8 Tipps gegen Prokrastination

Prokrastination, auch als Aufschiebeverhalten oder Aufschieberitis bezeichnet, ist ein Phänomen, das viele Menschen betrifft. Wie oft steht man vor unliebsamen Aufgaben un denkt sich “nächstes Mal” oder verschiebt die Aufgabe auf den nächsten Tag.

Dieses ständige Aufschieben ist Prokrastination und der Prokrastinierende lebt mit einem dauerhaft schlechtem Gewissen. Vermutlich war schon einmal jeder Mensch von der Aufschieberitis betroffen, Mozart z.B. schrieb die Ouvertüre für seine Oper Don Giovanni am morgen der Premiere. Die Gute Nachricht, Sie müssen kein Mozart sein um das ständige Aufschieben in den Griff zu bekommen.

Was ist Prokrastination?

Prokrastination ist ein Verhaltensmuster, das darin besteht, Aufgaben zu verzögern, um andere Aktivitäten auszuführen, die in der Regel weniger wichtig sind oder einfach mehr Freude bereiten. Prokrastination kann zu Problemen führen, wie unerledigten Aufgaben, Stress, schlechter Leistung und einer allgemeinen Verschlechterung der Lebensqualität. Oft ist es ein Zeichen von Motivationsproblemen, Unklarheiten in Bezug auf Ziele und Prioritäten oder Angst vor dem Scheitern. Es kann aber auch mit Depression, Angst oder anderen psychischen Erkrankungen in Verbindung stehen.

Was ist der Grund für Prokrastination?

Es ist wichtig zu beachten, dass jeder Mensch unterschiedlich ist und dass es viele verschiedene Gründe geben kann, warum wir zur Prokrastination neigen. Wenn Prokrastination ein ernsthaftes Problem darstellt und uns daran hindert, unsere Ziele zu erreichen, kann es hilfreich sein, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Es gibt viele Gründe für Prokrastination. Einige der häufigsten sind:

• Unklarheit über Ziele und Prioritäten: Wenn wir nicht sicher sind, was wir erreichen wollen oder welche Aufgaben wichtig sind, kann es schwierig sein, sich zu motivieren, um diese Aufgaben zu erledigen.
• Perfektionismus: Wenn wir uns zu sehr auf Perfektionismus konzentrieren, können wir uns überwältigt fühlen und das Gefühl haben, dass wir nie gut genug sind. Das kann dazu führen, dass wir Aufgaben aufschieben oder vermeiden, um uns vor möglicher Kritik oder Enttäuschung zu schützen.
• Überforderung: Wenn wir zu viele Aufgaben haben oder uns überfordert fühlen, kann das dazu führen, dass wir uns aus Angst oder Stress zurückziehen und uns auf andere Aktivitäten konzentrieren, die uns im Moment mehr Freude bereiten.
• Mangelnde Motivation: Wenn wir uns nicht für eine Aufgabe begeistern können, kann es schwer sein, sich zu motivieren, um sie zu erledigen.
• Angst vor dem Scheitern: Wenn wir Angst haben, dass wir bei der Durchführung einer Aufgabe scheitern könnten, kann das dazu führen, dass wir sie aufschieben oder vermeiden, um uns vor möglicher Enttäuschung oder Kritik zu schützen.
• Sucht nach Ablenkungen: Wenn wir uns durch Ablenkungen wie soziale Medien oder Fernsehen ablenken lassen, kann das dazu führen, dass wir unsere Aufgaben aufschieben oder vermeiden, um uns weiterhin ablenken zu können.

Was passiert im Gehirn bei Prokrastination?

Es gibt viele verschiedene Faktoren im Gehirn, die zur Prokrastination beitragen können. Hier sind einige der wichtigsten:

