Projektarbeit ist heute in vielen Unternehmen Standard. Nicht nur Start-ups, sondern auch große Unternehmen organisieren ihre Arbeit und die Abwicklung ihrer Aufträge überwiegend in Projekten. Eine projektbezogene Zeiterfassung ist vor diesem Hintergrund für die Unternehmen selbst, aber auch für ihre Kunden wichtig. Sie ermöglicht eine effiziente Projektabrechnung, die Überwachung der Leistungserbringung durch das Projektcontrolling und die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Projekten. Ebenso ist sie für die Projektplanung von Bedeutung. Moderne Projektzeiterfassungs-Software wie zistemo ist eine Schnittstelle zwischen klassischer Arbeitszeiterfassung und umfassender Projektverwaltung.
Was ist Projektzeiterfassung?
Projektbezogene Zeiterfassung, oder Projektzeiterfassung, bezieht sich auf die Erfassung des Arbeitsaufwands für bestimmte Aufgaben und Projekte. Dabei wird die Arbeitszeit, die für die Erfüllung einer Arbeitsaufgabe erforderlich ist, auf ein konkretes Projekt oder auf die einzelnen Projektaufgaben verbucht.
In der Praxis unterstützt die Projektzeiterfassung insbesondere das Projektcontrolling und die Planung von Projekten. Sie gibt Aufschluss darüber, welcher Zeitaufwand für die Bearbeitung der einzelnen Projektaufgaben tatsächlich nötig ist und ermöglicht damit eine möglichst exakte Einsätzung des Projektbudgets. Mit Hilfe einer umfassenden und korrekten Projektzeiterfassung kann der Projektmanager überprüfen, ob die Aufwandsschätzung im Rahmen der Projektplanung realistisch war. Hierdurch ergeben sich Optimierungsmöglichkeiten für das laufende Projekt sowie für die Planung künftiger Projekte. Außerdem ermöglicht eine projektbezogene Zeiterfassung, die internen Zeitressourcen des Unternehmens effektiv zu nutzen und den erforderlichen Zeitaufwand für ein bestimmtes Projekt gegenüber dem Kunden nachzuweisen.
Sind Projektzeiterfassung und Arbeitszeiterfassung identisch?
Projektzeiterfassung und Arbeitszeiterfassung sind nicht identisch. Bei der klassischen Arbeitszeiterfassung geht es ausschließlich darum, den allgemeinen zeitlichen Rahmen der Leistungserbringung zu dokumentieren. Pro Mitarbeiter wird, manuell oder mittels einer Zeiterfassungssoftware, Beginn und Ende des Arbeitstages, Pausenzeiten sowie Abwesenheiten erfasst. Die betriebliche Arbeitszeiterfassung schafft die Voraussetzungen für die Erfüllung arbeitsrechtlicher Verbindlichkeiten. Nach aktueller EU-Rechtsprechung wird eine lückenlose Erfassung der Arbeitszeit demnächst auch in Deutschland für alle Unternehmen Pflicht – ein entsprechendes Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und seine Überführung in nationales Recht sollen europaweit die Rechte von Arbeitnehmern stärken. Jedoch ist auf der Basis der einen Arbeitszeiterfassung keine Aussage darüber möglich, mit welchen Aktivitäten die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit verbringen.
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Dagegen dient die Projektzeiterfassung dazu, den Projektfortschritt sowie den aktuellen Projektstatus zu beurteilen und basierend auf einem Soll-Ist-Vergleich zeitnah Anpassungen und Optimierungen in der Projektplanung vorzunehmen. Sie ist eine wesentliche Grundlage für die exakte Nachverfolgung von Projekten und eine realistische Kostenkalkulation.
Eine projektbezogene Zeiterfassung kann in unterschiedlicher Form erfolgen. Ursprünglich waren auch in der Projektverwaltung manuelle Techniken der Zeiterfassung oder die Dokumentation des Zeitaufwands in Excel-Tabellen üblich. Solche Methoden wurden inzwischen jedoch weitgehend durch den Einsatz von Projektzeiterfassungs-Software in der Cloud und als mobile Zeiterfassungs-App abgelöst.
Welche Vorteile ergeben sich aus der Projektzeiterfassung?
Der grundlegende Vorteil einer projektbezogenen Zeiterfassung besteht darin, dass sich die Zeiten und der Aufwand für aktuelle und künftige Projekte besser kalkulieren lassen. Im Kern geht es darum, einzuschätzen ob die verfügbaren Ressourcen in die richtigen Aktivitäten investiert werden. Diese Informationen sind von strategischer Bedeutung. Projektzeiterfassung ermöglicht einen Lernprozess, aus dem hervorgeht, wieviel Arbeitsaufwand in die Erledigung der einzelnen Projektaufgaben fließt und welche Zeit für bestimmte Prozesse veranschlagt werden muss. Hieraus ergeben sich Vorteile für die Projektplanung, die Projektabrechnung und das Projektcontrolling.
