ERP-System

Die wichtigsten Begriffe im Zeitmanagement

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Das Kürzel ERP steht für Enterprise Resource Planning. Auf deutsch bezeichnet der Begriff die Ressourcenplanung eines Unternehmens. ERP-Systeme wie zistemo sind Software-Lösungen, die eine Vielzahl von Einzelanwendungen und Unternehmensdaten auf einer gemeinsamen Plattform integrieren. Die Systeme leisten damit einen wesentlichen Beitrag zur Optimierung von Geschäftsprozessen und damit für die Steigerung der Produktivität im Unternehmen.

Wie funktioniert ein ERP-System?

Enterprise Resource Planning (ERP) umfasst alle Kernprozesse, die für eine gute Unternehmensführung unabdingbar sind. Innovative Technologien ermöglichen heute die Verarbeitung sehr großer Datenmengen, so dass ein entsprechend ERP-System als digitales Herzstück der gesamten Unternehmenstätigkeit funktioniert. Der Begriff des ERP-Systems wurde durch das US-amerikanische Marktforschungsunternehmen Gartner geprägt, heute wird er für viele unterschiedliche Systems angewendet.

Die wesentlichen Ressourcen eines Unternehmens sind Kapital, Betriebsmitteln und Arbeit (Mitarbeitenden). Auf ihrem effizienten und effektiven Einsatz bauen sämtliche Geschäftsprozesse auf. ERP-Systeme ermöglichen, diese Ressourcen operativ und strategisch zu planen, auszuführen und zu kontrollieren. Damit können die Unternehmensprozesse und organisatorischen Strukturen optimiert werden. Sie sparen Kosten und sind besser in der Lage, sich an Veränderungen des wirtschaftlichen Umfelds und des Marktes anzupassen. Die Systeme ermöglichen die zentrale Verwaltung aller Unternehmensdaten. Zu berücksichtigen ist in diesem Kontext auch, dass sich Prozesse und Geschäftsmodelle unter den Bedingungen der fortschreitenden Digitalisierung zunehmend für Lieferanten, Geschäftspartner und Kunden öffnen. Abhängig von seiner konkreten Ausgestaltung ist ein modernes ERP-System (z.B. Cloud-ERP) auch in der Lage, unternehmensübergreifende Kooperationsbeziehung sowie die Kundenbeziehungen abzubilden und zu steuern.

ERP-Systeme sind integrativ und bilden Unternehmensprozesse in ihrer Gesamtheit ab. Hierbei geht es zum einen um die bereichsübergreifenden Grundfunktionen: Warenwirtschaft, Produktionsplanung und Finanzbuchhaltung. Zusätzlich bilden sie Querschnittfunktionen und fachbereichsbezogene Prozesse ab. Zu den Querschnittfunktionen zählen die Personalwirtschaft, Rechnungswesen und Controlling. Fachbereichsbezogene Geschäftsprozesse sind die Produktion, Materialwirtschaft und Bedarfsermittlung, Forschung und Entwicklung, Vertrieb und Marketing, E-Commerce sowie die Verwaltung der Stammdaten. Auf der Ebene der Grund- und Querschnittfunktionen erfolgt innerhalb des ERP-Systems eine vertikale Integration, die Fachbereiche werden auf horizontaler Basis integriert. Wichtig dafür ist eine konsistente Datenbasis, die bereichs- und abteilungsübergreifend erhoben und vorgehalten wird.

Entwicklung von ERP-Systemen – von Insellösungen zu integrierten Datenbanken

Oftmals agierten die einzelnen Bereiche von Unternehmen in sogenannten Insellösungen. Das heißt die einzelnen Lösungen können nicht miteinander integriert werden, was zu inkonsistenten und redundanten (doppelten) Daten führt. Die Implementierung von ERP-Systemen zielt darauf ab, sämtliche Prozesse und Systeme miteinander zu integrieren. Hier lassen sich hier mehrere Entwicklungsstufen unterscheiden:

  • Ab den 1960er Jahren wurden Materialplanungssysteme (MRP, Material Requirements Planning) eingesetzt, deren Aufgabe es war, Materialwirtschaft, Materialbedarfsplanung, Lagerhaltung und Beschaffung zu unterstützen.
  • Ab den 1980er Jahren wurden in sogenannte MRP-II-Systeme Funktionalitäten zur Produktionsplanung integriert.
  • In den 1990er Jahren entwickelten sich diese Systeme zu komplexen Produktionsplanungssystemen (PPS) weiter.
  • Enterprise Resource Planning im heutigen Sinne kamen ab der Jahrtausendwende auf. Sukzessive wurden immer mehr Geschäftsbereiche wie Personalwesen, Vertrieb und Marketing in die Systeme integriert.
  • Aktuell entwickeln sie sich ERP-Systeme zu Softwarelösungen der zweiten Generation weiter. Sie basiert auf einer Webarchitektur (Cloud-ERP) und ermöglicht alle beteiligten entlang der Lieferkette, also Lieferanten und Kunden, miteinzubeziehen. Hierfür werden insbesondere das Supply Chain Management (SCM) und das Customer Relationship Management (CRM) in die Systeme integriert.

ERP-Systeme – on premise oder aus der Cloud

Ursprünglich wurden ERP-Systeme fast ausschließlich in großen Unternehmen angewendet. Auf dem Markt wurden von z.B. Oracle oder SAP entsprechend komplexe Lösungen angeboten. Im nächsten Schritt wurden schlankere und skalierbare Lösungen entwickelt, die auch für größere mittelständische Unternehmen geeignet waren. Standard war für lange Zeit, die Systeme on premise zu betreiben. Sie wurden exklusiv für die einzelnen Unternehmen konfiguriert und auf deren Servern installiert. Für KMUs waren diese ERP-Systeme überdimensioniert. Hinzu kam der für diese Firmen zu hohe Aufwand für die Implementierung und Betrieb.

In Form von Software as a Service (SaaS) sind moderne ERP-Systeme seit der Jahrtausendwende auch für kleinere Unternehmen an Bedeutung. Diese ERP-Lösungen werden in der Cloud gehostet. Sie funktionieren webbasiert, sind damit plattformunabhängig und von überall zugänglich. Die Nutzer greifen auf die ERP-Funktionen online zu. Cloudbasierte ERP-Systeme folgen einem modularen Aufbau. Der große Vorteil besteht vor allem in der Skalierbarkeit, was ERP-Lösungen  für viele mittelständische Unternehmen aus verschiedensten Wirtschaftszweigen anwendbar macht. Weitere Vorteile von cloudbasierten ERP-Lösungen wie zistemo sind beispielsweise:

  • Kostentransparenz

Die Anwender zahlen nur für die Funktionen und ERP-Module, die sie tatsächlich nutzen. Den Funktionsumfang ihres ERP-Systems können sie auf dieser Basis selbst bestimmen. Die Abonnements lassen sich individuell gestalten. Optional sind in die Verträge Support- und Serviceleistungen integriert.

  • Wartungsfreiheit und Aktualität

Updates und andere Wartungsarbeiten liegen nicht in der Verantwortung der Nutzer, sondern werden durch die Anbieter cloudbasierter ERP-Lösungen standardmäßig vorgenommen. Den Unternehmen, die diese Lösungen nutzen, stehen damit immer die aktuellsten Software-Funktionen zur Verfügung.

  • Mobiler Zugriff

Unter den Bedingungen der fortschreitenden Digitalisierung und der Dezentralisierung von Unternehmensprozessen gewinnen mobile ERP-Lösungen zunehmend an Bedeutung. Die Unternehmensdaten können bei einer solchen ERP-Software von überall abgerufen werden. Hierdurch wird die Gestaltung und Überwachung von Geschäftsprozessen im Vergleich zu On-Premise-Lösungen effizienter. Gleichzeitig ermöglichen moderne ERP-Systeme die Erweiterung von Dienstleistungsangeboten und die Realisierung von Serviceleistungen direkt beim Kunden.

  • Hohe Datensicherheit und Compliance

Zum Geschäftsmodell der ERP-Anbieter gehört die Realisierung von maximalen Sicherheitsstandards, die in der Regel höher sind als bei On-Premise-Lösungen. Ebenso garantieren die Systeme ein gesetzeskonformes Compliance-Management.

