Mitarbeiter Zeiterfassung: Für viele eine unliebsame Notwendigkeit. Oft wird die geleistete Arbeitszeit von Mitarbeitern nur halbherzig und umständlich erfasst. Das ist sehr schade! Moderne Cloud Software für die Zeiterfassung bietet zahlreiche Funktionen, die weit über die klassische Zeiterfassung hinausgehen und Unternehmen innovative Lösungen für das Arbeitszeitmanagement ermöglichen. Intelligente Arbeitszeiterfassung in der Cloud hat nicht viel mit Überwachung der Mitarbeiter oder der guten alten Stempeluhr gemeinsam. Intelligente Zeiterfassung bedeutet Fairness, Transparenz und Effizienz – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Cloudbasierte Zeiterfassungslösungen bieten flexible und skalierbare Lösungen für Unternehmen jeder Größe. In der heutigen digitalen Welt stehen verschiedene Systeme und Möglichkeiten zur Verfügung, um Arbeitszeiten effizient zu erfassen und zu verwalten. Digitale Zeiterfassung stellt dabei eine attraktive Alternative zu klassischen, papierbasierten Methoden dar. Dieser Beitrag gibt einen umfassenden Überblick über das Thema Zeiterfassung in der Cloud. Und wie? Einfach weiterlesen.
Wie erfasse ich Arbeitszeit in der Cloud?
Was ist Arbeitszeiterfassung in der Cloud überhaupt? Cloud-basiertes Arbeiten bedeutet, dass alle Daten am selben Ort bearbeitet und gespeichert werden: Auf Servern, die sich nicht unbedingt da befinden, wo ihr Unternehmen sitzt. In unserem Fall sind das geschützte und sichere Server in der Schweiz – aber mehr darüber gibt’s hier zu lesen.
Neben der Cloud-Lösung gibt es verschiedene Methoden und Möglichkeiten der Zeiterfassung, wie etwa die Verwendung von Excel-Tabellen, klassischen Tabellen oder Stundenzetteln in Papierform. Diese traditionellen Methoden sind zwar weit verbreitet, stoßen jedoch bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben, wie der Pflicht zur systematischen Zeiterfassung nach dem Arbeitsgesetz, schnell an ihre Grenzen. Digitale Zeiterfassungssysteme bieten hier entscheidende Vorteile: Sie ermöglichen eine effiziente, transparente und rechtssichere Dokumentation der Arbeitsstunden und Projektzeiten, erleichtern die Lohnabrechnung und bieten Führungskräften sowie Mitarbeitenden einen klaren Überblick über Soll-Stunden, Überstunden und laufende Projekte.
Moderne Zeiterfassungssysteme sind heute ein wichtiger Bestandteil einer umfassenden HR-Software und lassen sich flexibel in den Betrieb integrieren. Sie bieten Unternehmen die Möglichkeit, Arbeitszeiten, Projektzeiten und Abwesenheiten zentral zu verwalten und Prozesse zu automatisieren. Der Einsatz von Apps, Terminals und Cloud-Lösungen ermöglicht eine nahtlose Zeiterfassung – sowohl stationär im Unternehmen als auch mobil im Homeoffice oder unterwegs.
Die digitale Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen wird durch diese Systeme erheblich vereinfacht und sorgt für mehr Rechtssicherheit im Betrieb. Unternehmen profitieren von der Flexibilität, die Zeiterfassung im Homeoffice zu ermöglichen, und können so auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden eingehen. Gleichzeitig lassen sich Probleme und Herausforderungen, wie sie bei der Einführung neuer Systeme auftreten können, frühzeitig erkennen und beheben – es gibt viele gute Gründe, auf moderne Zeiterfassungssysteme umzusteigen.
Ein weiterer Vorteil: Unternehmen behalten jederzeit den Überblick über Arbeitszeiten, Projekte und den Einsatz ihrer Mitarbeitenden, was die Planung und Steuerung deutlich erleichtert.
1. Immer und überall abrufbar
Die Cloud ist immer und überall zugänglich, egal mit welchem Gerät. Ganz im Gegensatz zu der Time Tracking Software, die auf dem Desktop-Computer im Büro installiert werden muss. Denn die bringt gar nichts, wenn Sie noch schnell daheim eine E-Mail (falls Sie überhaupt noch E-Mail nutzen, aber mehr dazu hier) beantworten oder den Bericht fertig schreiben. Mit cloudbasierter Zeiterfassung können Ihre Mitarbeiter jederzeit Arbeitszeit erfassen, wo auch immer sie sich gerade befinden. Spezielle Apps ermöglichen dabei eine besonders einfache und flexible Zeiterfassung – auch im Homeoffice oder unterwegs.
2. Präzise Zeiterfassung
Zeiterfassung in der Cloud ist präziser als alle anderen Systeme. Erstens können die Mitarbeiter auf die Sekunde genau erfassen, wann Sie arbeiten. Und zweitens erfassen sie die Zeit, in der sie wirklich arbeiten. Weil sie von überall her einloggen können, werden die Arbeitszeitberichte präziser – und ehrlicher.
