Eine Stempeluhr ist ein Instrument zur Zeiterfassung. Sie weist die Anwesenheit der Mitarbeiter im Unternehmen aus. Erfunden wurde sie als sogenannte Stechuhr im 19. Jahrhundert. Heute werden in den meisten Unternehmen digitale Stempeluhren oder Zeiterfassungssysteme eingesetzt.
Wie funktioniert eine Stempeluhr?
Die Aufgabe einer Stempeluhr besteht darin, den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende der Mitarbeiter aufzuzeichnen. Eine frühe Form eines solchen Zeiterfassungssystems wurde bereits 1797/98 verwendet, um die Arbeitszeiten der Beamten der Bayrischen Staatskanzlei zu erfassen. Sie mussten dafür ihre Dienstmarken in ein Gerät einwerfen, das mit sich drehenden Fächern ausgestattet war. Größere Bedeutung gewann die Zeiterfassung im Zuge der Industrialisierung im 19. Jahrhundert. Sie wurde allerdings vorerst noch auf manuellem Wege vorgenommen. Entweder hängten die Arbeiter Marken mit ihrer Personalnummern an Bretter oder Vorgesetzte schrieben ihre Arbeitszeiten auf.
Ende des 19. Jahrhunderts kamen die ersten echten Stempeluhren auf den Markt, die eine systematische Zeiterfassung unterstützten. Das bekannteste Modell war die sogenannte Bundy Clock – eine mechanische Stempeluhr, die 1888 von Willard Bundy in den USA erfunden wurde. Zur Erfassung der Arbeitszeit dienten Stempelkarten, auf denen aufgezeichnet wurde, wann die Arbeiter in der Firma eintrafen und sie wieder verließen. Spätere Stempeluhren waren mit Lochkarten, einem Farbband und einem Hebelmechanismus ausgestattet. Beim Kommen und Gehen wurde der Zeiger der Stechuhr durch den jeweiligen Mitarbeiter auf seine Personalnummer gestellt. Ein Dorn unter dem Zeiger stach in das Loch, das zur jeweiligen Personalnummer gehörte. Hierdurch wurde ein Hebelmechanismus ausgelöst, um die Zeitstempelung auf dem Papierstreifen im Inneren der Geräte vorzunehmen. Dieses Funktionsprinzip gab der Stechuhr ihren Namen.
Was ist elektronische Zeiterfassung?
Seit den 1980er Jahren wurden die mechanischen Stechuhren durch elektronische Stempeluhren abgelöst. Eine Chipkarte wurde durch ein Lesegerät gezogen, anschließend wurden die Zeitdaten an das Computersystem der Personalabteilung übermittelt. In einigen Unternehmen werden diese Systeme bis heute angewendet, sind allerdings inzwischen nicht mehr zeitgemäß. Die Funktion der Stempeluhr übernehmen heute digitale Zeiterfassungssysteme. Allerdings sind sie bis heute nicht in allen Unternehmen Standard. Vor allem Kleinbetriebe realisieren ihre Arbeitszeiterfassung nach wie vor manuell durch Stundenzettel oder Excel-Tabellen. Wirklich praktikabel sind solche Methoden jedoch nicht, da sie fehleranfällig und zeitaufwändig sind.
Eine moderne elektronische Zeiterfassung ist mit digitalen Stempeluhren möglich, die in drei Varianten zur Verfügung stehen – als Kiosksystem, Zeiterfassungssoftware auf Desktop-PCs oder als mobiles Zeiterfassungssystem. Moderne Anbieter für Zeiterfassung wie zistemo bieten alle Varianten an.
Kiosksystem
Bei einem Kiosksystem handelt es sich um ortsgebundene Zeiterfassungssysteme. In der Regel befinden sie sich in der Umgebung des Mitarbeitereingangs. Sie sind beispielsweise für Unternehmen oder Bereiche praktikabel, in denen nicht alle Mitarbeiter über einen Computerarbeitsplatz verfügen. Zur Zeiterfassung dienen unterschiedliche Verfahren: Die digitale Stempeluhr scannt eine Stempelkarte oder einen RFID-Chip. Einige Geräte verlangen von den Mitarbeitern stattdessen einen Fingerabdruck. Nachteilig bei klassischen Kiosksystemen ist, dass die Personalabteilung auch die Ausgabe und Erneuerung der Karten oder Chips verwalten muss. Der Zeiterfassung via Fingerabdruck stehen viele Arbeitnehmer aus Datenschutzgründen skeptisch gegenüber.