Welche Bedeutung hat die Projektzeiterfassung für die Projektplanung?
Eine projektbezogene Zeiterfassung ist für Planungsanpassungen laufender Projekte, vor allem aber für die Planung künftiger Projekte wichtig. Wenn aus früheren Projekten bekannt ist, welcher Zeitaufwand für die Ausführung bestimmter Aufgaben erforderlich ist, können Unternehmen Prozesse der Entwicklung und Realisierung ihrer Leistungsangebote durch Projektmanagement-Lösungen umfassend abbilden und den Aufwand für künftige Projekte in exakter Art und Weise planen. Eine solche Projektplanung schließt die Kapazitätsplanung und Personalbedarfplanung mit ein mit ein. Durch eine valide Projektzeiterfassung gewinnen Unternehmen Planungssicherheit. Vor allem bei großen Aufträgen sind hierdurch eine längerfristige Kapazitätsplanung und die zuverlässige Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen möglich.
Wie unterstützt Projektzeiterfassung eine effiziente Projektabrechnung?
Zum einen ermöglicht eine projektbezogene Zeiterfassung einen ordnungsgemäßen Leistungsnachweis gegenüber dem Kunden. Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung gewinnen hierdurch an Transparenz, die nicht nur zu einer effizienten Kooperation, sondern auch zur Verbesserung der Kundenbeziehung und damit zu einer langfristigen Kundenbindung einen Beitrag leistet. Daneben ist die Projektzeiterfassung jedoch auch für die interne Projektabrechnung von Bedeutung. Vor allem bei Querschnittsabteilungen wie Forschung und Entwicklung, IT oder Logistik ist nicht immer klar, welcher Arbeitsaufwand in welche Arbeitsaufgaben fließt. Als ein Beispiel: Wenn die Entwicklungsabteilung des Unternehmens in sehr großem Umfang mit internen Support- und Wartungsaufgaben beschäftigt ist, steht diese Zeit nicht zur Realisierung von Kernprojekten und Kundenaufträgen zur Verfügung. Hieraus ergeben sich Konsequenzen für die Kostenstruktur und die Gewinnaussichten des Unternehmens. Wenn die Zeitanteile für die verschiedenen Aufgaben einer Abteilung oder eines Teams in detaillierter Form bekannt sind, ist es möglich, Maßnahmen zu entwickeln, um den Aufwand für interne Leistungen zu reduzieren oder auch unter Kostenaspekten effizientere Lösungen dafür zu finden.
Ebenso sind Dienstleister und andere Unternehmen, die für ihre Kunden auf Honorarbasis tätig werden, auf eine exakte Erfassung von Projektaufwänden und Projektzeiten angewiesen, die anschließend dem Kunden weiterberechnet werden. Ohne Projektzeiterfassung sind diese Firmen für ihre Rechnungsstellung auf Aufwandsschätzungen angewiesen, was sich in wirtschaftlicher Hinsicht oft als negativ erweist: Wenn die geleisteten Arbeitsstunden den vorab geschätzten Aufwand deutlich überschreiten, verliert das Unternehmen bares Geld. Ohne exakte Zeit- und damit auch Kostendokumentation ist es nicht möglich, diesen Projektaufwand an den Kunden weiterzugeben. Zudem begrenzen Fehleinschätzungen der erforderlichen Zeitressourcen die Möglichkeiten des Unternehmens, weitere Aufträge anzunehmen.
Vor allem eine mobile Zeiterfassungs-App, die mit Funktionalitäten zur Projektzeiterfassung ausgestattet ist, ermöglicht eine lückenlose und projektbezogene Zeiterfassung aller Mitarbeiter – also auch von Projektbeteiligten, die ihre Arbeitsleistung im Außendienst, als Berater und Dienstleister im Kundenunternehmen oder im Home Office erbringen.
Was leistet die Projektzeiterfassung für das Projektcontrolling?
Das Projektcontrolling umfasst alle Tätigkeiten, die nötig sind, um ein Projekt während seiner gesamten Laufzeit zu steuern und bei Bedarf korrigierend einzugreifen. Seine Aufgabe besteht darin, das Erreichen der Projektziele, das Einhalten von Terminen für das Gesamtprojekt und Teilaufgaben sowie die Einhaltung des im Rahmen der Projektplanung definierten Kostenrahmens abzusichern. Für die Durchführung von Projekten besitzt das Projektcontrolling zum einen eine strategische Funktion, die eng mit dem Erreichen der strategischen Unternehmensziele verbunden ist. Zum anderen hat es die Aufgabe, den Projektablauf und die Ressourcennutzung auf der operativen Ebene zu überwachen.
