Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung ist Bestandteil der Personalplanung von Unternehmen. Sie ist darauf gerichtet, den erforderlichen Bedarf an Mitarbeitern anhand von qualitativen und quantitativen Kriterien zu ermitteln.

Was ist Personalbedarfsplanung?

Die Personalbedarfsplanung umfasst alle Mittel und Maßnahmen, um den quantitativen und qualitativen Personalplanung eines Unternehmens zu ermitteln. Erfasst werden dabei sowohl der aktuelle als auch der zukünftige Personalbedarf. Hierbei werden kurz-, mittel und langfristige Szenarien des Personalbedarfs berücksichtigt. In den Bereich der Personalbedarfsplanung fallen die Planung des quantitativen Personalbedarfs, die Planung der im Unternehmen benötigten Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeiter sowie die zeitliche und örtliche Personaleinsatzplanung.

Welche Aufgaben und Ziele erfüllt die Personalbedarfsplanung?

Das grundsätzliche Ziel der Personalbedarfsplanung besteht darin, in allen Unternehmensbereichen zu jedem Zeitpunkt das benötigte Personal mit den passenden Qualifikationen bereitzustellen. Aufgabe der Personalbedarfsplanung ist die Sicherstellung der personellen Ressourcen für die operative Leistungserbringung und die langfristige Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Hierfür wird das Potenzial der Mitarbeiter definiert, das für eine erfolgreiche und betriebswirtschaftlich sinnvolle Durchführung der Unternehmenstätigkeit erforderlich ist. Zu berücksichtigen sind dabei quantitative und qualitative Aspekte:

• Im Rahmen der quantitativen Personalbedarfsplanung wird ermittelt, welche Anzahl von Mitarbeitenden zur Bewältigung des vorhandenen Arbeitsvolumens nötig ist.
• Die qualitative Personalbedarfsplanung bezieht sich zur Leistungserbringung erforderlichen Qualifikationen.

In beiden Dimensionen der Personalbedarfsplanung wird der Ist-Zustand dem angestrebten Sollzustand gegenübergestellt. Quantitativer Personalbedarf kann durch interne Versetzungen, Neueinstellungen, den Rückgriff auf Leiharbeiter oder Outsourcing gedeckt werden. Bei qualitativem Personalbedarf kommen Maßnahmen der Personalentwicklung sowie Neueinstellungen in Frage.

Auf den Personalbedarf eines Unternehmens wirken sich unterschiedliche Faktoren aus. Hierzu gehören saisonale und konjunkturelle Schwankungen, vor allem aber der demografische Wandel, dessen Bewältigung eine langfristige und strategisch ausgerichtete Personalbedarfsplanung erfordert.

Welche Arten von Personalbedarf sind von Bedeutung?

Der Personalbedarf eines Unternehmens unterteilt sich in unterschiedliche Arten, die in der Personalbedarfsplanung berücksichtigt werden müssen. Relevant sind hier die folgenden Komponenten:

Einsatzbedarf

Der Einsatzbedarf ist der quantitative Bedarf an Arbeitskräften zur Bewältigung des jeweils vorhandenen Arbeitsvolumens. Ausfälle durch Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheitszeiten werden in diesen Wert nicht eingerechnet.

Reservebedarf

Der Reservebedarf ergänzt den Einsatzbedarf, um geplante oder kurzfristige Ausfälle von Arbeitskräften zu kompensieren, ohne die aktiven Mitarbeitenden durch Mehrarbeit zu stark zu belasten. Berechnungsgrundlagen für den Reservebedarf sind die durchschnittlichen Fehlzeiten im Unternehmen, aber auch Erfahrungswerte.

Ersatzbedarf

Die Ermittlung des Ersatzbedarfs ist ein Bestandteil der mittel- und langfristigen Personalbedarfsplanung. Er bezieht sich auf voraussichtliche Abgänge von Mitarbeitenden durch Übergang in den Ruhestand oder Kündigung. Der Wert für den Ersatzbedarf gibt somit Auskunft über den Bedarf für neue Mitarbeiter.

Neubedarf

Ein Neubedarf an Arbeitskräften ergibt sich beispielsweise aus organisatorischen Erweiterungen, neuen Arbeitsaufgaben oder Kapazitätserweiterungen. Zu seiner Deckung sind in der Regel Neueinstellungen und somit Maßnahmen der Personalbeschaffung nötig. Es gibt also auch hier einen Bedarf an neue Mitarbeiter In bestimmten Fällen lässt sich diese Form des Personalbedarfs auch durch interne Umstrukturierungen und Personalentwicklungsmaßnahmen decken.

