Eine online Stempeluhr kann viel mehr als Arbeitsstunden zählen. Mit einer smarten Stundenzettel App arbeiten Sie effizienter, nutzen die Zeit besser – und erhalten ausserdem eine bessere Work-Life-Balance. Kennen Sie die 6 Funktionen, die Arbeitszeiterfassung schlau macht?
Erfassen Sie die Arbeitszeit mit der richtigen App?
Das hier ist kein weiterer Artikel darüber, wie wichtig Arbeitszeiterfassung ist. Das wissen Sie wahrscheinlich schon. Und wenn nicht, können Sie sich hier, hier oder hier informieren – wir treffen uns nachher wieder, genau an dieser Stelle. Dann befassen wir uns mit den 6 wichtigsten Funktionen, die Ihre Arbeitszeiterfassung so richtig schlau macht. Zwar ohne Fahnen und Fanfaren, dafür mit garantierter Effizienz-Steigerung.
Funktion 1. Stundenzettel-Erinnerung
Ihr Team erfasst die Arbeitszeit nicht richtig? Die Stundenzettel treffen zu spät (oder gar nicht) bei Ihnen ein? Dann haben Sie zwei Optionen: Entweder Sie lassen es ganz sein mit der Arbeitszeiterfassung. Was, je nach Land, nicht ganz legal ist. Und überhaupt: Damit verzichten Sie aber auch auf intelligente Business Intelligence, automatisches Rechnung schreiben und besseres Projektmanagement. Oder, Option Nummer 2, Sie nutzen eine Arbeitszeiterfassungs-App, die Ihre Mitarbeiter daran erinnert, den Stundenzettel einzureichen. Automatisch, ganz ohne Ihr Zutun. Wenn Anna Ihren Zettel noch nicht eingereicht hat, erhält Sie von jetzt ab eine nette Erinnerung per E-Mail.
Funktion 2. Zeiterfassung mit Erinnerungsfunktion
Den Stundenzettel der Arbeitszeiterfassung nicht einzureichen ist das Eine. Die Arbeitszeit gar nicht erst zu erfassen, bringt noch viel grössere Probleme**. Aber wie bringt man das Team dazu, zuverlässig die Stunden zu loggen?** Ganz einfach: Mit einer automatischen Erinnerung. Anna arbeitet nicht genug? Dann wird sie daran erinnert, Ihre Arbeitszeit immer zu erfassen. Der Teamleiter war ist seit 18 Stunden ohne Pause an der Arbeit? Vielleicht ist er ja eingeschlagen. Die Erinnerungsfunktion fordert ihn sanft dazu auf, eine Pause zu machen – oder allfällige Fehler in der Arbeitszeiterfassung zu korrigieren. Es kommt noch besser: Mit unterschiedlichen Regeln für verschiedene Mitarbeiter lassen sich die Erinnerungen individuell an Ihre Mitarbeiter anpassen.
Mit unterschiedlichen Regeln für verschiedene Mitarbeiter lassen sich die Erinnerungen individuell an Ihre Mitarbeiter anpassen. (Screenshot von zistemo)
Funktion 3. Wöchentlicher Stundenzettel
Einmal im Monat oder jede Woche? Wöchentliche Stundenzettel sollten kein Problem darstellen für Ihre Arbeitszeiterfassung. Aber smarte Arbeitszeiterfassung zeigt viel mehr als eine Liste von Stunden: Wer hat für welches Projekt gearbeitet? Wem wir die Arbeitszeit in Rechnung gestellt? Und was, wenn bei der Erfassung ein Fehler passiert ist? Detailliert, vernetzt und flexibel: Das ist zeitgemässe Arbeitszeiterfassung. Vielleicht braucht Samuel zwischen 14 und 15 Uhr länger für dieselbe Aufgabe, als wenn er sie um 10 erledigt? Sprechen Sie mit ihm darüber, und er kann seine Arbeit schneller und effizienter ausführen.
Funktion 4. Online Stempeluhr in Echtzeit
Arbeiten Sie immer noch mit einem Excel Stundenzettel? Das ist schade. Denn dann verpassen Sie all die Vorteile, die smarte Arbeitszeiterfassung bietet. Wie, zum Beispiel, eine schlaue Zeiterfassung zu verwenden, die Ihre Zeit dann erfasst, wenn Sie wirklich arbeiten – und zwar nicht nur im Büro. Sondern auch auf den Bahamas, wenn Sie ganz dringend noch etwas erledigen müssen. Oder unterwegs, wenn ein spontanes Kundenmeeting einberufen wird. Anmelden, einloggen – und ab an die Arbeit. Mit einer online Stempeluhr sehen Sie natürlich die erfasste Zeit in Echtzeit. Von Ihnen und Ihrem gesamten Team.
Online Stempeluhr in Echtzeit – Arbeitszeiterfassung, die überall arbeitet. Auch auf den Bahamas. (Screenshot von zistemo)
Funktion 5. Arbeitszeit runden
Manchmal zählt jede Sekunde. Ein anderes Mal sind die Minuten wichtiger. Arbeitszeit zu runden ist eine häufige Praxis in der Arbeitszeiterfassung. Ein schlaues Zeiterfassungssystem sorgt dafür, dass Sie die Regeln flexibel festlegen können. Sie möchten (oder müssen) geleistete Arbeitsstunden für Projekt A auf 15 Minuten auf- und abrunden, bei Projekt B aber jede Sekunde messen? Kein Problem. Automatisch zur gewählten Grösse zu runden ist ein Leichtes für smarte Zeiterfassung – und das Festlegen der Regeln ebenso. Zeiterfassung arbeitet für Sie. Und nicht umgekehrt.
Funktion 6. Stundenzettel für Teams
Der Team Stundenzettel ist meine persönliche Lieblingsfunktion der smarten Arbeitszeiterfassung: Sehen Sie wer, wann und woran arbeitet – auf einer einzigen Tabelle. Die Daten lassen sich schnell und einfach nach Mitarbeiter, Kunden, Projekten oder Aufgaben sortieren. So haben Sie immer den totalen Überblick. Wetten, dass Sie mit schlauer Zeiterfassung die Business Performance merklich steigern?
Wetten, dass Sie mit schlauer Zeiterfassung die Business Performance merklich steigern? (Screenshot zistemo)
Nicht vergessen: Schlaue Stundenzettel sind mehr als eine Liste von Stunden. Bei der Arbeitszeiterfassung geht es darum, Ihre wichtigste und unersetzbare Ressource zu steuern: die Zeit. Gehen Sie sparsam damit um.
Ich bin neugierig: Was ist für Sie die wichtigste Funktion bei der Arbeitszeiterfassung?
Herzlich, zistemo
