Die 10 häufigsten Fehler im Projektmanagement und wie man sie vermeidet

Projektmanagement ist in nahezu allen Arbeitsbereichen wichtig. Doch was macht gutes Projektmanagement aus? Die 10 häufigsten Fehler im Projektmanagement werden in diesem Beitrag beleuchtet, während gezeigt wird was man besser machen kann.

Denn im Projektmanagement gibt es viele Herausforderungen, die dazu führen können, dass ein Projekt nicht erfolgreich abgeschlossen wird. Daher wurden verschiedene Projektmanagementmethoden entwickelt, um Projekte effizient und bestmöglich durchzuführen.

Vor allem agiles Projektmanagement (z.B. Scrum oder Kanban), ist sehr beliebt und wird von vielen Anbietern von Projektmanagement-Software wie zistemo unterstützt. Die bekanntesten Projektmanagementmethoden sind:

• Wasserfall-Modell: Eine traditionelle Methode, bei der jede Phase des Projekts nacheinander abgeschlossen werden muss, bevor die nächste beginnt.
• Scrum: Eine agilen Methode, die sich auf kurze Iterationen und schnelle Feedback-Schleifen konzentriert.
• Kanban: Eine Methode, die auf der Visualisierung des Workflows und der Arbeit basiert.

Dabei sollte berücksichtigt werden, dass eine Methode evtl. nicht zu jeder Arbeitsweise passt. Daher muss die Methode zum Projekt passen. Projektmanagementmethoden ermöglichen es, die Anforderungen und Herausforderungen des jeweiligen Projekts zu berücksichtigen und die Methode auszuwählen, die am besten geeignet ist. Eine zentrale Rolle spielt dabei der Projektmanager.

Der Projektmanager ist für die Leitung des Projekts verantwortlich und trägt die Verantwortung für die erfolgreiche Durchführung des Projekts und Erreichen der Projektziele. Er oder sie arbeitet eng mit dem Projektteam zusammen und koordiniert alle Beteiligten, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Doch auch die richtige Projektmanagementmethode, der erfahrenste Projektmanager und die beste Projektmanagement-Software garantieren nicht, dass das ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wird. Doch was macht erfolgreiches Projektmanagement aus? Hier sind die 10 häufigsten Fehler im Projektmanagement und wie man sie vermeidet:

1. Unklare Projektziele

Projektziele sind die konkreten Ergebnisse, die ein Projekt erreichen soll. Sie geben die Richtung für die Arbeit des Projektteams und helfen dabei, den Fortschritt des Projekts zu messen. Projektziele sollten messbar, zeitlich begrenzt sein um erfolgreich zu sein. Es ist wichtig, dass das Projektziel von allen Beteiligten verstanden wird und klar definiert ist.

Hier sind einige Schritte, die helfen können, Projektziele zu definieren:

1. Identifizieren Sie das Problem oder die Chance, die das Projekt angehen soll.
2. Formulieren Sie das Projektziel in klaren und präzisen Worten. Verwenden Sie aktive Verben und formulieren Sie spezifisch, was Sie erreichen möchten.
3. Identifizieren und defninieren Sie die Leistungskennzahlen (KPI), die verwendet werden, um den Projektfortschritt zu messen.
4. Stellen Sie sicher, dass das Projektziel realistisch erreichbar ist, indem Sie Ressourcen (Zeit, Geld, Personal) und sonstige Einschränkungen berücksichtigen.
5. Stellen Sie sicher, dass das Projektziel relevant und wichtig für die Organisation und die Beteiligten ist.
6. Setzen Sie einen Zeitrahmen für das Projektziel und Meilensteine. Kontrollieren Sie, dass die einzelnen Projektziele auch innerhalb des definierten Zeitrahmens erreicht werden.
7. Kommunizieren Sie das Projektziel klar an alle Beteiligten, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und das gleiche Ziel verfolgen.
8. Passen Sie regelmäßig das Projektziel an, um sicherzustellen, dass es immer noch erreichbar und relevant ist.

