Es gibt eine Kategorie von Unternehmensrisiken, die besonders tückisch ist: die, die man nicht sieht. Unbilled Leistungen gehören dazu. Das Projekt läuft, das Team arbeitet, die Kosten entstehen — aber das Geld kommt noch nicht. Denn die Rechnungen wurden noch nicht gestellt. Der KPI Unbilled macht genau dieses stille Risiko sichtbar: Er zeigt den Betrag, der wirtschaftlich bereits verdient ist, aber rechtlich noch nicht eingefordert wurde.
Was ist der KPI Unbilled?
Unbilled ist der Betrag aller erbrachten Projektleistungen, für die noch keine Rechnung an den Kunden gestellt wurde. Das Geld ist theoretisch verdient — die Arbeit ist geleistet, der Wert ist entstanden — aber es fehlt noch der formale Schritt der Fakturierung, damit der Zahlungseingang eingeleitet werden kann.
Ein hoher Unbilled-Betrag bedeutet: Das Unternehmen trägt Kosten (Gehälter, Infrastruktur, Lizenzen, Overhead), aber der entsprechende Zahlungsfluss vom Kunden fehlt noch. Je länger Leistungen unfakturiert bleiben, desto größer wird der Druck auf das Working Capital.
Wie wird Unbilled berechnet?
Die Formel ist direkt und einfach:
Unbilled = Actual Revenue − Billed
- Actual Revenue: der gesamte bisher erarbeitete Umsatz — alle erbrachten Leistungen, bewertet zum Verrechnungssatz jedes Mitarbeitenden
- Billed: der Anteil davon, der bereits fakturiert wurde (KPI A.7)
Beispiel aus dem Dashboard
| Kennzahl | Wert |
|---|---|
| Actual Revenue (erbrachter Gesamtumsatz) | 7.740 € |
| Billed (bereits fakturiert) | 3.870 € |
| Unbilled (noch nicht fakturiert) | 3.870 € |
Von 7.740 € erbrachter Leistung sind 3.870 € noch nicht in Rechnung gestellt. Dieser Betrag steht sofort zur Fakturierung bereit — er muss nur abgerufen werden.
Konkret: Die Leistungen sind erbracht, die Zeiteinträge sind im System, die Mitarbeitenden wurden bezahlt. Nur die Rechnung fehlt. Das ist kein akademisches Problem — das ist eine offene Liquiditätslücke.
Was bedeutet das in der Praxis?
Die Interpretation von Unbilled ist direkt:
- Unbilled ≈ 0 €: Alle erbrachten Leistungen sind fakturiert. Optimaler Cashflow — Leistungserbringung und Rechnungsstellung sind vollständig synchronisiert.
- Unbilled moderat (entspricht 1–2 Rechnungszyklen): Normal für Projekte mit monatlicher oder meilensteinbasierter Abrechnung. Kein sofortiger Handlungsbedarf, aber regelmäßige Überprüfung.
- Unbilled hoch (mehr als 2 Rechnungszyklen): Rechnungen müssen umgehend gestellt werden. Jeder unfakturierte Euro ist ein zinsloser Kredit an den Kunden — auf Kosten des eigenen Betriebskapitals.
Im Beispiel: 3.870 € Unbilled entsprechen 50 % des bisherigen Projektumsatzes. Das ist ein klares Signal, dass der nächste Rechnungslauf nicht warten sollte.
Die Verbindung zu A.7 (Billed): Billed + Unbilled = Actual Revenue. Die beiden KPIs sind zwei Seiten derselben Medaille. Während Billed zeigt, was bereits konvertiert wurde, zeigt Unbilled, was noch konvertiert werden kann — und muss.
Drei Perspektiven auf den KPI Unbilled
Was sieht der Projektmanager?
Der PM sieht, welche Leistungen bereits bereit zur Fakturierung sind. Er kann den nächsten Rechnungslauf vorbereiten, mit dem Kunden kommunizieren und sicherstellen, dass keine erbrachte Leistung “verloren geht” — also nie in Rechnung gestellt wird, weil sie im System vergessen oder übersehen wurde.
Was sieht das C-Level?
Führungskräfte betrachten Unbilled als Working-Capital-Kennzahl. Ein chronisch hoher Unbilled-Wert — über mehrere Projekte und Monate hinweg — kann trotz operativer Profitabilität zu Liquiditätsengpässen führen. Für das Unternehmenscontrolling ist Unbilled deshalb genauso relevant wie EBITDA oder Auftragslage.
Was sieht der Team-Lead?
Der Team-Lead versteht, dass Unbilled ein direktes Resultat der Zeiterfassungsqualität ist. Nur Leistungen, die korrekt und zeitnah im System erfasst sind, können fakturiert werden. Lücken in der Zeiterfassung übersetzen sich direkt in höhere Unbilled-Beträge.
Typische Fehler und Fallstricke
Der häufigste Fehler: Unbilled wird als “wird schon erledigt” behandelt — also als administrative Aufgabe, die irgendwann zwischen anderen Prioritäten abgearbeitet wird. In der Praxis führt das zu einem stetig wachsenden Unbilled-Berg, der am Ende des Projekts oder des Geschäftsjahres plötzlich als Cashflow-Problem auftaucht.