Neuere Systeme erfassen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter deshalb mit QR-Code oder PIN. Hierdurch sinkt gleichzeitig der technische Aufwand für die Zeiterfassung, da hierfür theoretisch ein handelsübliches Tablet ausreicht, das mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist.
Stempeln am PC
Zur Zeiterfassung an Desktop-PCs ist eine Zeiterfassungssoftware nötig, die dezentral auf den einzelnen Rechnern oder browserbasiert im Intranet verfügbar ist. Die Mitarbeiter geben den Beginn und das Ende ihrer Arbeitszeit in das digitale Zeiterfassungssystem ein. Auch Pausenzeiten und andere Abwesenheiten lassen sich auf diesem Weg erfassen. Physisches Abstempeln oder eine zentrale Zeiterfassung sind bei dieser Methode nicht mehr nötig.
Mobile Zeiterfassung
Inzwischen verfügen so gut wie alle Mitarbeiter über Smartphones – dabei kann es sich um Dienstgeräte oder private Telefone handeln. Die Zeiterfassung erfolgt über eine mobile App und wird ebenso wie bei Desktop-Lösungen durch den Mitarbeiter eigenständig vorgenommen. Bei einigen Systemen zur mobilen Zeiterfassung ist keine spezielle App erforderlich. Die Eingabe der Arbeits- und Pausenzeiten wird im Browser in einer für Mobilgeräte optimierten Ansicht vorgenommen. Durch die mobile Zeiterfassung lassen sich auch die Arbeitszeiten von Mitarbeitern im Außendienst oder im Homeoffice zuverlässig und lückenlos erfassen.
Ist eine Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?
In Deutschland ist bisher keine lückenlose Zeiterfassung vorgeschrieben. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) schreibt lediglich die lückenlose Aufzeichnung von Überstunden vor. Ausnahmen gelten für Mitarbeiter, die für ihre Arbeit Mindestlohn erhalten und für Branchen, die dem Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit (SchwarzArbG) unterliegen. In diesen Fällen ist der Arbeitgeber verpflichtet, mindestens einmal wöchentlich Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die Pausenzeiten im Rahmen einer umfassenden Zeiterfassung dokumentieren.
Durch ein Grundsatzurteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) wird sich die Gesetzeslage jedoch in absehbarer Zeit verändern. Das höchste europäische Gericht hat bereits im Jahr 2019 entschieden, dass alle Unternehmen in den Staaten der Europäischen Union künftig zu einer lückenlosen Arbeitszeitdokumentation verpflichtet sind. Das Urteil zielt darauf ab, Arbeitnehmerrechte im Hinblick auf die Einhaltung von gesetzlich vorgegebenen Arbeitszeitgrenzen zu stärken. Von den Mitgliedsstaaten ist diese Vorgabe in nationales Recht zu übertragen. Spätestens jetzt stehen Unternehmen daher vor der Aufgabe, zuverlässige Zeiterfassungssysteme einzuführen.
Wie können Sie eine Stempeluhr im Büro einrichten?
Eine Stempeluhr – oder besser ein digitales Zeiterfassungssystem – lässt sich im Büro ohne großen Aufwand einrichten. Da Büroarbeitsplätze heute grundsätzlich mit Computern ausgestattet sind und die Mitarbeiter fast ausnahmslos auch Smartphones nutzen, ist ein Kiosksystem im Regelfall dafür nicht erforderlich. Relevant für die Dokumentation der Arbeits- und Pausenzeiten im Büro sind heute vor allem Zeiterfassungssysteme auf dem Arbeitscomputer oder auch Mobilsystemen. Solche Varianten der Stempeluhr lassen sich auch problemlos im Homeoffice nutzen.
Was kostet eine Stempeluhr?
