E-Rechnungspflicht in Deutschland

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung muss die Rechnungsdaten in einem strukturiertem elektronischen Format ausstellen, versenden und empfangen können, ohne dass eine physische Kopie auf Papier vorhanden ist. Im Gegensatz zu traditionellen Papierrechnungen, werden elektronische Rechnungen in digitaler Form über elektronische Kommunikationskanäle übermittelt. PDF-Dokumente zählen nicht als elektronische Rechnung, da eine elektronische Rechnung immer eine strukturierte XML-Datei enthält, was bei reinem PDF nicht der Fall ist. PDF-Rechnungen und Papierrechnungen gelten ab dem 01.01.2025 in Deutschland, mit in Kraft treten der E-Rechnungspflicht, als “sonstige Rechnungen”.

Wie ist die E-Rechnungspflicht entstanden?

Die EU strebt eine verstärkte Digitalisierung an, insbesondere im Bereich der Umsatzsteuer und Auftragswesen. Umsatzsteuerbetrug ist hier ein wiederkehrendes Problem, das ohne digitale Datenaustausch nur schwer aufgedeckt werden kann. Die EU-Kommission hat daher die Initiative “VAT in the Digital Age” (kurz: ViDA) ins Leben gerufen, die ein Maßnahmenpaket entwickelt hat. Dieses Paket beinhaltet die Verpflichtung zur Einführung der e-Rechnung sowie die Implementierung eines zentralen Meldesystems als EU-Richtlinie. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen soll Prozesse vereinfachen, Kosten reduzieren und die Nachhaltigkeit fördern.

Das Wachstumschancengesetz und die E-Rechnungspflicht ab 2025 markieren den Beginn eines ersten Schritts, um die ViDA-Maßnahmen zeitnah in deutsches Recht zu integrieren. Bereits seit dem 27. November 2020 müssen öffentliche Auftraggeber in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten.

Was genau ändert sich mit der Pflicht zur elektronischen Rechnung ab 2025?

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung hat in Deutschland bereits begonnen, und seit dem 27. November 2020 müssen für öffentliche Aufträge elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten.

Ab dem 1.1.2025 steht eine bedeutsame Veränderung bevor: Unternehmen werden dann grundsätzlich dazu verpflichtet sein, im B2B-Bereich elektronische Rechnungen auszustellen.

Doch was genau bedeutet diese Verpflichtung? Wenn ein Unternehmen Lieferungen oder Leistungen an ein anderes Unternehmen erbringt - B2B-Umsätze - und dafür eine Rechnung ausstellt, ist es nicht mehr freigestellt in welchem Format die Rechnung erstellt wird. Die traditionelle Papierrechnung wird nicht mehr akzeptiert. Stattdessen muss die Rechnung in einem elektronischen strukturiertem Format, bekannt als E-Rechnung, ausgestellt werden.

Insgesamt wird die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich eine wesentliche Modernisierung des Geschäftsverkehrs in Deutschland darstellen und dazu beitragen, die Digitalisierung weiter voranzutreiben. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen sich rechtzeitig auf diese Änderung vorbereiten und die notwendigen Schritte unternehmen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.

Was ist der Standard für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland?

Der Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland basiert auf der europäischen CEN-Norm EN 16931 und dem Rechnungsformat XRechnung. Die europäische Norm EN 16931 definiert die grundlegenden Strukturen, Inhalte, Syntax und Semantik elektronischer Rechnungen für den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der Europäischen Union. XRechnung ist das spezifische deutsche Rechnungsformat, das auf der EN 16931 basiert und für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland verwendet wird. XRechnung ist ein XML-basiertes Datenformat, das bestimmte Datenfelder und Strukturen definiert, die in elektronischen Rechnungen enthalten sein müssen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Am weitesten verbrietet ist jedoch das ZUGFeRD-Format für elektronische Rechnungen, da es auch international (z.B. Schweiz und Frankreich) anerkannt wird. Außerdem verbindet es die Rechnungsformate XRechnung und FacturX (spezifischens E-Rechnungsformat für Frankreich). Der Name ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. ZUGFeRD ist ein hybrides Format und kombiniert ein PDF/A-3-Dokument (eine spezielle Art von PDF, die für die Langzeitarchivierung geeignet ist) mit einer eingebetteten strukturierten elektronischen Format als XML-Datei. Dadurch enthält das ZUGFeRD-Dokument sowohl eine visuelle Darstellung der Rechnung im PDF-Format als auch strukturierte Daten in XML, die maschinenlesbar sind. Durch die Kombination von visueller Darstellung und strukturierten Daten ermöglicht ZUGFeRD eine effiziente Verarbeitung von elektronischen Rechnungen, sowohl für Menschen als auch für Computersysteme.

Mit zistemo können Sie bereits jetzt elektronische Rechnungen ganz einfach im ZUGFeRD-Format erstellen und versenden. Damit sind die jetzt schon bereit für die eRechnungspflicht in Deutschland.

Wie stelle ich auf E-Invoicing um?