Zweiter Fehler: Es gibt keine klare Verantwortlichkeit für den Fakturierungsprozess. Wenn unklar ist, wer wann welche Leistungen fakturieren soll, entstehen Lücken und Doppelarbeit. Unbilled wird zum Symptom eines Prozessproblems.
Dritter Fallstrick: Zeiteinträge werden nicht vollständig erfasst. Wenn Mitarbeitende Leistungen erbringen, aber nicht buchen, entstehen keine Unbilled-Einträge — die Leistung ist trotzdem erbracht worden und verursacht Kosten. Der Effekt: Die Unbilled-Zahl sieht gut aus, die Marge aber nicht.
Vierter Fallstrick — der teurste: Erbrachte Leistungen werden im Zeitdruck nie fakturiert, weil “das Projekt schon abgeschlossen ist”. Das ist buchstäblich verschenktes Geld.
Wie zistemo den KPI Unbilled liefert
1. Vollständige Sichtbarkeit nicht fakturierter Leistungen
zistemo zeigt alle Zeiteinträge mit dem Status “nicht fakturiert” übersichtlich im Dashboard — aufgelistet nach Mitarbeitenden, Aufgaben und Zeiträumen. Es gibt keine versteckten oder vergessenen Leistungen. Was erbracht wurde, ist sichtbar — und kann fakturiert werden.
2. 1-Klick-Rechnungsstellung direkt aus dem Timesheet
Alle unbillierten Zeiteinträge können mit einem Klick auf eine Rechnung übertragen werden. zistemo erstellt die Rechnung inklusive Positionsbeschreibungen, Verrechnungssätzen und Summen automatisch. Danach aktualisieren sich Unbilled und Billed sofort — kein manueller Schritt, kein Übertragungsfehler.
3. Team Monitor und Project Cockpit
Der Team Monitor in zistemo zeigt in Echtzeit, welche Mitarbeitenden an welchen Projekten arbeiten und welche Leistungen noch nicht fakturiert sind. Das Project Cockpit fasst Unbilled, Billed, Actual Revenue und Billing Rate auf einen Blick zusammen — für ein sofortiges Lagebild, ohne Reporting-Aufwand.
zistemo USPs: Warum Unbilled hier kein Risiko bleibt
Echtzeit-Daten statt Excel-Friedhof
In Unternehmen ohne integriertes System entsteht das Unbilled-Bild erst dann, wenn jemand manuell Stundenlisten prüft, offene Rechnungspositionen zusammenträgt und eine Übersicht erstellt — was Stunden dauern kann und fehleranfällig ist. In zistemo ist die Unbilled-Übersicht jederzeit aktuell, auf Knopfdruck.
More Clarity — keine vergessenen Rechnungen mehr
Unbilled in zistemo zu verwalten bedeutet: Es gibt keinen Grund, eine erbrachte Leistung je nicht zu fakturieren. Das System erinnert nicht explizit — aber es macht Unbilled jederzeit sichtbar. Transparenz ist die beste Prävention gegen vergessene Rechnungen.
Integrationen: Buchhaltung direkt angebunden
zistemo lässt sich mit gängigen Buchhaltungssystemen integrieren. Rechnungen, die in zistemo erstellt werden, können direkt in die Buchhaltung übergeben werden — ohne Doppelerfassung, ohne manuelle Abstimmung, ohne Zeitverlust.
Verwandte KPIs
- Billed (€) — der komplementäre KPI für bereits fakturierte Leistungen
- Aktuelle Marge — laufender Gewinn pro Projekt
Fazit
Unbilled ist der stille Gegner gesunden Cashflows. Er entsteht nicht durch schlechte Arbeit — sondern durch einen Prozess, der zwischen Leistungserbringung und Rechnungsstellung eine zu große Lücke lässt. Die gute Nachricht: Unbilled ist vollständig steuerbar. Wer seine Zeiterfassung konsequent führt, klare Fakturierungsprozesse definiert und den KPI regelmäßig beobachtet, hält das Working Capital unter Kontrolle.
3.870 € Unbilled im Beispielprojekt sind nicht verloren — sie warten auf eine Rechnung. Mit zistemo dauert das genau einen Klick.
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FAQ
Was ist der Unterschied zwischen Unbilled und offenen Forderungen (Accounts Receivable)?
Unbilled sind Leistungen, für die noch gar keine Rechnung gestellt wurde. Offene Forderungen (Accounts Receivable) sind Rechnungen, die bereits gestellt wurden, aber noch nicht bezahlt sind. Unbilled kommt also vor den offenen Forderungen — es ist das Stadium zwischen erbrachter Leistung und ausgestellter Rechnung.
Wie schnell sollten Unbilled-Leistungen fakturiert werden?
So schnell wie möglich, idealerweise im vertraglich vereinbarten Rhythmus (monatlich, nach Meilenstein o.ä.). Leistungen, die mehr als 60 Tage unfakturiert bleiben, erhöhen das Ausfallrisiko und binden Betriebskapital unnötig.
Kann Unbilled null sein, wenn das Projekt noch läuft?
Ja — wenn Leistungen im gleichen Turnus fakturiert werden, in dem sie erbracht werden. Das ist das Ideal: Leistung erbracht, Rechnung gestellt, Zahlung auf dem Weg. In der Praxis ist ein gewisses Unbilled-Volumen normal, aber es sollte kontrolliert und begrenzt bleiben.
