Heute will ich mich mit Ihnen mal über gesunde Projektorganisation unterhalten - auch als Projektverwaltung und Projektmanagement bekannt.
Projektmanagement. Das ist ja eigentlich schon wieder eines dieser Unworte aus der Business-Szene – und erst die Auswüchse die daraus entstehen! Waren Sie auch schon mal Teilprojektleiterin oder Projektassistent und haben sich am Kick-Off Meeting mit ihren Projektpartnern auf Meilensteine, Scrum oder agiles Projektmanagement angestossen? Ja? Dann wissen Sie: Gute Projektorganisation ist alles. Nein? Dann wird es vielleicht Zeit, sich mit solchen Dingen auseinanderzusetzen.
Projektorganisation leicht gemacht
Aber keine Angst. Man muss nicht unbedingt mit lustigen Fachwörtern um sich schmeissen, um Projekte sicher an ihr Ziel zu bringen: Gute Projektorganisation nicht als gesunder Menschenverstand – und die Fähigkeit, die Zukunft und die Gegenwart unter einen Hut zu bringen. Und dabei helfe ich Ihnen sehr gerne. Denn ich habe schon erfolgreich Projekte organisiert, bevor Sie so genannt wurden. Was denken Sie, wie die vielen Geheimmissionen meiner Arbeitgeber geendet hätten ohne mich? Eben.
Mission oder Projekt – der Nervenkitzel ist ja im Prinzip der gleiche. Denken Sie nur an die Begeisterung am genannten Kick-Off Meeting, die Durststecken und Krisen zwischendurch und die Erleichterung und der Stolz, wenn es geschafft ist. Das ist das Schöne an einem Projekt: Es ist Team-Arbeit. Jeder und jede trägt das bei, was er oder sie am besten kann – und alle zusammen erfüllen die Mission Projekt. Damit das gelingt, sind Organisation und Kommunikation das A und O. Und dabei kann ich Ihnen helfen.
Kommunikation
Mit zistemo können Sie und ihr Team sich problemlos über alles unterhalten – unabhängig von Zeit und Ort, von allen Geräten aus. Sie sind am Segeln auf dem Atlantik? Kein Problem. Sobald Sie Internetzugang haben, können Sie Unterhaltungen mitverfolgen und sich einklinken, wo es nötig ist. Wenn Sie Ihre Ruhe wollen, schalten Sie einfach ab und rufen die Informationen dann ab, wenn Sie wieder bereit sind. Und weil sich Projekte sich meist über einen längeren Zeitraum erstrecken, können Unterhaltungen schnell und einfach den richtigen Aufgaben zugeordnet werden. Damit Sie in einem Jahr nicht wieder über dieselben Dinge diskutieren müssen.
Ziele und Meilensteine
Jeder Mensch braucht Ziele – und ein Projekt erst recht. Damit die Mission Projekt gelingt, reicht ein einziges Ziel am Ende nicht: Es müssen Meilensteine, Zwischenziele und wichtige Aufgaben festgelegt werden. Das erleichtert die Kommunikation und steigert die Motivation von allen Beteiligten. Darum können Sie mit zistemo ihr Projekt schnell und einfach in Aufgaben unterteilen, einen Zeitraum festlegen und diese Aufgaben Mitarbeitern zuordnen. Und weil Projekte ja bekanntlich agil sind, können Sie diese Aufgaben auch immer wieder anpassen und ändern. Vergessen Sie das wöchentliche Scrum-Meeting: Im zistemo Cockpit sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben Probleme bereiten und welche problemlos erfüllt wurden. Damit Sie und Ihr Team jederzeit die richtigen Entscheidungen treffen können.