Zusatzbedarf

Zusatzbedarf entsteht durch Auftragsspitzen oder saisonale Anforderungen. Aufgrund von Erfahrungswerten ist er zum Zeil längerfristig planbar, kann jedoch auch kurzfristig entstehen.

Minderbedarf

Minderbedarf und damit Freistellungsbedarf ist gegeben, wenn der Ist-Personalbestand einen angestrebten Sollwert überschreitet. Solche Personalüberhänge können durch flexible Arbeitszeitmodelle, Versetzungen, arbeitsorganisatorische Maßnahmen oder Entlassungen bewältigt werden.

Wie wird der Personalbedarf berechnet?

Relevante Größen für die Ermittlung des Personalbedarfs sind der Brutto-Personalbedarf, der fortgeschriebene Personalbestand sowie der Nettobedarf an Personal.

Der Brutto-Personalbedarf beschreibt den Soll-Bestand für eine bestimmten Planungszeitraum. Er ist die Summe aus Einsatzbedarf und Reservebedarf. Ermittelt wird er oft im Rahmen von Schätzverfahren und auf der Basis von Erfahrungswerten, in denen unter anderem die zu erwartenden Fluktuationen in den einzelnen Unternehmensbereichen und Abteilungen berücksichtigt werden. Durch Addition der Schätzwerte für die Teilbereiche wird der Brutto-Personalbedarf der Gesamtorganisation ermittelt. Exakter ist die Ermittlung des Brutto-Personalbedarfs durch Kennzahlenmethoden. Dabei wird jeweils eine Beziehung zwischen bestimmten Bezugsgrößen und dem daraus resultierenden Personalbedarf hergestellt. Solche Bezugsgrößen sind beispielsweise Produktions- und Auslieferungsmengen, Arbeitsproduktivität, Kundenanfragen und Auftragsvolumen oder Umsatzdaten. Veränderungen der Bezugsgrößen ermöglichen die Berechnung des Personalbedarfs.

Als ein Rechenbeispiel:

Ein Unternehmen plant die Produktion von 500 Produkteinheiten (PE). Für jede Einheit ist eine Produktionszeit von 15 Stunden vorgesehen. Die durchschnittliche monatliche Arbeitszeit pro Mitarbeiter beläuft sich auf 168 Stunden. Die durchschnittlichen Ausfallquoten pro Monat liegen bei 15 Prozent. Der Brutto-Personalbedarf (BP) wird folgendermaßen ermittelt:

Personalbedarf ohne Fehlzeiten: (500 PE x 15) / 168 = 44,64 Mitarbeiter

Personalbedarf mit Fehlzeiten: (44,64 / 100) x 15 = 6,70 Mitarbeiter

Soll-Personalbedarf: 44.64 + 6,9 = 51,34 Mitarbeiter.

Im Rahmen des Planungsprozesses wird der Soll-Personalbedarf mit dem tatsächlichen Bestand an Mitarbeitern unter Berücksichtigung von Zu- und Abgängen verglichen, um Personalüberhänge oder Unterdeckungen zu erkennen.

• Der fortgeschriebene Personalbestand wird errechnet, indem für einen jeweils konkreten Planungshorizont zum Ist-Bestand an Personal bereits feststehende Personalzugänge addiert und zu erwartende Personalabgänge abgezogen werden.
• Der Netto-Personalbedarf beschreibt den optimalen Personalbestand eines Unternehmens. Wie er ermittelt wird und welche Konsequenzen sich aus diesem Wert ergeben, ist Gegenstand des folgenden Abschnitts.

Wie wird der Netto-Personalbedarf ermittelt und welche Maßnahmen ergeben sich daraus?

Der Netto-Personalbedarf wird auf der Basis eines Soll-Ist-Vergleichs ermittelt. Dabei wird der Soll-Personalbestand dem tatsächlich vorhandenen Personalbestand gegenübergestellt. Berechnet wird er durch Subtraktion des fortgeschriebenen Personalbestands (FP) vom Brutto-Personalbedarf  (BP) – die entsprechende Rechenformel lautet also:

Netto-Personalbedarf = BP – FP

Wenn der Soll-Personalbestand/Brutto-Personalbedarf höher ist als der Ist-Bestand, liegt eine Unterdeckung vor (Netto-Personalbedarf > 0).

