. Gleichzeitig fließen die aus der aktuellen Projektzeiterfassung gewonnenen Erkenntnisse über Zeit- und Ressourcenhindernisse in die Planung künftiger Projekte ein. Das Projektcontrolling liefert in dieser Dimension wertvolle Informationen für eine effizientere Gestaltung von Projekten.
Kann Projektzeiterfassung einen Beitrag zur Motivation der Mitarbeiter leisten?
Ja, auf jeden Fall. Auch hierbei spielen verschiedene Aspekte eine Rolle. Wenn der Zeitaufwand für das Projekt und seine Teilaufgaben bekannt ist, können Maßnahmen ergriffen werden, um die für die Projektdurchführung erforderlichen Ressourcen bereitzustellen oder zu erweitern. Hierdurch besteht die Möglichkeit, Stress und Überlastung für die einzelnen Mitarbeiter zu begrenzen oder – idealerweise – weitgehend auszuschalten. Zudem hilft eine projektbezogene Zeiterfassung dabei, dass der Beitrag aller Projektbeteiligten innerhalb des Teams und für die Vorgesetzten deutlich wird. Für die einzelnen Mitarbeiter und das gesamte Team kann aus dem Erfassen von Projektzeiten daher ein wichtiger Motivationsschub resultieren. Damit dieser Effekt erzielt wird, muss im Unternehmen und innerhalb des Teams allerdings ein Konsens darüber bestehen, dass die erfassten Aufwände und Zeiten nicht der Kontrolle und Leistungsbeurteilung der Teammitglieder dienen.
Wie funktioniert Projektzeiten erfassen?
Mit einer klassischen oder digitalen Stempeluhr hat die eine zeitgemäße Erfassung von Projektzeiten nichts zu tun. Bei moderner Online-Projektzeiterfassung mit zistemo handelt es sich um ein branchenunabhängiges und digitales Tools, das in der Lage ist die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und den Aufwand für Projektaufgaben über Desktop oder eine mobile App zu erfassen. Die Zeiterfassung für Projekte ermöglicht es, Stunden auf Projekte bis zu drei Ebenen aufzuteilen, wobei das Hauptprojekt in verschiedene Bereiche und Tätigkeiten unterteilt wird. Für die Zeiterfassung im Projektmanagement sind heute integrierte Lösungen üblich: Die Anwendungen sind für die Nutzung an Desktop-Rechnern und durch eine mobile App ausgelegt, die sowohl Android als auch iOS (iPhone oder iPad) unterstützt. Ein PC ist notwendig, um die Zeiterfassungssoftware optimal zu nutzen und eine zentrale, aktuelle Verfügbarkeit aller erfassten Daten zu gewährleisten. Der Zeitaufwand für einzelne Arbeitsaufgaben lässt sich durch eine Stoppuhr erfassen, die durch den damit aktuell beschäftigten Mitarbeiter aktiviert wird. Arbeitsaufgaben und Zeiteinträge können unterschiedlichen Projekten, Kunden, Kostenstellen oder Mitarbeitern zugeordnet werden. Auch der Ausweis von Teilprojekten ist mit einer solchen Online-Projektzeiterfassung möglich. Die für ein bestimmtes Projekt erfassten Projektzeiten lassen sich per Knopfdruck problemlos in ERP-Systeme übertragen. Eine solche Software-Lösung wie zistemo wird konsequent projektbezogen eingesetzt.
Welche Funktionalitäten bringt eine moderne Online-Projektzeiterfassung mit?
Moderne Online-Systeme zur Projektzeiterfassung integrieren eine Vielzahl von Funktionen:
- Projektplanung: Einsatz der verfügbaren Mitarbeiter nach ihren Fähigkeiten
- Projektabrechnung: Vollständige Kostenkontrolle im Hinblick auf Aufgaben, Arbeitszeiten, Stundensätze, Abrechnung nach unterschiedlichen Methoden. Ein klar definiertes Budget ist entscheidend für eine effektive Kostenüberwachung.
- Projektcontrolling: Einfache Anlage von Projekten, Zeiterfassung für Projekte, Erfassung und Verwaltung von Auftragszeiten und Projektzeiten der Mitarbeiter
- Analyse: Performancemessung anhand unterschiedlicher KPIs, umfassende Projektübersicht durch intelligente Dashboards, Projektberichte und grafische Aufbereitung der erfassten Zeiten. Auswertungen ermöglichen eine umfassende Analyse von Projektzeiten und Kosten, was wertvolle Einblicke bietet und informierte Entscheidungen unterstützt.
- Flexible Online-Zeiterfassung: Echtzeitdokumentation oder Nachtragen von Projektzeiten
- Mobile Zeiterfassung: Zeitdokumentation unabhängig von Arbeitsort
- Standortnachweis für Projektstunden: durch GPS-Zeiteintrag, personenbezogene Daten werden dabei gesetzeskonform gesammelt und verwaltet.
Mobile App
Die mobile App ist ein wesentlicher Bestandteil der modernen Projektzeiterfassung. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Projektzeiten auch unterwegs zu erfassen und ihre Arbeitszeiten direkt auf spezifische Projekte und Kunden zu buchen. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die häufig im Außendienst, als Berater oder im Home Office arbeiten. Die mobile App erleichtert nicht nur die Verfolgung von Projektfortschritten, sondern auch die Überprüfung von Abwesenheiten und Überstunden. Durch die Nutzung einer mobilen App können Unternehmen ihre Projekte flexibler und effizienter steuern, was zu einer verbesserten Produktivität und einer besseren Nutzung der verfügbaren Ressourcen führt.
Soll-Ist-Vergleich
Der Soll-Ist-Vergleich ist ein zentrales Element der Projektzeiterfassung. Er ermöglicht es Unternehmen, die geplanten Projektzeiten mit den tatsächlich aufgewendeten Zeiten zu vergleichen. Dies gibt Aufschluss darüber, ob Projekte innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens abgeschlossen werden können oder ob Anpassungen erforderlich sind. Durch den Soll-Ist-Vergleich können Unternehmen ihre Projekte besser planen und ihre Ressourcen effizienter einsetzen. Zudem ist dieser Vergleich für die Kostenkontrolle und -abrechnung von großer Bedeutung, da er eine exakte Nachverfolgung der Projektzeiten und eine realistische Kostenkalkulation ermöglicht. So können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Projekte wirtschaftlich rentabel bleiben und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit erhöhen.
