Zeitwirtschaft

Die wichtigsten Begriffe im Zeitmanagement

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Zeitwirtschaft im Unternehmen kann aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet werden. Zum einen ob dabei die Organisation von Produktionsabläufen im Fokus steht und zum anderen, ob Zeitwirtschaft als ein personalwirtschaftliches Instrument verstanden wird. In beiden Dimensionen ist moderne Zeitwirtschaft eine wichtige Voraussetzung für Effektivität und Wirtschaftlichkeit der Unternehmenstätigkeit.

Was ist Zeitwirtschaft?

Jedoch kann der produktionsfokussierte Ansatz der Zeitwirtschaft auch auf andere betriebliche Prozesse übertragen werden. Für ein Projekt werden dann beispielsweise Start- und Endpunkte sowie Zwischentermine definiert. Die einzelnen Arbeitsaufgaben werden im Hinblick auf den dafür erforderlichen Zeitaufwand, die Durchlaufzeit, analysiert. Die Summe der einzelnen Durchlaufzeiten beschreibt den Zeitaufwand für das vollständige Projekt oder die Leistungen für einen bestimmten Kunden. Die Analyse liefert Informationen darüber, an welchen Punkten und bei welchen Tätigkeiten es möglich ist Zeit einzusparen, welche Arbeits- oder Projektschritte mehr Zeit erfordern und an welchen Stellen mehr oder weniger Personal benötigt wird. Daneben orientieren sich Unternehmen bei der Zeitwirtschaft an Erfahrungswerten. Zusammen mit den Analysedaten werden Ist-Zeiten und Soll-Werte für den Zeitaufwand für einen Auftrag, einen Prozess oder ein Projekt ermittelt, so dass bei Abweichungen schnelles Reagieren möglich ist und zukünftige Aufträge an die so gewonnenen Zeit- und Kapazitätsvorgaben angepasst werden können. Ebenso kann die Arbeitszeit der Mitarbeiter in die Zeitwirtschaft einbezogen werden, die dann auch wesentliche Informationen für die Personaleinsatzplanung liefert. In der Produktion sowie im Auftrags- und Projektmanagement werden zusätzlich die Gründe für einen Mehrbedarf an Zeit analysiert: Benötigen Mitarbeiter in ihrer Arbeitstätigkeit Unterstützung? Können Prozessschritte effizienter gestaltet werden? Stehen alle wichtigen Ressourcen zur Verfügung?

In der Wirtschaftstheorie wird Zeitwirtschaft als die zeitliche Terminierung von Fertigungsaufträgen definiert, um Termine und Kapazitäten zu erfassen. Hiermit ist sie vor allem für Produktionsprozesse relevant. Sie erfolgt in drei aufeinanderfolgenden Schritten: Durchlaufterminierung, Kapazitätsplanung sowie Kapazitätsabgleich. Der zentrale zeitwirtschaftliche Begriff ist die Durchlaufzeit.

Im Personalbereich ist die Zeitwirtschaft dagegen ein Instrument, um die An- und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter lückenlos zu erfassen und zu verwalten. Pro Arbeitstag werden Beginn und Ende der Arbeitszeit, die geleisteten Arbeitsstunden sowie die Pausen festgehalten. Arbeitsstunden und Abwesenheiten der individuellen Mitarbeiter können abhängig vom Arbeitszeitmodell bestimmten Zeitkonten zugewiesen werden. Mit der richtigen Zeiterfassungssoftware können so Fehlzeiten und Abwesenheiten, sowie Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst und dokumentiert werden. Je nach dem welche Arbeitszeitmodelle angeboten werden, können Mitarbeiter so anhand ihrer Ist-Zeiten ihre Zeitkonten, bzw. Zeitsalden verwalten. Dabei werden die realen Zeitdaten mit den Soll-Zeiten verrechnet. Pausenzeiten, Urlaubsverwaltung und Zuschläge für Arbeit an Sonn- oder Feiertagen sollten bei einer modernen Zeitwirtschaft ebenso berücksichtigt werden.

Was sind die Aufgaben der Zeitwirtschaft?

Die übergreifende Aufgabe der Zeitwirtschaft besteht in einem nachhaltigen Workforce Management was eine gute Personaleinsatzplanung mit einbezieht. So wird die wirtschaftliche Leistungskraft und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gestärkt.