  • Social ERP

Im Rahmen der aktuellen Entwicklung von ERP-Systemen gewinnt Social-ERP wachsende Bedeutung. Hiermit werden Kommunikationsgewohnheiten und -anforderungen der individuellen Nutzer und hier insbesondere der jüngeren Generationen aufgegriffen. Herkömmliche ERP-Systeme sind eher statisch ausgerichtet. Im Fokus steht der Gewinn von Informationen über Geschäftsprozesse und ihre Zusammenführung auf einer zentralen Plattform. Social-ERP definiert dagegen auch die Interaktion der Mitarbeitenden und gegebenenfalls externer Partner als wichtige Ressource. Durch die Integration von Social-Media-Komponenten ermöglichen solche ERP-Lösungen eine besonders flexible Generierung und Bereitstellung von Informationen. Abstimmungsprozesse zwischen Personen, Teams und externen Partnern werden in Echtzeit unterstützt.

Was ist ein ERP-System – Beispiel?

ERP-Systeme tragen durch die Integration aller Unternehmensbereiche dazu bei, Kosteneffizienz sowie die Produktivität des Unternehmens in beträchtlichem Umfang zu erhöhen, da alle an einem Geschäftsvorgang beteiligten Personen und Abteilungen die gleiche Datenbasis nutzen.

Als ein Beispiel:
Ein Unternehmen bearbeitet einen Kundenauftrag, hat ein Angebot dafür abgegeben, bearbeitet den Auftrag in Form eines Projekts mit Zeiterfassung und erstellt schließlich eine Rechnung. Beteiligt sind daran verschiedene Geschäftsbereiche: Produktion, Disposition, evtl. Lagerwirtschaft und Rechnungswesen. Alle Aktivitäten innerhalb des Gesamtprozesses werden durch das ERP-System aufeinander abgestimmt, allen Prozessbeteiligten stehen zu jedem Zeitpunkt die relevanten Informationen zur Verfügung. Bei Bedarf können auch externe Lieferanten in die Prozessgestaltung einbezogen werden. Das System leitet ihnen entsprechende Anfragen und Bestellungen weiter, Auslieferung und Fakturierung werden automatisch vorgenommen. Bei des Prozessablaufs erfüllt das ERP-System eine Warnfunktion. Das Gleiche gilt für die übergreifende Ressourcenplanung. Moderne ERP wie bspw. zistemo schaffen damit auch wesentliche Voraussetzungen für das interne Risikomanagement von Unternehmen.

Warum braucht man ERP-Systeme?

Moderne ERP-Systeme sind integrierte Lösungen für das gesamte Unternehmen. Durch das Bereitstellen einer gemeinsamen Datenbasis sind sie zum einen in der Lage standardisierte Abläufe zu unterstützen oder solche Workflows neu zu implementieren. Zum anderen optimieren sie die Kommunikation der Gesamtorganisation, optional werden hierbei auch Lieferanten und/oder Kunden einbezogen. Im Endeffekt bringt ein ERP-System eine Steigerung der Produktivität. Wichtige Gründe für die Einführung eines ERP-Systems bestehen in den folgenden Faktoren:

  • Transparenz und Übersichtlichkeit, da die gesamte Unternehmensstruktur und alle wesentlichen Geschäftsprozesse abgebildet werden
  • Kostenreduktion und Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit durch die Optimierung von Prozessen
  • Optimierung von operativen und strategischen Entscheidung durch die Bereitstellung valider, konsistenter Daten sowie von Auswertungs- und Analysefunktionen
  • Effizienz und Schnelligkeit durch die Integration aller Funktionen und IT-Systeme und somit durch systemübergreifenden Datenaustausch
  • Datensicherheit und Compliance

Was sind ERP und CRM?

ERP-Systeme verwalten, steuern und kontrollieren alle Geschäftsprozesse und Ressourcen eines Unternehmens. Der Unternehmenserfolg hängt jedoch letztlich davon ab, ob bestehende und potenzielle Kunden die Produkte und andere Leistungsangebote eines Unternehmens akzeptieren. Die Gestaltung der Kundenbeziehungen – effiziente Akquise, das Verständnis der Kundenbedürfnisse, das Herstellen einer nachhaltigen Kundenbindung und ein effizientes Kunden- und Kundenbeziehungsmanagement – sind hierfür von entscheidender Bedeutung.