In der Praxis kommt es allerdings häufig vor, dass sich die ursprüngliche Projektplanung im Hinblick auf Zeit, Kosten und Ressourcen als unzulänglich erweist. Hierzu tragen nicht zuletzt unsichtbare Aufwände bei, die in der Kalkulation des Projektaufwands nicht berücksichtigt werden. Hierzu zählen beispielsweise langwierige Abstimmungsprozesse oder Feedback-Schleifen, die das Projekt zeitlich aus dem Ruder laufen lassen. Eine projektbezogene Zeiterfassung ermöglicht dem Projektcontrolling, solche Einflüsse zu identifizieren und Korrekturen vorzunehmen, sofern alle Mitarbeiter ein projektbezogenes Zeiterfassungssystem nutzen. Gleichzeitig fließen die aus der aktuellen Projektzeiterfassung gewonnenen Erkenntnisse über Zeit- und Ressourcenhindernisse in die Planung künftiger Projekte ein. Das Projektcontrolling liefert in dieser Dimension wertvolle Informationen für eine effizientere Gestaltung von Projekten.
Kann Projektzeiterfassung einen Beitrag zur Motivation der Mitarbeiter leisten?
Ja, auf jeden Fall. Auch hierbei spielen verschiedene Aspekte eine Rolle. Wenn der Zeitaufwand für das Projekt und seine Teilaufgaben bekannt ist, können Maßnahmen ergriffen werden, um die für die Projektdurchführung erforderlichen Ressourcen bereitzustellen oder zu erweitern. Hierdurch besteht die Möglichkeit, Stress und Überlastung für die einzelnen Mitarbeiter zu begrenzen oder – idealerweise – weitgehend auszuschalten. Zudem hilft eine projektbezogene Zeiterfassung dabei, dass der Beitrag aller Projektbeteiligten innerhalb des Teams und für die Vorgesetzten deutlich wird. Für die einzelnen Mitarbeiter und das gesamte Team kann aus dem Erfassen von Projektzeiten daher ein wichtiger Motivationsschub resultieren. Damit dieser Effekt erzielt wird, muss im Unternehmen und innerhalb des Teams allerdings ein Konsens darüber bestehen, dass die erfassten Aufwände und Zeiten nicht der Kontrolle und Leistungsbeurteilung der Teammitglieder dienen.
Wie funktioniert Projektzeiterfassung?
Mit einer klassischen oder digitalen Stempeluhr hat die eine zeitgemäße Erfassung von Projektzeiten nichts zu tun. Bei moderner Online-Projektzeiterfassung mit zistemo handelt es sich um ein branchenunabhängiges und digitales Tools, das in der Lage ist die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und den Aufwand für Projektaufgaben über Desktop oder eine mobile App zu erfassen. Für die Zeiterfassung im Projektmanagement sind heute integrierte Lösungen üblich: Die Anwendungen sind für die Nutzung an Desktop-Rechnern und durch eine mobile App ausgelegt, die sowohl Android als auch iOS (iPhone oder iPad) unterstützt. Der Zeitaufwand für einzelne Arbeitsaufgaben lässt sich durch eine Stoppuhr erfassen, die durch den damit aktuell beschäftigten Mitarbeiter aktiviert wird. Arbeitsaufgaben und Zeiteinträge können unterschiedlichen Projekten, Kunden, Kostenstellen oder Mitarbeitern zugeordnet werden. Auch der Ausweis von Teilprojekten ist mit einer solchen Online-Projektzeiterfassung möglich. Die für ein bestimmtes Projekt erfassten Projektzeiten lassen sich per Knopfdruck problemlos in ERP-Systeme übertragen. Eine solche Software-Lösung wie zistemo wird konsequent projektbezogen eingesetzt.
Welche Funktionalitäten bringt eine moderne Online-Projektzeiterfassung mit?
Moderne Online-Systeme zur Projektzeiterfassung integrieren eine Vielzahl von Funktionen:
- Projektplanung: Einsatz der verfügbaren Mitarbeiter nach ihren Fähigkeiten
- Projektabrechnung: Vollständige Kostenkontrolle im Hinblick auf Aufgaben, Arbeitszeiten, Stundensätze, Abrechnung nach unterschiedlichen Methoden
- Projektcontrolling: Einfache Anlage von Projekten, Erfassung und Verwaltung von Auftragszeiten und Projektzeiten der Mitarbeiter
- Analyse: Performancemessung anhand unterschiedlicher KPIs, umfassende Projektübersicht durch intelligente Dashboards, Projektberichte und grafische Aufbereitung der erfassten Zeiten
- Flexible Online-Zeiterfassung: Echtzeitdokumentation oder Nachtragen von Projektzeiten
- Mobile Zeiterfassung: Zeitdokumentation unabhängig von Arbeitsort
- Standortnachweis für Projektstunden: durch GPS-Zeiteintrag, personenbezogene Daten werden dabei gesetzeskonform gesammelt und verwaltet.