2. Schlechte Kommunikation

Gute Kommunikation ist essenziell um gute Projektergebnisse zu erzielen. Wenn die Kommunikation und Kollaboration nicht gut ist, kann es zu Verzögerungen oder im schlimmsten Fall nicht zum Projektabschluss kommen.

Hier sind einige Merkmale, die gute Kommunikation ausmachen:

1. Klarheit: Die Kommunikation sollte klar, präzise und verständlich sein. Jede Nachricht sollte eindeutig formuliert werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
2. Regelmäßigkeit: Eine regelmäßige Kommunikation ist wichtig, auch im Home-Office. Damit wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf dem neuesten Stand sind und dass Probleme schnell erkannt und behoben werden können.
3. Offenheit: Gute Kommunikation erfordert Offenheit und Transparenz. Alle Beteiligten sollten die Möglichkeit haben, ihre Meinungen und Bedenken zum Ausdruck zu bringen.
4. Zuhören: Gute Kommunikation erfordert auch, dass man auf die Bedürfnisse und Anliegen anderer eingeht und aktiv zuhört. Verzichten Sie bewusst auf Multitasking.
5. Anpassung: Gute Kommunikation erfordert, die Kommunikationskanäle an die Bedürfnisse des Projektteams anzupassen.
6. Empathie: Gute Kommunikation erfordert auch Empathie, um die Perspektive anderer zu verstehen und die Kommunikation auf deren Bedürfnisse abzustimmen.
7. Feedback: Gute Kommunikation erfordert auch eine Rückmeldung, um sicherzustellen, dass die Botschaft richtig verstanden wurde und um Anpassungen vorzunehmen, falls nötig.
8. Vertrauen: Eine gute Kommunikation erfordert auch Vertrauen, das entsteht, wenn die Beteiligten sich darauf verlassen können, dass die Informationen, die sie erhalten, korrekt und zutreffend sind.

3. Schlechte Projektzeiterfassung

Schlechte Zeiterfassung, z.B. in Excel, ist einer häufigsten Fehler im Projektmanagement. Zeiterfassung ist für gutes Projektmanagement essenziell, da es hilft, den Projektfortschritt zu verfolgen, die Ausgaben zu kontrollieren und das Risiko von Verzögerungen oder überhöhten Kosten zu minimieren. Es ermöglicht auch die Leistung der Teammitglieder zu beurteilen und ermöglicht gutes Zeitmanagement durchzuführen.

Eine gute Projektzeiterfassung hat mehrere Merkmale, darunter:

1. Eine gute Projektzeiterfassung sollte präzise sein, um sicherzustellen, dass der tatsächliche Zeitaufwand für jede Aufgabe erfasst wird.
2. Projektbeteiligte sollten für alle Aufgaben und Aktivitäten Ihr Zeiten erfassen, die im Projekt durchgeführt werden, um ein vollständiges Bild des Projektfortschritts zu erhalten.
3. Eine gute Projektzeiterfassung sollte einfach zu verwenden sein, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder sie problemlos verwenden können.
4. Erfassen Sie Zeiten im besten Fall in Echtzeit, oder zumindest zeitnah erfasst, um sicherzustellen, dass die Daten aktuell und relevant sind.
5. Damit die erfassten Zeiten ordnungsgemäß und nachvollziehbar sind, sollten Sie Genehmigungen für Projektzeiten einsetzen.
6. Eine gute Projektzeiterfassung sollte in Ihre Projektmanagement-Software integriert werden können, um einen besseren Überblick über den Projektfortschritt zu erhalten.
7. Damit Sie möglichst effizient arbeiten, sollten die erfassten Zeiteinträge einfach abgerechnet werden. Softwarelösungen wie zistemo bieten eine integrierte Funktion zur Projektabrechnung.
8. Mit einer guten Projektzeiterfassung können Sie verständliche Berichte einfach und schnell erstellen. So bleiben alle Projektbeteiligten über den Projektfortschritt informiert.