Die Umstellung auf E-Invoicing erfordert eine Reihe von Schritten, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation die Anforderungen erfüllt und die elektronischen Rechnungen effizient verarbeiten kann:

1. Analyse der Anforderungen: Überprüfen Sie im ersten Schritt die rechtlichen Anforderungen in Ihrem Land und in den Branchen, in denen Sie tätig sind. Stellen Sie sicher, dass Sie die gesetzlichen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung erfüllen. Beachten Sie, dass sie sowohl Rechnungsempfänger (Leistungsempfänger) als auch Rechnungsaussteller (Leistender) sein können
2. Technologieauswahl: Wählen Sie eine geeignete E-Invoicing-Plattform oder Softwarelösung aus, die Ihren Anforderungen entspricht. Mit professionellen Lösungen wie zistemo können Sie bereits jetzt einfach E-Rechnungen versenden und verarbeiten.
3. Implementierung der Technologie: Implementieren Sie die ausgewählte E-Invoicing-Technologie in Ihrer Organisation. Schulen Sie Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die Plattform effektiv nutzen können.
4. Integration mit bestehenden Systemen: Integrieren Sie die E-Invoicing-Technologie nahtlos in Ihre bestehenden Systeme, wie z.B. Buchhaltungssoftware.
5. Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informieren Sie Ihre Lieferanten und Kunden über die Umstellung auf E-Invoicing und erklären Sie, wie sie elektronische Rechnungen einreichen können.
6. Testen und Validieren: Testen Sie die E-Invoicing-Plattform gründlich, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert und den Anforderungen entspricht. Validieren Sie auch die elektronischen Rechnungen, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
7. Schulung der Mitarbeiter: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie mit dem neuen Prozess vertraut sind und wissen, wie sie elektronische Rechnungen senden und empfangen können.

Was ist PEPPOL?

PEPPOL steht für “Pan-European Public Procurement Online” und ist ein Netzwerk, das die elektronische Beschaffung in Europa erleichtert. Es handelt sich um eine Infrastruktur, die es öffentlichen Auftraggebern, Lieferanten und anderen Parteien ermöglicht, elektronische Geschäftsdokumente sicher und effizient auszutauschen.

Das PEPPOL-Netzwerk basiert auf offenen Standards und ermöglicht den Austausch verschiedener Arten von elektronischen Dokumenten, darunter Bestellungen, Rechnungen, Lieferavisos und mehr. Es fördert die Interoperabilität zwischen verschiedenen elektronischen Beschaffungssystemen und vereinfacht die grenzüberschreitende Geschäftstätigkeit, da es den Austausch elektronischer Dokumente über Ländergrenzen hinweg erleichtert.

PEPPOL wird in verschiedenen europäischen Ländern eingesetzt, darunter Deutschland, und wird sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor genutzt. Es spielt eine wichtige Rolle bei der Förderung von E-Invoicing und der Digitalisierung des Beschaffungsprozesses in Europa.

Was muss ich als Unternehmen zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht in Deutschland beachten?

Als Unternehmen gibt es mehrere wichtige Schritte und Aspekte um die E-Rechnungspflicht in Deutschland erfolgreich umzusetzen:

1. Rechtliche Anforderungen: Informieren Sie sich über die Übergangsregelungen ab wann Sie elektronische Rechnungen verpflichtend verwenden müssen. Außerdem sollten Sie die verschiedenen Formate kennen. XRechnung für Deutschland, FacturX für Frankreich, aber am besten Sie verwenden das ZUGFeRD-Format, da es international gültig ist.
2. Technologieauswahl und Implementierung: Je nach Ihren Anforderungen sollten Sie eine geeignete Software für E-Invoicing auswählen um alle Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung zu erfüllen. Mit zistemo können Sie ganz einfach schon jetzt Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen und versenden.
3. Integration mit bestehenden Systemen: Achten Sie darauf, dass Ihre E-Invoicing-Lösung in ihre bestehenden Systeme für z.B. Buchhaltung kompatibel ist, oder sogar zu Integrieren.
4. Schulung der Mitarbeiter: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie mit dem neuen E-Rechnungsprozess vertraut sind und wissen, wie sie elektronische Rechnungen erstellen, versenden und empfangen können. Mit zistemo sind Sie optimal für die elektronische Verarbeitung vorbereitet.
5. Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informieren Sie Lieferanten und Kunden über Ihre Umstellung auf E-Invoicing und. Stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftspartner in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Mit elektronischen Rechnungen von zistemo sind Sie hervorragend aufgestellt, da Sie Rechnungen im ZUGFeRD-Format verarbeiteten und erstellen können.
6. Testen und Validieren: Testen Sie E-Invoicing-Lösung gründlich, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert und den deutschen Anforderungen entspricht. Validieren Sie auch die erstellten elektronischen Rechnungen, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format können Sie direkt hier validieren.

Ist eine PDF-Rechnung eine elektronische Rechnung?