Die Cloud-Zeiterfassung bietet einen genauen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden und ermöglicht die einfache Kontrolle der Einhaltung der Soll-Stunden.
Manch ein Unternehmer wird sich nun vor ungeahnten Überstunden und Mehrkosten fürchten. Aber keine Sorge: Präzise Zeitmessung ist wichtig! Um ein Unternehmen nachhaltig zu führen, müssen Sie die Zahlen kennen. Und dazu gehört, wie viel Zeit tatsächlich gearbeitet wird.
3. Effizienz
Dank vernetzter Zeiterfassung wird die Zeit effizienter genutzt. Moderne Zeiterfassungssysteme bieten zahlreiche Funktionen, die durch integrierte Lösungen eine nahtlose und automatisierte Arbeitszeitverwaltung ermöglichen und so die Effizienz im Unternehmen deutlich steigern. Denn dank der neuen Flexibilität werden die Mitarbeiter die Zeit erfassen, die sie wirklich arbeiten (im Unterschied zu der Zeit, die sie auf Facebook & Co verbringen) - und insgesamt die Zeit besser nutzen. Arbeitszeiterfassung in der Cloud steigert die Effizienz, die Motivation und damit nicht zuletzt die Leistungsbereitschaft am Arbeitsplatz.
4. Transparenz
Wenn sich alle Daten am gleichen Ort und im gleichen System befinden, erreicht die Transparenz eines Unternehmens ein neues Niveau. Warum? Weil die Daten – alle Daten – jederzeit sichtbar gemacht werden können. Die Cloud-Zeiterfassung ermöglicht einen klaren Überblick über alle Projektzeiten und Projekte, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wie viel Zeit in welches Projekt investiert wurde. Kein Warten auf die monatlichen Auswertungen, keine Stundenzettel, die es zu kontrollieren gilt. Stattdessen kann die geleistete Arbeitszeit jederzeit live mitverfolgt werden.
5. Vernetzte Arbeitszeiterfassung
Wenn sich alle Daten am gleichen Ort befinden, können Sie auch miteinander vernetzt werden. Die Integration moderner Zeiterfassungssoftware in HR Software und Cloud Software bietet die Möglichkeit, verschiedene Systeme und Apps effizient zu verknüpfen, sodass Projektzeiten und Arbeitszeiten zentral erfasst und verwaltet werden können. Vernetzte Arbeitszeiterfassung bedeutet, dass die Arbeitszeit mit Projekten, Kunden und Rechnungen verlinkt werden kann, wodurch ein umfassender Überblick über alle Projekte und deren Projektzeiten entsteht. Mit der zistemo App, zum Beispiel, erfassen alle Mitarbeiter die Arbeitszeit bezogen auf die Aufgabe, an der sie arbeiten. Die Aufgabe ist automatisch Teil eines Projektes, das wiederum mit einem Kunden verlinkt ist. So ist sofort ersichtlich, wer woran arbeitet – und wer dafür bezahlen wird.
6. Mitarbeiter Zeiterfassung in Echtzeit
Der beste Grund für cloud-basierte Arbeitszeiterfassung ist der Live Time Tracker, mit dem ganze Teams die Zeiterfassung in Echtzeit sehen können. Besonders für Führungskräfte bietet die Echtzeit-Überwachung den Vorteil, dass potenzielle Probleme oder ein auftretendes Problem frühzeitig erkannt und gelöst werden können. Der Live Time Tracker ist das direkte Resultat von vernetzter Datenintegration und Transparenz, und erlaubt intensive Teamarbeit über die Grenzen von Zeit und Raum hinweg.
7. Faire Arbeitsbedingungen
Transparenz geht mit Fairness Hand in Hand. Wenn jeder weiss, wie viel die anderen arbeiten – und woran, verbessern sich die Arbeitsbedingungen auf einen Schlag. Der Umgang miteinander wird respektvoller, die Arbeitsatmosphäre fruchtbarer. Und die Magie, gemeinsam etwas zu erreichen, ist wieder spürbar.
8. Work-Life-Balance Massnahmen
Gute Arbeitgeber wissen, dass eine gute Work-Life-Balance ihrer Mitarbeiter zum Erfolg eines Unternehmens erheblich beiträgt. Eine vernetzte Arbeitszeiterfassung hilft dabei, die richtigen Massnahmen zu treffen. Erinnern Sie ehrgeizige Mitarbeiter daran, auch mal eine Pause einzulegen, und machen Sie unbezahlte Überzeit nicht zu einem Teil des Business Plans. Und vergessen Sie dabei nicht Ihre eigene Balance!