Die Voraussetzung für eine effiziente Zeitwirtschaft im Produktions-, Auftrags- und Projektmanagement, ebenso wie im Personalbereich ist eine effiziente Arbeitszeiterfassung. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil der Zeitwirtschaft und für alle Unternehmen von Bedeutung. Zeitwirtschaft und Arbeitszeiterfassung haben im Detail die folgenden Aufgaben zu erfüllen:

  • Managementunterstützung für die Projektplanung und Umsetzung von Produktionsprozessen, der Erledigung von Einzelaufträgen und Projekten
  • Bereitstellung von Daten für das Workforce-Management (Personaleinsatzplanung, Personalplanung und Personalentwicklung)
  • Schaffung der Grundlagen für die Gestaltung der Arbeitszeit in einem Unternehmen sowie für die Realisierung flexibler Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Homeoffice oder mobile Arbeit
  • Dokumentation der gesetzlichen Vorschriften im Hinblick auf Arbeitszeit (z.B. Zuschläge an Feiertagen) und Pausenzeiten.

Für die Erfassung der Arbeitszeit im Rahmen der Zeitwirtschaft können verschiedene Methoden zum Einsatz kommen:

  • Manuelle Zeiterfassung durch digitale Stundenzettel
  • Zentralisierte digitale Arbeitszeiterfassung an einem Terminal

Moderne Zeitwirtschaft kombiniert diese beiden Methoden bei einer Individuellen Arbeitszeiterfassung am PC oder auf Mobilgeräten durch Zeiterfassungssoftware oder eine Zeiterfassungs-App. Auf eine Zeiterfassung mit Excel sollte auf jedem Fall verzichtet werden, da dies nicht offiziell als konforme Dokumentation der Arbeits- und Pausenzeit entspricht und nicht als Nachweis gilt. Am besten, man greift auf ein Zeitwirtschaftssystem eines Drittanbieters zurück, die Experten in diesem Gebiet sind.

Eine exakte Arbeitszeiterfassung ist sowohl für die Produktions-, Auftrags- und Projektplanung als auch für die Personalwirtschaft von Bedeutung. Für betriebliche Prozesse und Projekte ermöglicht sie die Ermittlung der Durchlaufzeit, bis das anvisierte Arbeits- oder Projektergebnis vorliegt. Im Personalwesen bildet sie die Grundlage für zahlreiche personalwirtschaftliche Anforderungen von der Personalabrechnung und Urlaubsverwaltung bis zur Planung von Neueinstellungen, Personalentwicklungsmaßnahmen oder einer Reduktion der Mitarbeiterzahl.

Eine moderne digitalisierte Zeitwirtschaft und Zeiterfassung ist den vordigitalen Methoden (physische Stundenzettel und Excel) grundsätzlich vorzuziehen Mitarbeiter, die über keinen individuellen PC-Arbeitsplatz verfügen, können in die digitale Zeiterfassung mittels Smartphones und mobilen Apps heute problemlos eingebunden werden. Durch die umfassende Verfügbarkeit von Zeitdaten wird durch ein digitales Zeiterfassungs- und Zeitwirtschaftssystem auch die operative und strategische Planung des Unternehmens unterstützt, da hierdurch die Grundlage für Auswertungen, Reportings und die Nutzung von KPIs in der Zeitwirtschaft gegeben ist.

Was ist das Ziel der Zeitwirtschaft?

Das Ziel der Zeitwirtschaft besteht darin, die Produktivität des Unternehmens zu erhöhen. Hierzu leisten verschiedene Faktoren einen Beitrag. Durch zeitwirtschaftliche Maßnahmen ist es möglich, für Aufträge und Projekte realistische Zeit- und Terminpläne zu erstellen. Die Zeitwirtschaft ist damit eine wichtige Grundlage für die wirtschaftliche und bedarfsgerechte Planung von zeitlichen, personellen und materiellen Ressourcen und Kapazitäten.

Gleichzeitig leistet die Zeitwirtschaft einen wesentlichen Beitrag zur Motivation und zur Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter. Beispielsweise ist sie eine wesentliche Voraussetzung für die Realisierung flexibler Arbeitszeitmodelle und damit für das individuelle Zeitmanagement. Für Unternehmen sind Zeitwirtschaft und Zeiterfassung auch wichtig, um ihren rechtlichen Verpflichtungen zur Gestaltung und zur Dokumentation der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nachzukommen. Digitale Zeiterfassungssysteme ermöglichen heute eine Arbeitszeiterfassung ohne hohen Aufwand. Sie leisten damit einen wichtigen Beitrag für eine effiziente Zeitwirtschaft sowie für Flexibilität, Transparenz und Prozessoptimierungen im Unternehmen.

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