Nein, ein PDF-Dokument ist keine elektronische Rechnung. Ab dem 01.01.2025 werden PDF-Rechnungen und Papierrechnungen als “sonstige Rechnungen” gelten. Grundsätzlich ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die einen strukturierten Datensatz erstellt ohne dass eine physische Kopie auf Papier vorhanden ist. Die Daten müssen dabei primär maschinenlesbar sein. Spezifische Rechnungsformate sind z.B. XRechnung oder FacturX die auf einer XML-Datei basieren. Für Menschen sind diese Formate nicht lesbar. Mit dem ZUGFeRD-Format erhalten Sie nicht nur elektronische Rechnungen die von Maschinen und Menschen lesbar sind, sonder können auch elektronische Rechnungen international versenden. Das ZUGFeRD-Format kombiniert das von Computern lesbare XML mit einer Darstellung als PDF-Dokument und ist somit das optimale Format zum verarbeiten von elektronischen Rechnungen. Mit zistemo können Sie jetzt schon elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen.

Werden elektronische Rechnungen vom Finanzamt anerkannt?

Ja, in vielen Ländern, darunter auch Deutschland, werden elektronische Rechnungen vom Finanzamt anerkannt. Vorausgesetzt, sie erfüllen bestimmte rechtliche Anforderungen. In Deutschland müssen elektronische Rechnungen beispielsweise gemäß den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und der Abgabenordnung (AO) erstellt und aufbewahrt werden.

Zu den wichtigen Anforderungen, die elektronische Rechnungen erfüllen müssen, gehören:

1. Authentizität der Herkunft: Die elektronische Rechnung muss die Echtheit ihrer Herkunft gewährleisten, d.h. sie muss zweifelsfrei von dem ausgestellt worden sein, der als Aussteller ausgewiesen ist.
2. Unversehrtheit des Inhalts: Der Inhalt der elektronischen Rechnung darf nicht verändert worden sein.
3. Lesbarkeit: Die elektronische Rechnung muss lesbar sein.
4. Speicherung und Aufbewahrung: Die elektronische Rechnung muss für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden.

In Deutschland können elektronische Rechnungen in verschiedenen Formaten eingereicht werden, einschließlich strukturierter Formate wie z.B. XRechnung, oder ZUGFeRD. Außerdem bleibt unter bestimmten Anforderungen das EDI-Verfahren anwendbar.

Wie müssen Unternehmen die E-Rechnungspflicht in Deutschland umsetzen?

Die e-Rechnungsverordnung ist Bestandteil des Wachstumschancengesetzes und gelten ab dem 01.01.2025. Allerdings gibt es Übergangsregelungen um die Umstellung zu erleichtern: Bis zum 31.12.2026 können Unternehmen Umsätze im B2B-Bereich, die in den Jahren 2025 und 2026 getätigt werden, weiterhin als Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Format übermitteln, sofern die Zustimmung des Rechnungsempfängers vorliegt. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt diese Möglichkeit sogar bis zum 31.12.2027, sofern der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht überschreitet. Jedoch wird ab dem Jahr 2028 die elektronische Rechnungsstellung in allen Bereichen verpflichtend sein, ohne Ausnahmen.

Um die E-Rechnungspflicht in Deutschland erfolgreich umzusetzen, sollten Unternehmen folgende Schritte beachten:

1. Rechtliche Anforderungen verstehen: Verstehen Sie die rechtlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland, insbesondere die Vorgaben bezüglich Formaten, Standards und Fristen.
2. Technologische Lösung auswählen: Wählen Sie eine geeignete E-Invoicing-Plattform oder Softwarelösung aus, die den deutschen Anforderungen entspricht und Ihnen ermöglicht, elektronische Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben zu erstellen, zu versenden und zu empfangen.
3. Integration in bestehende Systeme: Integrieren Sie die gewählte E-Invoicing-Lösung nahtlos in Ihre bestehenden Buchhaltungs- oder ERP-Systeme, um einen effizienten und automatisierten Prozess für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen sicherzustellen.
4. Schulung der Mitarbeiter: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie mit dem neuen E-Rechnungsprozess vertraut sind und wissen, wie sie elektronische Rechnungen erstellen, versenden und empfangen können.
5. Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informieren Sie Ihre Lieferanten und Kunden über Ihre Umstellung auf E-Rechnung und klären Sie, wie sie elektronische Rechnungen gemäß den deutschen Standards einreichen können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftspartner in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Sie müssen elektronische Rechnungen versenden, aber Sie werden auch Rechnungsempfänger sein. Informieren Sie sich auch darüber welche Formate ihr Partner verwenden.
6. Sicherheit und Datenschutz: Achten Sie darauf, dass die Verarbeitung elektronischer Rechnungen sicher und datenschutzkonform erfolgt. Implementieren Sie geeignete Sicherheitsmaßnahmen und beachten Sie geltende Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO.
7. Testen und Validieren: Testen Sie die E-Invoicing-Lösung gründlich, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert und den deutschen Anforderungen entspricht. Validieren Sie auch die erstellten elektronischen Rechnungen, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Durch die Beachtung dieser Schritte können Unternehmen sicherstellen, dass sie die E-Rechnungspflicht in Deutschland erfolgreich umsetzen und elektronische Rechnungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen effizient verarbeiten können.