Zeitmanagement
Ein gutes Zeitmanagement ist unabdingbar für das Gelingen der Mission Projekt. Darum bietet zistemo eine klare Übersicht über den Verlauf ihrer Projekte und der einzelnen Aufgaben. So haben Sie den Projektplan immer im Griff. Natürlich sehen Sie mit der zistemo Zeiterfassung nicht nur, welche Aufgaben wie viel Zeit in Anspruch nehmen. Sondern Sie sehen detailliert, wer wann und wie lange an einer Aufgabe gearbeitet hat. Denn mit dem automatischen Timer können sich Ihre Mitarbeiter schnell und einfach ihre Arbeitszeit erfassen und einer Aufgabe zuordnen. Wann auch immer, wo auch immer und von jedem Gerät aus. Natürlich lassen sich diese Angaben auch manuell eingeben und ändern – man kann ja schliesslich nicht jedes Telefongespräch gleich mitloggen. So haben Sie den Personalaufwand für die verschiedenen Aufgaben immer im Griff.
Teamorganisation
Mit der zistemo Zeiterfassung können Sie nicht nur die Aufgaben auf die Sekunde genau mitverfolgen, sondern auch die Fortschritte Ihre Mitarbeiter. So sehen Sie, für welche Aufgaben Ihre Mitarbeiter wirklich Zeit brauchen. Vielleicht benötigt der Texter viel Zeit mit Suchen nach SEO-Stichworten anstatt gute Texte zu schreiben. Vielleicht schreibt der Grafiker auf einmal die besseren Texte, und das Personalmanagement arbeitet am Logo mit. Und vielleicht macht es auf einmal Sinn, die Teams anders zu organisieren. Ein Projekt ist nur so gut wie sein Team – und damit ein Team auch Krisen meisten kann, braucht es eine gute Führung und Kommunikationskultur. Mit zistemo haben Sie all das in Einem – und noch viel mehr.
Budgetkontrolle
Kennen Sie das? Ihr Team ist voll motiviert, will eine Aufgabe anpacken – und dann kommt die universelle Spassbremse: Das Budget. Die Mission Projekt scheitert oft daran, dass das Geld vor der Mission zu Ende ist, und die Mission entweder unerfüllt beendet wird oder (und das halte ich für die grössere Sünde) mehr schlecht als recht ans Ende gehievt wird. Halbbatzig nennen das die Schweizer, wenn etwas Halbfertiges als vollendet erklärt wird: Nur einen halben Batzen wert. Und ich finde, damit haben sie Recht. Ein Projekt, das am Budget scheitert, ist nicht viel wert – weder für den Kunden noch für Sie und Ihr Team. Damit das nicht geschieht, bietet zistemo die volle Kontrolle über das Budget: Sie sehen Spesen und Personalaufwand jederzeit in Echtzeit, wenn Sie wollen detailliert unterteilt in einzelne Aufgaben. Und das Beste daran: Ein Klick, und aus Arbeitszeit wird eine Rechnung.
Rechnungen und Offerten
Weil zistemo jede Aufgabe einem Projekt und jedes Projekt einem Kunden zuordnet, können Sie jede erfasst Sekunde und alle Ausgaben in Rechnung stellen. Sofort, immer und überall. Im zistemo Rechnungswesen sehen Sie schnell und einfach, welche Rechnungen offen sind und welche bezahlt. Und natürlich können Sie aus einer Offerte schnell und einfach eine Rechnung erstellen – professioneller geht es nicht. Sie sehen, wie präzise die Offerte war und können die Rechnung entsprechend anpassen. Ihre Kunden können Sie direkt mit dem Rechnungsversand über Änderungen informieren, und alle Diskussionen dazu werden zentral mit der Rechnung zusammen abgespeichert. Damit sich allfällige Probleme schnell klären lassen – und nachhaltige Kundenbeziehungen entstehen können.
Mission Projekt erfüllt?
Nun, wenn Sie alle Projektziele erreicht, das Budget eingehalten und die Mission Projekt erfüllt haben, braucht es nur noch eines: Lassen Sie die Korken knallen! Feiern Sie mit Ihrem Team was das Zeug hält. Denn eines ist klar: Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Und vielleicht sind es ja auch mehrere Projekte gleichzeitig? Kein Problem – ich helfe Ihnen dabei. Im zistemo Cockpit haben Sie Projektziele, Finanzen und Personal im Blick. So sind Sie und Ihre Crew jederzeit startklar. Denn das ist das Schönste an der Mission Projekt: Alle arbeiten gemeinsam auf ein Ziel. Ihr Ziel.
Viel Erfolg und guten Flug!
Herzlich