4. Mangelhafte Ressourcenplanung

Ressourcen wie Zeit, Geld und Personal sind nicht unendlich verfügbar. Daher ist die Ressourcenplanung ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements und umfasst die Identifizierung, Zuweisung und Steuerung von Ressourcen.

Hier sind einige Schritte, die helfen können, Ressourcen für ein Projekt gut zu planen:

1. Identifizieren Sie die notwendigen Ressourcen: Identifizieren Sie alle Ressourcen, die für die Projektphasen benötigt werden.
2. Erstellen Sie einen Ressourcenbedarf: Erstellen Sie einen Ressourcenbedarf für jede Ressource und dem gesamten Projektumfang, einschließlich der Anzahl der Personen, die benötigt werden, und der Zeit- und Kostenschätzungen.
3. Zuweisen von Ressourcen: Verteilen Sie das Projektbudget auf einzelne Projektphase und auf Aufgaben. Im Anschluss können Sie mit der Personaleinsatzplanung das Budget weiter verteilen. Damit könne Sie schon früh Engpässe erkennen, bevor das Projekt in Schieflage geräht.
4. Erstellen Sie einen Ressourcenplan: Erstellen Sie einen detaillierten Ressourcenplan, der die Zuweisung der Ressourcen zu den Aufgaben und Aktivitäten des Projekts enthält.
5. Überwachen Sie die Ressourcen: Überwachen Sie regelmäßig die Verwendung der Ressourcen, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan und im Budget bleibt und dass es keine Ressourcenengpässe gibt.
6. Anpassen Sie den Ressourcenplan: Passen Sie den Ressourcenplan an, wenn sich die Anforderungen des Projekts ändern oder wenn Ressourcenengpässe auftreten.
7. Kommunizieren Sie den Ressourcenplan: Kommunizieren Sie an alle Beteiligten die Einsatzplanung, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und dass jeder weiß, welche Ressourcen zur Verfügung stehen.
8. Verwenden Sie ein ERP-System: Verwenden Sie moderne Software wie z.B. zistemo, die Sie bei Ihrer Ressourcenplanung unterstützt.

5. Fehlende Risikobewertung

Eine gute Risikobewertung erfordert ein systematisches und gründliches Vorgehen, um mögliche Probleme zu identifizieren, zu bewerten und vorbereitet zu sein, falls sie eintreten. Dadurch senken Sie drastisch das Risiko zum scheitern des Projekts.

Hier sind einige Schritte, die helfen, eine gute Risikobewertung durchzuführen:

1. Identifizieren Sie mögliche Risiken, die den Projekterfolg beeinträchtigen können. Brainstorming, Interviews mit Experten und Analyse von historischen Projekten liefern gute Daten dazu.
2. Bewerten Sie jedes Risiko anhand von Kriterien wie Wahrscheinlichkeit, Auswirkungen und potenzielle Auswirkungen auf das gesamte Projekt und die einzelnen Projektphasen.
3. Priorisieren Sie die Risiken anhand ihrer Risikobewertung.
4. Erstellen Sie einen Risikomanagementplan, der Maßnahmen zur Minimierung oder Vermeidung von Risiken vorsieht.
5. Überwachen und aktualisieren Sie regelmäßig die Risiken, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt und dass alle Risiken entsprechend berücksichtigt werden.
6. Kommunizieren Sie die Risiken: Kommunizieren Sie die identifizierten Risiken und den Risikomanagementplan an alle Beteiligten, um sicherzustellen, dass jeder über die potenziellen Risiken und die geplanten Maßnahmen informiert ist.

6. Keine Flexibilität

Projekte sind oft von Änderungen betroffen, besonders Großprojekte die über einen längeren Zeitraum laufen. Eine mangelnde Flexibilität kann dazu führen, dass der Projekterfolg ausbleibt. Wenn Sie flexibel sind, können Sie hingegen schnell auf Veränderungen im Projekt reagieren.