9. Business Performance Management
Arbeitszeiterfassung ist ein wichtiger Teil der Business Performance. Die Zahlen zu kennen bedeutet nicht nur, die Finanzen im Auge zu haben: auch die Zeit ist zentral. Die Zeit, die Arbeitnehmer für ihre Arbeit aufwenden (und die Sie bezahlen), die Zeit, die Sie selber benötigen, um das Unternehmen zu führen – und die Zeit, die durch schlaue, vernetzte Zeiterfassung gespart wird.
10. Business Intelligence und Zeiterfassung
Präzise, transparent und vernetzt: Arbeitszeiterfassung in der Cloud ist das Eintrittsticket zu Business Intelligence auf allerhöchstem Niveau. Jede erfasste Sekunde lässt sich genau zurückverfolgen – und sofort in Rechnung stellen. Wie das geht? Hier erfahren Sie mehr über KPI und Business Intelligence mit zistemo. Verschwenden Sie keine Zeit mehr! Erfassen Sie Arbeitszeit auf die intelligente Art – noch heute!
Datenschutz und Sicherheit bei der Cloud-Zeiterfassung
Datenschutz und Sicherheit sind zentrale Themen, wenn es um die Cloud Zeiterfassung geht. Unternehmen, die auf eine digitale Zeiterfassung setzen, müssen sicherstellen, dass alle sensiblen Daten ihrer Mitarbeitenden optimal geschützt sind. Eine moderne Cloud Zeiterfassungslösung erfüllt höchste Sicherheitsstandards: Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt, etwa über SSL/TLS, sodass Unbefugte keinen Zugriff erhalten. Besonders wichtig ist auch, dass die Daten auf Servern in Deutschland oder der EU gespeichert werden – so bleiben Unternehmen im Einklang mit der DSGVO und anderen europäischen Datenschutzgesetzen. Durch klare Zugriffskontrollen wird gewährleistet, dass nur autorisierte Personen auf die Zeiterfassungsdaten zugreifen können. So profitieren Unternehmen von allen Vorteilen der digitalen Zeiterfassung, ohne Kompromisse beim Datenschutz eingehen zu müssen. Die Kombination aus moderner Cloud-Technologie und strengen Sicherheitsvorkehrungen macht die Cloud Zeiterfassung zu einer zukunftssicheren Lösung für jedes Unternehmen.
Gesetzliche Regelungen zur Zeiterfassung
Die Zeiterfassung ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der gesetzlichen Vorgaben. In Deutschland regelt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die Erfassung von Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten. Für bestimmte Branchen, wie etwa das Baugewerbe oder die Gastronomie, gelten darüber hinaus spezielle Regelungen. Seit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung sind Unternehmen in der EU verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Eine digitale Zeiterfassung in der Cloud hilft Unternehmen, diese gesetzlichen Anforderungen zuverlässig und unkompliziert zu erfüllen. Sie ermöglicht eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten und sorgt dafür, dass alle Regelungen eingehalten werden. So können Unternehmen sicher sein, dass ihre Arbeitszeiterfassung nicht nur effizient, sondern auch gesetzeskonform ist – und das ganz ohne Papierkram.
Implementierung einer Cloud-basierten Zeiterfassung
Die Einführung einer Cloud-basierten Zeiterfassung ist ein wichtiger Schritt für jedes Unternehmen, das seine HR Prozesse modernisieren möchte. Damit die Umstellung reibungslos gelingt, sollten Unternehmen zunächst die passende Lösung auswählen, die zu ihren individuellen Anforderungen passt. Nach der Auswahl folgt die Einrichtung des Systems, bei der alle relevanten Arbeitszeitmodelle und Unternehmensstrukturen abgebildet werden. Eine gezielte Schulung der Mitarbeitenden sorgt dafür, dass alle die neue Zeiterfassung problemlos nutzen können. Besonders wichtig ist die Integration der Cloud Zeiterfassung in bestehende HR Systeme, um einen durchgängigen und automatisierten Ablauf zu gewährleisten. Die Überwachung und regelmäßige Optimierung des Systems stellen sicher, dass die Zeiterfassung stets effizient und zuverlässig bleibt. So profitieren Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen von einer modernen, flexiblen und produktiven Arbeitszeiterfassung.
Kosten und Nutzen der Cloud-Zeiterfassung
Die Entscheidung für eine Cloud Zeiterfassungslösung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die sich schnell bezahlt machen. Unternehmen profitieren von einer deutlichen Vereinfachung der Arbeitszeiterfassung, weniger administrativem Aufwand und einer höheren Genauigkeit bei der Erfassung der Arbeitszeiten. Die Transparenz steigt, Fehlerquellen werden minimiert und die Produktivität im Unternehmen nimmt zu. Die Kosten für eine Cloud Zeiterfassung variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang, doch flexible Preismodelle ermöglichen es, die Lösung optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Durch die Automatisierung vieler Prozesse lassen sich langfristig Kosten einsparen und die Effizienz steigern. So wird die Cloud Zeiterfassung zu einem echten Wettbewerbsvorteil – für Unternehmen jeder Größe.
Herzlich, zistemo