Customer Relationship Management (CRM), auf deutsch: Kundenbeziehungsmanagement, beschreibt in diesem Kontext Strategien, mit denen Unternehmen ihre Beziehungen und Interaktionen mit bestehenden und potenziellen Kunden in systematischer Form gestalten. Es stellt die Kundenbedürfnisse in den Fokus sämtlicher Geschäftsprozesse, um eine optimale Kundenerfahrung abzusichern. Beispielsweise ermöglicht CRM, Kunden passgenaue Serviceleistungen anzubieten. Zu berücksichtigen ist in diesem Kontext auch, dass sich Kundenbeziehungen und Kundenanforderungen im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung stark verändert haben. Kunden erwarten heute in immer stärkerem Maße individualisierte Leistungsangebote sowie die Kombination von Produktangeboten mit zusätzlichem Service.

Was ist ein CRM-System?

CRM-Systeme helfen Unternehmen dabei, mit ihren Kunden in Kontakt zu treten und in Kontakt zu bleiben. Hauptsächlich nutzt der Verkauf das CRM-System am meisten. Hierbei sind die folgenden Dimensionen von Bedeutung:

  • Analytisches CRM ermöglicht die Auswertung aller Daten zu Kunden und Kundeninteraktionen aus dem operativen Geschäft auf der Grundlage von KPIs. Hieraus können Anforderungen an Produkte und Serviceleistungen abgeleitet werden, die auch Einfluss auf strategische Entscheidungen haben.
  • Operatives CRM stellt für die Fachbereiche Unterstützungsfunktionen für die Anbahnung von Kundenkontakten und die Pflege der Kundenbeziehungen bereit.
  • Kollaboratives CRM unterstützt interne Kollaborationsprozesse und die Zusammenarbeit mit externen Partnern, um Kundenanforderungen in optimaler Art und Weise zu erfüllen.
  • Kommunikatives CRM steuert und überwacht sämtliche Kommunikationskanäle, die für die Kundenbeziehung eine Rolle spielen.
  • Social CRM ist ein Produkt der digitalen Ära. Es erweitert das klassische Kundenbeziehungsmanagement, indem der Dialog mit bestehenden und potenziellen Kunden in den sozialen Medien direkt und proaktiv in die Gestaltung der Kundenbeziehungen einbezogen wird.

Im Hinblick auf die Gestaltung, Steuerung und Überwachung aller kundenbezogenen Prozesse und Ressourcen erfüllen CRM-Systeme die gleiche Funktionen, die ERP-Systeme für die Ressourcenplanung des gesamten Unternehmens haben. Sinnvolles und effizientes ERP ist aus heutiger Perspektive nur möglich, wenn CRM-Daten in umfassender und konsistenter Form in die Systeme integriert sind.

Wie lange dauert es, bis man ein ERP-System versteht?

Unternehmen, die sich für die Einführung eines ERP-Systems entscheiden, leiten damit eine Reihe von gravierenden Veränderungen ein: Prozesse, Ressourcen und damit auch die Tätigkeit von Abteilungen, Teams und individuellen Mitarbeitern werden aufeinander abgestimmt. Die Grundlagen dafür bilden eine zentrale digitale Plattform und eine integrierte Datenbasis.

Ein Verständnis für das geplante ERP-System müssen Unternehmen, die ein solches Projekt erstmalig in Angriff nehmen, in der Regel erst entwickeln. Wieviel Zeit dieser Prozess in Anspruch nimmt, hängt von der Größe des Unternehmens und dem darauf abgestimmten Umfang und der Komplexität des ERP-Systems ab. Die Implementierung kleinerer, cloudbasierter Systeme auf SaaS-Basis kann bereits nach wenigen Monaten abgeschlossen sein, ebenso kann die Einführung eines modernen ERP-Systems in die betrieblichen Abläufe mehrere Jahre dauern.