Unternehmen, die für die Dokumentation der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter keine dezentral verfügbare Zeiterfassungssoftware nutzen wollen, finden auf dem Markt eine größere Auswahl an digitalen Stempeluhren, um ein Kiosksystem einzurichten. Die Preise dafür gestalten sich sehr unterschiedlich. Ausschlaggebend für die Preisgestaltung solcher Zeiterfassungsgeräte sind beispielsweise die folgenden Faktoren:
- Tägliche Stempel- und Speicherkapazität – Höchstzahl der Buchungen
- Leistungsumfang der Stempeluhr – beispielsweise Zutrittskontrolle, Projektzeiterfassung oder Betriebsdatenerfassung
- Buchungsleistungen – Kommt/Geht, Pause, weitere Abwesenheitsgründe
- Erfassungsmedien – Biometrie/Fingerabdruck, RFID-Chip etc.
- Anzahl der Schnittstellen zu anderen Systemen
- Integration einer Rechenfunktion zur Datenaggregation für Arbeitszeitverwaltung, Lohnabrechnung und für Analysen
- Ausstattung von Tastatur und Display.
Die Einstiegspreise für eine Stempeluhr, die sich für Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern eignet, liegen bei etwa 500 Euro. In der Regel werden pro Mitarbeiter beliebig viele Stempelungen unterstützt. Nach jeder Buchung können die Anwesenheitszeit und das Gesamtergebnis über einen definierten Zeitraum ausgedruckt werden. Je nach Ausstattung der Erfassungsart - QR-Code, RFID-Chip oder Fingerabdruck - können die Kosten variieren.
Allerdings kann die Installation einer Stempeluhr weitere Kosten verursachen, da für die Zeiterfassung in die Anschaffung eines Komplettsystems nötig ist, das mindestens für die gängigsten Aufgaben der Zeitdokumentation und gegebenenfalls auch der Zutrittskontrolle geeignet ist. Neben dem Zeiterfassungsterminal sind hierfür diverse technische Komponenten und eine Zeiterfassungssoftware nötig. Der Gesamtpreis für ein On-Premises-Basissystem inkl. Stempeluhr liegt bei etwa 1.500 Euro. Zusätzlich muss man hier auch mit Wartungskosten für z.B. Softwareupdates rechnen.
Deutlich besser sind dezentrale Zeiterfassungssysteme in Cloud wie z.B. zistemo, für die keine aufwändigen Hardware-Installationen nötig sind. Software-as-a-Service-Angebote folgen in der Regel einem modularen Aufbau – Unternehmen wählen somit aus, welche Funktionen für sie wichtig sind. Abonnements für solche Apps und Zeiterfassungsprogramme können zu günstigen Konditionen erworben werden. Der durchschnittliche Preis für unverzichtbare Basismodule liegt bei etwa 50 Euro monatlich. Grundsätzlich sind auch unternehmensindividuelle Konfigurationen möglich.
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Wieviel kostet eine Stempeluhr mit Quarz-Zeitmessung?
Eine Stempeluhr mit Quarz-Zeitmessung gibt es in einer Preisspanne zwischen 320 Euro und 450 Euro – allerdings nur für die Stempeluhr nicht für ein Komplettsystem. Stempeluhren mit Quarz-Zeitmessung werden von Fachhändlern für Büroelektronik und Bürobedarf, aber auch von IT-Händlern angeboten.
Wie ist die Arbeitsteilung zwischen der Zeit- und der Stempeluhr?
Die Stempeluhr dient unabhängig vom verwendeten Modell ausschließlich der Zeiterfassung der individuellen Mitarbeiter. Die Zeituhr – definiert als das Gesamtsystem zur Zeiterfassung – erzeugt auswertungsfähige Datensätze. Hierdurch sind eine langfristige aggregierte Arbeitszeitdokumentation – beispielsweise für Gleitzeit und andere flexible Arbeitszeitmodelle – sowie interne Auswertungen zur Arbeitszeitgestaltung möglich.
Wie lange ist die Lebensdauer einer Stempeluhr?
Die Lebensdauer moderner digitaler Stempeluhren ist sehr lang und kann den Zeitraum von zehn Jahren deutlich überschreiten. Sehr wahrscheinlich wird die Hardware irgendwann ausgetauscht, weil das Gesamtsystem überaltert ist und nicht mehr den aktuellen Unternehmensanforderungen entspricht. Rein digitale Zeiterfassungssysteme haben eine praktisch unbegrenzte Lebensdauer, solange regelmäßige Software-Updates vorgenommen werden.