• Die Amygdala ist der Teil des Gehirns, der für die Verarbeitung von Emotionen und Stress verantwortlich ist. Wenn wir gestresst oder ängstlich sind, kann dies dazu führen, dass die Amygdala aktiviert wird und uns dazu veranlasst, uns von den Aufgaben abzulenken, die uns stressen.
• Der frontale Kortex ist der Teil des Gehirns, der für die Planung, Organisation und Selbstkontrolle verantwortlich ist. Wenn dieser Bereich des Gehirns geschwächt ist oder überfordert wird, kann dies dazu führen, dass wir uns auf unbedeutende oder angenehmere Aktivitäten konzentrieren, anstatt unsere Aufgaben zu erledigen.
• Das Belohnungssystem des Gehirns ist der Teil, der für das Gefühl der Freude und Zufriedenheit verantwortlich ist, das wir erfahren, wenn wir etwas angenehmes tun, wie Essen, Trinken oder Spielen. Wenn wir uns auf Aktivitäten konzentrieren, die uns sofortige Befriedigung bieten, kann das dazu führen, dass wir unsere Aufgaben aufschieben oder vermeiden, um diese Aktivitäten fortzusetzen.
• Dopamin ist ein Neurotransmitter im Gehirn, der für die Motivation und das Lernverhalten verantwortlich ist. Wenn wir uns auf Dinge konzentrieren, die uns Dopamin geben, wie z.B. die Verwendung von Social Media oder das Spielen von Videospielen, kann dies dazu führen, dass wir unsere Aufgaben vernachlässigen, um diese Aktivitäten fortzusetzen.

Insgesamt ist die Prokrastination ein komplexes Verhaltensmuster, das von vielen verschiedenen Faktoren im Gehirn und in der Psyche beeinflusst wird.

Wie Prokrastiniere ich weniger?

Es gibt keine “beste” Methode gegen Prokrastination, da jeder Mensch unterschiedliche Ursachen und Gründe hat, warum er/sie prokrastiniert. Daher ist es wichtig, verschiedene Techniken und Strategien auszuprobieren und zu finden, was für einen selbst am besten funktioniert. Hier sind 8 Tipps gegen Prokrastination:

1. Prioritäten setzen

Das Festlegen von Prioritäten ist eine gute Methode gegen Prokrastination. Wenn Sie Ihre Aufgaben nach Prioritäten sortieren, haben Sie Klarheit darüber, was Sie als Nächstes tun sollten. Sie können sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und vermeiden, sich von Nebenaufgaben ablenken zu lassen. Außerdem haben Sie so eine klare Vorstellung davon, was Sie als Nächstes tun sollten, sind Sie motivierter, mit der Arbeit zu beginnen. Dies kann dazu beitragen, dass Sie schneller in den Flow kommen und die Prokrastination verringern. Daher kann das Festlegen von Prioritäten eine effektive Methode sein, um die Prokrastination zu bekämpfen und Ihre Arbeitsleistung zu verbessern.

Sie können auch bewährte Methoden verwenden um Ihre anstehenden Aufgaben zu priorisieren:

• Die Eisenhower-Methode beinhaltet die Kategorisierung von Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Dringende und wichtige Aufgaben sollten Priorität haben und zuerst erledigt werden, während Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, niedrigere Priorität haben und später erledigt werden können.
• ABC-Analyse: Diese Methode beinhaltet die Einteilung von Aufgaben in drei Kategorien: A-Aufgaben sind wichtige Dinge, B-Aufgaben sind weniger wichtig und C-Aufgaben sind am wenigsten wichtig. A-Aufgaben sollten Priorität haben und zuerst erledigt werden, gefolgt von B-Aufgaben und dann C-Aufgaben.
• Pareto-Prinzip: Diese Methode besagt, dass 80% der Ergebnisse durch 20% der Anstrengungen erzielt werden. Daher sollten Aufgaben, die zu den wichtigsten 20% gehören, Priorität haben und zuerst erledigt werden.

2. Aufgaben aufteilen

Das Zerlegen von Aufgaben in kleinere Teilaufgaben kann Ihnen helfen, komplexe und große Aufgaben in kleinere, überschaubare Schritte aufzuteilen, was es einfacher macht, den ersten Schritt zu machen. Gerade große Aufgaben und große Projekte können überwältigend sein und Menschen können sich verloren fühlen oder nicht wissen, wo sie anfangen sollen. Es kann auch schwierig sein, den Überblick zu behalten und zu verstehen, wie alle Teilaufgaben zusammenhängen. Wenn eine Aufgabe sehr wichtig oder komplex ist, kann die Angst vor Fehlern und Versagensängste dazu führen, dass Menschen den Beginn vermeiden. Sie könnten Angst haben, dass sie die Aufgabe nicht erfolgreich abschließen oder dass ihre Arbeit kritisiert wird. So eine Angststörung oder negativen Gefühle führt zum aufschieben von Aufgaben. Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um Aufgaben in kleinere Teilaufgaben zu zerlegen:

• Beginnen Sie damit, das Ziel der Aufgabe zu definieren. Was möchten Sie am Ende des Tages erreichen? Das kann Ihnen helfen, die Teilaufgaben zu identifizieren, die notwendig sind, um das Ziel zu erreichen.
• Identifizieren Sie die Hauptteil der Aufgabe. Welche Schritte sind notwendig, um das Ziel zu erreichen? Schreiben Sie diese Schritte auf.
• Zerlegen Sie jeden Hauptteil in kleinere Aufgaben oder Schritte. Schreiben Sie jede dieser Aufgaben auf eine separate Zeile.
• Priorisieren Sie die Aufgaben, indem Sie entscheiden, welche Aufgaben am wichtigsten sind und welche zuerst erledigt werden sollten.
• Ordnen Sie die Aufgaben in eine logische Reihenfolge an, damit Sie eine klare Vorstellung davon haben, wie Sie von einer Aufgabe zur nächsten übergehen.
• Überprüfen Sie Ihre To-Do-Liste regelmäßig, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind und dass Sie alle notwendigen Aufgaben berücksichtigt haben.

Durch das Zerlegen von Aufgaben in kleinere Teilaufgaben können Sie Ihre Arbeit besser organisieren und sich auf die wichtigsten Schritte konzentrieren. Dies kann Ihnen helfen, produktiver zu sein, Ihre Ziele schneller zu erreichen und Ihnen ein Erfolgserlebnis zu verschaffen.

3. Ablenkungen vermeiden

• Ablenkungen können dazu führen, dass wir uns von unseren Aufgaben ablenken lassen und uns nicht so produktiv sind, wie wir gerne sein möchten. Identifizieren und vermeiden Sie Ablenkungen wie Social-Media-Plattformen, Benachrichtigungen auf Ihrem Handy oder unnötige Aktivitäten, die Ihre Zeit verschwenden. Hier sind einige Tipps, um Ablenkungen zu vermeiden:
• Schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, die frei von Ablenkungen ist. Vermeiden Sie Lärm, halten Sie Ihren Arbeitsbereich sauber und ordentlich und stellen Sie sicher, dass Sie alles haben, was Sie brauchen, um effektiv zu arbeiten.
• Priorisieren Sie Ihre Aufgaben und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben zuerst. Vermeiden Sie es, sich von Aufgaben ablenken zu lassen, die nicht wichtig sind.
• Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe zur gleichen Zeit. Wenn Sie versuchen mit Multitasking, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, wird es schwieriger, sich zu konzentrieren und Sie machen eher Fehler.
• Schließen Sie unnötige Programme oder Tabs auf Ihrem Computer, die Sie nicht für Ihre Arbeit benötigen. Schalten Sie Benachrichtigungen aus, um zu vermeiden, dass Sie von eingehenden E-Mails, Nachrichten oder sozialen Medien abgelenkt werden.
• Wenn Sie in einem offenen Büro arbeiten, kann es schwierig sein, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren. Versuchen Sie, Kopfhörer zu tragen oder einen Ort zu finden, an dem Sie allein arbeiten können, um Ablenkungen von anderen zu minimieren - das kann auch das Homeoffice sein.
• Setzen Sie sich klare Ziele für Ihre Arbeit und halten Sie sich daran. Wenn Sie ein klares Ziel haben, ist es einfacher, sich darauf zu konzentrieren und Ablenkungen zu vermeiden.

4. Ziele setzen

Setze Sie klare, spezifische und erreichbare Ziele für jeden Arbeitstag, um sich motiviert zu halten. Hier sind einige Tipps, um sich effektiv Ziele zu setzen:

• Überlegen Sie, was Sie langfristig erreichen möchten und was Ihre Vision für Ihre Zukunft ist. Eine klare Vision kann Ihnen helfen, Ziele zu setzen, die zu Ihrem langfristigen Erfolg beitragen.
• SMART steht für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele diese Kriterien erfüllen, um sicherzustellen, dass sie klar, realistisch und gut definierbar sind.
• Wenn Sie ein großes Ziel haben, kann es hilfreich sein, es in kleinere, überschaubare Schritte zu unterteilen, die Sie erreichen können. Dies kann es einfacher machen, das Ziel zu erreichen und Sie motivieren, weiterzumachen.
• Halten Sie Ihre Fortschritte fest, um sicherzustellen, dass Sie auf Kurs sind. Wenn Sie Fortschritte sehen, kann dies Sie motivieren, weiterzumachen und Ihre Ziele zu erreichen.
• Setzen Sie sich Ziele, die Sie herausfordern und die Sie motivieren, hart zu arbeiten und sich zu verbessern.
• Stellen Sie sicher, dass Sie sich selbst belohnen, wenn Sie Ihre Ziele erreichen. Eine Belohnung kann Sie motivieren, weiterzumachen und sich auf Ihre nächsten Ziele zu konzentrieren.

5. Zeitmanagement-Techniken anwenden

Verwende Sie eine Zeitmanagement-Methode um sich auf eine bestimmte Aufgabe zu konzentrieren, bevor Sie eine Pause machen. Es gibt viele verschiedene Zeitmanagement-Techniken, die Ihnen helfen können, produktiver zu sein und Ihre Zeit besser zu nutzen. Hier sind einige der besten Zeitmanagement-Techniken:

• Die Pomodoro-Technik: Diese Technik besteht darin, Ihre Zeit in 25-minütige Intervalle (Pomodoros) zu unterteilen, gefolgt von kurzen Pausen. Nach vier Pomodoros nehmen Sie eine längere Pause. Während der Pomodoro-Sitzungen konzentrieren Sie sich ausschließlich auf die jeweilige Aufgabe.
• Eat The Frog: Diese Technik besteht darin, die unangenehmen Aufgaben zuerst zu erledigen, um sie aus dem Weg zu räumen. Dadurch verringern Sie Ihren Stress und steigern Ihre Produktivität.
• Time-Blocking: Diese Methode besteht darin, Ihre Zeit in Blöcke von bestimmten Aufgaben oder Projekten zu unterteilen. Legen Sie feste Zeiten für E-Mails, Telefonate und andere Aufgaben fest, um Ihre Zeit effektiver zu nutzen.
• Die Seinfeld-Methode: Diese Methode basiert auf der Idee, jeden Tag eine Aufgabe zu erledigen und ein X auf einem Kalender zu markieren, um die Kette der erfolgreichen Tage aufrechtzuerhalten. Auf diese Weise bilden Sie eine Gewohnheit, die Ihnen hilft, produktiver zu sein.

Probieren Sie einige aus und sehen Sie, welche für Sie am besten funktionieren. Erfahren Sie hier weitere Tipps für Ihr Zeitmanagement ➜

6. Perfektionismus vermeiden

Perfektionismus führt dazu, dass Sie sich zu sehr auf Details konzentrieren und sich selbst unrealistische Standards setzen, was zu übermäßigem Stress, schlechtes Gewissen oder im schlimmsten Fall Angstzuständen und Frustration führen kann. Hier sind einige Tipps, um den Perfektionismus zu reduzieren:

• Akzeptieren Sie, dass Perfektion nicht möglich ist und dass es normal ist, Fehler zu machen. Lernen Sie, sich selbst zu akzeptieren und Ihre eigenen Unvollkommenheiten zu schätzen.
• Setzen Sie sich realistische Ziele, die erreichbar sind und nicht zu perfektionistisch sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele realistisch sind und dass Sie die notwendigen Ressourcen haben, um sie zu erreichen.
• Lernen Sie, Aufgaben an andere Personen zu delegieren, um Ihre Zeit und Energie zu sparen und die Qualität Ihrer Arbeit zu verbessern.
• Konzentrieren Sie sich auf Ihre Fortschritte und nicht auf Ihre Fehler. Erkennen Sie, dass es normal ist, Fehler zu machen, und sehen Sie diese als Lerngelegenheit und Chance zur Verbesserung.
• Verwenden Sie Zeitbegrenzungen, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu lange an einer Aufgabe arbeiten und sich zu sehr auf Details konzentrieren.