ERP-Lastenheft und ERP-Pflichtenheft

Die grundlegende Voraussetzung für die erfolgreiche Implementierung eines ERP-Systems ist die Formulierung klarer Ziele und der Anforderungen, die das Unternehmen an eine solche digitale Lösung hat. Hierbei müssen nicht nur die aktuellen Gegebenheiten, sondern auch zukünftige Anforderungen und Prozessabläufe in die Betrachtung einbezogen werden. Zwar haben sich die Lebenszyklen von ERP-Systemen im Zeitverlauf aufgrund von immer härteren Wettbewerbsbedingungen und neuer Technologien verkürzt, jedoch ist davon auszugehen, dass ein heute eingeführtes ERP-System seine Funktion über acht bis 15 Jahre erfüllen soll. Die Implementierung und Ausgestaltung ist damit ein Bestandteil der strategischen Unternehmensplanung. Ausgehend von den Zielen der ERP-Implementierung wird im nächsten Schritt ein ERP-Lastenheft erstellt, das die Anforderungen an das System in detaillierter Form erfasst. Ausschlaggebend für diesen Anforderungskatalog sind weder die technischen Details des ERP-Systems, noch die spezifischen Anforderungen einzelner Abteilungen, sondern die Prozesse, die das System optimieren soll. Das ERP-Lastenheft dient zum einen dazu, von verschiedenen Herstellern Angebote einzuholen. Anbieter, die in die engere Auswahl kommen, erstellen im Gegenzug ein Pflichtenheft, in dem die Leistungen ihres Systems in detaillierter Form erläutert werden. Das Pflichtenheft bildet später die Grundlage der Vertragsgestaltung und der generellen Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem ERP-Anbieter. Aufgrund ihres komplexen Charakters ist optimal, wenn ein ERP-Projekt durch aktives Change-Management begleitet wird.

Ist SAP ein ERP-System?

SAP ist ein ERP-System, das durch das gleichnamige Unternehmen seit den 1970er Jahren entwickelt wurde. Das Ziel von SAP bestand seit seiner Gründung im Jahr 1972 darin, eine standardisierte Anwendersoftware für die Echtzeitverarbeitung von Unternehmens- und Prozessdaten zu entwickeln. Bereits nach einem Jahr präsentierte das Unternehmen sein erstes Finanzbuchhaltungssystem, das danach fortlaufend weiterentwickelt wurde. Die SAP-Systeme folgten vor diesem Hintergrund von Anfang an einem modularen Aufbau. Heute ist SAP einer der weltweit führenden ERP-Anbieter. Neben SAP sind heute zahlreiche andere Anbieter auf diesem Markt aktiv, z.B. Oracle-ERP, Microsoft Dynamics oder zistemo.

Wie wird ein ERP-System gewartet?

Die Wartung von ERP-Systemen erfolgt durch Software-Updates sowie durch die Integration neuer Unternehmensfunktionen und -prozesse in das ERP-System. Hierfür müssen Unternehmen ihre aktuellen und künftigen Geschäfts- und Digitalisierungsanforderungen kennen. Bei On-Premise-Systemen ist grundsätzlich eine individuelle Wartung vor Ort nötig, die durch den Systemanbieter kundenindividuell geleistet wird. Bei cloudbasierten ERP-Systemen wird die Wartung durch den Cloud-Anbieter auf standardisierter Basis vorgenommen. Individuelle Anpassungen sind auch bei dieser Variante grundsätzlich möglich.

Warum sind ERP-Systeme so wichtig?

Der Branchenverband der Digitalwirtschaft Bitkom e. V. beschreibt ERP-Systeme unter den heutigen Markt- und Wettbewerbsbedingungen als essenziellen Bestandteil und Voraussetzung einer modernen Unternehmensführung, ohne die eine sichere, effektive und nachhaltige unternehmerische Tätigkeit nicht möglich ist.

ERP-Systeme schaffen die Voraussetzungen für eine umfassende Prozess- und Datenintegration im Unternehmen. Die Systeme stimmen die Tätigkeit aller Unternehmensbereiche auf der Grundlage einer konsistenten Datenbasis aufeinander ab. Hiermit leisten sie einen wesentlichen Beitrag, um Wirtschaftlichkeit, Effektivität und Nachhaltigkeit der Unternehmenstätigkeit und somit die generelle Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu erhöhen.

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