Einige Möglichkeiten, wie man flexibel bleiben kann, sind:

1. Verwenden Sie agile Projektmanagementmethoden wie Scrum und Kanban. Sie sind darauf ausgelegt, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Anforderungen zu adaptieren.
2. Verwenden Sie eine flexible Projektplanungsmethode: Verwenden Sie eine Methode wie Rolling Wave Planning, die es ermöglicht, die Planung im Laufe des Projekts anzupassen.
3. Orientieren Sie sich an die Projektmanagement-Standards wie PMBOK oder PRINCE2, die flexible Ansätze zur Projektsteuerung und -durchführung empfehlen.
4. Kommunizieren Sie regelmäßig mit allen Projektbeteiligten, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und dass jeder über potenzielle Veränderungen informiert ist.
5. Nutzen Sie Risikobewertung und -management, um auf potenzielle Veränderungen und Herausforderungen vorbereitet zu sein und schnell darauf reagieren zu können.
6. Seien Sie bereit, Ihre Pläne und Prozesse zu ändern, wenn sich die Umstände des Projekts ändern.
7. Halten Sie sich an die Projektziele, und stellen Sie sicher, dass jede Veränderung oder Anpassung mit dem Projektergebnis vereinbar ist.

7. Mangelhafte Teamarbeit

Ein gut funktionierendes Team ist wichtig und maßgeblich für den Projekterfolg verantwortlich.

Hier sind einige Tipps, wie man ein Team dazu bringt, gut zusammenzuarbeiten:

1. Schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, in der sich alle Teammitglieder willkommen und respektiert fühlen.
2. Setzen Sie klare und erreichbare Projektziele für das Team, damit jeder weiß, worauf er hinarbeiten soll.
3. Kommunizieren Sie regelmäßig mit dem Team und sorgen Sie für einen offenen Austausch von Informationen und Ideen.
4. Fördern Sie die Zusammenarbeit und das Teambuilding durch gemeinsame Aktivitäten und Projekte.
5. Schaffen Sie eine Atmosphäre des Vertrauens, in der alle Teammitglieder ihre Meinungen und Ideen frei äußern können.
6. Verteilen Sie Aufgaben und Verantwortungen klar unter den Teammitgliedern, damit jeder weiß, was von ihm erwartet wird.
7. Stellen Sie sicher, dass alle Projektbeteiligten die gleiche Vision und die Projektziele des Projekts verstehen.
8. Machen Sie regelmäßig Feedback-Sessions, um sicherzustellen, dass das Team auf dem richtigen Weg ist und um Probleme oder Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und anzugehen.

8. Schlechtes Skillmanagement

Skillmanagement ist für Projekte von großem Nutzen, da es dazu beiträgt, sicherzustellen, dass das Projektteam über die erforderlichen Fähigkeiten und Know-How verfügt, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um Skillmanagement in Projekten durchzuführen:

1. Identifizieren Sie die Fähigkeiten und Kompetenzen, die für das Projekt erforderlich sind, indem Sie die Projektziele und den Projektplan analysieren.
2. Erstellen Sie eine Ressourcenplanung, die erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen der Projektmitarbeiter enthält.
3. Schaffen Sie Schulungs- und Entwicklungsprogramme, um die Fähigkeiten und Kompetenzen der Projektmitarbeiter zu verbessern.
4. Führen Sie regelmäßige Bewertungen der Fähigkeiten und Kompetenzen der Projektmitarbeiter durch, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen vorhanden sind.
5. Stellen Sie sicher, dass die erfassten Fähigkeiten und Kompetenzen aktuell sind.

9. Unzureichende Projektdokumentation

Eine mangelhafte Dokumentation kann dazu führen, dass wichtige Informationen verloren gehen und Fehler passieren. Eine gute Projektdokumentation sollte klar, vollständig und aktuell sein. Außerdem können Sie damit bei zukünftigen Projekten bereits begangene Fehler vermeiden und mehr Projekte erfolgreich abschließen.

Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um eine gute Projektdokumentation zu erstellen:

1. Legen Sie fest, welche Art von Informationen in der Dokumentation enthalten sein sollen und wer Zugriff darauf haben soll.
2. Legen Sie eine logische Struktur für die Dokumentation fest, z.B. nach Projektphasen oder nach Projektmeilensteinen.
3. Sammeln Sie alle relevanten Informationen, die für das Projekt wichtig sind, wie z.B. Projektziele, Meilensteine, Ressourcen, Projektpläne und Erfolgskriterien.
4. Stellen Sie sicher, dass die Dokumentation immer aktuell ist.
5. Machen Sie die Dokumentation leicht zugänglich, so dass alle Projektbeteiligten Zugriff darauf haben.
6. Speichern Sie die Dokumentation sicher ab, damit sie nicht verloren geht oder beschädigt wird.
7. Verwenden Sie einheitliche Formate und Schreibstile.

10. Keine Projektnachverfolgung

Projektnachverfolgung ist wichtig, um aus den Erfahrungen eines abgeschlossenen Projekts zu lernen und diese Erkenntnisse in zukünftige Projekte zu integrieren. Durch die Überprüfung des Projektverlaufs und der Projektergebnisse können Fehler identifiziert und vermieden, sowie erfolgreiche Arbeitsweisen wiederholt werden. Die Projektnachverfolgung hilft auch dabei, die Effektivität des Projektmanagements zu bewerten und zu verbessern. Es ermöglicht es dem Projektmanagement-Team, die Erreichung der Projektziele zu überprüfen und die Qualität der Projektergebnisse zu bewerten. Dadurch kann das Team Prozesse und Verfahren optimieren, um zukünftige Projekte erfolgreicher zu gestalten.

Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um eine erfolgreiche Projektnachverfolgung durchzuführen:

1. Bevor Sie mit der Projektnachverfolgung beginnen, sollten Sie klar definieren, welche Ziele Sie damit erreichen möchten und welche Erwartungen Sie haben.
2. Verwenden Sie verschiedene Methoden wie Befragungen, Interviews und Analysen von Projektdokumenten, um die notwendigen Informationen zu sammeln.
3. Vergleichen Sie die tatsächlichen Ergebnisse mit den geplanten Ergebnissen und bewerten Sie, ob die Projektziele erreicht wurden.
4. Identifizieren Sie die Erfolge und Herausforderungen, die während des Projekts aufgetreten sind und analysieren Sie, wie sie beeinflusst haben.
5. Erstellen Sie einen Bericht, der die Ergebnisse der Projektnachverfolgung zusammenfasst und die wichtigsten Erkenntnisse und Empfehlungen enthält.
6. Übernehmen Sie die Empfehlungen, die aus der Projektnachverfolgung resultieren in zukünftige Projekte, um die Effektivität des Projektmanagements zu verbessern.
7. Teilen Sie die Ergebnisse der Projektnachverfolgung mit allen Projektbeteiligten, einschließlich Kunden, Teammitgliedern und Führungskräften, um Transparenz und Verantwortung zu schaffen.

Zusammenfassung

Um Projekte erfolgreich abzuschließen braucht es erfolgreiches Projektmanagement. Eine gute Projektmanagement-Software kann helfen, viele der hier aufgeführten häufigsten Fehler zu vermeiden. Gerade bei Projektzeiterfassung, Zeitmanagement, Ressourcenplanung und Skillmanagament helfen Plattformen wie zistemo effizienter und clever zu arbeiten und Projekte zu verwalten. Gute Kommunikation hingegen muss gelebt werden, hier können Kollaborations-Tools wie z.B. Slack oder Microsoft Teams nur unterstützen. Das scheitern von Projekten können Sie nie zu 100% ausschließen, aber die Chancen erhöhen mehr Projekte erfolgreich abzuschließen und bessere Projektergebnisse zu erzielen.