7. Eine Routine schaffen

Eine Routine hilft, Ihre Produktivität zu steigern und Ihren Alltag zu strukturieren. Manchmal kann es schwer sein in den richtigen Flow-Zustand zu kommen. Jeder Tag ist anders und somit müsste man jeden Tag auch neu und anders organisieren. Dies ist nicht nur anstrengend, sondern auch mit viel Aufwand verbunden. Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihr Arbeitsverhalten routinierten können um in den Flow-Zustand zu kommen:

• Überlegen Sie, welche Aufgaben oder Aktivitäten für Sie am wichtigsten sind und ordnen Sie ihnen Prioritäten zu. Legen Sie fest, wie viel Zeit Sie jeder Aktivität widmen möchten und wie oft Sie sie ausführen möchten.
• Erstellen Sie einen Zeitplan, in dem Sie Ihre Prioritäten und Aktivitäten einplanen. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit für jede Aktivität einplanen und dass Sie realistische Erwartungen haben.
• Führen Sie die Routine jeden Tag konsequent durch, auch wenn es schwierig ist. Je öfter Sie Ihre Routine durchführen, desto einfacher wird es, sie beizubehalten.
• Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Routine und passen Sie sie an, wenn sich Ihre Bedürfnisse oder Prioritäten ändern. Stellen Sie sicher, dass Ihre Routine für Sie funktioniert und dass Sie sich motiviert fühlen, sie durchzuführen.
• Belohnen Sie sich selbst, wenn Sie Ihre Routine durchgeführt haben. Dies kann Ihnen helfen, motiviert zu bleiben und Ihre Routine beizubehalten.

Es kann einige Zeit dauern, bis Sie eine Routine aufgebaut haben und es erfordert auch Disziplin und Durchhaltevermögen. Aber sobald Sie eine Routine haben, kann es Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen und Ihren Alltag zu erleichtern.

8. Unterstützung suchen

Suchen Sie sich Unterstützung von Kollegen oder Vorgesetzten, um Ihnen bei der Umsetzung deiner Aufgaben zu unterstützen. Wenn Sie sich bei der Arbeit Unterstützung suchen möchten, gibt es mehrere Möglichkeiten, wie Sie vorgehen können:

• Wenn Sie Schwierigkeiten haben oder Hilfe bei einer bestimmten Aufgabe benötigen, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten. Ihr Vorgesetzter kann Ihnen möglicherweise Ressourcen oder zusätzliche Unterstützung zur Verfügung stellen, um Ihnen bei der Bewältigung Ihrer Aufgaben zu helfen.
• Sprechen Sie mit Ihren Kollegen, wenn Sie Rat oder Hilfe benötigen. Möglicherweise haben sie Erfahrung mit ähnlichen Situationen oder können Ihnen bei der Lösung von Problemen helfen.
• Viele Unternehmen bieten Unterstützungsressourcen für Mitarbeiter an, wie z.B. Mentoring-Programme, Schulungen oder Coachings. Diese Ressourcen können Ihnen helfen, Ihre Fähigkeiten zu verbessern oder Unterstützung bei der Bewältigung von Problemen zu erhalten.
• Wenn Sie spezielle Fähigkeiten oder Fachwissen benötigen, die im Unternehmen nicht verfügbar sind, können Sie sich an externe Ressourcen wie Berater oder Experten wenden.

Es ist wichtig, dass Sie sich nicht scheuen, um Hilfe zu bitten, wenn Sie sich überfordert fühlen oder Schwierigkeiten haben, eine bestimmte Aufgabe zu bewältigen. Eine offene Kommunikation mit Ihrem Vorgesetzten und Kollegen kann dazu beitragen, eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen und Ihre Leistung zu verbessern.

Zusammenfassung

Prokrastination ist das Aufschieben von Aufgaben, die eigentlich erledigt werden sollten. Die Gründe dafür können ganz unterschiedlich sein. Die Auswirkungen von Prokrastination sind z.B. Stress oder schlechtem Gewissen. Ein Patentmittel gegen Prokrastination gibt es nicht, aber dafür viele Methoden, Tipps und Tricks um weniger Aufgaben aufzuschieben. Mit smarten Zeitmanagement-Methoden kann man viel mehr Struktur und Routine in den Arbeitsalltag bringen. zistemo unterstützt Sie dabei, Ihre Zeit bei der Arbeit effektiv zu nutzen damit Sie produktiver Arbeiten können. Mit smarter Zeiterfassung, Projektmanagement und Projektabrechnung können Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren. Work smarter, not harder.