Noch immer nutzen viele Kleinunternehmen und Selbständige die Tabellenkalkulation und Excel Formeln als Buchhaltungssoftware ihrer Wahl. Das ist verständlich – die Programme sind günstig, zuverlässig und (wenn man das mit den Formeln mal drauf hat) ziemlich einfach zu benutzen. Aber glauben Sie mir: in Zeiten der Cloud gibt es viel bessere Möglichkeiten. Warum? Weiterlesen.
Tabellenkalkulation vs Cloud Software
Es ist schon so: Excel & Co. sind sehr praktisch. Tabellenkalkulation ist vielseitig einsetzbar. Buchhaltung, Zeiterfassung oder Kundenkontakte: Für alles gibt es eine Tabelle. Mit der richtigen Formel ist so ziemlich alles berechenbar, und sogar hübsche Grafiken sind möglich. Warum also sollten Sie die bewährten Tabellen gegen eine hippe neue Lösung in der Cloud eintauschen? Ganz einfach: Weil das Zeit, Geld und Energie spart – und Sie erhalten totale Kontrolle über das Geschäft.
Zeiterfassung: Excel oder Cloud?
Natürlich: Die Zeiterfassung mit Excel & Co hat klare Vorteile, und heutzutage funktioniert sie sogar in der Cloud. Aber wäre es nicht toll, wenn Sie nicht auf die Uhr schauen müssten, wenn Sie nicht jedes Mal auf die Uhr schauen müssten, wenn Sie mit der Arbeit beginnen? Schlaue Zeiterfassungssysteme wie zistemo bieten automatische Tracker, mit denen die Zeit automatisch erfasst wird. Ein Klick mit der Maus oder ein Tipp auf das Smartphone genügt, und die Arbeit kann losgehen. Schön und gut, mögen Sie jetzt denken, aber es ist kein nennenswerter Aufwand, die Zeit abzulesen und einzugeben. Da haben Sie Recht. Wenn Sie es ein- oder zweimal machen. Aber als Unternehmer sollten Sie langfristig denken! Sie schreiben Ihre Arbeitsstunden mehrmals täglich auf. Typischerweise einmal Morgen, zweimal für die Mittagspause und einmal für den Feierabend. Mindestens viermal täglich also.
Automatische Zeiterfassung
Nehmen wir mal an, Sie benötigen 30 Sekunden, um sich in ihrer Arbeitszeittabelle ein- und auszutragen. Nun rechnen wir mal gemeinsam, ganz ohne Tabellenkalkulation, wie viel Zeit Sie sparen, wenn derselbe Vorgang nur 5 Sekunden dauert. Viermal täglich, fünf Tage die Woche für 50 Wochen ergibt das eine Zeitersparnis von 25'000 Sekunden. Das sind exakt 6.94 Stunden. Nicht schlecht, oder? Beinahe ein ganzer Arbeitstag. Aber halt! Das ist noch nicht alles! Schlaue Zeiterfassung beginnt erst hier: Denn mit zistemo teilen Sie die Arbeitszeit direkt einer Aufgabe zu, die wiederum automatisch mit dem dazugehörigen Projekt und dem entsprechenden Kunden verlinkt ist. Ein Klick, und alle Arbeitsstunden werden korrekt in Rechnung gestellt. Das ist Zeitsparen 4.0!
Kassenbuch ohne Excel Formeln
Ein weiterer Vorteil der Tabellenkalkulation sind die netten Vorlagen, die das Kassenbuch so einfach erstellen lassen. Zumindest wenn man Spass an den netten Formeln hat. Wenn nicht, na, dann bietet sich eine benutzerfreundliche Alternative wie zistemo an, mit der jeder ganz ohne Vorkenntnisse zum Buchhalter wird. Einfach die Zahlen eingeben, und zistemo macht den Rest, vom Rechnungswesen über das Reporting bis zur Business Intelligence. Auch die Freunde der Formeln sollten sich einen Wechsel überlegen. Warum? Repetieren wir doch mal das Rechenbeispiel von eben und berechnen die eingesparte Zeit, die entsteht, wenn die Formeln wegfallen. Natürlich ist auch zistemo flexibel: Sie sind und bleiben Herr (oder Herrin) der Zahlen.
Diagramm erstellen
Excel & Co sind beliebt und bekannt für die hübschen Diagramme und Grafiken, die ja auch wirklich ziemlich praktisch sind. Aber stellen Sie sich vor, bei jedem Öffnen einer Tabelle würden Sie von einer Live-Visualisierung ihrer Aufgaben, Projekte, Arbeitszeit und Budgets begrüsst. Das wäre ziemlich hilfreich, oder? Und genau das tut das zistemo Dashboard für Sie: Alle relevanten Daten werden in Echtzeit dargestellt. Müssen wir unsere Rechenübung noch einmal durchführen? Nein? Sie sehen schon: intelligente Business Software in der Cloud spart Ihnen Zeit. Und zwar ziemlich viel davon.
Zeit ist Geld – und noch viel Wichtiger: Zeit ist die wichtigste Ressource des Menschen. Gehen Sie sorgsam damit um!
Herzlich, zistemo
P.S. Wir sind nicht mit einer Tabellenkalkulationssoftware verbandelt, und wir wissen, dass Tabellen nach wie vor zum Geschäft gehören. Darum können Sie fast alle Daten in zistemo im .csv Format exportieren. Sie müssen aber nicht.