Wenn der Soll-Personalbestand/Brutto-Personalbedarf geringer ist als der Ist-Bestand, handelt es sich um eine Überdeckung (Netto-Personalbedarf < 0).

Der optimale Personalbestand eines Unternehmens ist somit bei einem Netto-Personalbedarf von 0 gegeben. Unterdeckungen erfordern Maßnahmen der Personalbeschaffung und gegebenenfalls auch der Personalentwicklung. Bei Überdeckungen muss die Personalbedarfsplanung zumindest mittel- und langfristig mit Personalfreisetzungen kalkulieren.

Qualitative vs. quantitative Personalbedarfsplanung

In der Praxis kann der quantitative Personalbedarf nicht bestimmt werden, ohne dabei qualitative Aspekte zu berücksichtigen. Eine rein quantitative Betrachtungsweise reicht nur dann aus, wenn es um die Planung des Personalbedarfs von Mitarbeitern mit identischen Leistungs- und Qualifikationsanforderungen geht. Den quantitativen Personalbedarf ermittelt man mit der Kennzahlenmethode. Dabei wird ein quantitativer Bedarf auf Basis von Werten aus der Vergangenheit ermittelt.

• Arbeitsproduktivität
• Umsatz je Mitarbeitenden pro Monat
• Anzahl der Kunden
• Anzahl der Kundenaufträge

Der qualitative Personalbedarf wird in drei Schritten ermittelt:

• Definition der Leistungen, die künftige Mitarbeiter erbringen sollen
• Beschreibung der Anforderungsprofile für diese Mitarbeiter
• Ableitung der Qualifikationen und sonstiger Kompetenzen, die zur Erfüllung dieser Anforderungsprofile nötig sind.

Orientierung bei für eine qualitative Personalbedarfsermittlung geben unter anderem Organisationspläne und Stellenbeschreibungen. Unternehmen definieren damit ihre Kriterien für die Personalbeschaffung auf dem Arbeitsmarkt sowie für ihre interne Personalentwicklung. Es wird also ein Anforderungsprofil definiert, dieses kann bei Bedarf auch für neuen Mitarbeiter definiert werden. Die qualitative Personalbedarfsplanung gibt Auskunft über den zukünftigen Personalbedarf.

Was muss beim Personalbedarf berücksichtigt werden?

Bestandteile der kompletten Personalplanung eines Unternehmens sind neben der Personalbedarfsplanung die folgenden Arbeits- und Planungsfelder:

• Personalbestandsplanung
• Personalbeschaffung
• Personalfreisetzungsplanung
• Personalentwicklung
• Personaleinsatzplanung
• Personalkostenplanung.

Das Ziel der Personalplanung besteht darin, einen personellen Zustand zu erreichen, der in optimaler Form zum Erreichen der Unternehmensziele, aber auch zur Zufriedenheit der Mitarbeiter beiträgt. Sie trägt hierdurch zur Effizienzsteigerung der einzelnen Mitarbeiter und des gesamten Unternehmens bei. Die Personalplanung muss hierbei flexibel auf ständige Veränderungen und wechselnde Ziel- und Planungsgrößen reagieren. Es muss auch berücksichtigt werden ob z.B. der Personalbedarf Teil einer kurzfristiger Planung ist und welche Konsequenzen aus der Planung gezogen werden - muss z.B. Kurzarbeit angemeldet werden. Die Personalbedarfsplanung ist das Herzstück der Personalplanung, indem sie für die genannten Bereiche entscheidungsrelevante Daten liefert.

Wie verhält sich die Personalbedarfsplanung zur Personalfluktuation?

Personalfluktuation bezeichnet das Ausscheiden von Mitarbeitern aus einem Unternehmen. Dabei kann es sich um Austritte durch Rente, Tod oder Kündigungen handeln. Unternehmen berechnen ihre Fluktuationsquoten, um die Relation zwischen Personalabgängen zu ihrem durchschnittlichen Personalbestand zu ermitteln. Oft werden sie nach Fluktuationsgründen aufgeschlüsselt, da diese wichtige Hinweise auf den Grad der Mitarbeiterzufriedenheit geben. 

Für die Personalbedarfsplanung ist die Fluktuation eine wichtige Planungsgröße. Sie fließt in die Berechnung des Brutto-Personalbedarfs ein und beeinflusst damit nicht nur die Bedarfsplanung, sondern alle Bereiche der Personalplanung eines Unternehmens. Sie ist wichtig bei einer guter Personalwirtschaft.